Automatická archivace usnadňuje správu volného místa v poštovní schránce nebo na používaném e-mailovém serveru tím, že automaticky přesunuje položky do umístění archivu. Automatická archivace provádí u položek ve složce v závislosti na nastavených podmínkách jednu nebo obě z následujících akcí.
- Aplikace Outlook přesunuje položky do souboru archivu, čímž je odebírá z jejich původního umístění, kterým je obvykle jedna z pracovních složek.
Kam aplikace Outlook přesunuje položky?
|
|
Soubor archivu je zvláštní typ datového souboru, soubor osobních složek (PST). Při prvním spuštění automatické archivace vytvoří aplikace Outlook soubor archivu automaticky v následujících umístěních:
- Systém Windows Vista: C:\Users\uživatelské_jméno\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
- Systém Windows XP: C:\Documents and Settings\uživatelské_jméno \Local Settings\Data aplikací\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Po provedení první archivace položek aplikace Outlook je položky v souboru možné otevřít přímo ze složky s názvem Složky archivu, která je k dispozici v seznamu složek (Seznam složek: Zobrazuje složky, které jsou k dispozici v poštovní schránce. Pokud chcete zobrazit podsložky, klikněte na znaménko plus (+) zobrazené u požadované složky. Není-li seznam složek zobrazen, klikněte v nabídce Přejít na příkaz Seznam složek.) aplikace Outlook, jenž se nachází v navigačním podokně (Navigační podokno: Sloupec umožňující přístup ke složkám použitým k uspořádání informací. Kliknutím na složku zobrazíte položky, které obsahuje. Navigační podokno dále obsahuje část Oblíbené složky a tlačítka pro přepínání mezi zobrazeními Pošta, Kalendář, Úkoly a dalšími zobrazeními.). Pro jednotlivé složky můžete rovněž vytvořit vlastní soubory archivu.
Poznámka Pokud složka Local Settings nebo Local není zobrazena, je pravděpodobně skryta.
Soubor archivu je zvláštní typ datového souboru, soubor osobních složek (PST). Při prvním spuštění automatické archivace vytvoří aplikace Outlook soubor archivu automaticky v následujících umístěních:
- Systém Windows Vista: C:\Users\uživatelské_jméno\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
- Systém Windows XP: C:\Documents and Settings\uživatelské_jméno \Local Settings\Data aplikací\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Po provedení první archivace položek aplikace Outlook je položky v souboru možné otevřít přímo ze složky s názvem Složky archivu, která je k dispozici v seznamu složek (Seznam složek: Zobrazuje složky, které jsou k dispozici v poštovní schránce. Pokud chcete zobrazit podsložky, klikněte na znaménko plus (+) zobrazené u požadované složky. Není-li seznam složek zobrazen, klikněte v nabídce Přejít na příkaz Seznam složek.) aplikace Outlook, jenž se nachází v navigačním podokně (Navigační podokno: Sloupec umožňující přístup ke složkám použitým k uspořádání informací. Kliknutím na složku zobrazíte položky, které obsahuje. Navigační podokno dále obsahuje část Oblíbené složky a tlačítka pro přepínání mezi zobrazeními Pošta, Kalendář, Úkoly a dalšími zobrazeními.). Pro jednotlivé složky můžete rovněž vytvořit vlastní soubory archivu.
Poznámka Pokud složka Local Settings nebo Local není zobrazena, je pravděpodobně skryta.
Zobrazení skrytých složek
- Systém Windows Vista:
- Klepněte na tlačítko Start a pak klepněte na příkaz Ovládací panely.
- Klepněte na položku Vzhled a přizpůsobení.
Poznámka Používáte-li klasické zobrazení Ovládacích panelů, poklepejte na panel Možnosti složky a potom přejděte ke kroku 4.
- Klepněte na panel Možnosti složky.
- Na kartě Zobrazit v seznamu Upřesnit nastavení v části Soubory a složky klepněte v části Skryté soubory a složky na přepínač Zobrazit skryté soubory a složky.
- Klepněte na tlačítko Start a pak klepněte na příkaz Ovládací panely.
- Klepněte na panel Možnosti složky.
- Klepněte na kartu Zobrazit a potom na přepínač Zobrazit skryté soubory a složky.
|
Soubor archivu je zvláštní typ datového souboru, soubor osobních složek (PST). Při prvním spuštění automatické archivace vytvoří aplikace Outlook soubor archivu automaticky v následujících umístěních:
- Systém Windows Vista: C:\Users\uživatelské_jméno\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
- Systém Windows XP: C:\Documents and Settings\uživatelské_jméno \Local Settings\Data aplikací\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Po provedení první archivace položek aplikace Outlook je položky v souboru možné otevřít přímo ze složky s názvem Složky archivu, která je k dispozici v seznamu složek (Seznam složek: Zobrazuje složky, které jsou k dispozici v poštovní schránce. Pokud chcete zobrazit podsložky, klikněte na znaménko plus (+) zobrazené u požadované složky. Není-li seznam složek zobrazen, klikněte v nabídce Přejít na příkaz Seznam složek.) aplikace Outlook, jenž se nachází v navigačním podokně (Navigační podokno: Sloupec umožňující přístup ke složkám použitým k uspořádání informací. Kliknutím na složku zobrazíte položky, které obsahuje. Navigační podokno dále obsahuje část Oblíbené složky a tlačítka pro přepínání mezi zobrazeními Pošta, Kalendář, Úkoly a dalšími zobrazeními.). Pro jednotlivé složky můžete rovněž vytvořit vlastní soubory archivu.
Poznámka Pokud složka Local Settings nebo Local není zobrazena, je pravděpodobně skryta.
Zobrazení skrytých složek
- Klepněte na tlačítko Start a pak klepněte na příkaz Ovládací panely.
- Klepněte na položku Vzhled a přizpůsobení.
Poznámka Používáte-li klasické zobrazení Ovládacích panelů, poklepejte na panel Možnosti složky a potom přejděte ke kroku 4.
- Klepněte na panel Možnosti složky.
- Na kartě Zobrazit v seznamu Upřesnit nastavení v části Soubory a složky klepněte v části Skryté soubory a složky na přepínač Zobrazit skryté soubory a složky.
- Klepněte na tlačítko Start a pak klepněte na příkaz Ovládací panely.
- Klepněte na panel Možnosti složky.
- Klepněte na kartu Zobrazit a potom na přepínač Zobrazit skryté soubory a složky.
- Automatická archivace trvale odstraňuje neplatné položky. Neplatné položky jsou položky, jejichž doba stárnutí uplynula.
Další informace o vypršení platnosti určitých položek aplikace Microsoft Outlook
Výchozí doba stárnutí, která určuje, kdy vyprší platnost položek ve složkách nebo kdy jsou položky odstraněny
| Složka |
Doba stárnutí |
| Doručená pošta a Koncepty |
6 měsíců |
| Odeslaná pošta a Odstraněná pošta |
2 měsíce |
| Pošta k odeslání |
3 měsíce |
| Kalendář |
6 měsíců |
| Úkoly |
6 měsíců |
| Poznámky |
6 měsíců |
| Deník |
6 měsíců |
Poznámka Vytvořené složky, které obsahují stejný typ položek jako složka Doručená pošta, Kalendář, Úkoly, Poznámky nebo Deník, mají stejnou výchozí šestiměsíční dobu stárnutí, například e-mailová složka vytvořená pro zprávy o stavu obdržené od spolupracovníka nebo složka kontaktů vytvořená pro osobní kontakty.
Určení stáří položky
| Typ položky |
Začátek doby stárnutí |
| E-mailová zpráva |
Datum a čas přijetí nebo poslední změny a uložení zprávy. V úvahu je bráno pozdější datum. |
| Schůzka, zvláštní událost nebo událost v kalendáři |
Datum poslední změny a uložení položky, přičemž v úvahu je bráno pozdější datum. Opakované položky nejsou automaticky archivovány. |
| Úkol |
Datum dokončení nebo doba poslední změny a uložení úkolu. Úkoly, které nejsou označeny jako dokončené, nejsou automaticky archivovány. Úkoly přidělené jiným uživatelům jsou archivovány pouze v případě, že jsou označeny jako dokončené. |
| Poznámka |
Doba poslední změny a uložení poznámky |
| Položka deníku |
Datum vytvoření záznamu v deníku nebo doba poslední změny a uložení záznamu |
| Kontakt |
Ve výchozím nastavení nejsou kontakty archivovány. Můžete je však archivovat ručně. |
Podmínky pro toto nastavení je možné upravit tak, aby odpovídaly vašim potřebám pro ukládání. Další informace naleznete v dále uvedených popisech a podrobnější vysvětlení automatické archivace naleznete v tématu Použití automatické archivace k zálohování, obnovení nebo odstranění položek.
Nastavení pro vypršení platnosti položek a pro jejich odstraňování může být obzvláště zavádějící.
Další informace o vypršení platnosti a odstraňování položek
- Položky jsou uloženy v umístění archivu, pokud změnou nejméně jedné hodnoty nastavení automatické archivace nezvolíte odstranění položek po vypršení jejich platnosti. Položky nejsou odstraňovány z umístění archivu, mohou být pouze automaticky odstraněny před přesunutím do umístění archivu. Jakmile jsou archivovány, lze je odstranit pouze ručně.
- Po volbě možnosti trvalého odstranění položek jsou položky, jejichž platnost vypršela, automaticky odstraněny. Tyto položky nejsou archivovány. Pokud například klepnete na možnost Odstranit neplatné položky (jen z poštovních složek), jsou po dosažení konce doby stárnutí odstraněny všechny zprávy ve všech vašich e-mailových složkách, například ve složce Doručená pošta, Odeslaná pošta nebo Koncepty. Zprávy nejsou archivovány.
Nastavení a možnosti pro automatickou archivaci
Dále jsou uvedeny popisy nastavení a možností, jež lze použít při přizpůsobení automatické archivace.
Spustit automatickou archivaci každých: Zvolte, jak často chcete spouštět automatickou archivaci. Archivace mnoha položek současně může zpomalit výkon počítače. Je proto vhodné zvolit časové období, které proces automatické archivace zkrátí. Vezměte v úvahu, kolik položek obvykle během dané doby přijmete, a odpovídajícím způsobem upravte časový rámec.
Před spuštěním automatické archivace zobrazit dotaz: Tuto možnost zvolte, pokud chcete, aby aplikace Outlook před zpracováním automatické archivace položek aplikace Outlook zobrazila zprávu s připomenutím. Po zobrazení zprávy můžete klepnutím na tlačítko Ne zrušit danou relaci automatické archivace.
Odstranit neplatné položky (jen z poštovních složek): Tato možnost není ve výchozím nastavení vybrána. Můžete zvolit odstranění e-mailových zpráv po vypršení jejich doby stárnutí. Výchozí doba je šest měsíců u položek ve složkách Doručená pošta a Koncepty a tři měsíce u složky Odeslaná pošta, tuto dobu je však možné změnit pomocí možnosti
Uklidit položky starší než.
Další informace o vypršení platnosti určitých položek aplikace Microsoft Outlook
Výchozí doba stárnutí, která určuje, kdy vyprší platnost položek ve složkách nebo kdy jsou položky odstraněny
| Složka |
Doba stárnutí |
| Doručená pošta a Koncepty |
6 měsíců |
| Odeslaná pošta a Odstraněná pošta |
2 měsíce |
| Pošta k odeslání |
3 měsíce |
| Kalendář |
6 měsíců |
| Úkoly |
6 měsíců |
| Poznámky |
6 měsíců |
| Deník |
6 měsíců |
Poznámka Vytvořené složky, které obsahují stejný typ položek jako složka Doručená pošta, Kalendář, Úkoly, Poznámky nebo Deník, mají stejnou výchozí šestiměsíční dobu stárnutí.
Určení stáří položky
| Typ položky |
Začátek doby stárnutí |
| E-mailová zpráva |
Datum a čas přijetí nebo poslední změny a uložení zprávy. V úvahu je bráno pozdější datum. |
| Schůzka, zvláštní událost nebo událost v kalendáři |
Datum poslední změny a uložení položky, přičemž v úvahu je bráno pozdější datum. Opakované položky nejsou automaticky archivovány. |
| Úkol |
Datum dokončení nebo doba poslední změny a uložení úkolu. Úkoly, které nejsou označeny jako dokončené, nejsou automaticky archivovány. Úkoly přidělené jiným uživatelům jsou archivovány pouze v případě, že jsou označeny jako dokončené. |
| Poznámka |
Doba poslední změny a uložení poznámky |
| Položka deníku |
Datum vytvoření záznamu v deníku nebo doba poslední změny a uložení záznamu |
| Kontakt |
Ve výchozím nastavení nejsou kontakty archivovány. Můžete je však archivovat ručně. |
Archivovat nebo odstranit staré položky: Tuto možnost zvolte, pokud chcete, aby položky aplikace Outlook byly archivovány a potom po dosažení konce doby stárnutí odstraněny. Zvolte další nastavení, jež má být použito u archivace a odstranění.
Zobrazit v seznamu složek složku archivu: Pokud zvolíte tuto možnost, bude složka archivu uvedena v seznamu s ostatními pracovními složkami v navigačním podokně. V hlavní složce
Archiv je možné otevřít podsložky a zobrazit archivované položky. Při prohlížení archivovaných položek můžete ověřit, zda byly archivovány správné položky, a jakékoli položky, které potřebujete, je také možné přetáhnout zpět do pracovní složky.
Uklidit položky starší než: Zvolte výchozí nastavení doby, kdy mají být položky archivovány, ve dnech, týdnech nebo měsících. Je možné nastavit období od jednoho dne až do období 60 dnů. „Uklidit“ znamená archivovat (uložit) položky. Nejedná se o odstranění, pokud jste pro složky nevybrali příslušné nastavení na jiném místě.
Přesunout staré položky do: Výchozí nastavení tohoto umístění se u počítačů s operačními systémy Windows Vista a Windows XP liší. Pokud chcete nastavit jiné cílové umístění archivovaných položek, můžete procházením vybrat a nastavit jiné umístění. Po uplynutí doby stárnutí jsou položky přesunuty do tohoto umístění.
- Systém Windows Vista: C:\Users\uživatelské_jméno\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
- Systém Windows XP: C:\Documents and Settings\uživatelské_jméno \Local Settings\Data aplikací\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Poznámka Položky archivované ve vlastním umístění nejsou odstraňovány, pokud neotevřete složky a neodstraníte je ručně.
Trvale odstranit staré položky: Tato možnost okamžitě odstraní položky, jejichž platnost vypršela. Nebudou tedy přesunuty do výchozího umístění, například do jiné složky, kterou jste určili, ani do složky Odstraněná pošta.
Použít toto nastavení u všech složek: Tato možnost určí, že nastavení automatické archivace včetně provedených změn bude použito u všech složek. Chcete-li u některých složek zadat jiné nastavení, tuto možnost nevybírejte. Použijte pokyny uvedené pod tlačítkem, které vysvětlují, jak zadat nastavení pro jednotlivé složky. Změny provedené u určitých složek platí pouze u těchto složek.
Informace o zásadách uchovávání informací: Správce systému v organizaci může nastavit zásady uchovávání informací, které určují, kdy a jak jsou položky poštovní schránky automaticky archivovány. Zásady je možné zobrazit, bez příslušných oprávnění je však nelze změnit.
Začátek stránky
