Importere fra eller sammenkæde data med en SharePoint-liste

 Bemærk!    Denne artikel gælder ikke for Access-apps – den nye type database, du kan designe med Access og udgive online. Se Oprette en Access-app for at få flere oplysninger.

Du kan hente data fra SharePoint til Access på en af to måder: ved at importere data eller sammenkæde data.

Importprocessen opretter en kopi af SharePoint-listen i en Access-database. Under importen kan du angive de lister, du vil kopiere, og for hver af de valgte lister, kan du angive, om du vil importere hele listen eller kun en bestemt visning.

Sammenkædningsprocessen opretter forbindelse til data i et andet program, så du kan se og redigere de seneste data både i SharePoint og i Access uden at oprette og vedligeholde en kopi af dataene i Access. Hvis du ikke vil kopiere en SharePoint-liste til din Access-database, men i stedet vil køre forespørgsler og oprette rapporter baseret på indholdet på listen, skal du sammenkæde dataene.

I denne artikel beskrives både import fra og sammenkædning med en SharePoint-liste.

Hvad vil du foretage dig?


Importere en SharePoint-liste

Når du importerer data, opretter Access en tabel og kopierer kolonnerne og elementerne fra kildelisten (eller visningen) til tabellen som felter og poster. Når importen er afsluttet, kan du vælge at gemme detaljerne om importen som en specifikation. En importspecifikation kan bruges til at gentage importen på et andet tidspunkt, uden at du behøver at bruge guiden Import hver gang.

Her er nogle almindlige grunde til at importere en SharePoint-liste til en Access-database:

  • Du kan f.eks. flytte dataene permanent, f.eks. en liste over kontakter, til en Access-database, fordi du ikke længere har brug for oplysninger på dit SharePoint-websted. Du kan importere listen til Access og derefter slette listen fra SharePoint-webstedet.
  • Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger Access, men du bliver indimellem henvist til en SharePoint-liste, hvor der er flere data, som skal flettes ind i dine databaser.
Fuldfør disse trin, før du importerer listen
  1. Find det SharePoint-websted, der indeholder de lister, du vil kopiere, og noter webstedets adresse.

En gyldig webstedadresse starter med http:// efterfulgt af navnet på serveren, og den slutter med stien til det specifikke websted på serveren.

  1. Identificer de lister, der skal kopieres til databasen, og angiv, om du vil kopiere hele listen eller kun en bestemt visning. Du kan kopiere flere lister i samme importhandling, men du kan kun kopiere én visning fra hver liste. Opret om nødvendigt en visning, der kun indeholder de kolonner og elementer, som du er interesseret i.
  2. Gennemse kolonnerne i kildelisten eller kildevisningen.

I tabellen nedenfor angives nogle af de overvejelser, du bør gøre dig, når du skal importere forskellige elementer:

Element Overvejelser
Kolonner I Access er det kun de første 256 kolonner, der importeres, da det kun understøtter op til 256 felter i en tabel. Du kan undgå dette problem ved at oprette en visning, der kun indeholder de ønskede kolonner, og sørge for, at antallet af kolonner ikke overstiger 256.
Mapper Hver mappe i SharePoint-listen bliver en post i Access-tabellen. Elementerne i mappen vises også som poster og placeres umiddelbart under den post, der repræsenterer mappen.
Opslagskolonner

Hvis kildekolonnen søger efter værdier på en anden liste, har du to muligheder:

  • Importér visningsværdierne som en del af selve feltet. I så fald behøver du ikke at importere den relaterede liste.
  • Tving destinationsfeltet til at slå op i en anden tabel. I så fald skal du importere den relaterede liste, hvis databasen ikke indeholder en tabel, der kan levere opslagsværdierne.

 Bemærk!   En kildekolonne af typen Person eller Gruppe er en særlig type opslagskolonne. Den søger efter værdier på listen Brugeroplysninger, så du skal vælge, om listen Brugeroplysninger skal importeres sammen med de andre lister.

Beregnede kolonner Resultatet i en beregnet kolonne kopieres til et felt, hvor datatypen afhænger af det beregnede resultats datatype. Det udtryk, der udfører beregningen, kopieres ikke.
Vedhæftede filer Kolonnen med vedhæftede filer på listen kopieres til et felt med navnet Vedhæftede filer.
Kolonner med flere værdier En kolonne af typen Valg eller Opslag kan indeholde flere værdier. Når du importerer en kolonne, der understøtter flere værdier, opretter Access en kolonne, som understøtter flere værdier.
RTF-formatering De kolonner, der indeholder avanceret tekstformatering, importeres til Access som felter af typen Notat. Egenskaben Tekstformat for feltet Notat indstilles til RTF-format, og formateringen bevares.
Relationer I Access oprettes der ikke automatisk relationer mellem relaterede tabeller, når importen er fuldført. Relationerne mellem de forskellige nye og eksisterende tabeller skal oprettes manuelt ved hjælp af indstillingerne under fanen Relationer. Du kan få vist fanen Relationer ved at klikke på Relationer Knapflade i gruppen the Relationer under fanen Databaseværktøjer.
  1. Identificer den database, som listerne skal importeres til.

Sørg for, at du har de nødvendige tilladelser til at føje data til Access-databasen. Hvis du ikke vil gemme dataene i nogen af dine eksisterende databaser, skal du oprette en tom database ved at klikke på fanen Filer og derefter klikke på Tom database under fanen Ny.

  1. Gennemse tabellerne i databasen.

Importhandlingen opretter en tabel med samme navn som SharePoint-listen. Hvis dette navn allerede er i brug, føjes "1" til det nye tabelnavn i Access. Hvis Kontakter1 også er i brug, opretter Access Kontakter2 osv.

 Bemærk!    Access overskriver aldrig en tabel i databasen som en del af importhandlingen. Det er heller ikke muligt at føje indholdet i en liste eller visning til en eksisterende tabel.

Importere listen

  1. Åbn destinationsdatabasen, og klik på Flere i gruppen Importér og link under fanen Eksterne data, og klik derefter på SharePoint-liste.
  2. Angiv adressen på kildewebstedet i guiden.
  3. Markér Importér kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database, og klik derefter på Næste.
  4. Vælg de lister, der skal importeres, på listen i guiden.
  5. Vælg den ønskede visning for hver af de valgte lister i kolonnen Elementer, der skal importeres.
  6. Afkrydsningsfeltet Importér visningsværdier i stedet for id'er til felter, der søger efter værdier, som er gemt på en anden liste styrer, hvilke data der importeres fra opslagskolonnerne i de valgte lister. Gør et af følgende:
    • Hvis du vil importere visningsværdierne som en del af selve feltet, skal du markere afkrydsningsfeltet. I så fald søger feltet ikke efter værdier i en anden tabel.
    • Hvis destinationsfeltet skal søge efter værdier i en anden tabel, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet. Hvis du gør dette, bliver alle id'erne fra rækkerne med visningsværdier kopieret til destinationsfeltet. Disse id'er skal bruges til at definere et opslagsfelt i Access.

Når du importerer id'er, skal du importere de lister, der leverer værdier til opslagskolonnerne (medmindre destinationsdatabasen allerede indeholder tabeller, der kan fungere som opslagstabeller).

Importprocessen placerer id'erne i det tilsvarende felt, men det indstiller ikke alle de egenskaber, der er nødvendige for at feltet kan fungere som et opslagsfelt. Trinnene til at indstille egenskaberne for opslag er beskrevet under Indstille opslagsfelter i denne artikel.

  1. Klik på OK.

Access importerer listerne, og derefter vises statussen for handlingen på den sidste side i guiden. Hvis du planlægger at gentage importen på et senere tidspunkt, kan du gemme detaljerne som en importspecifikation. Gå til de næste trin for at fuldføre opgaven.

Gemme importindstillingerne

Hvis du muligvis får brug for at importere igen på et senere tidspunkt, kan du gemme importindstillingerne. Du kan også indstille importhandlingen som en opgave i Outlook, hvis du skal gentage importen jævnligt. Sådan gemmer du indstillingerne:

  1. På den sidste side i guiden skal du markere afkrydsningsfeltet Gem importtrin.

Der vises et sæt med flere kontrolelementer.

  1. Skriv navnet på importspecifikationen i dialogboksen Gem som, og angiv eventuelt en beskrivelse i feltet Beskrivelse.
  2. Hvis du vil udføre handlingen med bestemte intervaller (f.eks. en gang om ugen eller en gang om måneden), skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave. Dette opretter en opgave i Microsoft Outlook 2013, som gør det muligt at køre specifikationen.
  3. Klik på Gem import.
Konfigurere Outlook-opgaven

Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave på et tidligere trin, startes Outlook, og der vises en ny opgave. Følg nedenstående trin for at konfigurere opgaven.

 Vigtigt!    Hvis Outlook ikke er installeret, vises der en fejlmeddelelse i Access. Hvis Outlook ikke er konfigureret korrekt, startes guiden Outlook Konfiguration. Følg instruktionerne i guiden for at konfigurere Outlook.

  1. I vinduet Import-navn - Opgave i Outlook skal du gennemse og tilpasse opgaveindstillingerne, f.eks. Forfaldsdato og Påmindelse.

Hvis du vil oprette en tilbagevendende opgave, skal du klikke på Gentagelse i gruppen Gentagelse under fanen Opgave.

  1. Klik på Gem og luk, når du har valgt de ønskede indstillinger.
Køre en gemt opgave
  1. Klik på Opgaver i navigationsruden i Outlook, og dobbeltklik derefter på den opgave, du vil køre.
  2. Klik på Kør import i gruppen Microsoft Office Access under fanen Opgaver.
  3. Skift tilbage til Access, og åbn den importerede tabel i dataarkvisningen. Kontrollér, at alle felter og poster er blevet importeret uden fejl. Skift til designvisningen for at kontrollere datatypen og andre feltegenskaber.

Relaterede opgaver

Når importen er udført, kan du eventuelt udføre følgende opgaver:

Kontrollér datatyperne    Access vælger de relevante datatyper for hvert af de felter, som svarer til en kildekolonne. Du kan se, hvordan datatyper i Access og Windows SharePoint Services knyttes til hinanden under import eller sammenkædning, og hvilke feltindstillinger der importeres for hver datatype.

Undersøg ekstra felter    Afhængigt af den type liste, som tabellen er baseret på, vil du måske også bemærke, at tabellen indeholder nogle ekstra felter, f.eks. Rediger, Ændret og Type. Du kan finde flere oplysninger om disse felter og de oplysninger, som de indeholder, i Hjælp til Windows SharePoint Services. Hvis du ikke har brug for disse felter i Access-databasen, kan du slette dem.

Indstille opslagsfelter    Hvis du har importeret id'er for opslagskolonner, skal du angive opslagsegenskaberne for de tilsvarene felter manuelt.

  1. Åbn designvisningen, og klik på Guiden Opslag på listen Datatype for feltet.
  2. Acceptér standardindstillingen Opslagskolonnen skal slå værdierne op i en tabel eller forespørgsel i guiden, og klik derefter på Næste.
  3. Vælg den tabel eller forespørgsel, der skal levere opslagsværdierne til feltet, og klik derefter på Næste.

 Bemærk!    Denne tabel kan være en nyimporteret eller en eksisterende tabel.

  1. Vælg id-feltet og det felt, der indeholder visningsværdierne, i ruden Feltliste, og klik derefter på Næste.
  2. Angiv en sorteringsrækkefølge, og klik derefter på Næste.
  3. Klik på Udfør.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en kæde til en SharePoint-liste

Når du opretter en kæde til en SharePoint-liste, opretter Access en ny tabel (ofte kaldet en sammenkædet tabel), der afspejler strukturen og indholdet af kildelisten. I modsætning til importfunktionen, der giver mulighed for at importere bestemte visninger, kan sammenkædningen kun oprette en kæde til hele listen – ikke til bestemte visninger af listen.

Der er to aspekter, som gør sammenkædning til en mere effektiv metode end import:

  • Tilføjelse og opdatering af data
     Du kan foretage ændringer af dataene på SharePoint-webstedet, eller når du arbejder i dataark- eller formularvisningen i Access. De ændringer, der foretages ét sted i kæden, afspejles de andre steder i kæden. Hvis du vil foretage ændringer af strukturen, f.eks. flytte eller redigere en kolonne, skal du åbne listen og udføre ændringerne     SharePoint-webstedet. Du kan ikke tilføje, slette eller ændre felterne i en sammenkædet tabel, når du arbejder i Access.
  • Opslagstabeller
     Når du opretter en kæde til en SharePoint-liste, opretter Access automatisk sammenkædede tabeller for alle opslagslisterne (medmindre opslagslisterne allerede er kædet sammen med databasen). Hvis opslagslisterne indeholder kolonner, der søger i andre lister, medtages disse lister også i sammenkædningen, så hver opslagsliste med en sammenkædet tabel får en tilsvarende sammenkædet tabel i databasen. Access opretter desuden relationer mellem de sammenkædede tabeller.

Almindelige scenarier, hvor der oprettes en kæde til en SharePoint-liste

Du opretter typisk en kæde til en SharePoint-liste fra en Access-database af følgende grunde:

  • Din afdeling eller arbejdsgruppe benytter de effektive funktioner i Access til rapporteringer og forespørgsler, men Windows SharePoint Services bruges til samarbejde og kommunikation i teamene. De enkelte team opretter lister for at registrere forskellige oplysninger (f.eks. kontakter og problemer), men disse lister skal ofte overføres til en database i forbindelse med sammenlægning og rapportering. I dette tilfælde er det oplagt at bruge sammenkædning, fordi denne metode giver både SharePoint-brugerne og databasebrugerne mulighed for at tilføje og opdatere data og få hurtig adgang til de nyeste data.
  • Du er en Access-bruger, der for nyligt er begyndt at bruge Windows SharePoint Services. Du har overflyttet flere af dine databaser til teamets SharePoint-websted, og de fleste tabeller i disse databaser er sammenkædede tabeller. Fra nu af skal du oprette SharePoint-lister og kæde disse lister sammen med databaserne i stedet for at oprette lokale tabeller.
  • Du vil fortsat gemme lister på SharePoint-websteder, men du vil gerne have mulighed for at arbejde med de nyeste data i Access, så du kan udføre forespørgsler og udskrive rapporter.

Forberede oprettelse af en kæde til en SharePoint-liste

  1. Find det SharePoint-websted, der indeholder de lister, du vil oprette en kæde til, og noter webstedets adresse.

En gyldig webstedadresse starter med http:// efterfulgt af navnet på serveren, og den slutter med stien til det specifikke websted på serveren.

  1. Identificer de lister, der skal oprettes en kæde til. Du kan oprette kæder til flere lister med en sammenkædning, men du kan ikke oprette en kæde til en bestemt visning af en liste.

 Bemærk!    Det er heller ikke muligt at oprette kæder til undersøgelser og diskussioner.

  1. Gennemse kolonnerne i kildelisten. I tabellen nedenfor angives nogle af de overvejelser, du bør gøre dig, når du skal importere forskellige elementer.
Element Overvejelser
Kolonner Access understøtter ikke mere end 256 felter i en tabel, så den sammenkædede tabel indeholder kun de første 256 kolonner.
Mapper Hver mappe på SharePoint-listen vises som en post i Access-tabellen. Elementerne i mappen vises også som poster og placeres umiddelbart under den post, der repræsenterer mappen.
Opslagskolonner

Hvis en kildekolonne søger efter værdier på en anden liste, og denne relaterede liste ikke allerede findes i databasen, opretter Access automatisk sammenkædede tabeller for de relaterede lister.

 Bemærk!   En kildekolonne af typen Person eller Gruppe er en særlig type opslagskolonne, der søger efter værdier på listen Brugeroplysninger. Hvis du opretter en kæde til en liste, der indeholder en Person- eller Gruppe-kolonne, opretter Access automatisk en sammenkædet tabel for listen Brugeroplysninger.

Beregnede kolonner Resultaterne for en beregnet kolonne vises i det tilsvarende felt, men du kan ikke få vist eller redigere den anvendte formel i Access.
Vedhæftede filer Kolonnen med vedhæftede filer på listen vises som et felt med navnet Vedhæftede filer.
Skrivebeskyttede kolonner De kolonner, der er skrivebeskyttet på SharePoint-listen, er fortsat skrivebeskyttede i Access. Desuden kan du ikke tilføje, slette eller redigere kolonner i Access.
Kolonner med flere værdier En kolonne af typen Valg eller Opslag kan indeholde flere værdier. Når du udfører en sammenkædning, oprettes der felter, som understøtter flere værdier, for denne type kolonner. Der oprettes opslagskolonner med flere værdier i den sammenkædede tabel, hvis kildekolonnen er af typen Opslag.
  1. Find den database, hvori der skal oprettes en kæde. Du skal have de nødvendige tilladelser til at føje data til databasen. Hvis du ikke vil gemme dataene i nogle af de eksisterende databaser, skal du oprette en ny, tom database.
  2. Gennemse tabellerne i databasen. Når du importerer en SharePoint-liste, oprettes der en tabel med samme navn som kildelisten. Hvis dette navn allerede bruges, føjes "1" til det nye tabelnavn i Access – f.eks. Kontakter1. Hvis Kontakter1 også er i brug, opretter Access Kontakter2 osv. De samme regler gælder for relaterede lister.

 Bemærk!    I denne proces skal du huske, at Access aldrig overskriver en tabel i databasen som en del af importhandlingen. Du kan heller ikke føje indholdet i en SharePoint-liste til en eksisterende tabel.

Kæde til data

  1. Åbn destinationsdatabasen.
  2. Klik på Flere i gruppen Importér; Kæde under fanen Eksterne data.
  3. Klik på SharePoint-liste.
  4. Angiv adressen på kildewebstedet i guiden.
  5. Markér Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel, og klik derefter på Næste.

Guiden viser de lister, der kan sammenkædes.

  1. Vælg de lister, der skal oprettes en kæde til, og klik derefter på OK.

 Bemærk!    Hvis nogle af listerne allerede er kædet sammen med databasen, er afkrydsningsfelterne for disse lister markeret. Hvis du vil fjerne nogle af kæderne, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for de kæder, du vil fjerne.

Access forsøger at oprette sammenkædede tabeller – både for de lister, du vælger i guiden, og for hver af de relaterede lister. Desuden vil Access forsøge at opdatere de sammenkædede tabeller, der svarer til de lister, du valgte i guiden. Access opretter også relationerne mellem tabellerne. Til forskel fra en importhandling, bevarer en sammenkædning indstillingerne for opslagsegenskaben mellem et opslagsfelt og den relaterede tabel. Du behøver ikke at indstille egenskaberne for opslagsfeltet manuelt i tabellen.

  1. Gennemse de sammenkædede tabeller i dataarkvisningen. Kontrollér, at alle felter og poster vises korrekt.

Access vælger den rigtige datatype for hvert af de felter, der svarer til en kildekolonne. Det er vigtigt at være opmærksom på, at hver gang du åbner en sammenkædet tabel eller kildelisten, vises de seneste data. Hvis du foretager strukturændringer for en liste, bliver disse ikke automatisk afspejlet i en sammenkædet tabel. Hvis du vil opdatere en sammenkædet tabel for at anvende den seneste listestruktur, skal du højreklikke på tabellen i navigationsruden, pege på Indstillinger for SharePoint-liste og derefter klikke på Opdater liste Knapflade.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2013