Automatická odpověď na e-mailové zprávy bez používání účtu systému Exchange Server

 Poznámka    Používáte-li v aplikaci Microsoft Outlook 2010 účet systému Microsoft Exchange Server, použijte funkci Automatické odpovědi. Další informace najdete v tématu Automatické odpovídání na zprávy (dříve Pomocník pro funkci Mimo kancelář). Tento článek je určen pro všechny ostatní typy e-mailových účtů, například Windows Live Hotmail, POP3 a IMAP.

ZobrazitJak zjistím, zda používám účet systému Microsoft Exchange Server?

Klikněte na kartu Soubor. Klikněte na položku Nastavení účtu a potom na možnost Nastavení účtu. Seznam účtů na kartě E-mail obsahuje typy jednotlivých účtů. Pokud v seznamu není uveden systém Microsoft Exchange, znamená to, že účet systému Exchange Server nepoužíváte.

Příklad účtu systému Exchange v dialogovém okně Nastavení účtu


Aplikaci Outlook 2010 lze nastavit tak, aby se automatické odpovědi odesílaly pouze některým nebo všem uživatelům, kteří vám pošlou e-mailové zprávy.

Šablonu e-mailu aplikace Outlook můžete kombinovat s pravidly aplikace Outlook a napodobit tak funkci Automatické odpovědi, která je k dispozici pouze pro účty systému Exchange Server.

 Důležité    Tato funkce je k dispozici v aplikaci Outlook 2010 od aktualizace Microsoft Office 2010 Service Pack 1.

Krok 1: Vytvoření šablony zprávy

 Tip    Stáhněte si šablonu formální nebo neformální zprávy o nepřítomnosti v kanceláři z webu společnosti Microsoft Office.com.

  1. Na kartě Domů klikněte ve skupině Nový na volbu Nový e-mail.
  2. Do textového pole zprávy zadejte zprávu, kterou chcete odesílat jako automatickou odpověď.
  3. V okně zprávy klikněte na kartu Soubor a potom na volbu Uložit jako.
  4. V dialogovém okně Uložit jako klikněte v seznamu Uložit jako typ na položku Šablona Outlook (*.oft).
  5. Do pole Název souboru zadejte název šablony zprávy a klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky Začátek stránky

Krok 2: Vytvoření pravidla pro automatické odpovědi na nové e-mailové zprávy

Proveďte některou z následujících akcí:

  1. Na kartě Domů klikněte ve skupině Přesunout na položku Pravidla a poté klikněte na položku Spravovat pravidla a upozornění.
  2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo.
  3. V části Vytvořit zcela nové pravidlo klikněte na položku Použít pravidlo na přijaté zprávy a potom na tlačítko Další.
  4. V části Které podmínky chcete kontrolovat zaškrtněte požadovaná kritéria a klikněte na tlačítko Další. Obvykle není nutné vybírat žádné položky.
  5. V části Co chcete se zprávou provést zaškrtněte políčko Odpovědět pomocí určité šablony.
  6. V části Krok 2: Upravte popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu) klikněte na položku Určitá šablona.
  7. V dialogovém okně Vybrat šablonu odpovědí klikněte v poli Oblast hledání na položku Uživatelské šablony v systému souborů.
  8. Vyberte šablonu, kterou jste vytvořili podle předchozího popisu nebo kterou jste vytvořili či stáhli dříve, a potom klikněte na tlačítko Otevřít.
  9. Klikněte na tlačítko Další.
  10. Zaškrtněte políčka u všech výjimek z pravidla automatických odpovědí. Obvykle není třeba zadávat žádné výjimky.
  11. Klikněte na tlačítko Další.
  12. V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte název pravidla pro automatickou odpověď a klikněte na tlačítko Dokončit.

 Důležité    Jestliže má Průvodce pravidly automaticky odesílat odpovědi, musí být aplikace Outlook spuštěná a musí v ní být konfigurovaná pravidelná kontrola nových zpráv.

Při použití pravidla Odpovědět pomocí určité šablony v Průvodci pravidly bude automatická odpověď odeslána v průběhu jedné relace každému odesílateli pouze jednou. Relace začíná každým spuštěním aplikace Outlook a končí jejím ukončením. Díky tomuto nastavení neodesílá aplikace Outlook opakované odpovědi stejnému odesílateli, který vám zašle několik zpráv. Během relace udržuje aplikace Outlook seznam uživatelů, jimž byla odpověď již odeslána. Pokud aplikaci Outlook ukončíte a restartujete, bude to považováno za zahájení nové relace a seznam odesílatelů, kteří již obdrželi automatickou odpověď, bude obnoven.

 Tip    Zvažte vhodnost vytvoření úkolu nebo připomenutí úkolu aplikace Outlook, které vám připomenou, že máte pravidlo vypnout, až budete chtít odesílání automatických odpovědí ukončit.

Začátek stránky Začátek stránky

Vypnutí automatických odpovědí

Pravidlo, které odesílá automatické odpovědi, vypnete následujícím způsobem:

  1. Na kartě Domů klikněte ve skupině Přesunout na položku Pravidla a poté klikněte na položku Spravovat pravidla a upozornění.

Na kartě Pravidla e-mailu zrušte v části Pravidlo zaškrtnutí políčka u pravidla, které chcete vypnout.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Outlook 2010