Odstranění nadbytečných zpráv pomocí funkce Čištění konverzací

Díky nové funkci Čištění konverzací v aplikaci Microsoft Outlook 2010 můžete snížit počet zpráv ve svých poštovních složkách. Zprávy, které jsou v rámci konverzace nadbytečné, jsou přesunuty do složky Odstraněná pošta.

Co je konverzace?

Konverzaci pravděpodobně znáte v souvislosti s e-mailovým vláknem. Konverzací se rozumí kompletní řetěz e-mailových zpráv, od první zprávy přes všechny odpovědi. Jednotlivé zprávy konverzace mají stejný předmět.

Pokud například někomu odešlete zprávu a dotyčný na ni odpoví, je výsledkem konverzace. V mnoha konverzacích si jejich účastníci odpovědi často dlouho vyměňují nebo se dokonce může stát, že na určité části konverzace odpovídá více osob.

K čemu slouží funkce Čištění konverzací?

Funkce Čištění konverzací vyhodnocuje obsah jednotlivých zpráv v konverzaci. Jestliže je celá zpráva obsažena v jedné z odpovědí, je předchozí zpráva odstraněna. Přečtěte si následující příklad.

Michal odešle zprávu Markétě a Pavlovi. Markéta odpoví Michalovi i Pavlovi a v textu její zprávy v aplikaci Outlook bude uvedena celá původní Michalova zpráva. Pavel si přečte zprávu od Markéty a odpoví Michalovi i Markétě. Pavlova odpověď bude obsahovat všechny předchozí zprávy konverzace. Funkce Čištění konverzací může odstranit všechny zprávy kromě té poslední od Pavla, protože v této zprávě je uvedena kopie všech předchozích zpráv.

Funkce Čištění konverzací je nejužitečnější u konverzací s velkým množstvím vzájemných odpovědí, a to zejména v případě mnoha příjemců.

Odebrání nadbytečných zpráv

  1. Na kartě Domů klikněte ve skupině Odstranit na tlačítko Vyčistit.

Příkaz Vyčistit na pásu karet

  1. Klikněte na některý z následujících příkazů:
  • Vyčistit konverzaci:    Bude posouzena aktuální konverzace a budou odstraněny nadbytečné zprávy.
  • Vyčistit složku:    Budou posouzeny všechny konverzace ve vybrané složce a budou odstraněny nadbytečné zprávy.
  • Vyčistit složku a podsložky:    Budou posouzeny všechny konverzace ve vybrané složce a všech jejích podsložkách a budou odstraněny nadbytečné zprávy.

Začátek stránky Začátek stránky

Změna možností funkce Čištění konverzací

Můžete určit, které zprávy mají být při čištění konverzací vynechány, a kam mají být zprávy při odstranění přesunuty.

  1. Klikněte na kartu Soubor.
  2. Klikněte na tlačítko Možnosti.
  3. Klikněte na položku Pošta.
  4. V části Čištění konverzací proveďte některou z následujících akcí:
  • Chcete-li změnit umístění, kam mají být položky přesouvány, klikněte na tlačítko Procházet vedle pole Vyčištěné položky budou přemístěny do této složky a potom vyberte požadovanou složku aplikace Outlook. Ve výchozím nastavení jsou zprávy přesouvány do složky Odstraněná pošta. Pokud ve svém profilu aplikace Outlook používáte více e-mailových účtů, má každý účet svou vlastní složku Odstraněná pošta. Zprávy jsou přesouvány do složky Odstraněná pošta, která odpovídá použitému e-mailovému účtu.
  • Chcete-li u položek odstraněných příkazem Vyčistit replikovat strukturu složek (při použití příkazu Vyčistit složku a podsložky), zaškrtněte políčko Při čištění podsložek znovu vytvořit v cílové složce hierarchii složek.
  • Chcete-li vždy zachovávat všechny nepřečtené zprávy, zaškrtněte políčko Nepřesouvat nepřečtené zprávy. Doporučujeme toto políčko nezaškrtávat. Zbývající zprávy konverzace budou obsahovat všechny odstraněné zprávy, a to i ty, které jste nepřečetli.
  • Chcete-li vždy zachovávat všechny zprávy zařazené do kategorií, zaškrtněte políčko Nepřesouvat zprávy zařazené do kategorií. Doporučujeme toto políčko zaškrtnout. Kategorie se vztahují na konkrétní zprávy a při odstranění zprávy zařazené do určité kategorie by mohlo dojít ke ztrátě této zprávy.
  • Chcete-li vždy zachovávat všechny zprávy s příznakem, zaškrtněte políčko Nepřesouvat zprávy s příznakem. Doporučujeme toto políčko zaškrtnout. Příznaky se vztahují na konkrétní zprávy a při odstranění zprávy s příznakem by mohlo dojít ke ztrátě této zprávy.
  • Chcete-li vždy zachovávat všechny digitálně podepsané zprávy, zaškrtněte políčko Nepřesouvat digitálně podepsané zprávy. Doporučujeme toto políčko zaškrtnout.
  • Chcete-li vždy zachovat původní zprávu v případě, že byla tato zpráva při odpovědi na ni změněna, zaškrtněte políčko Nepřesouvat původní zprávu, pokud je změněna odpovědí. Doporučujeme toto políčko zaškrtnout. Bude tak zaručeno, že pokud někdo změní zprávu obsaženou v odpovědi, bude uchován celý záznam veškerého obsahu konverzace.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Outlook 2010