Grundlæggende opgaver i en Access 2013-skrivebordsdatabase

Access-databaser kan hjælpe dig med at lagre og registrere så godt som alle typer oplysninger, f.eks. lagerbeholdning, kontakter eller forretningsprocesser. Lad os gennemgå de forskellige måder, du kan oprette en Access-skrivebordsdatabase på og føje data til dem, og derefter kan du få mere at vide om de næste trin mht. tilpasning og brug af din nye database.

 Bemærk!    Hvis du er mere interesset i den nye type Access-apps, der er beregnet til internettet, kan du se, hvordan du opretter en Access-app, og lære om nogle grundlæggende opgaver for en Access-app.

Du kan få mere at vide om nye funktioner i Nyheder i Access 2013.

Vælge en skabelon

Access-skabeloner har indbyggede tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, der er klar til brug. Det første du ser, når du starter Access, er et udvalg af skabeloner, og du kan søge efter flere på internettet.

Visningen af skabeloner på startskærmen

  1. Klik på Filer > Ny i Access.
  2. Vælg en skabelon til en skrivebordsdatabase, og angiv et navn på din database under Filnavn. (Hvis du ikke ser en skabelon, du kan bruge, kan du bruge feltet Søg efter onlineskabeloner.)
  3. Du kan enten bruge den standardplacering, Access viser under feltet Filnavn, eller klikke på mappeikonet for at vælge en.
  4. Klik på Opret.

Opret en database til computeren ud fra en skabelon

Afhængigt af skabelonen kan det være nødvendigt at gøre et af følgende for at komme i gang:

  • Hvis Access viser en Logon-dialogboks med en tom liste over brugere:
  1. Klik på Ny bruger.
  2. Udfyld formularen Brugeroplysninger.
  3. Klik på Gem og luk.
  4. Vælg det brugernavn, du lige har angivet, og klik derefter på Logon.
  • Hvis Access viser en sikkerhedsadvarsel i meddelelseslinjen, og du har tillid til kilden til skabelonen, skal du klikke på Aktivér indhold. Hvis databasen kræver logon, skal du logge på igen.

Du kan få flere oplysninger under Oprette en Access-computerdatabase fra en skabelon.

Oprette en database fra bunden

Hvis ingen af skabelonerne passer til dine behov, kan du starte med en tom computerdatabase.

  1. Klik på Ny > Tom skrivebordsdatabase i Access.
  2. Skriv et navn for databasen i feltet Filnavn.
  3. Du kan enten bruge den standardplacering, Access viser under feltet Filnavn, eller klikke på mappeikonet for at vælge en.
  4. Klik på Opret.

Tilføje en tabel

I en database gemmes dine oplysninger i flere relaterede tabeller. Sådan oprettes en tabel:

  1. Første gang du åbner din database, ser du en tom tabel i dataarkvisningen, hvor du kan tilføje data. Hvis du vil tilføje en tabel mere, skal du klikke på fanen Opret > Tabel. Du kan enten gå i gang med at angive data i det tomme felt (celle) eller indsætte fra en anden kilde som f.eks. en Excel-projektmappe.
  2. Hvis du vil omdøbe en kolonne (et felt), skal du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn.

 Tip!    Et meningsfuldt navn angiver, hvad hvert enkelt felt indeholder, uden at du er nødt til at se indholdet.

  1. Klik på Filer > Gem.
  • Hvis du vil tilføje flere felter, skal du skrive noget i kolonnen Klik for at tilføje.
  • Hvis du vil flytte en kolonne, skal du markere den ved at klikke på kolonneoverskriften og derefter trække den til den ønskede placering. Du kan også markere sammenhængende kolonner og trække dem samlet til en ny placering.

Du kan få flere oplysninger i Introduktion til tabeller.

Kopiere og indsætte data

Du kan kopiere og indsætte data fra et andet program som f.eks. Excel eller Word i en Access-tabel. Dette fungerer bedst, hvis dataene opdeles i kolonner. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram som f.eks. Word, kan du enten bruge mærker til at adskille kolonnerne eller konvertere dem til et tabelformat, inden de kopieres.

  1. Hvis det er nødvendigt at redigere dataene, f.eks. ved at opdele fulde navne i for- og efternavn, skal du først gøre dette i kildeprogrammet.
  2. Åbn kilden, og kopiér (Ctrl + C) dataene.
  3. Åbn den Access-tabel, dataene skal føjes til, i dataarkvisningen, og sæt dem ind (Ctrl + V).
  4. Dobbeltklik på hver enkelt kolonneoverskrift, og skriv et meningsfuldt navn.
  5. Klik på Filer > Gem , og giv din nye tabel et navn.

 Bemærk!    Datatyperne for hvert felt angives på baggrund af de oplysninger, du sætter ind i den første række i hver kolonne i Access, så sørg for, at oplysninger i de efterfølgende rækker stemmer overens med den første række.

Importere eller sammenkæde med data

Du kan enten importere data fra andre kilder, eller du kan oprette en kæde til dataene fra Access uden at flytte oplysninger fra det sted, hvor de opbevares. Det kan være en god ide at bruge sammenkædning, hvis der er flere brugere, der opdaterer dataene, og du gerne vil være sikker på, at du ser den seneste version, eller hvis du vil spare på lagerpladsen. For de fleste formaters vedkommende kan du vælge, om du vil sammenkæde med eller importere data.

Indstillinger under fanen Eksterne data

Processen afviger en smule, afhængigt af datakilden, men generelt gælder følgende:

  1. Klik på det dataformat, du vil importere fra eller sammenkæde med, under fanen Eksterne data. Hvis du ikke kan se det korrekte format, skal du klikke på Flere.

 Bemærk!    Hvis du stadig ikke kan finde det korrekte format, kan det være nødvendigt først at eksportere det til et filformat, som understøttes i Access (f.eks. en afgrænset tekstfil (afgrænset tekstfil: En fil, der indeholder data, hvor individuelle feltværdier er adskilt af et tegn, f.eks. et komma eller et tabulatorstop.)).

  1. Følg vejledningen i dialogboksen Hent eksterne data.

Når du opretter en sammenkædning, er visse formater kun tilgængelige i skrivebeskyttet tilstand. Her er de eksterne kilder, som du kan importere eller sammenkæde fra:

Importere Sammenkæd
Microsoft Excel Ja Ja
(skrivebeskyttet)
Microsoft Access Ja Ja
ODBC-databaser som f.eks. SQL Server Ja Ja
Tekst- eller kommaseparerede (CSV) filer Ja Ja
(tilføj kun nye poster)
SharePoint-liste Ja Ja
XML Ja
Datatjenester Ja
(skrivebeskyttet)
HTML-dokument Ja Ja
Outlook-mappe Ja Ja

Du kan få flere oplysninger i Importere data i en Access-database og Importere data fra en Access-database.

Organisere data med Tabelanalyse

Du kan bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt at identificere overflødige data. Guiden indeholder en enkel metode til at organisere data i separate tabeller. Access gemmer den oprindelige tabel som en sikkerhedskopi.

  1. Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.
  2. Klik på Databaseværktøjer > Analysér tabel.

De første to sider af guiden indeholder et kort selvstudium med eksempler. Hvis du ser et afkrydsningsfelt, der er mærket Vis introduktionssider, skal du markere feltet og klikke to gange på Tilbage for at se introduktionen. Hvis du ikke vil se introduktionssiderne igen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltetVis introduktionssider

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Næste trin

Resten af designprocessen afhænger af, hvilke mål du har, men det vil nok være en god ide at overveje oprettelse af forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. Du kan finde hjælp i disse artikler:

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2013