Základní úkoly v aplikaci SharePoint Workspace 2010

Začínáme se systémem Office 2010 Zde je několik základních úkolů, které vám mohou pomoci seznámit se s používáním aplikace Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Poznámka   Aplikace SharePoint Workspace se dříve nazývala Office Groove.

V tomto článku


Co je aplikace SharePoint Workspace?

Aplikace Microsoft SharePoint Workspace 2010 umožňuje přistupovat k obsahu služby SharePoint bez ohledu na to, zda jste či nejste připojeni k serveru SharePoint nebo pracujete offline. Pokud jste připojeni k serveru SharePoint, jsou všechny aktualizace obsahu na serveru a v pracovním prostoru automaticky synchronizovány. Pokud nejste připojeni, ukládají se změny provedené v pracovním prostoru do místní mezipaměti. Při příštím připojení k serveru SharePoint budou všechny změny automaticky synchronizovány.

Pracovní prostory služby SharePoint poskytují snadnou navigaci při přístupu a práci s obsahem služby SharePoint. Pokud jste obeznámeni s webem služby SharePoint, budete ihned vědět, jak pracovní prostor služby SharePoint používat.

Začátek stránky Začátek stránky

Typy pracovních prostorů v aplikaci SharePoint Workspace

Aplikace SharePoint Workspace nabízí tři typy pracovních prostorů: pracovní prostory služby SharePoint, pracovní prostory aplikace Groove a sdílené složky.

Pracovní prostory služby SharePoint    jsou v této verzi nové a umožňují v počítači vytvořit kopii webu služby SharePoint, která je automaticky synchronizována se serverem. Tento typ pracovního prostoru má pouze jednoho člena – autora pracovního prostoru.

Pracovní prostory aplikace Groove    budou známy všem, kteří používali starší verzi tohoto softwaru, například aplikaci Office Groove 2007. Tento typ pracovního prostoru zpravidla obsahuje různé nástroje pro zvýšení produktivity přidávané podle potřeby a obvykle má nejméně dva členy, kteří se připojí prostřednictvím pozvání.

Sdílená složka je zvláštním typem pracovního prostoru aplikace Groove, který umožňuje sdílení obsahu složky v systému souborů Windows. Další informace o tomto typu pracovního prostoru naleznete v tématu Sdílené složky.

Začátek stránky Začátek stránky

Části pracovního prostoru služby SharePoint

Pracovní prostor služby SharePoint

Popisek 1 Knihovny dokumentů služby SharePoint synchronizované v tomto pracovním prostoru
Popisek 2 Seznamy služby SharePoint synchronizované v tomto pracovním prostoru
Popisek 3 Seznamy či knihovny nepodporované v pracovním prostoru služby SharePoint (k dispozici je odkaz pro přechod k tomuto obsahu na webu služby SharePoint)
Popisek 4 Obsah ve vybrané knihovně dokumentů

Tento dokument popisuje vytvoření pracovního prostoru služby SharePoint z webu služby SharePoint.

Začátek stránky Začátek stránky

Části pracovního prostoru aplikace Groove

Pomocí pracovních prostorů aplikace Groove mohou skupiny nebo organizace se společnými záměry a cíli sdílet nápady a práci. Pracovní prostor aplikace Groove obvykle obsahuje dva a více členů, tedy osob, které se do pracovního prostoru připojily prostřednictvím pozvání. Obsah pracovního prostoru je vysoce dynamický. Všichni členové, kteří jsou momentálně online, okamžitě vidí veškeré aktualizace, které oni sami nebo jiní členové přidali. Členové pracovního prostoru odesílají a přijímají aktualizace v době, kdy jsou online.

Pracovní prostory aplikace Groove umožňují svým členům pracovat s mnoha specializovanými aplikačními nástroji. Předpokládejme například, že každý týden pořádáte schůzku, na které diskutujete o vývoji marketingových materiálů. Potřebujete stanovovat termíny, přidělovat úkoly a kontrolovat dokončenou práci. K zajištění této schůzky mohou členové pracovního prostoru ukládat soubory v nástroji Dokumenty, diskutovat o problémech v nástroji Diskuse a spolupracovat na programu schůzky pomocí nástroje Kalendář. Všichni členové, kteří v pracovním prostoru pracují současně online, mohou komunikovat v reálném čase pomocí chatu.

Popisek 1 Nástroje tohoto pracovního prostoru
Popisek 2 Členové tohoto pracovního prostoru
Popisek 3 Obsah aktuálně vybraného nástroje pracovního prostoru
Popisek 4 Položka obsahující nový nebo nepřečtený obsah
Popisek 5 Pozvání nových členů do tohoto pracovního prostoru v poli Pozvat do pracovního prostoru
Popisek 6 Přepis chatu v pracovním prostoru

Vytvoření pracovního prostoru služby SharePoint

Pracovní prostory služby SharePoint můžete vytvořit tak, že začnete na webu služby SharePoint ve webovém prohlížeči nebo na spouštěcím panelu aplikace SharePoint Workspace.

Vytvoření pracovního prostoru služby SharePoint, který synchronizuje všechny seznamy a knihovny

Pracovní prostor služby SharePoint vytvoříte nejsnáze tak, že přejdete na web služby SharePoint a synchronizujete tento web s počítačem. Všechny položky v podporovaných seznamech a knihovnách se stáhnou do pracovního prostoru služby SharePoint. Obsah položek knihovny dokumentů se stahuje pouze na vyžádání při otevírání dokumentů v pracovním prostoru služby SharePoint.

Seznamy a knihovny, které zatím nejsou podporovány, se zobrazují v podokně obsahu daného pracovního prostoru a obsahují odkazy na web služby SharePoint.

 Poznámka   Pokud je vybraný web služby SharePoint velmi rozsáhlý a stažení všech položek by trvalo dlouho, aplikace SharePoint Workspace na tuto skutečnost upozorní.

  1. Ve webovém prohlížeči přejděte na web služby SharePoint, který chcete synchronizovat s pracovním prostorem služby SharePoint.
  2. Klikněte na položky Akce webu a Synchronizovat s aplikací SharePoint Workspace.

Tato možnost slouží k synchronizaci webu služby SharePoint s počítačem

  1. V dialogovém okně Synchronizovat s aplikací SharePoint Workspace klikněte na tlačítko OK.

Dialogové okno Synchronizace s počítačem

Otevře se dialogové okno Průběh synchronizace, které informuje o průběhu stahování z webu služby SharePoint do pracovního prostoru služby SharePoint.

Okno průběhu synchronizace s počítačem

  1. Po dokončení stahování klikněte na tlačítko Otevřít pracovní prostor nebo Zavřít.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření pracovního prostoru služby SharePoint, který synchronizuje vybrané seznamy a knihovny

Někdy můžete chtít do pracovního prostoru služby SharePoint ve svém počítači synchronizovat pouze jeden konkrétní seznam nebo knihovnu. Tím můžete ušetřit čas, který by byl potřebný ke stažení položek z jiných seznamů a knihoven.

 Poznámka   Při vytváření můžete pracovní prostor služby SharePoint přizpůsobit tak, aby stahoval sadu konkrétních seznamů a knihoven. Další informace naleznete v části Vytvoření pracovního prostoru služby SharePoint a stažení položek z vybraných seznamů a knihoven v tématu Vytvoření nového pracovního prostoru.

  1. Ve webovém prohlížeči přejděte na web služby SharePoint, který chcete synchronizovat s pracovním prostorem služby SharePoint.
  2. Vyberte seznam nebo knihovnu, která má být synchronizována do počítače.
  3. Proveďte jednu z následujících akcí:
  • Jestliže jste vybrali seznam, klikněte na tlačítko Seznam v části Nástroje seznamu.

Karta Seznam v části Nástroje seznamu na webu služby SharePoint

  • Jestliže jste vybrali knihovnu, klikněte na tlačítko Knihovna v části Nástroje knihovny.

Karta Knihovna v části Nástroje knihovny

  1. Na pásu karet služby SharePoint klikněte ve skupině Připojit a exportovat na tlačítko Synchronizovat s aplikací SharePoint Workspace.
  2. Klikněte na tlačítko OK.
    Otevře se dialogové okno s průběhem synchronizace, které informuje o průběhu stahování z webu služby SharePoint do pracovního prostoru služby SharePoint.
  3. Po dokončení stahování klikněte na tlačítko Otevřít pracovní prostor nebo Zavřít.

Začátek stránky Začátek stránky

Synchronizace obsahu pracovního prostoru služby SharePoint se serverem SharePoint

Pracovní prostor služby SharePoint se automaticky synchronizuje s webem služby SharePoint, a to následovně:

  • Všechny aktualizace provedené v pracovním prostoru služby SharePoint jsou při uložení okamžitě odeslány na web služby SharePoint.
  • Veškerý obsah pracovního prostoru služby SharePoint a webu služby SharePoint je automaticky synchronizován každých 10 minut bez ohledu na to, zda došlo či nedošlo k aktualizaci.

Synchronizace obsahu je automatická a nevyžaduje žádné akce. Protože však aktualizace na webu služby SharePoint probíhá v 10minutových intervalech, k zajištění nejnovějšího obsahu můžete občas potřebovat spustit ruční synchronizaci.

Je možné synchronizovat jednotlivý seznam či knihovnu, nebo všechny seznamy a knihovny v pracovním prostoru služby SharePoint najednou.

Synchronizace jednotlivého seznamu nebo knihovny

  1. V podokně obsahu klikněte na seznam nebo knihovnu, kterou chcete synchronizovat.
  2. Na kartě Synchronizace klikněte na tlačítko Synchronizovat a potom na položku Synchronizovat nástroj.

Příkaz Synchronizovat nástroj

Průběh synchronizace se zobrazuje na stavovém řádku.

Synchronizace všech seznamů a knihoven v pracovním prostoru služby SharePoint

  • Na kartě Synchronizace klikněte na tlačítko Synchronizovat a potom na položku Synchronizovat pracovní prostor.

Průběh synchronizace se zobrazuje na stavovém řádku.

Začátek stránky Začátek stránky

Přechod do pracovního prostoru služby SharePoint

Přechod do pracovního prostoru služby SharePoint pomocí spouštěcího panelu

Do libovolného vytvořeného pracovního prostoru služby SharePoint můžete přejít tak, že ho otevřete ze spouštěcího panelu.

  1. Spusťte aplikaci SharePoint Workspace.
  2. Na spouštěcím panelu klikněte na kartu Domů.
  3. Dvojitým kliknutím na název pracovního prostoru služby SharePoint tento pracovní prostor otevřete.

Pracovní prostor služby SharePoint na spouštěcím panelu

Začátek stránky Začátek stránky

Přechod do pracovního prostoru služby SharePoint ze systému souborů

Do pracovních prostorů služby SharePoint můžete přejít přímo ze systému souborů.

Pokud používáte systém Windows Vista nebo novější, jsou vaše pracovní prostory uloženy ve složce Pracovní prostory ve složce vašeho uživatelského profilu.

Pokud používáte systém Windows XP, jsou vaše pracovní prostory uloženy ve složce Pracovní prostory ve složce Dokumenty.

Při otevření složky Pracovní prostory bude automaticky spuštěna aplikace SharePoint Workspace (pokud již není spuštěna). Pracovní prostory budou zobrazeny se stejnými ikonami jako na spouštěcím panelu.

Pracovní prostory aplikace SharePoint Workspace 2010 ve složce v systému souborů

 Poznámka   V seznamu se zobrazí pouze pracovní prostory služby SharePoint nebo aplikace Groove verze 2010. Pracovní prostory služby SharePoint se dále zobrazí pouze v případě, že obsahují nejméně jednu knihovnu dokumentů, a pracovní prostory aplikace Groove pouze v případě, že obsahují nejméně jeden nástroj Dokumenty.

Otevřením složky pracovního prostoru můžete zobrazit seznam všech nástrojů Dokumenty, které jsou v něm obsaženy.

Pracovní prostory aplikace SharePoint Workspace 2010

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření pracovního prostoru aplikace Groove

Nový pracovní prostor aplikace Groove lze vytvořit pomocí spouštěcího panelu.

  1. Na kartě Domů klikněte na tlačítko Nový a potom na položku Pracovní prostor aplikace Groove.
  2. Zadejte název pracovního prostoru.
  3. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Aplikace SharePoint Workspace vytvoří pracovní prostor aplikace Groove a zobrazí vás jako počátečního člena s rolí Správce. Nyní můžete přidat nebo aktualizovat nástroje pracovního prostoru a pozvat uživatele, aby se připojili jako členové.

Začátek stránky Začátek stránky

Pozvání osob do pracovního prostoru aplikace Groove

Chcete-li někoho pozvat do pracovního prostoru aplikace Groove, postupujte takto:

  1. Otevřete pracovní prostor.
  2. V podokně Členové zadejte do pole Pozvat do pracovního prostoru e-mailovou adresu příjemce a klikněte na tlačítko Přejít.

Pozvání do pracovního prostoru pomocí e-mailové adresy

 Poznámka   Pokud je zvaná osoba již členem jiných pracovních prostorů aplikace Groove nebo se nachází v seznamu vašich kontaktů, můžete ji rychle najít zadáním několika prvních písmen jejího jména do tohoto pole.

  1. V dialogovém okně Odeslat pozvánku klikněte na tlačítko Pozvat.

Dialogové okno Odeslat pozvánku

Po odeslání pozvánky musí příjemce tuto pozvánku otevřít a přijmout. Poté obdržíte zprávu, ve které potvrdíte přijetí.

Jakmile potvrdíte přijetí, je pracovní prostor odeslán do počítače nového člena. Tento nový člen je pak přidán do seznamu členů v pracovním prostoru.

Podrobné informace o odesílání pozvánek naleznete v tématu Pozvání uživatele do pracovního prostoru aplikace Groove.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
SharePoint Workspace 2010