Služby Microsoft Office 365 poskytují cloudové úložiště pro vaše dokumenty, abyste k nim měli přístup vždy a všude. Pomocí webových aplikací Microsoft Office Web Apps pak můžete číst nebo dokonce upravovat důležité obchodní dokumenty, když právě nebudete pracovat s počítačem, ve kterém by byla nainstalována nejnovější verze systému Microsoft Office.
Stačí mít funkční internetové připojení nebo připojení ze smartphonu k týmovému webu na serveru služeb Office 365.
Součástí vašeho týmového webu je knihovna pro ukládání a sdílení dokumentů. Tuto knihovnu můžete využívat pro všechny dokumenty, případně můžete nastavit vlastní knihovnu, pokud chcete spravovat konkrétní typ dokumentu. Můžete například nastavit knihovnu pro tiskové zprávy, kterou lze třídit nebo filtrovat podle vlastností přidružených k dokumentům, jako je například datum verze nebo předmět.
Další informace o knihovnách služby SharePoint, včetně knihoven dokumentů, naleznete v tématu Úvod do knihoven. Specifické pokyny, jak vytvářet knihovny a jak je přizpůsobovat (vytvářením nebo změnou sloupců, ve kterých jsou vlastnosti dokumentů uloženy), získáte kliknutím na odkazy v části Viz také.
Pokud nastavíte vlastní knihovnu, můžete ji nakonfigurovat tak, aby se příkazem Nový dokument otevřela vlastní šablona, například tisková zpráva, s často používaným textem. Pokud osoba vytvářející dokument nemá nejnovější verzi systému Office (Office 2003 nebo novější), otevře služba SharePoint nový dokument v aplikacích Office Web Apps. Informace o tom, jak nastavit šablonu, naleznete v tématu Nastavení šablony souboru pro knihovnu dokumentů nebo formulářů.
Obchodním dokumentem může být dokument, který již máte uložen v počítači, nebo můžete vytvořit nový ze šablony. Zde je například tisková zpráva použitá ve videu: Tisková zpráva (elegantní design). Vhodnou šablonu můžete vyhledat kliknutím na tlačítko Soubor a pak na příkaz Nový v aplikaci systému Office, případně ji můžete vyhledat na stránce Šablony na webu Office.com.
Chcete-li dokument uložit do knihovny, kde bude k dispozici prostřednictvím webových aplikací Office Web Apps, naleznete další informace v tématu Začínáme s webovými aplikacemi Office Web Apps ve službě SharePoint.
Pokud k vytvoření dokumentu použijete šablonu a budete ji chtít používat k vytváření všech nových dokumentů v knihovně, postupujte takto:
- Zvolte vytvoření nového dokumentu v aplikaci systému Office (Word, Excel nebo PowerPoint): na kartě Soubor klikněte na příkaz Nový a potom vyberte požadovanou šablonu.
- Přizpůsobte obsah tak, aby byl dokument vhodný jako základ pro všechny dokumenty daného typu. Například do šablony tiskové zprávy můžete zahrnout kontaktní informace společnosti, frázi „K okamžitému zveřejnění“ či jakýkoli další standardní text.
- Uložte dokument do snadno zapamatovatelného umístění, například na plochu.
- Uložte kopii dokumentu do složky Formuláře přidružené ke knihovně a změňte nastavení knihovny tak, aby knihovna otevřela kopii dokumentu při použití příkazu Nový dokument. Pokyny naleznete v tématu Zadání vlastní šablony souboru pro knihovnu dokumentů nebo formulářů.
Informace o přístupu k dokumentům ze smartphonu naleznete v tématu:
Další akce, které můžete provádět
