Vytvoření organizačního diagramu automaticky z dat zaměstnanců

Organizační diagram je diagram zobrazující vztahy mezi zaměstnanci, pracovními pozicemi a skupinami.

Pokud máte všechny informace o zaměstnancích v dokumentu, třeba v excelovém sešitu, nebo v adresáři Exchange Serveru, Visio může vygenerovat diagram, který za vás obrazce a spojení přidá. Pokud nechcete graf generovat automaticky, můžete diagram nakreslit bez použití externího zdroje dat.

Pokud chcete najít správnou šablonu, od které začnete, přejděte na Soubor > Nový, klikněte na kategorii Organizační diagram a potom na Vytvořit.

Organizační diagram

Automatické generování diagramu ze stávajícího zdroje dat

Když se rozhodnete pro možnost vytvořit diagram ze šablony, spustí se Průvodce organizačním diagramem. Na první stránce průvodce vyberte Informace již uložené v souboru nebo databázi a potom postupujte podle pokynů v průvodci.

Zdroje dat, které můžete použít

  • List Microsoft Excelu
  • Textový soubor
  • Adresář Microsoft Exchange Serveru
  • Zdroj dat kompatibilní se standardem ODBC

Požadované sloupce ve zdroji dat

Zdroj dat musí mít sloupec pro jméno zaměstnance, jedinečný identifikátor a nadřízeného této osoby. Je jedno, jaké mají sloupce ve zdroji dat názvy, protože v průvodci ručně určíte, které sloupce (nebo názvy polí) obsahují jméno zaměstnance a jméno nadřízeného.

  • Jméno zaměstnance:    Jména zaměstnanců v tomto poli se stejným způsobem zobrazí v obrazcích organizačního diagramu.
  • Jedinečný identifikátor:    Tuto funkci může plnit sloupec Jméno zaměstnance, pokud jsou všechna jména jedinečná. V opačném případě zahrňte sloupec s hodnotou, která jedinečným způsobem identifikuje každého zaměstnance.
  • Nadřízený zaměstnance:    Toto pole musí obsahovat jedinečný identifikátor příslušného vedoucího, to znamená jméno nebo číslo. U zaměstnance na vrcholu organizačního diagramu ponechejte toto pole prázdné.

Příklad textového souboru jako zdroje dat

Následující text je příkladem textového souboru odděleného čárkami, který má pět sloupců a čtyři řádky, kde první řádek je záhlaví. Visio vygeneruje ukázkový text za vás. Spusťte Průvodce organizačním diagramem, vyberte Informace zadávané prostřednictvím průvodce a klikněte na Další. Na další stránce vyberte Text s oddělovači, zadejte název souboru a klikněte na Další. Visio otevře textový editor s těmito ukázkovými daty jako pomůckou.

Jméno,nadřízený,pozice,oddělení,telefon

Jan Vedoucí, ,generální ředitel,vedení,x5555
Jana Vedoucí,Jan Vedoucí,vedoucí vývoje,vývoj produktů,x6666
Jan Pozice,Jana Vedoucí,vývojář softwaru,vývoj produktů,x6667

Vytvoření organizačního diagramu z nového datového souboru

Pokud ještě nemáte svoje data v jiném programu a chcete je do něho převést, Visio otevře Excel nebo textový editor s přehledně formátovanými ukázkovými daty. Nahraďte ukázková data vlastními a dokončením průvodce vygenerujte organizační diagram.

  1. Klikněte na Soubor > Nový, obrázek kategorie Organizační diagram a potom na Vytvořit. Spustí se Průvodce organizačním diagramem.
  2. Na první stránce průvodce vyberte Informace zadávané prostřednictvím průvodce a pak klikněte na tlačítko Další.
  3. Vyberte Excel nebo Text s oddělovači, zadejte název nového souboru a potom klikněte na Další.
    Pokud jste zvolili Excel, otevře se excelový list s ukázkovým textem, a pokud jste naopak vybrali možnost Text s oddělovači, otevře se stránka Poznámkového bloku s ukázkovým textem.
  4. Jakmile se otevře list aplikace Excel nebo stránka Poznámkového bloku, použijte ukázkový text jako příklad požadovaného typu informací a informace přepište vlastními údaji. Sloupce se jménem zaměstnance a nadřízeného jsou povinné, ale jiné sloupce můžete přidávat nebo odstraňovat.
  5. Ukončete Excel nebo Poznámkový blok a pak ukončete průvodce.

Změna rozložení, změna obrazců a vkládání obrázků

Šablony Organizační diagram přidají na pás karet kartu Org. schéma. Pomocí nástrojů na této kartě můžete dělat rozsáhlejší změny vzhledu tohoto diagramu.

Skupiny Rozložení a Uspořádat obsahují nástroje pro změnu rozložení a hierarchie obrazců.

Pomocí galerie Obrazce a tvary si můžete vybrat styl obrazců v diagramu. Pomocí nástrojů ve skupině Obrázek vložíte do vybraného obrazce obrázek, odstraníte zástupný obrázek a změníte obrázek po jeho vložení do obrazce. Pokud jste obrázky do všech obrazců nevložili pomocí průvodce, můžete je přidat teď. Na kartě Org. schéma klikněte na Vložit > Více obrázků. Obrázky musí být v jedné složce, která má název ve formátu „Jméno_zaměstnance.Typ_souboru“, třeba Jonathan Foster.jpg (jméno musí přesně odpovídat jménu ve zdroji dat).

Skupina Data organizace obsahuje řadu nástrojů pro import dat z externího zdroje pomocí průvodce, který exportuje data organizace do Excelu nebo textového souboru, a srovnání dat v diagramu s externím zdrojem dat.

Zobrazení týmů pomocí rámců týmu nebo tečkovaných čar

Jakmile vytvoříte organizační diagram, můžete změnit uspořádání informací tak, aby ilustrovaly vztahy ve virtuálním týmu. Související obrazce přesuňte k sobě a pomocí spojovacích tečkovaných čar označte strukturu podřízenosti, nebo použijte ke zvýraznění virtuálního týmu obrazec Rámec týmu. Rámec týmu přetáhněte na výkres z okna Obrazce a potom pomocí úchytů po stranách tohoto obrazce zahrňte do virtuálního týmu jednotlivce.

Rámec týmu

Aktualizace vygenerovaných organizačních diagramů

Pokud chcete promítnout změny ve struktuře organizace, obnovte data diagramu nebo organizační diagram aktualizujte ručně.

  • Klikněte na Data > Externí data > Aktualizovat vše.

Pokud se nová data neshodují s těmi, které tvořily původní diagram, bude nejspíš potřeba přesunout jednotlivé osoby ručně.

Pokud jste vytvořili nový diagram, Visio ho porovná s předchozí verzí a zobrazí provedené změny.

  1. Otevřete buď novou, nebo starou verzi organizačního diagramu.
  2. Klikněte na Organizační diagram > Data organizace > Porovnat. V poli Porovnat data organizace najděte verzi, se kterou chcete diagram porovnat.
  3. V části Typ srovnání vyberte situaci v závislosti na otevřené verzi.
  4. V části Typ sestavy vyberte požadovanou možnost.
  5. Klikněte na OK.

Pokud se i přes to nedaří organizační diagram aktualizovat podle vašich představ, možná ho bude potřeba přepracovat.

 
 
Platí pro:
Visio Professional 2013, Visio 2013