Grundlæggende opgaver i Access 2010

Introduktion til Office 2010 Her er nogle grundlæggende opgaver, du kan udføre for at lære at bruge Microsoft Access 2010.

 


Denne artikel indeholder


Hvad er Access?

Access 2010 er et værktøj til design og installation af databaser, som du kan bruge til at holde styr på dine vigtige oplysninger. Du kan opbevare dataene på computeren, eller du kan publicere dem på internettet – så andre kan bruge din database med en webbrowser.

Mange starter med at bruge Access, når det program, de er vant til at bruge til at holde styr på noget, lidt efter lidt bliver mindre velegnet til opgaven. Scenariet kan f.eks. være, at du er arrangør, og du gerne vil holde styr på alle de oplysninger, du skal bruge til at styre dine begivenheder. Hvis du bruger et tekstbehandlingsprogram eller et regneark til at gøre dette, kan du nemt få problemer med dobbeltforekomster af data eller data, som ikke er ensartede. Du kan bruge kalendersoftwaren, men en kalender er ikke velegnet til at spore økonomiske oplysninger med.

Relationelle databaser i Access

Nogle gange har du brug for en relationel database til at spore sådanne oplysninger – et lagersted for de data, som er blevet opdelt i mindre datasamlinger (kaldet tabeller) for at undgå redundans, og som derefter er relateret til hinanden ved hjælp af fælles oplysningsenheder (kaldet felter). En relationel database til begivenheder kan f.eks. indeholde en tabel med kundeoplysninger, en tabel med leverandøroplysninger og en tabel med oplysninger om begivenheder. Tabellen med oplysninger om begivenheder kan have et felt til at knytte den til kundetabellen og et felt til at knytte den til leverandørtabellen. På den måde vil det være sådan, at hvis en leverandørs telefonnummer ændres, skal oplysningerne kun ændres én gang i leverandørtabellen, i stedet for at det skal gøres i hver eneste begivenhed, hvor leverandøren er involveret.

Access er et værktøj, som du hurtigt og nemt kan bruge til at udvikle relationelle databaseprogrammer, der kan styre dine oplysninger. Du kan oprette en database til at holde styr på stort set alle typer oplysninger, f.eks. lager, arbejdsrelaterede kontaktpersoner eller forretningsprocesser. Med Access følger skabeloner, som du kan bruge med det samme til at spore en række forskellige oplysninger, hvilket gør det nemt selv for en begynder.

Når du åbner Access

Når du starter Access 2010, kan du se Microsoft Office Backstage-visningen, hvor du kan få oplysninger om den aktuelle database, oprette en ny database, åbne en eksisterende database og få vist indhold fra Office.com.

Backstage-visningen i Access 2010

Backstage-visningen indeholder også mange andre kommandoer, som du kan bruge til at justere, vedligeholde eller dele dine databaser. Kommandoer i Backstage-visningen gælder generelt for hele databasen og ikke kun for objekter i en database.

 Bemærk!   Du kan åbne Backstage-visningen når som helst ved at klikke på fanen Filer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Finde og anvende en skabelon

Access indeholder mange forskellige skabeloner, som du kan bruge til at oprette en database hurtigere. En skabelon er en færdig database med alle de tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, du skal bruge til at udføre en bestemt opgave. Der er f.eks. skabeloner, som kan bruges til at følge op på problemer, styre kontaktpersoner eller holde styr på udgifter. Nogle skabeloner indeholder nogle enkelte poster som eksempler for at vise, hvordan de bruges. Skabelondatabaser kan bruges, som de er, eller du kan tilpasse dem, så de bedre svarer til dine behov.

Benyt følgende fremgangsmåde for at finde og anvende en skabelon på en database:

  1. Klik på Ny under fanen Filer.
  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder under Tilgængelige skabeloner:
  • Hvis du vil genbruge en skabelon, som du har brugt for nylig, skal du klikke på Senest åbnede skabeloner og derefter vælge den skabelon, du vil bruge.
  • Hvis du vil bruge en skabelon, der allerede er installeret, skal du klikke på Mine skabeloner og derefter vælge den skabelon, du vil bruge.
  • Hvis du vil finde en skabelon på Office.com, skal du klikke på en skabelonkategori under Office.com Skabeloner, vælge den skabelon, du vil bruge, og derefter klikke på Hent for at hente skabelonen fra Office.com til computeren.

 Bemærk!    Du kan også søge efter skabeloner på Office.com fra Access. Skriv et eller flere søgeord i feltet Søg efter skabeloner, og klik derefter på knappen for at søge.

  1. Du kan også vælge at klikke på mappeikonet ud for feltet Filnavn for at gå til den placering, hvor du vil oprette databasen. Hvis du ikke angiver en specifik placering, oprettes databasen i Access på den standardplacering, der vises under feltet Filnavn.
  2. Klik på Opret.

Databasen oprettes i Access, og den åbnes, så den kan bruges.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en database fra bunden

 Bemærk!   Hvis du vil have en mere grundig introduktion til begreberne bag brugen af Access til at oprette en database, kan du se i artiklen Grundlæggende om databasedesign.

Hvis ingen af skabelonerne opfylder dine behov, eller hvis der er data i et andet program, som du vil bruge i Access, kan det være, at du beslutter, at det er bedre at oprette en ny database helt fra bunden. I Access 2010 har du følgende valgmuligheder: en standarddatabase på computeren eller en webdatabase.

 Bemærk!   Du kan finde flere oplysninger om webdatabaser i artiklen Opbygge en database til deling på internettet.

Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette en ny database:

  1. Start Access.
  2. Klik på Tom database eller Tom webdatabase under fanen Ny i Backstage-visningen.

 Vigtigt!   Det valg, du træffer her, bestemmer, hvilke funktioner der er tilgængelige i databasen. Computerdatabaser kan ikke udgives på internettet, og webdatabaser understøtter ikke visse computerfunktioner, f.eks. sumforespørgsler.

  1. Skriv et navn på databasen i feltet Filnavn til højre.

Hvis du vil ændre den placering, hvor filen oprettes, kan du klikke på Gennemse Knapflade ud for feltet Filnavn, søge efter og vælge den nye placering og derefter klikke på OK.

  1. Klik på Opret.

Databasen oprettes i Access, og der åbnes en tom tabel med navnet Tabel1 i dataarkvisning (Dataarkvisning: En visning, der viser data fra en tabel, formular, forespørgsel, visning eller data, som er en gemt procedure i et række/kolonneformat. Fra Dataarkvisning kan du redigere felter, tilføje og slette data og søge efter data.).

  1. Markøren anbringes i den første tomme celle i kolonnen Klik for at tilføje i den nye tabel.

Begynd at skrive for at tilføje data . Du kan også vælge at indsætte data fra en anden kilde som beskrevet i afsnittet Indsætte data fra en anden kilde i en Access-tabel senere i denne artikel.

 Bemærk! 

  • Indtastning af data i dataarkvisning minder meget om indtastning af data i et Excel-regneark. Den vigtigste begrænsning er, at data skal angives i sammenhængende rækker og kolonner, startende i regnearkets øverste venstre hjørne. Du bør undgå at formatere dataene ved at indsætte tomme rækker og kolonner, som du kan gøre i et Excel-regneark, da det spilder plads i tabellen. Tabellen indeholder blot selve dataene. Al visuel præsentation foregår i de formularer og rapporter, som du udformer senere.
  • Tabelstrukturen oprettes, mens du angiver data. Når du føjer en ny kolonne til dataarket, oprettes et nyt felt i tabellen. Feltets datatype (datatype: De egenskaber for et felt, der afgør, hvilken type data det kan indeholde. Datatyper er Boolesk, Heltal, Lang, Valuta, Enkelt, Dobbelt, Dato, Streng og Variant (standard).) indstilles i overensstemmelse med den type data, du angiver. Hvis du f.eks. har en kolonne, hvor du kun har angivet datoværdier, indstilles det pågældende felts datatype til Dato og klokkeslæt. Hvis du senere forsøger at angive en værdi, der ikke er en datoværdi, i dette felt, vises en meddelelse om, at værdien ikke svarer til kolonnens datatype. I den udstrækning det er muligt, bør du planlægge tabellen, så hver kolonne indeholder én type data, enten tekst, datoer, tal eller andre typer. Det gør det meget lettere at oprette forespørgsler, formularer og rapporter til udvælgelse af netop de data, du er interesseret i.

Hvis du ikke vil angive data endnu, skal du klikke på Luk Knapflade.

 Bemærk!   Tabel1 slettes i Access, hvis du lukker uden at gemme.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Åbne en eksisterende Access-database

 Tip!    Hvis du hurtigt vil åbne en af de seneste databaser, du har haft åbnet, skal du klikke på Seneste under fanen Filer og derefter klikke på filnavnet.

  1. Klik på Åbn under fanen Filer.
  2. Klik på en genvej i dialogboksen Åbn – eller klik på det drev eller den mappe, der indeholder den ønskede database, i feltet Søg i.
  3. Dobbeltklik på mapperne på mappelisten, indtil du åbner den mappe, der indeholder databasen.
  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder, når du har fundet databasen:
  • Dobbeltklik på databasen for at åbne den i standardtilstand.
  • Hvis du vil åbne databasen for delt adgang i et flerbruger (flerbrugerdatabase (delt): En database, der gør det muligt for mere end én bruger at få adgang til og ændre samme datasæt samtidig.)miljø, så både du og andre brugere kan både læse og skrive til databasen samtidigt, skal du klikke på Åbn.
  • Hvis du vil åbne databasen som skrivebeskyttet, så du kan se den, men ikke redigere i den, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn som skrivebeskyttet.
  • Hvis du vil åbne databasen med udelt adgang, så ingen andre kan åbne den, mens du har den åben, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn med udelt adgang.
  • Hvis du vil åbne databasen som skrivebeskyttet, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn udelt og skrivebeskyttet. Andre brugere kan fortsat åbne databasen, men kun som skrivebeskyttet.

Hvis du ikke kan finde den database, du vil åbne    

  1. Klik på genvejen Denne computer i dialogboksen Åbn – eller klik på Denne computer i feltet Søg i.
  2. Højreklik på det drev, du mener kan indeholde databasen, på listen over drev, og klik derefter på Søg.
  3. Angiv søgekriterierne, og tryk på Enter for at søge efter databasen.
  4. Hvis du finder databasen, kan du åbne den ved at dobbeltklikke på den i dialogboksen Søgeresultater.

 Bemærk!   Da søgningen blev startet fra dialogboksen Åbn, skal du klikke på Annuller i den pågældende dialogboks, før databasen åbnes.

Du kan åbne en datafil direkte i et eksternt filformat (f.eks. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også åbne en ODBC-datakilde (ODBC-datakilde: De data og oplysninger, der skal bruges for at få adgang til data fra de programmer og databaser, som understøtter ODBC (Open Database Connectivity)-protokollen.) direkte, f.eks. Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. Access opretter automatisk en ny Access-database i samme mappe som datafilen og føjer links til hver tabel i den eksterne database.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Introduktion til den nye database

Afhængigt af den skabelon, du har brugt, kan du være nødt til at gøre et eller flere af følgende for at komme i gang med at bruge den nye database:

  • Hvis Access viser en Logon-dialogboks med en tom liste over brugere, skal du benytte følgende fremgangsmåde for at komme i gang:
  1. Klik på Ny bruger.
  2. Udfyld formularen Brugeroplysninger.
  3. Klik på Gem og luk.
  4. Vælg det brugernavn, du lige har angivet, og klik derefter på Logon.
  • Hvis Access viser et tomt dataark, kan du begynde at angive data direkte i dataarket eller klikke på andre knapper og faner for at undersøge databasen.
  • Hvis Access viser siden Introduktion, kan du klikke på links på denne side for at få mere at vide om databasen, eller du kan klikke på andre knapper og faner for at undersøge databasen.
  • Hvis Access viser en sikkerhedsadvarsel i meddelelseslinjen, og du har tillid til kilden til skabelonen, skal du klikke på Aktivér indhold. Hvis databasen kræver logon, skal du logge på igen.

Både for webdatabaser og databaser på stationære computere skal du begynde med et af disse trin:

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Tilføje en tabel

Du kan føje en ny tabel til en eksisterende database ved hjælp af værktøjerne i gruppen Tabeller under fanen Opret.

Gruppen Tabeller under fanen Opret

 Bemærk!   I en webdatabase er det kun kommandoen Tabel, der er tilgængelig i gruppen Tabeller.

Uanset, hvilken visning du starter med, kan du altid skifte til den anden visning ved hjælp af visningsknapperne på statuslinjen i Access-vinduet.

Oprette en tom tabel med dataarkvisning    I dataarkvisning kan du med det samme angive data og lade Access oprette tabelstrukturen i baggrunden. Feltnavnene tildeles numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og feltets datatype bestemmes i Access på basis af den type data, du angiver.

  1. Klik på Tabel i gruppen Tabeller under fanen Opret Knapflade.
  2. Access opretter tabellen og placerer derefter markøren i den første tomme celle i kolonnen Klik for at tilføje.
  3. Tilføj data ved at skrive i den første tomme celle for at tilføje data – eller indsæt data fra en anden kilde, som beskrevet senere i denne artikel.
  • Hvis du vil omdøbe en kolonne (et felt), skal du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn.

 Tip!    Giv hvert felt et navn, der beskriver dets indhold, så du kan se, hvad det indeholder uden at skulle se på dataene.

  • Hvis du vil flytte en kolonne, skal du markere den ved at klikke på kolonneoverskriften og derefter trække den til den ønskede placering. Du kan også markere flere sammenhængende kolonner og trække dem samlet til en ny placering.

Hvis du vil føje flere felter til tabellen, kan du enten skrive i kolonnen Klik for at tilføje i dataarkvisning, eller du kan tilføje nye felter ved at bruge kommandoerne i gruppen Tilføj og slet under fanen Felter.

Oprette en tabel, hvor der startes i designvisning    I designvisning opretter du først den nye tabels struktur. Derefter skifter du til dataarkvisning for at angive data, eller du kan indsætte data på en anden måde, f.eks. med en formular.

 Bemærk!   Designvisning er ikke tilgængelige for tabeller i en webdatabase.

  1. Klik på Tabeldesign i gruppen Tabeller under Opret. Knapflade
  2. Skriv et navn i kolonnen Feltnavn for hvert felt i tabellen, og vælg derefter en datatype på listen Datatype.
  3. Du kan angive flere oplysninger for hvert felt i kolonnen Beskrivelse. Den angivne beskrivelse vises på statuslinjen, når indsættelsespunktet er i det pågældende felt, og bruges som statuslinjetekst for de kontrolelementer, du opretter ved at trække feltet fra ruden Feltliste til en formular eller en rapport. Den vises også for de kontrolelementer, der er oprettet for det pågældende felt ved hjælp af guiden Formular eller guiden Rapport.
  4. Når du har tilføjet alle felterne, skal du gemme tabellen:
    • Klik på Gem under fanen Filer.
  5. Du kan når som helst begynde at angive data i tabellen ved at skifte til dataarkvisning, klikke på den første tomme celle og skrive de ønskede data. Du kan også indsætte data fra en anden kilde som beskrevet i næste afsnit.

Oprette en tabel baseret på en SharePoint-liste    Med en SharePoint-liste kan dine data bruges af dem, der ikke har Access. Derudover gemmes listedata på en server, hvilket generelt giver en bedre beskyttelse mod tab i forhold til lagring på en pc. Du kan enten starte med en ny liste, eller du kan klikke på en eksisterende liste. Du skal have de nødvendige rettigheder til SharePoint-webstedet, hvor du vil oprette listen. Det kan være forskelligt alt efter websted, så kontakt din SharePoint-administrator for at få oplysninger om dine muligheder.

 Bemærk!   Denne funktion er ikke tilgængelig i en webdatabase.

  1. Klik på SharePoint-lister under fanen Opret.
  2. Du kan bruge en af listeskabelonerne til at oprette en standardliste for SharePoint, f.eks. Kontaktpersoner eller Begivenheder.

Du kan også vælge at oprette en brugerdefineret liste eller oprette link til eller importere en eksisterende liste. Klik på den ønskede indstilling.

  1. Hvis du vælger en af listeskabelonerne eller at oprette en brugerdefineret liste, åbnes dialogboksen Opret ny liste for at guide dig igennem processen. Hvis du vælger at bruge en eksisterende liste, åbnes dialogboksen Hent eksterne data for at hjælpe dig.

Du kan få flere oplysninger om tabeller i artiklen Introduktion til tabeller.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Indsætte data fra en anden kilde i en Access-tabel

Hvis dataene er gemt i et andet program som f.eks. Excel, kan du kopiere og indsætte dem i en Access-tabel. Det virker normalt bedst, hvis dataene allerede er inddelt i kolonner på samme måde som i et Excel-regneark. Hvis dataene er gemt i et tekstbehandlingsprogram, er det bedst at adskille datakolonnerne ved hjælp af tabulatorer eller ved at konvertere dataene til en tabel i tekstbehandlingsprogrammet, før dataene kopieres. Hvis dataene kræver redigering eller anden manipulation (f.eks. adskillelse af fulde navne i for‑ og efternavne), kan du gøre det, før du kopierer dataene, især hvis du ikke har kendskab til Access.

Når du indsætter data i en tom tabel, indstilles det enkelte felts datatype i overensstemmelse med dataenes karakter. Hvis et indsat felt f.eks. kun indeholder datoværdier, anvendes datatypen Dato og klokkeslæt på feltet. Hvis det indsatte felt kun indeholder ordene "ja" og "nej", anvendes datatypen Ja/Nej på feltet.

Felterne navngives i Access, afhængigt af hvad der findes i den første række med indsatte data. Hvis den første række med indsatte data har en type, der ligner andre rækkers, afgør Access, at den første række er en del af dataene og tildeler felterne generiske navne (Felt1, Felt2 osv.). Hvis den første indsatte række ikke minder om de efterfølgende rækker, afgør Access, at den første række består af feltnavne og medtager ikke den første række i de faktiske data

Hvis der tildeles generiske feltnavne, skal du omdøbe felterne så hurtigt som muligt for at undgå forvirring. Benyt følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på Gem under fanen Filer for at gemme tabellen.
  1. Dobbeltklik på hver kolonnes overskrift i datavisning, og skriv derefter et navn på kolonnen.
  2. Gem tabellen igen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Importere eller knytte til data fra en anden kilde

Måske har du data, der er indsamlet i et andet program, og som du vil bruge i Access. Måske arbejder du sammen med andre, der lagrer data i andre programmer, og du ønsker at arbejde med deres data i Access. Eller det kan være, at du har flere spredte kilder af data og har brug for et fælles sted, hvor du kan have dem alle sammen med henblik på en nærmere analyse.

I Access er det nemt at importere eller oprette kæder til data fra andre programmer. Du kan få dataene ind fra et Excel-regneark, fra en anden Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra en af en række andre kilder. Processen afviger en smule, afhængigt af datakilden, men generelt gælder følgende:

  1. Klik på kommandotypen for den filtype, du vil importere fra, i gruppen Importér og sammenkæd under fanenEksterne data .

Hvis du f.eks. importerer data fra et Excel-regneark, skal du klikke på Excel. Klik på Flere, hvis du ikke kan se den ønskede programtype

 Bemærk!   Hvis du ikke kan finde den rigtige formattype i gruppen Importér og sammenkæd, kan det være nødvendigt at starte det program, hvori du oprindeligt oprettede dataene og derefter bruge programmet til at gemme dataene i et filformat, som Access understøtter (f.eks. en kommasepareret tekstfil (afgrænset tekstfil: En fil, der indeholder data, hvor individuelle feltværdier er adskilt af et tegn, f.eks. et komma eller et tabulatorstop.)), og derefter importere eller oprette kæder til dataene.

  1. Klik på Gennemse for at finde kildedatafilen, eller skriv den fulde sti til kildedatafilen i feltet Filnavn, i dialogboksen Hent eksterne data.
  2. Klik på den ønskede indstilling under Angiv, hvor og hvordan dataene skal gemmes i den aktuelle database. Du kan oprette en ny tabel ved hjælp af de importerede data eller oprette en sammenkædet tabel, der har en kæde til datakilden.
  3. Klik på OK.

Afhængigt af dit valg åbnes dialogboksen Sammenkæd objekter eller Importér objekter.

  1. Brug dialogboksen til at afslutte processen. Den nøjagtige procedure, du følger, afhænger af den import- eller sammenkædningsindstilling, du valgte.
  2. Klik på Udfør på sidste side i guiden.

Hvis du vælger at importere, bliver du i Access spurgt, om du vil gemme oplysningerne om den importhandling, du netop har afsluttet.

  1. Hvis du mener, at du vil komme til at udføre denne importhandling igen, skal du klikke på Gem importtrin og derefter angive detaljerne.

Du kan derefter nemt gentage importhandlingen ved at klikke på Gemte importer i gruppen Importer under fanen Eksterne data, klikke på importspecifikationen og derefter klikke på Kør.

  1. Hvis du ikke vil gemme detaljerne for handlingen, skal du klikke på Luk.

Dataene importeres til en ny tabel, som derefter vises under Tabeller i navigationsruden.

Du kan få mere at vide om, hvordan du importerer data til Access, ved at følge linkene i afsnittet Se også i denne artikel.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Næste trin

Resten af designprocessen afhænger af, hvilke mål du har, men det vil nok være en god ide at overveje oprettelse af forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. Denne artikel indeholder ikke oplysninger om oprettelse af flere databaseobjekter.

Du kan finde flere oplysninger i disse artikler:

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Importere data fra et regneark eller et andet program

Hvis du kender andre database- eller regnearksprogrammer, ved du sikkert, hvordan disse programmer fungerer rent grundlæggende, og hvad databaser bruges til. Access er forskellig fra mange andre databaseprogrammer, fordi det giver mulighed for at oprette relationelle databaser (relationsdatabase: En databasetype, der gemmer oplysninger i tabeller og bruger ens værdier fra to tabeller til at relatere data i den ene tabel til data i den anden tabel. I en relationsdatabase kan du typisk nøjes med at gemme en bestemt datatype en enkelt gang.), og derudover adskiller det sig fra de fleste regnearksprogrammer ved at have værktøjer til udvikling af avancerede forespørgsler, formler og rapport. Access indeholder også mange muligheder for at kunne bruges sammen med andre databaseprogrammer, f.eks. SQL Server.

Importere et Excel-regneark i Access

Mange brugere begynder at blive interesseret i Access efter at have oprettet en liste i Excel. Excel er et godt sted at starte en liste, men når listen vokser, bliver den sværere at strukturere og holde opdateret. Ofte er det næste logiske skridt at flytte listen til Access.

En databasetabel ligner af struktur et regneark på den måde, at data opbevares i rækker og kolonner. Derfor er det som regel nemt at importere et regneark i en databasetabel. Hovedforskellen mellem at gemme data i et regneark og i en database ligger i den måde, dataene organiseres på. Ved simpelthen at importere hele regnearket som en ny tabel i en database løses de problemer, der er forbundet med at organisere og opdatere dataene, ikke, især hvis regnearket indeholder redundante data. Hvis du vil løse disse problemer, skal du opdele regnearksdataene i separate tabeller, så hver tabel indeholder relaterede data. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du arrangerer dataene i tabeller, i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Access indeholder guiden Tabelanalyse, som kan være en hjælp til at gennemføre denne proces. Når du har importeret dataene til en tabel, hjælper guiden dig med at opdele tabellen i separate tabeller, som hver indeholder data, der ikke er duplikeret i nogen af de andre tabeller. Guiden opretter også de nødvendige relationer mellem tabellerne.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Importere et Excel-regneark som en tabel i en ny database

  1. Klik på Ny under fanen Filer, og klik derefter på Tom database.
  2. Skriv et navn på den nye database i feltet Filnavn, og klik derefter på Opret.

Den nye database åbnes, og Access opretter en ny tom tabel, Tabel1.

  1. Luk Tabel1.

Klik på Nej, når du bliver spurgt, om du vil gemme designændringerne for Tabel1.

  1. Klik på Excel i gruppen Importer og sammenkæd under fanen Eksterne data. Knapflade
  2. Klik på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne data.
  3. Brug dialogboksen Åbn fil til at finde filen.
  4. Markér filen, og klik derefter på Åbn.
  5. Sørg for, at indstillingen Importér kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database er markeret i dialogboksen Hent eksterne data.
  6. Klik på OK.

Guiden Importér regneark starter, og der stilles nogle spørgsmål om dataene.

  1. Følg anvisningerne, og brug knapperne Næste og Tilbage til at navigere gennem siderne. Klik til sidst på Udfør på den sidste side.

 Bemærk!   Du bliver spurgt, om du vil gemme oplysningerne om den import, du lige har udført. Klik på Ja, og skriv oplysningerne om importen, hvis du vil udføre samme import igen senere. Du kan derefter nemt gentage handlingen senere ved at klikke på Gemte importer i gruppen Importér under fanen Eksterne data. Klik på Luk, hvis du ikke vil gemme oplysningerne om importen.

Access importerer dataene til en ny tabel og viser den derefter under Alle tabeller i navigationsruden.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Brug af guiden Tabelanalyse til at organisere dine data

Når dataene er importeret i en Access-tabel, kan du bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt at identificere overflødige data. Guiden giver derefter mulighed for en nem måde at organisere dataene på i separate tabeller, så de gemmes på den mest effektive måde. Den oprindelige tabel bevares i Access som en sikkerhedskopi, og der oprettes derefter nye tabeller, som du kan bruge som basis for dit databaseprogram.

  1. Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.
  2. Klik på Analysér tabel i gruppen Analysér under fanen Databaseværktøjer.

Guiden Tabelanalyse starter.

De første to sider i guiden indeholder et kort selvstudium - endda med knapper, du kan klikke på, for at se eksempler. Hvis du ikke vil se introduktionssiderne, men i stedet vil se et afkrydsningsfelt, som har etiketten Vis introduktionssider, skal du markere afkrydsningsfeltet og derefter klikke to gange på Tilbage for at se introduktionen. Hvis du ikke vil se introduktionssiderne igen, når du har læst introduktionen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis sider?.

  1. Markér den tabel, du vil analysere, på siden Hvilken tabel indeholder felter med værdier, der gentages i mange poster?, og klik derefter på Næste.
  2. Du kan lade guiden bestemme, hvilke felter der skal i hvilke tabeller, eller du kan selv tage den beslutning. Selvom du følger guidens forslag, kan du godt foretage ændringer af tabellens layout på den næste side i guiden.

 Bemærk!   Hvis du lader guiden bestemme, hvilke felter det skal placeres i hvilke tabeller, er det ikke altid, at guidens valg passer til de aktuelle data, især ikke, hvis der er tale om store mængder data. Du bør kontrollere guidens resultater omhyggeligt. På den anden side kan guiden også foreslå en mere effektiv organisering end den, du selv ville komme frem til, så det er en god ide at prøve guidens forslag i det mindste én gang. Hvis du ikke er tilfreds med guidens forslag, kan du blot flytte felterne rundt manuelt, og du kan altid klikke på Tilbage og placere alle felterne selv.

  1. Klik på Næste. På denne side angiver du, hvilke tabeller der indeholder hvilke felter. Hvis du lader guiden bestemme, skulle du få vist et antal tabeller forbundet med relationslinjer. Ellers oprettes der i Access kun én tabel med alle felterne. I begge tilfælde kan du foretage ændringer på denne side.
  • Du kan trække felter fra en tabel til et tomt område på siden for at oprette en ny tabel med de pågældende felter. Du bliver bedt om at angive et navn på tabellen.
  • Du kan trække felter fra én tabel til en anden, hvis du mener, de er bedre placeret der.
  • De fleste tabeller tildeles et id-felt (Id eller Genereret entydigt id). Du kan få flere oplysninger om id-felterne ved at klikke på Tip! i guidens øverste højre hjørne.
  • Du kan fortryde en ændring ved at klikke på knappen Fortryd.
  • Hvis du vil omdøbe en tabel, kan du dobbeltklikke på titellinjen, skrive det nye navn og derefter klikke på OK.
  1. Klik på Næste, når alle felterne er placeret på den ønskede måde.
  2. Hvis guiden finder poster med næsten ens værdier, identificerer den de pågældende værdier som mulige typografiske fejl og viser et skærmbillede, hvor du kan bekræfte, hvad du vil gøre med dem. Rul gennem listen for at finde dem, der har værdier i kolonnen Rettelse, og klik derefter på den ønskede handling på rullelisten. Vælg (Ingen ændringer) for at forhindre guiden i at ændre værdien. Klik på Næste, når du er færdig.
  3. Guiden spørger, om du vil oprette en forespørgsel, der minder om den oprindelige tabel. Hvis du allerede har oprettet formularer og rapporter, som er baseret på den oprindelige tabel, kan det være en god ide at oprette sådan en forespørgsel. Hvis du vælger Ja, opret forespørgslen, omdøber guiden den oprindelige tabel ved at føje "_GL" til tabelnavnet og giver den nye forespørgsel samme navn som den oprindelige tabel. De formularer og rapporter, der tidligere var baseret på tabellen, bruger nu forespørgslen til at få data og fortsætter med at fungere som tidligere.
  4. Klik på Udfør.

Guiden opretter de nye tabeller som angivet og åbner dem. Luk dem, når du er færdig med at kontrollere resultatet.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Arbejde med data fra andre programmer

Access 2010 har funktioner til at arbejde med de data, der er gemt i andre programmer.

Oprette en ny Access-database, der er sammenkædet med data i et andet filformat    Du kan bruge Access til at åbne en fil i et andet filformat, f.eks tekst, dBASE eller et regneark. Der oprettes automatisk en Access-database i Access, og der oprettes en kæde til filen.

  1. Start Access.
  2. Klik på Åbn under fanen Filer.
  3. Klik på den filtype, du vil åbne, på listen i dialogboksen Åbn. Klik på Alle filer (*.*), hvis du ikke er sikker på filtypen.
  4. Brug eventuelt Gennemse til at finde mappen med den fil, du vil åbne. Dobbeltklik på filen for at åbne den.
  5. Følg anvisningerne i guiden. Klik til sidst på Udfør på den sidste side.

Importere data fra eller sammenkæde data med en eksisterende Access-database    Du kan enten importere data fra andre kilder eller programmer til Access-tabeller, så dataene bliver en del af Access-filen, eller du kan oprette en kæde til dataene fra Access, så dataene forbliver i den oprindelige fil (uden for Access-filen).

  1. Klik på det format, som dataene er gemt i, i gruppen Importér og sammenkæd under fanenEksterne data.

Du kan importere eller oprette kæder til data fra følgende kilder:

  • Excel    Du kan hente data fra et regneark eller fra et navngivet området i en Excel-projektmappe. Hvert regneark eller navngivne område skal være importeret eller sammenkædet separat.
  • Access    Dette er meget praktisk til at adskille din proces fra dataene ved at oprette en opdelt database. Det vil sige, at den ene database kan indeholde alle dine formularer, rapporter og makroer, mens alle dine data opbevares i den anden database. Du kan derefter udvikle på databasen uden at forstyrre nogen i deres arbejde. Du kan også kombinere data fra mange forskellige Access-databaser i én, hvilket gør det nemmere at summere data på tværs af afdelinger eller mellem forretningspartnere.
  • ODBC-database    Der er mange programmer, der støtter dette format, herunder mange databaseserverprodukter. Dette kan hjælpe dig med at oprette samlingsdatabaser, hvor du kombinerer data fra forskellige systemer.
  • Tekstfil    Du kan oprette forbindelse til en enkel tekstfil og endda bruge Access til at ændre indholdet af den pågældende fil. Dette kan gøre Access-dataene nemme at anvende for en række forskellige programmer.
  • XML-fil    Dette format har også kompatibilitet med en række forskellige andre programmer, herunder visse webservere.
  • SharePoint-liste    Denne betyder, at du kan gøre dine data anvendelige for en webbrowser, hvilket er standardmåden at bruge en SharePoint-liste på.
  • Data Services    Du kan oprette forbindelse til webdatatjenester inde i din virksomhed.
  • HTML-dokument    
  • Outlook-mappe    Du kan oprette forbindelse til Outlook-mapper, så du nemt kan integrere dine kontaktoplysninger med resten af dine data.
  • dBase-fil    dBase er et populært alternativt databasesystem, der understøttes af Access

Dialogboksen Hent eksterne data vises.

  1. Følg anvisningerne i dialogboksen.

Access importerer data til eller sammenkæder data med databasen. For de fleste formater skal du angive placeringen af dataene og derefter vælge, hvordan dataene skal lagres i databasen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Brug af en database fra en tidligere version i flere versioner af Access

Hvis Access-databasen eller Access-projektet er oprettet i Access 2000 eller en nyere version, kan du bruge databasen eller projektet i den version af Access, den eller det blev oprettet i, eller i enhver nyere version – også selvom der er tale om en sikret fil. Access 2000-filer kan f.eks. bruges i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 og Access 2010.

Du kan komme i en situation, hvor du vil beholde dataene i en tidligere version af Access, men du har brugere med en nyere version af Access, som ønsker at oprette en kæde til de pågældende data og alligevel drage fordel af nogle af funktionerne i den nyere version. Løsningen er at oprette en ny "front end-database" i den nyere version (indeholdende formularer, rapporter, forespørgsler og makroer, men ingen tabeller) og kæde den til tabellerne i den tidligere versionsfil. Benyt en af følgende fremgangsmåder, afhængigt af om din database er indeholdt i én fil eller allerede er opdelt i et front end/back end-program (front-end-/back-end-program: Et databaseprogram, der består af en " back-end"-databasefil, som indeholder tabeller, og kopier af en " front-end"-databasefil, der indeholder alle øvrige databaseobjekter med kæder til " back-end"-tabeller.).

Brug af en Access-databasefil i flere versioner af Access

Hvis alle tabellerne, formularerne og andre objekter i din Access-database, som er en tidligere version, er indeholdt i én fil, og du gerne vil bruge databasen i flere versioner af Access, kan du oprette en ny front end-database i en nyere version og kæde den til den oprindelige fil. De brugere, som har den tidligere version af Access, kan fortsat bruge den oprindelige database. De brugere, som har den nyere version, kan bruge den nye front end-database til at oprette en kæde til de samme data. Du kan oprette flere front end-versioner, hvis du er nødt til at tage højde for flere versioner af Access.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Trin 1: Opret en kopi af den eksisterende database, og gem den i et nyt format

Benyt følgende fremgangsmåde til at konvertere databasen til ethvert af de tre seneste formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommando bevarer den oprindelige database i dens oprindelige format og opretter en kopi i det format, du angiver.

  1. Luk Access-filen. Hvis filen er en Access-flerbrugerdatabase, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du sikre dig, at ingen anden har den åben.
  2. Start Access 2010.
  3. Klik på Åbn under fanen Filer.
  4. Gå til placeringen af den fil, du vil konvertere, og dobbeltklik derefter for at åbne den.

 Bemærk!   Hvis dialogboksen Databaseforbedringer åbnes, og du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, skal du klikke på Nej.

  1. Hvis der vises en formular, når du åbner databasen, skal du lukke formularen.
  2. Klik på Gem database som under fanen Filer.
  3. Skriv et navn på den nye database i dialogboksen Gem som.

 Bemærk!   Medmindre du vil gemme den nye database et andet sted, skal navnet være forskelligt fra navnet på den oprindelige database. Under alle omstændigheder er det normalt bedst at bruge et andet navn, så det er let at skelne mellem front end-databasen og back end-databasen. Hvis du konverterer til Access 2007-formatet, ændres filtypenavnet imidlertid fra .mdb til .accdb, så du kan bruge det samme filnavn.

  1. Klik på Gem.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Trin 2: Del kopien af databasen, og brug den originale fil som back end-database

Benyt følgende fremgangsmåde for at opdele den konverterede database:

  • Klik på Access-database i gruppen Flyt data under fanen Databaseværktøjer. Knapflade
  • Klik på Opdel database i dialogboksen Databaseopdeling.

 Bemærk!   Du kan oprette en sikkerhedskopi, hvis du ønsker det, men du kan også blot gendanne kopien ved hjælp af den oprindelige database.

  • Skriv et navn på back end-databasen, og klik derefter på Opdel.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Trin 3: Knyt den nye front end-database til den originale database

  1. Slet den back end-database, som blev oprettet med værktøjet Databaseopdeling – men pas på ikke at slette den oprindelige database.
  2. Kæd en nye front end-database til tabellerne i den oprindelige database: Klik på Styring af sammenkædede tabeller i gruppen Importér og sammenkæd under fanen Eksterne data. Knapflade
  3. Klik på Markér alt, og markér derefter afkrydsningsfeltet Spørg altid efter ny placering.
  4. Klik på OK, benyt Gennemse til at finde databasen i formatet fra den tidligere version, og dobbeltklik på den.

Om alt går vel, vises der i Access en meddelelse om, at alle de valgte, sammenkædede tabeller er blevet opdateret.

Nu kan du udvide den nye front end-database, så den understøtter nye funktioner til de brugere, der har nyere versioner af Access. De brugere, der har tidligere versioner, kan fortsat se den databasen, som er en tidligere version.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Brug af et front end/back end-program i flere versioner af Access

Hvis din Access-database i forvejen er et front end/back end-program (front-end-/back-end-program: Et databaseprogram, der består af en " back-end"-databasefil, som indeholder tabeller, og kopier af en " front-end"-databasefil, der indeholder alle øvrige databaseobjekter med kæder til " back-end"-tabeller.), kan du konvertere front end-databasen til det nye filformat. Der kræves ingen ændringer for back end-databasen.

Følgende fremgangsmåde viser dig, hvordan du kan bruge kommandoen Gem database som til at konvertere front end-databasen til ethvert af de tre nyeste formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med denne kommando bevares den oprindelige database i dens oprindelige format, og der oprettes en kopi i det format, du angiver.

  1. Luk front end-databasen. Hvis filen er en Access-flerbrugerdatabase, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du sikre dig, at ingen anden har den åben.
  2. Start Access 2010.
  3. Klik på Åbn under fanen Filer.
  4. Benyt Gennemse til at finde placeringen af front end-databasen, og dobbeltklik på den for at åbne den.

 Bemærk!   Hvis dialogboksen Databaseforbedringer åbnes, og du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, skal du klikke på Nej.

  1. Hvis der vises en formular, når du åbner databasen, skal du lukke formularen.
  2. Klik på Gem database som under fanen Filer.
  3. Skriv et navn på den nye database i dialogboksen Gem som.
  4. Klik på Gem.

Du kan nu udvide den nye front end-database til at understøtte nye funktioner.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2010