Správa zpráv pomocí pravidel

Pravidla (Pravidlo: Jedna nebo více automatických akcí provedených u e-mailových zpráv a žádostí o schůzku, které splňují některé podmínky. Lze rovněž definovat výjimky z těchto podmínek. Pravidla se rovněž označují jako filtry.) umožňují provádět akce se zprávami, které odpovídají určité sadě podmínek, a usnadňují tak správu e-mailových zpráv. Vytvořené pravidlo použije aplikace Microsoft Outlook při přijímání zprávy do složky Doručená pošta nebo při odesílání zprávy. Je například možné automaticky provádět následující akce:

  • předávat nadřízenému všechny zprávy od Petra Nováka po jejich příchodu do složky Doručená pošta,
  • přiřadit kategorii Prodej všem odesílaným zprávám, které v poli Předmět obsahují slovo „prodej“,
  • označit příznakem každou žádost o schůzku nebo aktualizaci schůzky od nadřízeného.

Pravidla se řadí do dvou obecných kategorií: oznámení a uspořádání. Pravidla pro oznámení uživatele určitým způsobem upozorní na přijetí zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo, které vám automaticky odešle e-mailovou zprávu do mobilního telefonu při přijetí zprávy od člena rodiny. Pravidla pro uspořádání provádějí se zprávou jednu nebo více akcí. Je například možné vytvořit pravidlo, které přesune určité zprávy do zadané složky nebo je označí příznakem pro zpracování v určitý den.

Jedno nebo více pravidel můžete také spustit ručně. Ruční spuštění umožňuje použít pravidla u vybraných zpráv, které již jsou ve složce Doručená pošta nebo v jiné složce.

K pravidlům můžete přidat výjimky, které budou platit ve zvláštních případech, například při označení zprávy příznakem sledování nebo u zpráv s velkou důležitostí. Pokud potom dojde k takové výjimce, nebude dané pravidlo použito.

ZobrazitPravidla serveru a klientská pravidla

Jestliže používáte e-mailový účet (E-mailový účet: Název serveru, uživatelské jméno, heslo a e-mailová adresa používané aplikací Outlook k připojení ke e-mailové službě. E-mailový účet vytvoříte v aplikaci Outlook pomocí informací dodaných správcem nebo poskytovatelem internetových služeb.) na serveru Microsoft Exchange, může server u zpráv používat pravidla, přestože jste nespustili aplikaci Outlook. Taková pravidla jsou označována jako pravidla serveru. Pravidla je třeba nastavit pro použití u zpráv při jejich obdržení do složky Doručená pošta na serveru a je třeba zajistit, aby bylo možné pravidla na serveru dokončit. Na serveru nelze například použít pravidlo, které určuje, že má být zpráva vytištěna. Pokud pravidlo nemůže být použito na serveru, je použito při spuštění aplikace Outlook.

Pravidlo, které nelze použít na serveru, má za názvem uvedeno „pouze pro klienta“. Pravidla určená pouze pro klienta jsou použita po všech ostatních pravidlech. Obsahuje-li seznam pravidel pravidla, která lze na serveru spustit, i pravidla, která na serveru spustit nelze, jsou nejdříve použita pravidla serveru a potom klientská pravidla.

ZobrazitPotvrzení o doručení, odpovědi pomocí hlasování a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři

Potvrzení o doručení, potvrzení o přečtení, odpovědi pomocí hlasování a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři jsou zpracovávány jako zprávy. Pokud například vytvoříte pravidlo pro přesunutí položek (Položka: Položka je základní prvek obsahující informace v aplikaci Outlook (podobně jako soubor v ostatních programech). Mezi položky patří e-mailové zprávy, události, kontakty, úkoly, položky deníku, poznámky, vystavené položky a dokumenty.), které v poli Předmět obsahují slovo „schůzka“, budou potvrzení o doručení, výsledky hlasování a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři splňující danou podmínku přesunuty.

 Poznámka   Jestliže jsou výsledky hlasování přesunuty mimo složku Doručená pošta, není odpověď v původní zprávě automaticky sledována.

ZobrazitŽádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty jsou zpracovávány jako zprávy. Pokud například vytvoříte pravidlo pro přesunutí položek (Položka: Položka je základní prvek obsahující informace v aplikaci Outlook (podobně jako soubor v ostatních programech). Mezi položky patří e-mailové zprávy, události, kontakty, úkoly, položky deníku, poznámky, vystavené položky a dokumenty.), které v poli Předmět obsahují slovo „schůzka“, budou všechny žádosti o schůzku či zadání úkolů splňující dané kritérium přesunuty. Při vytváření pravidel, která ovlivňují tyto typy položek, však nezapomeňte na následující skutečnosti:

  • Jestliže položku určitého typu přesunete do jiné než poštovní složky, nebude pravděpodobně fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, není vytvořena nová událost.
  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, není u původní položky aktualizováno sledování.
  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.
  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.
 
 
Platí pro:
Outlook 2003