Jaký je rozdíl mezi projekty, portfolii, fázemi a procesy?

Pletly se vám někdy pojmy fáze a proces? Nebo portfolio a dodávka? Možná ne, ale terminologie řízení projektů může být matoucí a tento článek může pomoci s jejím vyjasněním.

V tomto článku


Seznámení s problematikou: fáze, procesy, portfolia a produkty

Projekt je jednoduše soubor činností, které probíhají podle určitého plánu a vedou k nějakému výsledku. Některé projekty jsou samostatné, bez jakýchkoli vazeb na další práce probíhající v organizaci. Jiné projekty jsou naopak součástí většího celku, například fáze (Fáze: Skupina souvisejících úkolů, které tvoří významný úsek projektu), procesy, programy a portfolia (Portfolio: Seznam projektů v organizaci, které mohou mít společnou správu rozsahu, rozpočtu nebo zdrojů).

Fáze

Projekty lze plánovat v jednotlivých fázích, takže lze současně řídit několik projektů, které souvisí se stejným cílem. Například charitativní organizace každý rok pořádají dobročinné sbírky. Aby bylo možné řídit všechny projekty související s touto funkcí, seskupují je do tří fází: Plánování, Den události a Následná aktivita.

Fáze Projekty Výstup fáze
Plánování
  • Rezervování místa konání
  • Určení a zajištění hostujících řečníků
  • Pozvání účastníků
Vyhotovení dokumentace s plánem události
Den události
  • Příprava místa konání
  • Asistence hostujícímu řečníkovi
  • Poskytování služeb účastníkům
Událost probíhající podle plánu
Následná aktivita
  • Průzkum mezi účastníky
  • Shrnutí poznámek pro následné aktivity
Vyhotovený dokument po skončení akce

Procesy

Aktivity ve dvou různých projektech se mohou vzájemně ovlivňovat a tvořit proces. Řekněme například, že máte dva projekty. Jeden obsahuje aktivity nezbytné k vytvoření systému evidence a zpracování hlášení o problémech pro centrum podpory a druhý obsahuje aktivity nutné k náboru a školení zaměstnanců technické podpory pro centrum podpory.

Projekt 1 Projekt 2

Aktivity:

  • Vývoj systému evidence a zpracování hlášení o problémech
  • Testování systému evidence a zpracování hlášení o problémech
  • Uvolnění systému evidence a zpracování hlášení o problémech

Aktivity:

  • Pohovory se zaměstnanci technické podpory
  • Nábor zaměstnanců technické podpory
  • Školení zaměstnanců technické podpory
Výstup:
Systém evidence a zpracování hlášení o problémech pro centrum odborné pomoci
Výstup:
Zaměstnanci technické podpory centra podpory

Kombinovaný soubor aktivit z těchto dvou projektů tvoří proces pro zřízení centra odborné pomoci. Výstupem procesu je plně funkční centrum odborné pomoci.

Proces

Aktivity pro Projekt 1:

  • Vývoj systému evidence a zpracování hlášení o problémech
  • Testování systému evidence a zpracování hlášení o problémech
  • Uvolnění systému evidence a zpracování hlášení o problémech

Aktivity pro Projekt 2:

  • Pohovory se zaměstnanci technické podpory
  • Nábor zaměstnanců technické podpory
  • Školení zaměstnanců technické podpory
Výstup procesu:
Plně funkční centrum odborné pomoci

Programy

Program je skupina projektů, které jsou řízeny společně, aby bylo možno plně využít jejich vzájemného vztahu. Například stavební společnost pracující na nové stavební parcele považuje jednotlivé domy na parcele za samostatné projekty. Seskupením těchto projektů do jednoho programu pro celou stavební parcelu může společnost snadno sledovat vývoj stavební parcely jako celku a plánovat využití dalších zdrojů, jako jsou míchací vozy s betonem a stavební stroje pro úpravu terénu.

Program Projekty
Contoso Estates
  • 530 Contoso Drive
  • 531 Contoso Drive
  • 532 Contoso Drive
  • 533 Contoso Drive

Portfolia

Někteří projektoví manažeři mohou využívat portfolia k párování projektů a programů s jejich odpovídajícími strategickými obchodními cíli. Například společnost zabývající se vývojem softwaru identifikovala tři strategické obchodní cíle: Inovace v oboru, Vývoj bezpečného softwaru a Poskytování špičkové zákaznické podpory. Organizace vytvoří portfolia pro tyto jednotlivé cíle (Inovace, Bezpečnost a Podpora) a srovná je s aktuálními projekty a programy.

Portfolio Projekty a programy
Inovace
  • Projekt: Analýza konkurence
  • Program: Oborové školení
    (Zahrnuje tři projekty: Identifikace externích zdrojů, Školení produktových manažerů a Účast na konferencích.
Bezpečnost
  • Projekt: Testování bezpečnosti
  • Program: Implementace serverového registračního systému
    (Zahrnuje dva projekty: Vytvoření serverové farmy a Vývoj registračního kódu.)
Podpora
  • Projekt: Nasazení systému evidence a zpracování hlášení o problémech pro centrum odborné pom
  • Projekt: Nábor a školení zaměstnanců centra odborné pomoci
  • Program: Online prostředky pro zákazníky
    (Zahrnuje dva projekty: Vytvoření uživatelského rozhraní pro systém evidence a zpracování hlášení o problémech a Vývoj a vydání materiálů pro e-learning.)

Začátek stránky Začátek stránky

Výstup: dodávky vašeho projektu

Projekty, fáze a procesy vytvářejí určitý druh výstupu, který se nazývá dodávka. Typickou dodávkou je nějaký druh hmatatelné položky, jako je dokument nebo hotový produkt. Dodávky mohou být produkty nebo zboží, ale může se také jednat o výsledek služby. V následující tabulce jsou uvedeny příklady těchto typů dodávek.

Typ dodávky Popis Příklady
Produkt Hmatatelná položka, která je výstupem projektu, fáze nebo procesu. Produkty mohou být samostatné dodávky, nebo se může jednat o součást větší dodávky. Dokument, software, dům
Výsledek Výstup hotového projektu, fáze nebo procesu Zrevidovaný proces třídění chyb podle důležitosti, nová organizační struktura, pokyny pro ekologickou stavbu
Služba Výstup projektu, fáze nebo procesu, který organizaci umožňuje provádět obchodní funkci. Plně funkční centrum odborné pomoci, obsazený stůl na konferenci, služba radiového vysílání.

Začátek stránky Začátek stránky

Jak aplikace Microsoft Project zapadá do vašeho systému řízení projektů?

Vrátíme-li se ještě více do minulosti, znamená systém řízení projektů integrovanou sadu procesů, technik, metodik a nástrojů, které se používají k plánování a sledování projektů. Aplikace Microsoft Project je nástroj v rámci většího systému řízení projektů. Projekty (označované také jako plány projektů) jsou v aplikaci Project 2010 ukládány jako samostatné soubory a lze je seskupovat do větších celků, jako jsou fáze (Fáze: Skupina souvisejících úkolů, které tvoří významný úsek projektu), procesy, programy a portfolia (Portfolio: Seznam projektů v organizaci, které mohou mít společnou správu rozsahu, rozpočtu nebo zdrojů).

Začátek stránky Začátek stránky

Pořád vám to nestačí? Chcete se dozvědět ještě něco více?

 
 
Platí pro:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010