Správa vlastních informací

Možnost přístupu k obsahu a informacím, když je potřebujete, bez ohledu na to, kde právě jste, je důležitá pro to, abyste dobře dělali svou práci. Odkazy Informační kanál, OneDrive pro firmy a Weby v horní části stránek SharePoint Server 2013 a Office 365 vám se shromažďováním a ukládáním obsahu a informací pomůžou, takže je kdykoli budete moct rychle najít z mobilu i z počítače.

Tento článek obsahuje obecné rady ke správě obsahu na OneDrive pro firmy a na stránce Weby. Informace ale můžete získávat taky z konverzací s ostatními lidmi. Rady ke správě informací od ostatních lidí a ze sociálních konverzací najdete v článcích Sledujte lidi a mějte přehled o jejich aktivitách a Jaké položky se objevují ve vašem informačním kanálu?

 Poznámka    Funkce stránek Informační kanál, OneDrive pro firmy a Weby a přístup k nim se můžou lišit od toho, co je popsané v tomto článku. Záleží na tom, jak vaše organizace nastavila a přizpůsobila osobní weby a profily. Konkrétně uživatelům Office 365 se namísto Informačního kanálu může zobrazovat Yammer.

V tomto článku


Ukládání a sdílení dokumentů na OneDrive pro firmy

OneDrive pro firmy je vaše firemní knihovna OneDrive – místo, kde můžete ukládat a sdílet osobní dokumenty na pracovišti.

OneDrive pro firmy se liší od OneDrive, což by mělo být osobní úložiště oddělené od pracoviště. OneDrive pro firmy se taky liší od týmového webu, který je určený k ukládání dokumentů vztahujících se k týmu nebo projektu.

Pomocí OneDrive pro firmy si můžete svoji knihovnu a soubory uspořádat, jak se vám zlíbí. Všechny soubory jsou ve výchozím nastavení soukromé, ale můžete dokumenty podle potřeby sdílet.

SharePoint Online a Office 365 poskytují jednotlivě přidělené úložiště o velikosti 25 GB pro obsah osobního webu, což zahrnuje knihovnu OneDrive pro firmy i váš osobní informační kanál a odpadkový koš. Místní servery můžou mít jiná omezení velikosti úložiště v závislosti na požadavcích vaší organizace. Další informace o přidělení online prostoru najdete v tématu SharePoint Online: softwarové hranice a omezení.

Ukládání pracovních souborů na OneDrive pro firmy je užitečné, protože slouží jako centralizované umístění pro ukládání obsahu, k hledání všeho potřebného a sdílení vybraných položek, na kterých spolupracujete s dalšími lidmi.

 Poznámka    Funkce OneDrive pro firmy a přístup k němu se můžou lišit od toho, co je popsané v tomto článku. Záleží na tom, jak si je vaše organizace přizpůsobila.

Knihovna OneDrive pro firmy je vhodným místem pro uspořádání těchto věcí:

  • Dokumenty a další soubory, které vytvoříte
  • Dokumenty, které chcete vytvářet společně s někým dalším
  • Multimediální materiály, jako jsou obrázky, powerpointové balíčky snímků, hudba a videosoubory

Přístup k osobní knihovně:

  1. Přihlaste se k Office 365 nebo SharePoint Serveru.
  2. V horní části webu SharePointu nebo Office 365 vaší organizace vyberte OneDrive.

Výběr knihovny OneDrive pro firmy

Pokud chcete zahájit akce, jako jsou vytváření a nahrávání souborů, použijte možnosti na panelu s příkazy pro rychlý přístup.

Panel s příkazy pro rychlý přístup na OneDrive pro firmy

Pokud chcete přesunovat soubory v knihovně, vyberte položku, kterou chcete přesunout, a klikněte na Otevřít v Průzkumníkovi na kartě Knihovna. Popis najdete v tématu Video: Zkopírování nebo přesunutí souborů knihovny pomocí příkazu Otevřít v Průzkumníkovi.

Pokud chcete provádět jiné činnosti správy souborů, na panelu s příkazy pro rychlý přístup vyberte možnost Spravovat.

Začátek stránky Začátek stránky

Sledování dokumentů, které jsou pro vás důležité

Sledování dokumentů pomáhá udržet si přehled o jejich změnách a snadno je znovu najít. Sledování dokumentu je obzvlášť užitečné u dokumentů, na kterých spolupracujete s dalšími lidmi – tedy dokumentů, které sdílíte s ostatními, nebo dokumentů, které ostatní sdílejí s vámi.

Dokumenty, které sledujete, se zobrazí na stránce vašeho informačního kanálu v části Sleduji. Na stránce OneDrive pro firmy je můžete zobrazit kliknutím na Sledované dokumenty na panelu Snadné spuštění. Sledování dokumentu na OneDrive pro firmy:

  1. Vyberte dokument.
  2. Na kartě Soubor ve skupině Sdílet a sledovat vyberte Sledovat.

Označení dokumentů, aby se daly snadno najít

Označením můžete dokument přidružit ke konkrétní oblasti zájmu – pokud vaše společnost označování podporuje. Třeba dokument, který pojednává o podnikových zásadách pro dovolené, můžete označit #dovolená. Vybraný dokument můžete označit nebo k němu přidat osobní poznámku nebo komentář kliknutím na nástroj Značky a poznámky na pásu karet a zadáním klíčového slova do textového pole. Pokud vaše organizace podporuje označování, zobrazí se tyto značky ve formě #klíčové_slovo a přidruží se k dokumentu.

Další informace o klíčových slovech najdete v článku Zobrazení a nastavení profilu.

Začátek stránky Začátek stránky

Hledání dokumentů a webů, které jsou pro vás důležité

Pokud objevíte dokument nebo web, který se vám bude zdát užitečný, můžete nastavit sledování dokumentu nebo sledování webu, abyste ho mohli znovu snadno najít v budoucnu.

Pokud chcete najít sledovaný dokument, udělejte v horní části sharepointového webu nebo stránky Office 365 jednu z těchto věcí:

  • Klikněte na Informační kanál a potom v části Sleduji klikněte na číslo nad kategorií dokumenty.
  • Klikněte na OneDrive a pak na panelu Snadné spuštění klikněte na Sledované dokumenty.

Pokud chcete najít sledovaný web, udělejte v horní části sharepointového webu nebo stránky Office 365 jednu z těchto věcí:

  • Klikněte na Informační kanál a potom v části Sleduji klikněte na číslo nad kategorií weby.
  • Klikněte na tlačítko Weby.

Začátek stránky Začátek stránky

Správa ochrany osobních údajů pro dokumenty

Dokumenty ve vaší knihovně OneDrive pro firmy jsou ve výchozím nastavení soukromé. Pokud chcete toto nastavení změnit a určité dokumenty sdílet s vybranými lidmi, musíte dokumenty explicitně sdílet.Můžete taky určit oprávnění pro čtení a úpravy pro uživatele, které jste ke sdílení dokumentu pozvali. Pokud chcete nastavit sdílení dokumentu, klikněte vedle jeho názvu na Otevřít nabídku (…) a postupujte podle pokynů v článku Správa ochrany osobních údajů pro dokumenty.

Začátek stránky Začátek stránky

Sledování značek o tématech, která vás zajímají

Pokud chcete mít přístup ke konverzacím o tématech se značkou, která vás zajímá, můžete udělat jednu z těchto věcí:

Sledování změn dokumentu přidáním upozornění

Přidání upozornění k dokumentu vám umožní dostávat oznámení, když někdo dokument změní, aktualizuje nebo odstraní. Pomocí nastavení upozornění můžete definovat, jak často chcete upozornění dostávat a jestli je chcete dostávat e-mailem nebo textovou zprávou. Upozornění můžete k dokumentu přidat tak, že v knihovně přejdete na kartu Soubory a pak kliknete na Upozornit. Podrobněji je to popsané v článku Vytvoření upozornění nebo přihlášení k odběru informačního kanálu RSS.

Začátek stránky Začátek stránky

Přidání hodnocení pro dokumenty a seznamy

Hodnocení dokumentů  může být obzvlášť užitečné, když máte knihovnu sdílených dokumentů a chcete zjistit, které oblasti obsahu jsou mezi návštěvníky webu nejoblíbenější. Hodnocení taky návštěvníkům pomáhají v rozhodování, na jaké dokumenty nebo položky se mají podívat. Pokud na sharepointovém webu ohodnotíte nějakou položku, dostanou o tom lidé, kteří vás sledují, oznámení. Podmínkou ale je, aby tito lidé měli k dokumentu oprávnění aspoň pro zobrazení a abyste měli tuto možnost povolenou v nastaveních svého informačního kanálu. Pokud chcete návštěvníkům a přispěvatelům na vašem webu povolit hodnocení položek v knihovnách a seznamech, je třeba tuto funkci na webu aktivovat.

Další informace o přidání hodnocení pro dokumenty a seznamy najdete v článku Přidání funkce hodnocení ke knihovně.

Začátek stránky Začátek stránky

Sdílení vlastních dokumentů

Na kterémkoli dokumentu na OneDrive pro firmy můžete spolupracovat tak, že ho budete sdílet s vybranými lidmi ve vaší organizaci. U požadovaného dokumentu vyberte () a potom na kartě s popiskem dokumentu vyberte Sdílet. Podrobněji je to popsané v článku Spolupráce na dokumentech.

Sledování webů, které vás zajímají

Sharepointové weby můžete sledovat a jejich adresy URL můžete mít uvedené na svojí stránce Weby. Pokud začnete sledovat web, začlení se příspěvky z informačního kanálu webu do vašeho informačního kanálu Sleduji. V závislosti na nastaveních vašeho informačního kanálu se taky můžou informace o položkách, které sledujete, zobrazit osobám, které sledují vás, takže jim vlastně můžete bez námahy dát vědět o něčem zajímavém. Pokud lidé, které sledujete, začnou sledovat stejný web, taky to uvidíte ve svém informačním kanálu. Takové informace pro vás můžou být zajímavé a užitečné, protože tito lidé by mohli být vašimi potenciálními spolupracovníky.

Weby, které sledujete, můžete zobrazit na stránce svého informačního kanálu v části Sleduji nebo kliknutím na tlačítko Weby v horní části stránky SharePointu nebo Office 365. Další informace o sledování webů najdete v článku Sledování webů, které vás zajímají.

Označení webů, aby se daly snadno najít

Označení webů vám pomůže uspořádat si weby, které jsou pro vás důležité. Usnadňuje taky spolupráci a sdílení informací, protože lidé, kteří vás sledují, dostanou upozornění, že jste označili web, a můžou se podívat, jestli by byl užitečný i pro ně.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
SharePoint Online Enterprise (E1), SharePoint Online Enterprise (E3 a E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard