Nové možnosti aplikace Excel pro řízení projektů

Jen to připusťte – používáte tabulky aplikace Microsoft Excel k řízení svých projektů a nevidíte žádný dobrý důvod, proč to měnit. A nejste sami.

Je lákavé zahájit plán projektu v aplikaci Excel, protože tak můžete rychle zobrazit seznam všech projektů, uspořádat je podle svých požadavků a dokonce vytvořit něco, co připomíná zobrazení Ganttova diagramu (Zobrazení Ganttův diagram: Předdefinované zobrazení, ve kterém jsou projektové úkoly zobrazeny v levé části a grafické pruhy odpovídající dobám trvání úkolů v pravé části). Jakmile však dojde na změny výpočtu v projektu, tabulka již nestačí.

Zjistíte-li, že přeskakujete mezi více projekty, přerušenými plány a sdílenými zdroji, stává se správa plánu v tabulce frustrujícím úkolem. Díky svému dynamickému plánovacímu modulu, nástrojům pro správu zdrojů a podpoře pro dokonalejší komunikaci vám aplikace Microsoft Project umožní neztratit přehled.

Co chcete udělat?


Využití výhod správy zdrojů v rámci organizace

Co se stane, když používáte tabulky ke sledování projektů a jeden zdroj je přidělen více projektům? Musíte spravovat zdroje mimo plán projektu, a to ručně nebo pomocí programu třetí strany. Zdroje jsou často neúmyslně přetíženy (Přetížení: Důsledek přiřazení jednoho zdroje k více úkolům, než daný zdroj může v pracovní době, kterou má k dispozici, splnit) a můžete tak strávit spoustu času pokusy o přeplánování práce.

Díky aplikaci Microsoft Project Professional mohou všechny projekty ve vaší organizaci čerpat z centrálního celopodnikového fondu zdrojů (Fond zdrojů: Sada zdrojů, která je k dispozici pro přiřazení k úkolům projektu. Fond zdrojů může být používán výhradně jedním projektem nebo jej může sdílet několik projektů.). To umožňuje vedoucím projektu rychle zobrazit dostupnost (Dostupnost: Označuje, kdy a kolik času zdroje může být naplánováno na přiřazenou práci. Dostupnost je určena projektem a kalendáři zdrojů, daty zahájení a dokončení zdrojů nebo úrovní, na které je zdroj pro práci k dispozici.) zdroje před jeho přiřazením k určité úloze.

Začátek stránky Začátek stránky

Výpočet účinku změn data pomocí aplikace Project

Řekněme, že sledujete určitý projekt v tabulce. Tento projekt obsahuje úlohu, která nemůže začít, dokud jiný projekt nevytvoří určitou dodávku (Dodávka: Hmotný a měřitelný výsledek nebo položka, jejíž vytvoření je nutné k dokončení projektu nebo jeho části. Obvykle se projektový tým a zúčastněné strany dohodnou na předmětu dodávky projektu před jeho zahájením.). Dokončení této dodávky je naplánováno na 18. června. Nyní je 25. června a na dodávku stále čekáte. Jak dlouho vám potrvá aktualizace tabulky s novým datem pro úlohu, která závisí na této dodávce? Možná ne dlouho, pokud se úloha nachází u konce projektu. Co když se ale nachází u jeho začátku? A co když má projekt více než 50 nebo dokonce 100 úloh?

Aplikace Project umožňuje rychle upravit plán projektu a přiřazení (Přiřazení: Určitý zdroj přiřazený ke konkrétnímu úkolu.) zdrojů pomocí dynamického plánovacího modulu. Ten bezproblémově ovládá změnu data a jeho účinky, přičemž vyúčtovává všechny závislosti, dodávky a přiřazení zdrojů. Nejenže aplikace Project automaticky přepočítá plán, ale i zvýrazní data, která změnila, takže můžete rychle zobrazit účinek posunu jednotlivých plánů.

Začátek stránky Začátek stránky

Použití flexibilních způsobů vykazování

Za deset minut máte neplánovanou schůzku se svým vedoucím ohledně prodiskutování stavu projektu. Chcete si přinést sestavu průběhu projektu, avšak to nejlepší, co můžete v tak krátkém čase udělat, je vytisknout si tabulku a doufat, že všechna data v ní budou přesná. Rádi byste svému vedoucímu poskytli ohledně projektu rozsáhlejší sestavu, avšak při použití tabulky to takto narychlo není zkrátka možné.

Pomocí aplikace Project můžete rychle vytvořit vizuální sestavu využívající šablonu, která exportuje data do kontingenční tabulky (Sestava kontingenční tabulky: Interaktivní tabulka sloužící ke shrnutí nebo křížové analýze velkého množství dat. Kombinací řádků a sloupců lze zobrazit různé souhrny zdrojových dat, filtrovat data zobrazením různých stránek nebo zobrazit podrobnosti.) v aplikaci Excel nebo kontingenčního diagramu v aplikaci Microsoft Visio Professional. Můžete určit, která pole chcete v sestavě zvýraznit, včetně všech vlastních polí nastavených pro váš projekt, a prezentovat bezchybnou a stručnou sestavu na schůzce s vedením.

Začátek stránky Začátek stránky

Integrace s aplikací Excel

Exportem dat projektu do aplikace Excel můžete i nadále využívat jeho efektivní funkce tabulek a zároveň využívat výhod aplikace Project pro sledování plánu a zdrojů projektu. Do plánu projektu je dále možné importovat nebo vložit data aplikace Excel.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Project 2010