Sledování dokumentů a přehled o nich

Pokud na sharepointovém webu v organizaci najdete dokument nebo jiný soubor, který vás zajímá, asi ho budete chtít uchovat pro referenci a sledovat jeho aktualizace. Vyřešit to můžete jedním kliknutím – jednoduše začnete soubor sledovat. Na rozdíl od jednoduchého označení, že se vám dokument líbí, nebo nastavení e-mailového upozornění na změny, bude mít dokument, který budete sledovat, další výhody: Vymezíte ho vzhledem k ostatním dokumentům jako důležitý a budete dostávat oznámení o jeho změnách. Taky podpoříte spolupráci, protože svou akci budete sdílet s ostatními členy týmu prostřednictvím informačních kanálů. Pomůžete jim tak získávat informace o hodnotě dokumentu.

Pokud sledujete dokument nebo jiný soubor:

  • Uvidíte oznámení v informačním kanálu, kdykoli někdo tento soubor upraví nebo ho nasdílí s jinými lidmi.
  • Budete mít soubor po ruce v seznamu odkazů na sledované dokumenty.
  • Když začnete sledovat nějaký dokument, můžete o tom informovat členy týmu, a pomoct jim tak objevit nový obsah.
  • Můžete zvětšit rozsah navrhovaných dokumentů, které byste měli sledovat.

 Poznámka    Tady popisované možnosti závisejí na tom, jestli vaše organizace vytvořila nebo přizpůsobila osobní weby a profily. Podrobnosti vám poskytne správce SharePointu.

V tomto článku


Sledování dokumentu nebo souboru v knihovně webu

Sledování dokumentu nebo jiného souboru na týmovém webu nebo v jiné knihovně sharepointového webu představuje způsob, jak můžete označit obsah, který vás zajímá, sledovat jeho postupný vývoj a snadno se k němu znovu vrátit. Když začnete nějaký dokument sledovat, uvidíte oznámení o jeho aktualizacích ve svém informačním kanálu a do seznamu dokumentů, které sledujete, se automaticky přidá odkaz na tento dokument, abyste ho mohli snadno najít. Všechny dokumenty, které sledujete, jsou na jednom místě. Navíc lidi, kteří vás sledují, vidí položku informačního kanálu, že dokument sledujete, což ukazuje na jeho důležitost.

 Poznámka    Tady popisované možnosti závisejí na tom, jestli vaše organizace vytvořila nebo přizpůsobila osobní weby a profily. Podrobnosti vám poskytne správce SharePointu.

Sledování dokumentu nebo jiného souboru v knihovně webu nebo v osobní knihovně na SkyDrivu Pro:

  1. Přejděte do knihovny dokumentů na webu SharePointu nebo Office 365 tak, že uděláte některý z následujících kroků:
  • Pokud chcete přejít do knihovny týmového webu, klikněte na Dokumenty na panelu Snadné spuštění na levé straně.
  • Pokud chcete přejít do knihovny spolupracovníka, klikněte na profilovou fotku této osoby v informačním kanálu a na panelu Snadné spuštění klikněte na Dokumenty.
  • Pokud chcete přejít do své osobní knihovny, klikněte na SkyDrive v záhlaví.

Možnost SkyDrive

 Poznámka    Abyste mohli sledovat dokument nebo jiný soubor v jiné než vlastní knihovně, musíte mít oprávnění pro přístup k této knihovně. Toto oprávnění máte, pokud s vámi někdo dokument sdílí. Zpravidla se dají sledovat dokumenty ve složce Sdílené se všemi. Soukromé dokumenty se sledovat nedají.

  1. Klikněte na knihovnu nebo složku s dokumentem nebo jiným souborem, který chcete sledovat.
  2. Klikněte na tři tečky vedle dokumentu a pak v okně popisku klikněte na Sledovat.
    V popisku se zobrazí náhled obsahu a další informace, třeba kdo soubor naposledy upravil a kdy.
    Při aktualizaci dokumentu uvidíte upozornění v informačním kanálu a dokument nebo soubor se přidá do seznamu dokumentů, které sledujete, takže ho můžete snadno znovu najít.

 Poznámka    Pokud se omylem pokusíte sledovat soubor, který už sledujete, v pravém horním rohu stránky se zobrazí oznámení, že tento soubor už sledujete.

 Tip:    Pokud chcete sledovaný dokument najít, kliknutím na Informační kanál v záhlaví otevřete svůj seznam sledovaných dokumentů.

Tip Pokud chcete dostávat e-mailová upozornění na aktualizace dokumentu, vyberte dokument ve složce knihovny, klikněte na kartu Soubory a použijte funkci Upozornění.

Když dokument někdo aktualizuje, zobrazí se oznámení ve vašem informačním kanálu. Lidem, kteří vás sledují a mají přístup k tomuto dokumentu, se navíc v informačním kanálu zobrazí oznámení, že tento soubor sledujete.

Při vytváření své sbírky sledovaných dokumentů zvažte použití automatických návrhů dokumentů, které byste měli sledovat.

Začátek stránky Začátek stránky

Sledování dokumentu z informačního kanálu

Když si ve svém informačním kanálu všimnete odkazu na zajímavý dokument (na který třeba odkazuje váš šéf ve svém příspěvku), můžete ho začít sledovat a dostávat tak do informačního kanálu upozornění na aktualizace a mít ho na očích ve svém seznamu sledovaných dokumentů. I když se dokumenty nedají sledovat přímo z informačního kanálu, dá se dokument většinou sledovat z knihovny, ve které je uložený.

 Poznámka    Tady popisované možnosti závisejí na tom, jestli vaše organizace vytvořila nebo přizpůsobila osobní weby a profily. Podrobnosti vám poskytne správce SharePointu.

Sledování dokumentu nebo jiného souboru, který se objeví ve vašem informačním kanálu:

  1. Klikněte na Informační kanál v záhlaví.
    Možnost Informační kanál
  2. Na stránce Informační kanál klikněte na dokument nebo soubor, o který se zajímáte.
    Soubor se otevře pro prohlížení nebo úpravy (pokud to dovolují oprávnění souboru).
  3. Přejděte do knihovny, která obsahuje tento soubor, a to tak, že v prohlížeči odstraníte jméno souboru na konci adresy URL a stisknete Enter.
  4. Pokud má adresa URL například tvar http://contoso/Dokumenty k plánování/PlánNaPrvníKvartál.docx, odstranili byste PlánNaPrvníKvartál.docx a kliknuli na výslednou adresu URL http://contoso/Dokumenty k plánování/.

 Poznámka    Některé adresy URL to nemusí umožňovat.

  1. V knihovně dokumentů klikněte na tři tečky () vedle dokumentu nebo souboru, který chcete sledovat, a v okně popisku klikněte na Sledovat.
    V popisku se zobrazí náhled obsahu a další informace včetně toho, kdo a kdy ho naposledy upravil.

Začátek stránky Začátek stránky

Sledování sdíleného dokumentu

Pokud s vámi někdo sdílí dokument, můžete ho začít sledovat a hlídat tak jeho aktualizace ve svém informačním kanálu. Budete ho taky moct snadno najít ve svém seznamu sledovaných dokumentů. Sledování dokumentu, který s vámi někdo sdílí, je nejjednodušší, pokud bylo při sdílení dokumentu nastavené automatické odesílání e-mailu, protože oznámení bude obsahovat možnost sledovat dokument. Kromě toho jsou i další způsoby, jak dokument sledovat.

Sledování dokumentu, když dostanete e-mailové oznámení, že s vámi dokument někdo sdílí:

  • Klikněte na odkaz Sledovat, který je uvedený v e-mailu.

Pokud chcete sledovat dokument, který s vámi někdo sdílí a neodeslal vám oznámení v e-mailu, udělejte jednu z následujících věcí:

  • Najděte dokument v knihovně sdílejícího, vyberte ho a pak na kartě Soubory klikněte na Sledovat.
  • Najděte dokument v knihovně sdílejícího, klikněte na tři tečky () vedle dokumentu a v okně popisku klikněte na Sledovat.

 Poznámka    Možnosti, které jsou zde popsané, závisí na tom, jestli vaše organizace vytvořila a přizpůsobila osobní weby a profily. Podrobnosti vám poskytne správce sharepointového webu.

Začátek stránky Začátek stránky

Ukončení sledování dokumentu nebo souboru

Pokud už soubor nechcete sledovat a dostávat do svého informačního kanálu oznámení o jeho aktualizacích, můžete ho přestat sledovat.

 Poznámka    Možnosti, které jsou zde popsané, závisí na tom, jestli vaše organizace vytvořila a přizpůsobila osobní weby a profily. Podrobnosti vám poskytne správce sharepointového webu.

Pokud chcete přestat sledovat dokument nebo jiný soubor:

  1. Klikněte na Informační kanál v horní části webu SharePointu nebo služeb Office 365.
  2. V oblasti Sleduji zobrazte kliknutím na počet dokumentů stránku Dokumenty, které sleduji.
  3. Klikněte na Přestat sledovat pod položkou, která představuje dokument nebo jiný soubor.

     Poznámka    Položka zůstane stejná, dokud stránku nebo web neopustíte, takže si to můžete rozmyslet a začít ji znovu sledovat.

 Tip:    Pokud chcete dokument přestat sledovat ze stránky Informační kanál, klikněte na X vedle aktualizace týkající se tohoto sledovaného dokumentu.

Po opuštění webu už tento soubor nebude ve vašem seznamu sledovaných dokumentů.

Začátek stránky Začátek stránky

Proč mám sledovat dokument nebo soubor?

Pokud sledujete dokument nebo jiný soubor, můžete:

Začátek stránky Začátek stránky

Kde najdu dokumenty, které se dají sledovat?

Dokumenty, které byste mohli sledovat, najdete na jednom z těchto míst:

Začátek stránky Začátek stránky

Jak zajistím, aby moje dokumenty mohli sledovat ostatní?

Pokud chcete, aby ostatní mohli sledovat vaše dokumenty nebo jiné soubory, musíte jim dát oprávnění k přístupu. Ostatní například nemají přístup k dokumentům nebo souborům ve vaší soukromé složce. Přístup k dokumentu dáte svým týmovým kolegům tak, že s nimi dokument nasdílíte a dáte jim oprávnění k jeho prohlížení nebo úpravám.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard