Introduktion til rapporter

Når du bruger en database, anvender du typisk rapporter til at få vist, formatere og opsummere data. Det kan f.eks. være, at du vil oprette en rapport af listetypen for at få vist telefonnumrene på alle dine kontaktpersoner eller en oversigtsrapport for at få det samlede salg for virksomheden på tværs af forskellige områder og tidsperioder.

I denne artikel gives der en oversigt over rapporter i Microsoft Access 2010, og nye eller ændrede rapportfunktioner introduceres. I denne artikel forklares det også, hvordan du opretter en rapport, hvordan du sorterer, grupperer og opsummerer data, og hvordan du får vist og udskriver en rapport.

Du vil opdage, at det er meget nemmere at oprette meningsfulde rapporter, hvis databasen har en veldefineret tabelstruktur og relationer. Du kan få en introduktion til planlægning og udarbejdelse af en database i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Denne artikel indeholder


Oversigt

En rapport er et databaseobjekt, som du bruger til at få vist og opsummere data. Rapporter er en måde at distribuere eller arkivere øjebliksbilleder af dine data på enten i udskreven form, konverteret til PDF- eller XPS-filer eller eksporteret til andre filformater.

Medarbejderrapport i Vis udskrift

Rapporter kan indeholde detaljer om individuelle poster, opsummeringer på tværs af mange poster eller begge dele. Du kan også bruge Access-rapporter til at oprette adresseetiketter eller etiketter til andre formål.

Det er muligt at oprette "ikke-tilknyttede" rapporter, som ikke viser data, men i denne artikel antager vi, at rapporten er knyttet til en datakilde, f.eks. en tabel eller forespørgsel.

Klientrapporter vs. webrapporter

I Access 2010 er der en ny funktion, der gør det muligt at oprette en "webdatabase" ved at publicere en Access-database på en SharePoint-server, som kører Access Services. Når du opretter en webdatabase, gengives Access-rapporter i browseren ved hjælp af SQL Server Reporting Services. Denne konvertering betyder, at der er nogle begrænsninger på de funktioner, du kan bruge i de rapporter, som du vil gengive i browseren. Hvis gengivelsen af rapporten i browseren imidlertid ikke skal bruges til noget, kan du bruge det fulde funktionssæt, som rapportdesigneren i Access giver.

Rapportdele

I Access er rapportdesignet opdelt i sektioner. Er det en klientdatabase, kan du få vist rapporten i designvisning for at se dens sektioner. I layoutvisningen er disse sektioner ikke så synlige, men de er der stadig og kan vælges ved hjælp af rullelisten i gruppen Markering under fanen Formatér. Hvis du vil oprette nyttige rapporter, er det vigtigt, at du forstår, hvordan hver enkelt sektion fungerer. Den sektion, som du vælger f.eks. at placere et beregnet kontrolelement i, bestemmer, hvordan resultaterne beregnes i Access. Den følgende liste er en oversigt over sektionstyperne, og hvad de bruges til:

  • Rapporthoved   Denne sektion udskrives kun én gang, nemlig i starten af rapporten. Brug rapporthovedet til de oplysninger, der måske normalt vises på en forside som et logo, en titel eller en dato. Hvis du placerer et beregnet kontrolelement, der anvender aggregatfunktionen Sum i rapporthovedet, beregnes summen for hele rapporten. Rapporthovedet udskrives før sidehovedet.
  • Sidehoved   Denne sektion udskrives øverst på hver enkelt side. Du kan f.eks. bruge et sidehoved til at gentage rapporttitlen på hver enkelt side.
  • Gruppehoved   Denne sektion udskrives i starten af hver enkelt gruppe af poster. Brug gruppehovedet til at udskrive gruppenavnet. I en rapport, som er grupperet efter produkt, kan du f.eks. bruge gruppehovedet til at udskrive produktnavnet. Når du placerer et beregnet kontrolelement, der bruger aggregeringsfunktionen Sum i gruppehovedet, gælder summen for den aktuelle gruppe. Du kan have flere gruppehovedsektioner i en rapport, afhængigt af hvor mange grupperingsniveauer du har tilføjet. Du kan finde flere oplysninger om at oprette gruppehoveder og ‑fødder i afsnittet Tilføje gruppering, sortering eller totaler.
  • Detalje   Denne sektion udskrives én gang for hver række i postkilden. Dette er det sted, hvor du placerer de kontrolelementer, som udgør hoveddelen af rapporten.
  • Gruppefod   Denne sektion udskrives til sidst i hver gruppe af poster. Brug en gruppefod til at udskrive oversigtsoplysninger for en gruppe. Der kan være flere gruppefodssektioner i en rapport, afhængigt af hvor mange grupperingsniveauer du har tilføjet.
  • Sidefod   Denne sektion udskrives til sidst på hver enkelt side. Brug en sidefod til at udskrive sidetal eller oplysninger for hver side.
  • Rapportfod   Denne sektion udskrives én gang til sidst i rapporten. Brug rapportfoden til at udskrive rapporttotaler eller andre opsummeringsoplysninger for hele rapporten.

 Bemærk!    I designvisningen vises rapportfoden under sidefoden. I alle andre visninger som layoutvisningen, eller når rapporten udskrives eller vises, vises rapportfoden imidlertid over sidefoden lige efter den sidste gruppefod eller detaljelinje på den sidste side.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Nyheder

At oprette en rapport i Access 2010 foregår på næsten samme måde som at oprette en rapport i Access 2007. I Access 2010 er der imidlertid nogle nye rapportrelaterede funktioner:

  • Delt billedgalleri   I Access 2010 kan du nu vedhæfte et billede til en database og derefter bruge billedet på tværs af flere objekter. Når det enkelte billede opdateres, bliver det opdateret alle andre steder i databasen, hvor det bruges.
  • Office-temaer   I Access 2010 kan du nu bruge Microsoft Office-temaer, så du kan anvende professionelt designede skrifttypesæt og farver til alle Access-formularerne og rapporterne på én gang.
  • Mere effektiv betinget formatering   I Access 2010 er der mere effektive værktøjer til at fremhæve data i en rapport. Du kan tilføje op til 50 regler for betinget formatering for hvert kontrolelement eller gruppe af kontrolelementer, og i rapporter kan du tilføje datalinjer for at sammenligne data på tværs af poster.
  • Mere fleksible layout   I Access 2010 er standardmetoden for rapporter at placere kontrolelementer i layout. Disse gitre hjælper dig med nemt at justere og tilpasse størrelsen af kontrolelementer og er nødvendige i de rapporter, som du vil gengive i en browser. Selvom selve layoutene ikke er nye i Access 2010, er der sket nogle ændringer i forhold til den måde, du bruger dem til at flytte, justere og tilpasse størrelsen af kontrolelementer på. Du kan finde flere oplysninger i videoen Introduktion til layout af formularer og rapporter.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en ny rapport

Trin 1: Vælg en postkilde

En rapports postkilde kan være en tabel, en navngiven forespørgsel eller en integreret forespørgsel. Postkilden skal indeholde alle de rækker og kolonner med data, der skal vises i rapporten.

  • Hvis de data, du vil bruge, findes i en eksisterende tabel eller forespørgsel, skal du markere tabellen eller forespørgslen i navigationsruden og derefter fortsætte til Trin 2: Vælg et rapportværktøj.
  • Hvis postkilden ikke findes, skal du benytte en af følgende fremgangsmåder:

Du kan finde flere oplysninger om at oprette tabeller eller forespørgsler i artiklen Introduktion til tabeller eller Introduktion til forespørgsler.

Du kan finde flere oplysninger om at oprette og markere postkilder i artiklen Angive postkilden for en rapport.

Trin 2: Vælg et rapportværktøj

Rapportværktøjerne er placeret i gruppen Rapporter under fanen Opret på båndet. Tabellen nedenfor indeholder en kort beskrivelse af, hvad du kan gøre med hvert enkelt værktøj:

Webkompatible rapporter

De rapporter, som er oprettet ved hjælp af disse værktøjer, er kompatible med funktionen Publicer på Access Services og gengives i en browser. Bemærk, at webkompatible objekter er angivet af globussen på objektets ikon.

Knapflade Værktøj Beskrivelse
Knapflade

Rapport

Der oprettes en simpel tabelrapport med alle felterne i den postkilde, du markerede i navigationsruden.
Knapflade

Tom rapport

Der åbnes en tom rapport i rapportvisningen, og opgaveruden Feltliste vises. Der oprettes en postkildeforespørgsel, når du trækker felter fra Feltliste til rapporten.

Du kan finde flere oplysninger om funktionen Publicer på Access Services i artiklen Opbygge en Access-database til deling på internettet.

Klientrapporter

De rapporter, der er oprettet ved hjælp af disse værktøjer, er ikke kompatible med funktionen Publicer på Access Services. Hvis du føjer klientrapporter til en webdatabase, vil det ikke forhindre, at databasen bliver publiceret, men klientrapporterne vil ikke være tilgængelige i browseren. Du kan imidlertid bruge en klientrapport, når databasen er åben i Access.

Knapflade Værktøj Beskrivelse
Knapflade

Rapport

Der oprettes en simpel tabelrapport med alle felterne i den postkilde, du markerede i navigationsruden.
Knapflade

Rapportdesign

Der åbnes en tom rapport i designvisningen, hvor du kan tilføje lige præcis de felter og kontrolelementer, du vil bruge.
Knapflade

Tom rapport

Der åbnes en tom rapport i rapportvisningen, og opgaveruden Feltliste vises. Når du trækker felter fra Feltliste til rapporten, åbnes en integreret forespørgsel i Access, som gemmes i rapportegenskaben Postkilde.
Knapflade

Guiden Rapport

Der vises en flertrinsguide, hvor du kan angive felter, grupperings-/sorteringsniveauer og layoutindstillinger. Der oprettes en rapport ud fra de valg, du foretager i guiden.
Knapflade

Etiketter

Der vises en guide, hvor du kan vælge standardstørrelser eller tilpassede størrelser af etiketter, samt hvilke felter der skal vises, og hvordan de skal sorteres. Der oprettes en etiketrapport ud fra de valg, du foretager i guiden.

Trin 3: Opret rapporten

  1. Klik på knappen for det værktøj, du vil bruge. Hvis der vises en guide, skal du følge trinnene i guiden og klikke på Udfør på den sidste side.

    Rapporten vises i layoutvisningen i Access.
  2. Formatér rapporten, indtil den ser ud på den ønskede måde:
  • Tilpas størrelsen af felter og etiketter ved at markere dem og derefter trække i deres kanter, indtil de får den ønskede størrelse.
  • Flyt et felt ved at markere det (og dets etiket, hvis det er til stede) og derefter trække det til den nye placering.
  • Højreklik på et felt, og brug kommandoerne i genvejsmenuen til at flette eller opdele celler, slette eller markere felter samt udføre andre formateringsopgaver.

Herudover kan du bruge de funktioner, der er beskrevet i følgende afsnit, til at gøre rapporten mere spændende og læsevenlig.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Tilføje gruppering, sortering eller totaler

Den hurtigste måde at føje gruppering, sortering eller totaler til en rapport på er ved at højreklikke på det felt, som skal grupperes, sorteres eller sammentælles, og derefter klikke på den relevante kommando i genvejsmenuen.

Du kan også tilføje gruppering, sortering eller totaler ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total, når rapporten er åbnet i layout- eller designvisningen:

  1. Hvis ruden Gruppering, sortering og total ikke allerede er åben, skal du klikke på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Design.
  2. Klik på Tilføj en gruppe eller Tilføj en sortering, og markér derefter det felt, du vil gruppere eller sortere.
  3. Klik på Mere på en grupperings- eller sorteringslinje for at angive flere indstillinger og for at tilføje totaler.

Du kan finde mere detaljerede oplysninger om gruppering, sortering og totaler i artiklen Oprette en grupperet oversigtsrapport.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Fremhæve værdier ved hjælp af betinget formatering

I Access 2010 er der mere effektive værktøjer til at fremhæve data i en rapport. Du kan tilføje op til 50 regler for betinget formatering for hvert kontrolelement eller gruppe af kontrolelementer, og i rapporter kan du tilføje datalinjer for at sammenligne data på tværs af poster.

Sådan tilføjes betinget formatering:

  1. Åbn rapporten i layoutvisning ved at højreklikke på den i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
  2. Markér alle de kontrolelementer, du vil anvende betinget formatering på. Hvis du vil markere flere kontrolelementer, skal du holde Skift eller Ctrl nede og klikke på de relevante kontrolelementer.
  3. Klik på Betinget formatering i gruppen Formatering af kontrolelement under fanen Formatér.

    Dialogboksen Regelstyring af betinget formatering vises.
  4. Klik på Ny regel i dialogboksen Regelstyring af betinget formatering.
  5. Vælg en værdi under Vælg en regeltype i dialogboksen Ny formateringsregel:
  • Hvis du vil oprette en regel, som bedømmes individuelt for hver enkelt post, skal du markere Kontrollér værdier i den aktuelle post, eller brug et udtryk.
  • Hvis du vil oprette en regel, som sammenligner poster med hinanden ved hjælp af datalinjer, skal du klikke på Sammenlign med andre poster.

 Bemærk!    Indstillingen Sammenlign med andre poster er ikke tilgængelig i webdatabaser.


  1. Angiv den regel, som bestemmer, hvornår der skal anvendes formatering, samt den formatering, der skal anvendes, når reglernes kriterier er opfyldt, under Rediger regelbeskrivelsen.
  2. Klik på OK for at vende tilbage til dialogboksen Regelstyring af betinget formatering.
  3. Hvis du vil oprette en ekstra regel eller et ekstra sæt kontrolelementer, skal du gentage denne fremgangsmåde fra trin 4. Ellers skal du klikke på OK for at lukke dialogboksen.

Du kan finde flere oplysninger om at føje betinget formatering til en rapport i videoen Brug af betinget formatering i rapporter.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Få et professionelt udseende ved hjælp af temaer

Nu kan du anvende Office 2010-temaer i en Access-database, så du kan oprette en ensartet typografi i alle Office-dokumenterne.

 Vigtigt!    Hvis du vælger et Office-tema, en skrifttype eller farve anvendes den eller det på alle formularerne og rapporterne i databasen og ikke blot den, du arbejder på.

  1. Åbn en rapport i layoutvisning ved at højreklikke på den i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
  2. Vælg det tema eller den farve eller skrifttype, du vil anvende, i gruppen Temaer under fanen Design:


  • Brug galleriet Tema, hvis du vil indstille både farver og skrifttyper til et foruddesignet skema på én gang.
  • Brug galleriet Farver eller Skrifttyper til at indstille farver eller skrifttyper hver for sig.


Du kan finde flere oplysninger om brug af Office-teamer i videoen Sådan gøres dine Access-formularer og ‑rapporter mere ensartede og flotte med Office-temaer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Tilføje billeder   

I Access har det traditionelt været sådan, at billeder skal være knyttet til individuelle billedkontrolelementer i formularer og rapporter. Hvis du vil ændre et almindeligt anvendt billede, der er brugt i flere formularer og rapporter, skal hvert enkelt billedkontrolelement redigeres manuelt. I Access 2010 kan du imidlertid nu vedhæfte et billede til en database én gang og derefter bruge billedet i flere objekter. Når dette enkeltbillede opdateres, bliver det opdateret overalt, hvor det er anvendt i databasen. Dette er meget nyttigt for elementer som firmalogoer eller baggrundsbilleder, som bruges overalt i en database.

Tilføje et billede

  1. Højreklik på den rapport i navigationsruden, som billedet skal føjes til, og klik derefter på Layoutvisning.
  2. Klik på den rapport, som billedet skal tilføjes.
  3. Klik på Indsæt billede i gruppen Kontrolelementer under fanen Design.
  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
  • Brug et eksisterende billede   Hvis det billede, du vil bruge, allerede findes i galleriet, skal du klikke på det for at føje det til rapporten.
  • Overfør et nyt billede   Klik på Gennemse nederst i galleriet. Gå til det billede, du vil bruge, i dialogboksen Indsæt billede, og klik derefter på Åbn.

Det valgte billede føjes til rapporten i Access.

Tilføje et baggrundsbillede

 Bemærk!    Du kan ikke føje baggrundsbilleder til webkompatible rapporter.

  1. Højreklik på den rapport i navigationsruden, som baggrundsbilledet skal føjes til, og klik derefter på Layoutvisning.
  2. Klik på Baggrundsbillede i gruppen Baggrund under fanen Formatér.
  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
  • Brug et eksisterende billede   Hvis det billede, du vil bruge, allerede findes i galleriet, skal du klikke på det for at føje det til rapporten.
  • Overfør et nyt billede   Klik på Gennemse nederst i galleriet. Gå til det billede, du vil bruge, i dialogboksen Indsæt billede, og klik derefter på Åbn.

Det valgte billede føjes til rapporten i Access.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Få vist og udskrive en rapport

Få vist en rapport

  1. Åbn den rapport, der skal vises, eller markér den i navigationsruden.
  2. Klik på Udskriv under fanen Filer, og klik derefter på Vis udskrift.

    Rapporten åbnes i Vis udskrift i Access. Du kan bruge kommandoerne under fanen Vis udskrift til at gøre følgende:
  • Udskrive rapporten
  • Justere sidestørrelse eller layout
  • Zoome ind eller ud eller få vist flere sider ad gangen
  • Opdatere rapportdataene
  • Eksportere rapporten til et andet filformat.
  1. Hvis du vil vende tilbage til databasearbejdområdet, skal du klikke på Luk Vis udskrift i gruppen Luk eksempel under fanen Vis udskrift.

Udskrive en rapport

Ud over at udskrive fra Vis udskrift kan du også udskrive en rapport uden at få vist udskriften:

  1. Åbn den rapport, du vil vise, eller markér den i navigationsruden.
  2. Klik på Udskriv under fanen Filer.
  • Hvis du vil sende rapporten direkte til standardprinteren uden at angive printerindstillinger, skal du klikke på Prøvetryk.
  • Hvis du vil åbne en dialogboks, hvor du kan vælge en printer, angive antal kopier osv., skal du klikke på Udskriv.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2010