Správa zpráv pomocí pravidel

Tento článek objasňuje podstatu pravidel a způsob jejich použití k uspořádání zpráv a informování o nových položkách ve složce Doručená pošta.

V tomto článku:


Usnadnění správy zpráv pomocí pravidel

Pravidlo je akce, kterou provede aplikace Microsoft Outlook automaticky po doručení nebo odeslání zprávy splňující podmínky zadané u pravidla. Pomocí Průvodce pravidly a oznámeními můžete zvolit řadu podmínek a akcí. Pravidla se nevztahují na zprávy, které byly přečteny, pouze na ty, které jsou nepřečtené.

Pravidla se řadí do jedné ze dvou obecných kategorií: uspořádání a oznámení. Průvodce pravidly a oznámeními obsahuje šablony pro nejčastěji používaná pravidla.

  • Třídit zprávy:    Tato pravidla usnadňují ukládání a zpracování zpráv. Můžete například vytvořit pravidlo pro zprávy od určitého odesílatele, například Jana Stoklasy, se slovem „prodej“ v řádku Předmět, na jehož základě budou takové zprávy označeny příznakem pro zpracování, zařazeny do kategorie Prodej a přesunuty do složky s názvem Jan_prodej.
  • Upozorňovat na nové zprávy:    Tato pravidla vás určitým způsobem upozorní na doručení konkrétní zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo, které automaticky odešle e-mailovou zprávu do mobilního telefonu při přijetí zprávy od člena rodiny.
  • Vytvořit zcela nové pravidlo:    Tato pravidla vytváříte zcela od začátku.

Šablony pravidel

Obr. 2  Průvodce pravidly a oznámeními obsahuje několik předdefinovaných pravidel označovaných jako šablony.

Výjimky

K pravidlům můžete přidat výjimky, které budou platit ve zvláštních případech, například při označení zprávy příznakem pro zpracování nebo u zpráv s velkou důležitostí. Pokud potom dojde i pouze k jedné takové výjimce, nebude dané pravidlo použito.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření pravidla ze šablony

  1. V navigačním podokně (Navigační podokno: Sloupec umožňující přístup ke složkám použitým k uspořádání informací. Kliknutím na složku zobrazíte položky, které obsahuje. Navigační podokno dále obsahuje část Oblíbené složky a tlačítka pro přepínání mezi zobrazeními Pošta, Kalendář, Úkoly a dalšími zobrazeními.) klepněte na složku Pošta.
  2. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Pravidla a oznámení.
  3. Používáte-li více e-mailových účtů, vyberte v seznamu Použít změny u této složky požadovanou složku Doručená pošta.
  4. Klepněte na tlačítko Nové pravidlo.
  5. V seznamu Krok 1: Vyberte šablonu vyberte požadovanou šablonu z kolekce Třídit zprávy nebo Upozorňovat na nové zprávy.
  6. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu. Pokud klepnete například na odkaz seznam uživatelů nebo distribuční seznam, otevře se Adresář.
  7. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.
  8. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.
  9. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.
  10. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.
  11. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klepněte na tlačítko Další.
  12. Vytváření pravidla dokončíte zadáním názvu pravidla a výběrem dalších požadovaných možností.
    • Pokud chcete spustit toto pravidlo u zpráv, které jsou již obsaženy v některé složce, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce název složky.
    • Chcete-li toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů a ve složce Doručená pošta spojené s jednotlivými účty, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.
  13. Klepněte na tlačítko Dokončit.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření nového pravidla

Pokud chcete vytvořit pravidlo pomocí volby vlastních podmínek, akcí a výjimek, použijte tento postup:

  1. V navigačním podokně (Navigační podokno: Sloupec umožňující přístup ke složkám použitým k uspořádání informací. Kliknutím na složku zobrazíte položky, které obsahuje. Navigační podokno dále obsahuje část Oblíbené složky a tlačítka pro přepínání mezi zobrazeními Pošta, Kalendář, Úkoly a dalšími zobrazeními.) klepněte na složku Pošta.
  2. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Pravidla a oznámení.
  3. Používáte-li více e-mailových účtů, vyberte v seznamu Použít změny u této složky požadovanou složku Doručená pošta.
  4. Klepněte na tlačítko Nové pravidlo.
  5. V seznamu Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte položku Kontrolovat zprávy po jejich příchodu nebo Kontrolovat zprávy po odeslání a potom klepněte na tlačítko Další.
  6. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.
  7. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.
  8. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.
  9. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.
  10. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klepněte na tlačítko Další.
  11. Vytváření pravidla dokončíte zadáním názvu pravidla a výběrem dalších požadovaných možností.
    • Pokud chcete spustit toto pravidlo u zpráv, které jsou již obsaženy v některé složce, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce název složky.
    • Chcete-li toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů a ve složce Doručená pošta spojené s jednotlivými účty, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.
  12. Klepněte na tlačítko Dokončit.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření pravidla ze zprávy

Pravidlo je možné vytvořit přímo ze zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo pro přesunutí zpráv od určitého uživatele do zadané složky.

  1. Klepněte pravým tlačítkem myši na zprávu, na jejímž základě chcete vytvořit pravidlo, a v místní nabídce potom klepněte na příkaz Vytvořit pravidlo.

V dialogovém okně Vytvořit pravidlo zaškrtněte políčka u možností, ve kterých jsou již vyplněny informace z vybrané zprávy.

  1. Zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky.
  2. Klepněte na stávající složku nebo po klepnutí na tlačítko Nová vytvořte novou složku pro uložení zpráv.
  3. Chcete-li k pravidlu přidat další podmínky, akce nebo výjimky, klepněte na tlačítko Upřesnit nastavení a postupujte podle zbývajících pokynů Průvodce pravidly a oznámeními.

Tip:     Chcete-li pravidlo spustit ihned po vytvoření, zaškrtněte na poslední stránce Průvodce pravidly a oznámeními políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce název složky.

Všechny zprávy ve složce Doručená pošta nebo jiné vybrané složce, které splňují podmínky a výjimky spojené s pravidlem, budou přesunuty do určené složky. Chcete-li nové pravidlo otestovat, otevřete novou složku. Zkontrolujte, zda byly přesunuty správné zprávy.

Začátek stránky Začátek stránky

Spouštění pravidla periodicky, ale nikoli vždy

Chcete-li pravidlo spouštět pravidelně, ale nikoli vždy, použijte následující postup:

  1. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Pravidla a oznámení.
  2. V dialogovém okně Pravidla a oznámení vypněte pravidlo zrušením zaškrtnutí políčka vedle pravidla.
  3. Klepněte na tlačítko Spustit pravidla.
  4. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko vedle pravidla, které chcete spustit.
  5. Vyberte složku, pro kterou chcete pravidlo použít.
  6. Vyberte kategorii zpráv, pro kterou chcete pravidlo použít.

Pravidlo lze například použít pouze pro nepřečtené zprávy ve složce.

  1. Klepněte na tlačítko Spustit.

Začátek stránky Začátek stránky

Pravidla serveru a klientská pravidla

Pravidla serveru:    Jestliže používáte účet serveru Microsoft Exchange, může server u zpráv používat pravidla, přestože jste nespustili aplikaci Outlook. Taková pravidla jsou označována jako pravidla serveru. Pravidla je třeba nastavit pro použití u zpráv při jejich doručení do složky Doručená pošta na serveru a je třeba zajistit, aby bylo možné pravidla na serveru dokončit. Na serveru nelze například dokončit pravidlo, které určuje, že má být zpráva vytištěna. Pokud pravidlo nemůže být použito na serveru, je použito při spuštění aplikace Outlook.

Klientská pravidla:    Klient je e-mailový program, který je spuštěn v počítači jednotlivého uživatele. Pravidlo, které nemůže být použito na serveru, je klientským pravidlem, protože je spuštěno pouze v počítači jednotlivého uživatele. Obsahuje-li seznam pravidel pravidla, která lze na serveru spustit, i pravidla, která na serveru spustit nelze, jsou nejdříve použita pravidla serveru a potom klientská pravidla.

Začátek stránky Začátek stránky

Potvrzení o doručení, odpovědi pomocí hlasování a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři

Potvrzení o doručení, potvrzení o přečtení, odpovědi pomocí hlasování a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři jsou zpracovávány jako zprávy. Pokud například vytvoříte pravidlo pro přesunutí položek (Položka: Položka je základní prvek obsahující informace v aplikaci Outlook (podobně jako soubor v ostatních programech). Mezi položky patří e-mailové zprávy, události, kontakty, úkoly, položky deníku, poznámky, vystavené položky a dokumenty.), které v poli Předmět obsahují slovo „schůzka“, do určité složky, budou přesunuty také všechny odpovědi hlasování, potvrzení o doručení a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři splňující danou podmínku.

 Poznámka   Jestliže je odpověď pomocí hlasování přesunuta mimo složku Doručená pošta, není odpověď automaticky sledována v původní zprávě.

Začátek stránky Začátek stránky

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty jsou zpracovávány jako zprávy. Pokud například vytvoříte pravidlo pro přesunutí položek (Položka: Položka je základní prvek obsahující informace v aplikaci Outlook (podobně jako soubor v ostatních programech). Mezi položky patří e-mailové zprávy, události, kontakty, úkoly, položky deníku, poznámky, vystavené položky a dokumenty.), které v poli Předmět obsahují slovo „schůzka“, do určité složky, budou přesunuty také všechny žádosti o schůzku či zadání úkolů splňující dané kritérium. Při vytváření pravidel, která ovlivňují tyto typy položek, však nezapomeňte na následující skutečnosti:

  • Jestliže položku přesunete do jiné než poštovní složky, nebude pravděpodobně fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, není vytvořena nová událost.
  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, není odpověď sledována u původní položky.
  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.
  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Začátek stránky Začátek stránky

Distribuční seznamy

Nové pravidlo pro distribuční seznam bude uplatňováno různě v závislosti na způsobu vytvoření pravidla:

  • Přesunout zprávy odeslané pomocí distribučního seznamu do složky:    Jestliže zvolíte tuto šablonu pravidla, budou do určené složky přesunuty pouze zprávy, které jsou odeslány pomocí distribučního seznamu. Zprávy od jednotlivců, kteří jsou v distribučním seznamu uvedeni, do určené složky přesunuty nebudou.

 Poznámka   Toto pravidlo se vztahuje pouze na účty serveru Exchange.

  • Přesunout zprávy od uživatele do složky:    Pokud zvolíte tuto šablonu pravidla, budou do určené složky přesunuty také zprávy od zadaných jednotlivců, kteří jsou členy distribučního seznamu.

Začátek stránky Začátek stránky

Předávání zpráv dál mimo organizaci

Pokud pracujete v organizaci, ve které se používá server Exchange, nebudou ve výchozím nastavení zprávy předávané dál na externí e-mailové adresy mimo organizaci používající pravidlo odeslány. Toto nastavení umožňuje zabránit tomu, aby se k neoprávněným uživatelům dostala podniková data. Konfiguruje ho správce serveru Exchange.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Outlook 2007