Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel

Pravidlo je akce, kterou Microsoft Outlook automaticky provádí u příchozích nebo odchozích zpráv na základě vámi určených podmínek. Dá se vytvořit ze šablony, ze zprávy nebo na základě vlastních podmínek.

Chcete místo toho použít Outlook Web App? Informace o vytváření a správě pravidel, která budou fungovat i v desktopové aplikaci Outlook, najdete v části Pravidla složky Doručená pošta.

V tomto článku…


Usnadnění správy e-mailových zpráv pomocí pravidel

Pravidlo je akce, kterou provede Microsoft Outlook automaticky po doručení nebo odeslání zprávy splňující podmínky zadané v pravidle. Pomocí Průvodce pravidly můžete zvolit řadu podmínek a akcí.

Pravidla se řadí do jedné ze dvou kategorií: uspořádání a oznámení. Nevztahují se na zprávy, které byly přečtené, jenom na ty nepřečtené.

Šablony pravidel v Průvodci pravidly

Průvodce pravidly obsahuje šablony pro nejčastěji používaná pravidla, mezi která patří:

  • Třídit zprávy:     Tato pravidla usnadňují ukládání a zpracování zpráv. Můžete například vytvořit pravidlo pro zprávy od určitého odesílatele, například Heleny Kupkové, se slovem „prodej“ v řádku Předmět, na jehož základě se takové zprávy označí příznakem pro zpracování, zařadí do kategorie Prodej a přesunou do složky s názvem Helena prodej.
  • Upozorňovat na nové zprávy:     Tato pravidla vás určitým způsobem upozorní na doručení konkrétní zprávy. Můžete třeba vytvořit pravidlo, které automaticky odešle upozornění zprávu do mobilního zařízení při přijetí zprávy od člena rodiny.
  • Vytvořit zcela nové pravidlo:     Jedná se o pravidla, která vytvoříte bez pomoci šablony pravidla a která si můžete přizpůsobit zcela podle svých potřeb.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření pravidla

Outlook obsahuje šablony pravidel pro běžné scénáře. Můžete použít tyto šablony pravidel nebo vytvořit vlastní pravidla.

Použití šablon pravidel Outlooku

  1. Klikněte na kartu Soubor.
  2. Klikněte na Spravovat pravidla a upozornění.
  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na kartě Pravidla e-mailu na Nové pravidlo.
  4. V seznamu Krok 1: Vyberte šablonu vyberte požadovanou šablonu z kolekce Třídit zprávy nebo Upozorňovat na nové zprávy.
  5. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu. Pokud kliknete například na odkaz osoby nebo veřejná skupina, otevře se Adresář.
  6. Klikněte na Další.
  7. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.
  8. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.
  9. Klikněte na Další.
  10. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.
  11. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech akcí, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.
  12. Klikněte na Další.
  13. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klikněte na tlačítko Další.
  14. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech výjimek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.
  15. Klikněte na Další.
  16. V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte název.
  17. V části Krok 2: Nastavte možnosti pravidla zaškrtněte políčka u požadovaných možností.
    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jsou již uloženy ve složce Doručená pošta, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.
    • Ve výchozím nastavení je nové pravidlo zapnuto. Chcete-li je vypnout, zrušte zaškrtnutí políčka Zapnout toto pravidlo.
    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů nastavených v Outlooku, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.
  18. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření vlastního pravidla

  1. Klikněte na kartu Soubor.
  2. Klikněte na Spravovat pravidla a upozornění.
  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na kartě Pravidla e-mailu na Nové pravidlo.
  4. V seznamu Vytvořit zcela nové pravidlo klikněte na položku Použít pravidlo na přijaté zprávy nebo Použít pravidlo na odeslané zprávy.
  5. Klikněte na Další.
  6. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.
  7. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.
  8. Klikněte na Další.
  9. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.
  10. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech akcí, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.
  11. Klikněte na Další.
  12. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klikněte na tlačítko Další.
  13. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech výjimek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.
  14. Klikněte na Další.
  15. V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte název.
  16. V části Krok 2: Nastavte možnosti pravidla zaškrtněte políčka u požadovaných možností.
    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jsou již uloženy ve složce Doručená pošta, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.
    • Ve výchozím nastavení je nové pravidlo zapnuto. Chcete-li je vypnout, zrušte zaškrtnutí políčka Zapnout toto pravidlo.
    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů nastavených v Outlooku, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.
  17. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření pravidla na základě odesílatele nebo příjemce zprávy

Pravidlo se dá rychle vytvořit z jakékoli zprávy. Výhodou tohoto způsobu je, že se pravidla navrhují podle odesílatele nebo příjemců zprávy. Pokud například použijete jako základ určitou zprávu, jedno z navrhovaných pravidel zajistí přesouvání všech zpráv od tohoto odesílatele do složky, kterou vyberete.

  1. Klikněte na zprávu, pro kterou chcete vytvořit pravidlo, a potom na kartě Domů klikněte ve skupině Přesunout na tlačítko Pravidla.

Zobrazí se pravidla navrhovaná na základě odesílatele a příjemců zprávy.

  1. Udělejte něco z tohoto:
  • Klikněte na jedno z navrhovaných pravidel, klikněte na cílovou složku a potom klikněte na tlačítko OK.
  • Chcete-li zobrazit další možnosti navrhovaných pravidel na základě odesílatele, příjemců nebo předmětu zprávy, klikněte na možnost Vytvořit pravidlo.

Pokud v kroku 2 vyberete možnost Vytvořit pravidlo, zobrazí se dialogové okno Vytvořit pravidlo. Pokračujte následujícím postupem.

  1. V části Při obdržení e-mailu se všemi vybranými podmínkami zaškrtněte políčka u požadovaných podmínek.
  2. Ve skupinovém rámečku Provést následující akci zaškrtněte políčka pro akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.
  3. Zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky.
  4. Klikněte na stávající složku nebo po kliknutí na tlačítko Nová složku pro uložení zpráv vytvořte.

Chcete-li k pravidlu přidat další podmínky, akce nebo výjimky, klikněte na tlačítko Upřesnit nastavení a postupujte podle zbývajících pokynů Průvodce pravidly. Jedná se o stejného průvodce, který se zobrazí po kliknutí na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění v zobrazení Backstage (po kliknutí na kartu Soubor). Další informace naleznete v části Vytvoření vlastního pravidla.

  1. Klikněte na OK.

Začátek stránky Začátek stránky

Import nebo export pravidel

V části Import nebo export sady pravidel se dozvíte, jak importovat nebo exportovat pravidla tak, aby je mohli využívat ostatní.

Ruční spuštění pravidel

Chcete-li ručně spustit jedno nebo více pravidel, použijte následující postup:

  1. Klikněte na kartu Soubor.
  2. Klikněte na Spravovat pravidla a upozornění.
  3. Klikněte na tlačítko Spustit pravidla.
  4. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko vedle všech pravidel, která chcete spustit.
  5. Vedle pole Spustit ve složce klikněte v případě, že chcete vybrat jinou složku, na tlačítko Procházet, klikněte na požadovanou složku a potom klikněte na tlačítko OK.

Chcete-li zahrnout všechny složky pod složkou zadanou v kroku 5, zaškrtněte políčko Včetně podsložek.

  1. V seznamu Použít pravidla pro jsou ve výchozím nastavení vybrány všechny zprávy. Tuto položku můžete změnit na přečtené nebo nepřečtené zprávy.
  2. Klikněte na tlačítko Spustit.

Začátek stránky Začátek stránky

Porovnání pravidel serveru a klientských pravidel

V Outlooku existují dva typy pravidel – pravidla serveru a klientská pravidla.

  • Pravidla serveru:     Pokud používáte účet systému Microsoft Exchange, budou některá vytvořená pravidla fungovat jako pravidla serveru. Tato pravidla se spouštějí ve vaší schránce na poštovním serveru Exchange, i když není Outlook spuštěný. Pravidla serveru se musí používat u zpráv při jejich prvním doručení do složky Doručená pošta a musí mít na serveru možnost běžet až do svého dokončení. Například pravidlo určující, že se má zpráva vytisknout, se nedá spustit, dokud nebude dokončené na serveru. Pokud se pravidlo nedá použít na serveru, použije se při spuštění Outlooku a stává se klientským pravidlem.
  • Klientská pravidla:     Klientská pravidla představují pravidla spouštěná pouze v daném počítači. Jedná se o pravidla, která nelze spustit, dokud nebudou ukončena na serveru, například může jít o výběr určitých zpráv k tisku. Klientská pravidla lze spustit, pouze pokud je spuštěna aplikace Outlook.

Pokud seznam pravidel obsahuje oba typy pravidel, jako první se použijí pravidla serveru a potom klientská pravidla.

Začátek stránky Začátek stránky

Použití pravidel u jiných položek Outlooku

Oznámení o doručení, odpovědi pomocí hlasování a automatické odpovědi

Při použití pravidel jsou oznámení o doručení, oznámení o přečtení, odpovědi pomocí hlasování a automatické odpovědi (oznámení Mimo kancelář) zpracovávány jako zprávy. Například pravidlo pro přesunutí položek (Položka: Položka je základní prvek obsahující informace v aplikaci Outlook (podobně jako soubor v ostatních programech). Mezi položky patří e-mailové zprávy, události, kontakty, úkoly, položky deníku, poznámky, vystavené položky a dokumenty.), které v předmětu obsahují slovo „schůzka“, do určité složky přesune také všechny odpovědi pomocí hlasování, oznámení o doručení a automatické odpovědi obsahující slovo „schůzka“ v předmětu.

 Poznámka    Pokud pravidlo přesune odpovědi pomocí hlasování ze složky Doručená pošta do jiné složky, ovlivní to sledování hlasování. Při otevření odeslané zprávy zahrnující hlasovací tlačítka nebudou informace o sledování zahrnovat přehled odpovědí přesunutých na základě pravidla. Ruční přesunutí nebo odstranění odpovědi nemá na sledování vliv.

Začátek stránky Začátek stránky

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Při použití pravidel se žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty zpracovávají jako zprávy. Pokud například vytvoříte pravidlo pro přesunutí položek (Položka: Položka je základní prvek obsahující informace v aplikaci Outlook (podobně jako soubor v ostatních programech). Mezi položky patří e-mailové zprávy, události, kontakty, úkoly, položky deníku, poznámky, vystavené položky a dokumenty.), které v poli Předmět obsahují slovo „schůzka“, do určité složky, přesunou se taky všechny žádosti o schůzku nebo zadání úkolů splňující dané kritérium. Při vytváření pravidel, která ovlivňují tyto druhy položek, ale nezapomínejte na následující:

  • Jestliže položku přesunete do jiné než poštovní složky, nemusí fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, není vytvořena nová událost.
  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, nesleduje se odpověď u původní položky.
  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.
  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Začátek stránky Začátek stránky

Skupiny kontaktů

Pravidlo, které zahrnuje skupinu kontaktů, se může chovat odlišně v závislosti na způsobu jeho vytvoření.

  • Přesunout zprávy odeslané skupině kontaktů do složky:      Toto pravidlo je k dispozici, pouze pokud používáte účet systému Exchange Server. Do určené složky budou přesunuty pouze zprávy, které jsou odeslány dané skupině kontaktů. Zprávy od uživatelů, kteří jsou členy skupiny kontaktů, do určené složky přesunuty nebudou.

Začátek stránky Začátek stránky

Předávání zpráv dál mimo organizaci

Pokud používáte účet Microsoft Exchange Server 2010, nemůžete ve výchozím nastavení použít pravidla pro předávání zpráv dál na e-mailové adresy mimo organizaci. Toto nastavení pomáhá předcházet úniku důvěrných a interních firemních informací. Může je změnit jenom správce serveru Exchange.

Další informace naleznete v tématu Určení verze systému Microsoft Exchange Server, ke kterému je připojen váš účet.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Outlook 2010