Vytvoření hromadné korespondence nebo hromadného e-mailu

Hromadná korespondence a hromadný e-mail slouží k vytváření velkého počtu dokumentů, které jsou z velké části stejné, ale obsahují některé specifické informace. Hromadnou korespondenci lze například využít k vytváření publikací upravených pro konkrétní jednotlivce pomocí osobních poznámek. Lze ji také využít k vytváření oznámení o produktech, které posíláte 100 nejdůležitějším zákazníkům. Text publikace bude vždy stejný, ale jméno a adresa budou u každého zákazníka jiné.

V tomto článku


Volba hromadné korespondence nebo hromadného e-mailu

Nejprve je třeba zvolit, zda chcete vytvořit hromadnou korespondenci pro tisk, nebo hromadný e-mail, který má být rozesílán prostřednictvím e-mailu.

  1. Vyberte kartu Korespondence.
  2. Proces vytvoření hromadné korespondence nebo hromadného e-mailu zahájíte buď kliknutím na tlačítko Hromadná korespondence, nebo na tlačítko Hromadný e-mail.

Vytvoření nebo připojení seznamu příjemců

Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci, je nutné otevřít novou nebo existující publikaci a připojit se ke zdroji dat, což je soubor obsahující konkrétní informace, které chcete do publikace zahrnout. Datový soubor může obsahovat seznam jmen a adres, údaje o produktu nebo obrázky. Může být uložen v různých formátech, včetně následujících:

  • Seznam kontaktů aplikace Microsoft Outlook
  • Listy aplikace Microsoft Office Excel
  • Tabulky aplikace Microsoft Office Word
  • Databázové tabulky aplikace Microsoft Office Access
  • Textové soubory, ve kterých jsou sloupce odděleny čárkami nebo tabulátory a řádky značkami konce odstavce

Můžete se připojit k existujícímu seznamu nebo zdroji dat nebo můžete vytvořit nový seznam příjemců. Pokud chcete použít pouze některé položky ze seznamu, můžete seznam filtrovat podle specifických kritérií. Položky můžete také seřadit v abecedním pořadí.

 Poznámka   Pokud chcete na stránkách publikace sloučit obrázky, musí zdroj dat obsahovat názvy nebo cesty (Cesta: Cesta, kterou operační systém použije k vyhledání souboru, například C:\Domácí rozpočet\Březen.doc.) k souborům obrázků, které chcete použít. Neumisťujte do zdroje dat samotné obrázky.

Výběr příjemců na pásu karet

Použití existujícího seznamu

  1. Na kartě Korespondence klikněte na položku Vybrat příjemce a poté na položku Použít existující seznam.

Ve výchozím nastavení ukládá aplikace Microsoft Publisher zdroje dat do složky Zdroje dat. Zdroj dat bude možná nutné vyhledat procházením složek.

  1. V dialogovém okně Vybrat zdroj dat klikněte na zdroj dat, který chcete použít.
  2. Klikněte na tlačítko Otevřít.

V závislosti na typu vybraného zdroje dat se mohou zobrazit další dialogová okna, do kterých je nutné zadat specifické informace.

Pokud je zdrojem dat například sešit aplikace Microsoft Office Excel obsahující informace na více listech, je nutné vybrat list s požadovanými informacemi a potom kliknout na tlačítko OK.

Výběr z kontaktů aplikace Outlook

  1. Na kartě Korespondence klikněte na položku Vybrat příjemce a poté na položku Vybrat z kontaktů aplikace Outlook.
  2. Pokud se zobrazí výzva k výběru profilu, klikněte na požadovaný profil a poté klikněte na tlačítko OK.
  3. V dialogovém okně Vybrat kontakty vyberte požadovaný seznam kontaktů a pak klikněte na tlačítko OK.

Všechny kontakty obsažené ve složce se zobrazí v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence, v němž můžete filtrovat a seřadit seznam příjemců, kteří budou zahrnuti do hromadné korespondence.

Zadání nového seznamu

Pokud nemáte seznam kontaktů, ke kterému byste se mohli připojit, můžete vytvořit nový seznam.

  1. Na kartě Korespondence klikněte na položku Vybrat příjemce a poté na položku Zadat nový seznam.
  2. V dialogovém okně Nový seznam adres zadejte do příslušných polí informace pro první položku. Není nutné vyplňovat všechna pole.

     Poznámka    Chcete-li změnit výchozí sloupce, klikněte na tlačítko Vlastní nastavení sloupců. Poté můžete přidat, odstranit, přejmenovat a změnit pořadí sloupců v seznamu.

  1. Jakmile zadáte všechny údaje pro první položku, klikněte na tlačítko Nová položka.
  1. Opakujte kroky 2 a 3, dokud nedokončíte přidávání položek, a poté klikněte na tlačítko OK.
  2. V dialogovém okně Uložit seznam adres zadejte název seznamu adres do pole Název souboru a vyberte složku, do které bude seznam uložen.

Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Publisher uloží seznam adres do složky Zdroje dat. Nejvhodnější je ponechat seznam adres v tomto umístění, protože se současně jedná o výchozí složku, ve které aplikace Publisher hledá zdroje dat.

Všechny kontakty obsažené v novém seznamu se zobrazí v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence, ve kterém můžete filtrovat a seřadit seznam příjemců, kteří budou zahrnuti do hromadné korespondence.

Výběr příjemců

V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence můžete vybrat příjemce, které chcete do hromadné korespondence zahrnout. Zaškrtněte políčka u příjemců, které chcete zahrnout, a zrušte zaškrtnutí políček u příjemců, které zahrnout nechcete.

Pokud chcete použít pouze určité položky v seznamu, můžete seznam filtrovat podle zadaného pole nebo kritéria. Po uplatnění filtru můžete zahrnovat nebo vyřazovat záznamy z výběru zaškrtnutím příslušných zaškrtávacích políček.

Filtrování položek v seznamu

  1. Klikněte na šipku u záhlaví sloupce s položkou, podle které chcete filtrovat.
  2. Klikněte na jednu z následujících položek:
    • Položka (Prázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých je odpovídající pole prázdné.
    • Položka (Neprázdné) zobrazí všechny záznamy, ve kterých odpovídající pole obsahuje informace.
    • Položka (Upřesnit...) otevře dialogové okno Filtrovat a seřadit, které slouží k filtrování položek podle více kritérií. Dialogové okno Filtrovat a seřadit můžete otevřít také kliknutím na položku Filtr v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence v části Upřesnit seznam příjemců.
    • Chcete-li rychle vybrat všechny položky nebo zrušit výběr všech položek, zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka v záhlaví sloupce.

 Tip   Pokud zdroj dat obsahuje záznamy sdílející stejné informace a pro daný sloupec existuje deset nebo méně jedinečných hodnot, můžete filtrovat podle konkrétní informace. Pokud například seznam obsahuje více adres obsahujících jako zemi Austrálii, můžete filtrovat podle hodnoty Austrálie.

V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence jsou zobrazeny pouze označené záznamy. Chcete-li znovu zobrazit všechny záznamy, klikněte na položku (Vše)

Chcete-li zobrazit položky v abecedním pořadí, můžete položky v seznamu seřadit.

Seřazení položek v seznamu

  • V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence klikněte na záhlaví sloupce položky, podle chcete řazení provést.

Chcete-li například zobrazit seznam abecedně podle příjmení, klikněte na záhlaví sloupce Příjmení.

  • Pokud chcete položky seřadit pomocí více kritérií, v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence klikněte na příkaz Seřadit v části Upřesnit seznam příjemců. V dialogovém okně Filtrovat a seřadit vyberte kritéria řazení.

Začátek stránky Začátek stránky

Příprava publikace

V hromadné korespondenci je sloučen dokument, který obsahuje informace totožné ve všech kopiích, a některé zástupné symboly pro informace, které jsou specifické v jednotlivých kopiích. Po vytvoření publikace vložte libovolný další text, který chcete zahrnout do všech verzí publikací hromadné korespondence, například pozdrav, a zástupné symboly pro specifické informace, například adresy.

Pokud jste tak dosud neučinili, vložte textové pole a zadejte text, který se zobrazí v každé verzi publikace hromadné korespondence, a přidejte zástupné symboly pro specifické informace.

Vložení textového pole

  1. Na kartě Vložení klikněte na tlačítko Nakreslit textové pole Obrázek tlačítka.
  2. V publikaci přejděte na místo, kde má být umístěn roh textového pole, a pak přetahujte ukazatel myši diagonálně tak, abyste dosáhli požadované velikosti textového pole.

Vložení textu společného pro všechny verze

  • Klikněte dovnitř textového pole a zadejte text, který se má zobrazit ve všech verzích publikace hromadné korespondence.

Vložení datových polí do publikace

Vložení polí hromadné korespondence

  1. V publikaci hromadné korespondence klikněte na místo, kam chcete vložit datové pole (Datové pole: Kategorie informací, která odpovídá jednomu sloupci informací ve zdroji dat. Názvy jednotlivých datových polí jsou uvedeny na prvním řádku (řádek záhlaví) zdroje dat. Názvy datových polí mohou být například PSČ a Příjmení.).
  2. Vložte některou z následujících položek:

Blok adresy se jménem, adresou a dalšími informacemi

  1. Ve skupině Zapsat a vložit pole klikněte na položku Blok adresy.
  2. V dialogovém okně Vložit blok adresy klikněte na prvky adresy, které chcete zahrnout, a poté klikněte na tlačítko OK.

     Poznámka   Pokud se názvy datových polí (Datové pole: Kategorie informací, která odpovídá jednomu sloupci informací ve zdroji dat. Názvy jednotlivých datových polí jsou uvedeny na prvním řádku (řádek záhlaví) zdroje dat. Názvy datových polí mohou být například PSČ a Příjmení.) ve zdroji dat neshodují s názvy polí, které aplikace Publisher používá pro blok adresy, bude pravděpodobně nutné kliknout na tlačítko Shoda polí v dialogovém okně Vložit blok adresy. V dialogovém okně Shoda polí vyberte ve zdroji dat pomocí rozevíracích seznamů pole, která odpovídají polím aplikace Publisher.

Řádek s pozdravem

  1. Ve skupině Zapsat a vložit pole klikněte na položku Řádek s pozdravem.
  2. V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem vyberte formát řádku s pozdravem, který zahrnuje oslovení, formát jména a následnou interpunkci.
  3. Vyberte text, který bude zobrazen v případě, že aplikace Publisher nemůže interpretovat jméno příjemce, například pokud zdroj dat neobsahuje jméno a příjmení příjemce, ale pouze název společnosti.
  4. Klikněte na tlačítko OK.

     Poznámka    Pokud se názvy datových polí ve zdroji dat neshodují s názvy polí, které aplikace Publisher používá pro řádek s pozdravem, bude pravděpodobně nutné kliknout na tlačítko Shoda polí v dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem. V dialogovém okně Shoda polí vyberte ve zdroji dat pomocí rozevíracích seznamů pole, která odpovídají polím aplikace Publisher.

Obrázek

  1. Ve skupině Zapsat a vložit pole klikněte na položku Obrázek a poté na položku Vložit pole s obrázkem.
  2. V dialogovém okně Vložit pole s obrázkem vyberte pole s obrázkem, které chcete vložit.

 Poznámka   Pokud chcete na stránkách publikace sloučit obrázky, musí zdroj dat obsahovat názvy nebo cesty (Cesta: Cesta, kterou operační systém použije k vyhledání souboru, například C:\Domácí rozpočet\Březen.doc.) k souborům obrázků, které chcete použít. Neumisťujte do zdroje dat samotné obrázky.

Jednotlivá pole s informacemi

  • Ve skupině Zapsat a vložit pole vyberte položku Vložit slučovací pole a klikněte na pole, která chcete zahrnout do vytvořeného textového pole.

Formátování datových polí

U datových polí a dalšího přidaného textu (například pozdravů Dobrý den nebo oslovení Vážený pane...) můžete použít formátování a změnit tím vzhled sloučených dat. Chcete-li formátovat sloučená data, je nutné formátovat datová pole v publikaci hromadné korespondence.

  1. V publikaci s hromadnou korespondencí vyberte pole obsahující informace, které chcete formátovat.
  • Pokud se jedná o pole Blok adresy nebo Řádek s pozdravem, ve skupině Zapsat a vložit pole vyberte položku Formát.
  • Pokud se jedná o jednotlivé datové pole, klikněte v nabídce Nástroje textového pole – Formát na položku Písmo a poté vyberte požadované možnosti.
  • Pokud je vybrané pole aplikací Publisher rozpoznáno jako číslo, měna, datum nebo čas, můžete kliknout na tlačítko Formát na pásu karet a změnit formát zobrazení těchto typů polí.

Náhled údajů o příjemcích v datových polích v publikaci

Nyní můžete zkontrolovat vzhled publikace se skutečnými údaji ve sloučených polích.

  1. Chcete-li zobrazit náhled publikace, klikněte na pásu kartě na tlačítko Náhled výsledků a potom proveďte některou z následujících akcí:
    • Pokud chcete postupně zobrazit náhled jednotlivých záznamů, zobrazte náhled jednotlivých položek ve sloučené publikaci pomocí navigačních tlačítek Tlačítko Zpět  Tlačítko Vpřed.

Slučovací pole jsou vyplněna informacemi z prvního záznamu zdroje dat. Položky zdroje dat nelze upravovat na stránkách publikace, můžete zde však datová pole formátovat, přesouvat nebo odstraňovat.

  • Chcete-li vyhledat konkrétní položku zdroje dat a zobrazit její náhled, klikněte na odkaz Najít příjemce a v dialogovém okně Najít položku zadejte kritéria pro hledání.
  1. Podle potřeby proveďte v seznamu příjemců změny. Proveďte některou z následujících akcí:
    • Chcete-li z hromadné korespondence vyloučit konkrétního příjemce, klikněte na tlačítko Vyloučit tohoto příjemce.
    • Chcete-li změnit seznam příjemců, klikněte na odkaz Upravit seznam příjemců a pak v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence proveďte změny.
  2. Po dokončení publikace hromadné korespondence a vložení všech slučovacích polí klikněte na příkaz Uložit jako v nabídce Soubor. Do pole Název souboru zadejte název publikace a pak klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření sloučené publikace

Chcete-li vytvořit sloučenou publikaci, klikněte na tlačítko Dokončit a sloučit. Poté můžete podle níže uvedených pokynů provést následující akce:

  • Vytisknout sloučenou publikaci (například k odeslání poštou)
  • Zobrazit náhled sloučené publikace (pro kontrolu jejího vzhledu a opravu případných problémů před tiskem všech kopií)
  • Uložit sloučenou publikaci pro pozdější použití
  • Přidat sloučené stránky do jiné publikace
  • Sloučit a odeslat jako e-mailové zprávy (pouze hromadný e-mail)

Dokončení hromadné korespondence

Tisk sloučené publikace

  1. Klikněte na položku Sloučit na tiskárnu.
  2. V dialogovém okně Tisk vyberte požadované možnosti a klikněte na tlačítko OK.

 Důležité   Chcete-li na každý list papíru vytisknout různé sady sloučených dat (například různá jména a adresy), klikněte na položku Více stránek na list v oblasti Možnosti tisku. Pokud zvolíte možnost Více kopií na list, bude každý list papíru obsahovat více kopií stejných dat.

Tisk více stránek na list

Uložení sloučené publikace pro pozdější použití

Pokud chcete sloučené stránky upravit, uložit pro pozdější použití nebo později vytisknout, můžete všechny sloučené stránky shromáždit a uložit jako jednu novou sloučenou publikaci obsahující namísto slučovacích polí skutečná data – například jména a adresy.

  1. Klikněte na položku Sloučit do nové publikace.

Aplikace Publisher vytvoří novou publikaci obsahující sloučené stránky.

  1. V nové publikaci vyberte v podokně úloh Hromadná korespondence příkaz Uložit tuto publikaci. Do pole Název souboru zadejte název publikace a klikněte na tlačítko Uložit.

Přidání sloučených stránek do existující publikace

Pokud hodláte přidat sloučené stránky na konec existující publikace, musí publikace hromadné korespondence odpovídat existující publikaci v následujících ohledech:

  • Velikost stránky (výška a šířka)
  • Zobrazení stránky (rozložení na jednu nebo na dvě stránky)
  • Typ publikace (webová nebo tištěná publikace)
  • Pořadí stránek (zleva doprava nebo zprava doleva)

Aplikace Publisher sloučené stránky přidá do nové nebo existující publikace, nemůže je však přidat do otevřené publikace. Pokud je publikace, do které chcete sloučené stránky vložit, otevřená, je nutné ji před sloučením uložit a zavřít.

  1. Klikněte na položku Přidat do existující publikace.
  2. V dialogovém okně Otevřít publikaci vyberte publikaci, do které chcete přidat sloučené stránky, a pak klikněte na tlačítko Otevřít.

Aplikace Publisher přidá sloučené stránky do existující publikace.

  1. V existující publikaci uložte provedené změny pomocí příkazu Uložit tuto publikaci v podokně úloh Hromadná korespondence.

Odeslání e-mailových zpráv

Pokud vytváříte hromadný e-mail, bude v části Dokončit a sloučit k dispozici pouze možnost Odeslat e-mailovou zprávu.

  1. Klikněte na položku Odeslat e-mailovou zprávu.
  2. V dialogovém okně Sloučit do e-mailu vyberte v rozevíracím seznamu Komu pole příjemce. Ve většině případů je pro hromadný e-mail vhodnou volbou položka E-mailová adresa.
  3. Do pole Předmět zadejte řádek předmětu. V seznamu Položky k vložení klikněte na všechna datová pole, která chcete vložit do řádku předmětu.
  4. Klikněte na tlačítko Možnosti a zadejte další požadované možnosti, jako například příjemce kopie a skryté kopie nebo přílohy.
  5. Klikněte na tlačítko Odeslat.

Otevře se dialogové okno Odeslat sloučené e-mailové zprávy, ve kterém můžete zobrazit seznam příjemců, kterým byl nebo nebyl e-mail odeslán.

Uložení publikace hromadné korespondence

Pokud ukládáte také publikaci obsahující slučovací pole, můžete přejít zpět, upravit slučovací pole a vytvořit tak novou sloučenou publikaci obsahující nová slučovací pole nebo aktualizovaný seznam příjemců. Chcete-li publikaci hromadné korespondence uložit, postupujte takto:

  1. Ujistěte se, že se nacházíte v publikaci hromadné korespondence.
  2. V nabídce Soubor klikněte na příkaz Uložit.
  3. Pojmenujte publikaci hromadné korespondence a klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky Začátek stránky

Zrušení sloučení

Zrušením sloučení odpojíte publikaci hromadné korespondence nebo šablonu sloučení katalogů od zdroje dat (Zdroj dat: Soubor obsahující informace, které lze sloučit do publikace, například seznam jmen a adres nebo cesty k obrázkům, které chcete použít v hromadné korespondenci nebo ve sloučení katalogů. Chcete-li provést sloučení, je třeba se připojit ke zdroji dat.).

  1. Na kartě Korespondence na pásu karet klikněte na tlačítko Vybrat příjemce a potom na příkaz Zrušit sloučení.
    Zrušení hromadné korespondence
  2. Po zobrazení dotazu, zda chcete sloučení zrušit, klikněte na tlačítko Ano.

Propojení publikace s příslušným zdrojem dat bude zrušeno.

 Poznámka   Pokud zrušíte sloučení hromadné korespondence, budou všechna pole s výjimkou Pole adresy, Řádek s pozdravem a Blok adresy převedena na běžný text.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Publisher 2010