Finde poster

Lad os antage, at du har oprettet en database ved hjælp af en af de nye skabeloner i Microsoft Office Access 2007. Det er en database af typen Kontaktpersoner, og du har importeret kontaktpersonoplysninger fra Microsoft Office Outlook 2007. På et tidspunkt har du så mange data, så det ikke længere er nok at kaste et hurtigt blik på dataarket, når du skal finde en post.

Du kan finde specifikke poster på fire forskellige måder:

  • Navigering    Når du navigerer, flytter du markøren rundt mellem posterne, som regel en post ad gangen, i en tabel eller visning.

 Bemærk!   En visning er et databaseobjekt, der viser oplysninger, som er gemt i tabeller. Formularer, forespørgsler og rapporter kan alle være visninger.

Alle skabelonerne i Office Access 2007 indeholder forespørgsler, som du kan bruge med det samme. Du kan også oprette dine egne forespørgsler, så det bliver nemmere at fokusere på bestemte poster eller for at få svar på specifikke spørgsmål.

I denne artikel beskrives de fremgangsmåder, du kan benytte, når du skal navigere i, søge efter eller filtrere poster. Artiklen indeholder desuden et eksempel på, hvordan en forespørgsel kan bruges til at finde poster, og hyperlinks til andre Hjælp-artikler med mere detaljerede oplysninger om forespørgsler.

Hvad vil du foretage dig?


Navigere gennem poster

Du kan navigere i (gennemse) poster på flere måder. Du kan gennemse posterne en ad gangen i rækkefølge ved at trykke på tasten TAB. Hvis du åbner en tabel eller visning i dataarkvisning (Dataarkvisning: En visning, der viser data fra en tabel, formular, forespørgsel, visning eller data, som er en gemt procedure i et række/kolonneformat. Fra Dataarkvisning kan du redigere felter, tilføje og slette data og søge efter data.), kan du bruge postnavigationsknapperne til at flytte rundt mellem posterne. De fleste formularer indeholder også postnavigationsknapper. Nogle af formularerne i Office Access 2007-skabelonerne indeholder boksen Gå til, der giver dig mulighed for at vælge en post ud fra dataene i nøglefelter.

Bruge navigationsknapperne til at finde poster

Du kan navigere fra post til post ved hjælp af navigationsknapperne og gå til den første, foregående eller næste post eller en ny post, alt efter hvilken knap du trykker på.

Navigationsknapper

Billedtekst 1 Første post
Billedtekst 2 Forrige post
Billedtekst 3 Aktuel post
Billedtekst 4 Næste post
Billedtekst 5 Sidste post
Billedtekst 6 Ny (tom) post
Billedtekst 7 Filterindikator
Billedtekst 8 Boksen Søg

Hvis du klikker på boksen Aktuel post, kan du skrive et postnummer og derefter trykke på ENTER for at gå til denne post. Postnumrene tælles fortløbende fra begyndelsen af formularen eller dataarket – de svarer ikke til nogen feltværdier.

Filterindikatorknappen viser, om der anvendes et filter. Hvis der ikke anvendes noget filter, eller hvis alle filtrene er blevet slettet, vises teksten Intet filter. Hvis du vil fjerne et filter, skal du klikke på denne knap, når teksten Filtreret vises. Hvis teksten Ufiltreret vises, kan du klikke på knappen for at aktivere det sidst anvendte filter.

Når du begynder at skrive i boksen Søg, udfyldes boksen automatisk med en værdi, der matcher den foreløbige tekst. Denne funktion gør det hurtigere at søge efter en post med en matchende værdi.

Vælge en post vha. boksen Gå til

Du kan vælge en post på rullelisten i boksen Gå til. Denne boks findes i databaser, der er oprettet ved hjælp af en Access-skabelon – typisk på detaljeformularer, som viser oplysninger om personer. Det kan f.eks. være formularen Oplysninger om kontaktpersoner i databaser, der er baseret på skabelonen Kontaktpersoner. Boksen Gå til kan også findes i andre formularer, f.eks. formularen Projekter og opgaver i databaser, der er baseret på skabelonen Marketingprojekter. 

Hvis en formular indeholder en boks af typen Gå til, er boksen placeret øverst til venstre i formularen og ligner denne:

Boksen Gå til

Bruge boksen Gå til

  1. Klik på pilen i boksens hjørne.
  2. Vælg en post på rullelisten.

 Bemærk!   Hvis du kender de første tegn i navnet på den post, du vil finde, kan du skrive disse tegn i boksen Gå til, så indsættes resten af tegnene automatisk.

I boksen Gå til vises kun de data, der er nødvendige for at identificere en post entydigt. Når du vælger en post på listen, vises de øvrige postdata i formularens hovedområde.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Søge efter bestemte poster

Du søge efter bestemte poster under fanen Søg i dialogboksen Søg og erstat. Der kan søges i et bestemt felt eller i en hel tabel eller visning.

 Bemærk!   Du kan kun bruge dialogboksen Søg og erstat, hvis der vises data i tabellen eller visningen. Dette gælder også, selvom dataene i tabellen eller visningen ikke er synlige, fordi der anvendes et filter.

Søge efter poster    

  1. Åbn den tabel eller visning, som du vil søge i.
  2. Klik på det felt, du vil søge i.
  3. Klik på Søg på fanen Startside i gruppen Søg, eller tryk på Ctrl+F.

Eller

Genvejstaster  Tryk på CTRL+F.

Dialogboksen Søg og erstat vises med fanen Søg valgt.

  1. Skriv den værdi, der skal søges efter, i boksen Søg efter. Denne værdi er søgekriteriet.
  2. Du kan eventuelt vælge et andet felt på listen Søg i, eller du kan angive, at der skal søges i hele den underliggende tabel.
  3. Klik eventuelt på En del af feltet på listen Søg på. Det giver den bredest mulige søgning.

Listen Søg på indeholder sammenligningsoperatorerne. Indstillingen En del af feltet svarer til "indeholder" og angiver, at der skal søges efter enhver forekomst af søgekriteriet i det felt, der søges i.

  1. Klik på Overalt på listen Retning, og klik derefter på Find næste.
  2. Når det element, som du søger efter, er markeret, skal du klikke på Annuller i dialogboksen Søg og erstat for at lukke dialogboksen.

Du kan finde flere oplysninger om brugen af dialogboksen Søg og erstat i artiklen Bruge dialogboksen Søg og erstat til at ændre data.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Filtrere poster

Hvis du anvender et filter, får du kun vist de poster, der opfylder det angivne kriterium. Et filter gør det således nemmere at finde den ønskede post. Du kan hurtigt begrænse antallet af poster i søgeresultatet ved at højreklikke på et felt med den værdi, du vil søge på, og derefter klikke på Er lig med, Ikke lig med, Indeholder eller Indeholder ikke nederst i genvejsmenuen.

Anvende et filter baseret på markering

  1. Åbn en tabel eller formular.
  2. Hvis du vil sikre, at tabellen eller formularen ikke allerede er filtreret, skal du klikke på Avanceret i gruppen Sorter og filtrer under fanen Hjem og derefter klikke på Slet alle filtre, hvis denne kommando er tilgængelig.
  3. Naviger til posten med den værdi, som du vil bruge til filteret, og klik derefter på feltet. Hvis du kun vil bruge en del af værdien, skal du markere de ønskede tegn.
  4. Klik på Markering på fanen Startside i gruppen Sorter og filtrer, klik derefter på det filter, du vil anvende.

Eller

Højreklik på feltet, og klik derefter på Er lig med, Ikke lig med, Indeholder eller Indeholder ikke nederst i genvejsmenuen.

  1. Hvis du vil filtrere andre felter på grundlag af en markering, skal du gentage trin 3 og 4.

Du kan afprøve andre former for filtrering ved hjælp af kommandoerne i gruppen Sorter og filtrer under fanen Hjem.

Du kan finde flere oplysninger om brugen af filtre i artiklen Filter: Begrænse antallet af poster i en visning.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Finde poster vha. en forespørgsel

De metoder til at søge efter og filtrere poster, der er beskrevet ovenfor, er meget effektive, hvis du skal finde nogle poster, der skal bruges i en specifik arbejdssituation. Hvis du imidlertid får brug for at udføre den samme søge- eller filtreringshandling regelmæssigt, kan du med fordel oprette en forespørgsel, så du slipper for at skulle angive de samme søge- og filtreringsindstillinger hver gang.

Forskellige typer oplysninger gemmes som forskellige datatyper. Fødselsdage gemmes f.eks. som dato- og klokkeslætsdata, mens navne gemmes som tekstdata. Hvis du vil anvende en forespørgsel til at søge efter eller filtrere poster, skal du bruge søgekriterier, der er baseret på den datatype, som du vil finde.

Det kan ske, at du ikke kan finde en bestemt post, selvom du ved, at den findes. Problemet kan være, at posten findes i en formular eller en forespørgsel, der ikke viser bestemte poster pga. værdien i et bestemt felt. Formularen Liste over problemer i skabelonen Problemer viser f.eks. ikke problemer, hvis status er "Lukket," fordi posterne kommer fra en forespørgsel, der specifikt udelukker forekomster af lukkede problemer. Hvis du vil have vist de lukkede problemer, kan du finde dem i tabellen Problemer eller formularen Oplysninger om problem, bruge rapporten Lukkede problemer eller oprette en forespørgsel, der viser de lukkede problemer.

Lad os antage, at du har oprettet en database i Access 2007 ved hjælp af skabelonen Problemer. Tabellen Problemer har et felt med navnet Status, som angiver, om et problem er aktivt, løst eller lukket. Du kan oprette en forespørgsel, der viser problemer med status "lukket", ved at benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet på fanen Opret.
  1. Dobbeltklik på Problemer i dialogboksen Vis tabel, og klik derefter på Luk.
  2. Dobbeltklik på stjernen (*) i tabellen Problemer i forespørgselsdesigneren. På denne måde kan du sikre, at forespørgslen viser alle felterne i de returnerede felter.

Teksten Problemer.* vises i rækken Felt i den første kolonne i designgitteret. Dette angiver, at alle felter fra tabellen Problemer skal returneres.

  1. Dobbeltklik på Status i tabellen Problemer i forespørgselsdesigneren.

Teksten Status vises i rækken Felt i den anden kolonne i designgitteret.

  1. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet i rækken Vis i den anden kolonne i designgitteret. På denne måde kan du sikre, at forespørgslen ikke viser feltet Status.

Hvis du ikke fjerner markeringen i afkrydsningsfeltet Vis i kolonnen Status, vises feltet Status to gange i forespørgselsresultatet.

  1. Skriv ="Lukket" i rækken Kriterier i den anden kolonne i designgitteret. Denne værdi er søgekriteriet. Hermed angiver du, at forespørgslen kun skal returnere de poster, hvor værdien i Status er "Lukket".

 Bemærk!   I dette eksempel bruges der kun ét søgekriterium. Du kan bruge flere søgekriterier til en søgning ved at føje kriterier til flere felter og bruge rækken eller og rækkerne under eller.

Forespørgslen er klar til at blive kørt og ligner denne:

Forespørgselsgitteret

  1. Klik på Kør i gruppen Resultater på fanen Design.

 Bemærk!   Forespørgslen returnerer kun resultater, hvis du er begyndt at registrere problemer, så der er data i tabellen Problemer, og mindst et af problemerne har status "Lukket". Du kan dog altid gemme forespørgslen og bruge den på et senere tidspunkt.  

  1. Tryk på CTRL+S for at gemme forespørgslen. Skriv et navn til forespørgslen i dialogboksen Gem som, f.eks. Lukkede problemer, og klik derefter på OK.

Nu har du en forespørgsel, der viser problemer, hvis status er "lukket".

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af forespørgsler, der kan bruges til at finde poster, i artiklerne Oprette en simpel udvælgelsesforespørgsel og Oprette en forespørgsel baseret på flere tabeller.

Du kan finde flere oplysninger om søge- og filterkriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2007