Sdílení webů nebo dokumentů s lidmi mimo vaši organizaci

 Poznámka    Pokud tyto informace neodpovídají tomu, co vidíte, je možné, že používáte neupgradovanou verzi Office 365. Zkuste v tématu Sdílení webu s externími uživateli najít informace, které se týkají vaší verze Office 365.
Používám upgradovanou verzi Office 365?

Pokud provádíte práci, která vyžaduje sdílení dokumentů nebo přímou spolupráci s dodavateli, klienty nebo zákazníky, je vhodné pro sdílení obsahu s osobami mimo vaši organizaci, kteří nemají licence pro předplatné služeb Microsoft Office 365 vaší organizace, použít weby SharePointu Online.

Můžete to udělat třemi způsoby:

Toto téma vysvětluje, jak se dá sdílet web nebo dokument s lidmi mimo vaši organizaci.

Co je dobré vědět, než začnete

Než se pustíte do externího sdílení obsahu, přečtěte si část Doporučené postupy pro sdílení s rozvahou. Pokud by vás zajímalo, jací uživatelé můžou být externími uživateli a jaká oprávnění externí uživatelé mají, přečtěte si téma Co je to externí uživatel? Informace o zapnutí a vypnutí funkce externího sdílení najdete v části Správa externího sdílení.

V tomto článku


Sdílení webu

Když sdílíte web s externími uživateli, odešlete jim pozvánku, pomocí které se mohou uživatelé k webu přihlásit. Tuto pozvánku můžete poslat na jakoukoli e-mailovou adresu. Pokud příjemci pozvání přijmou, mohou se přihlásit pomocí účtu Microsoft nebo ID uživatele služeb Office 365. Při sdílení webu můžete vybrat typ oprávnění, která má příslušná osoba na webu mít.

Při sdílení svého týmového webu nebo jiného webu, který vaše organizace používá hlavně pro interní záležitosti a dokumenty, postupujte s rozvahou. Udělíte totiž přístup externím uživatelům k tomuto webu a všem podřízeným webům, které sdílejí oprávnění tohoto webu. Mohli byste tak dát externím uživatelům přístup k citlivému obsahu. Pokud potřebujete trvale spolupracovat s lidmi mimo vaši organizaci, vytvořte web určený speciálně pro externí sdílení a nakonfigurujte ho tak, aby měl jedinečná oprávnění odlišná od vašich ostatních webů. Další informace o dědičnosti oprávnění najdete v tématu Co je to dědičnost oprávnění?

Pokud chcete nastavit sdílení webu s externími uživateli, musíte mít oprávnění vlastníka webu nebo oprávnění k úplnému řízení. Kromě toho musí být pro vaše předplatné Office 365 funkce externího sdílení zapnutá (podle toho, jaký plán máte, to může udělat správce Office nebo správce SharePointu Online).

  1. Přejděte na web, který chcete sdílet s externími uživateli.
  2. Klikněte na Sdílet.
    Obrázek příkazu Sdílet v pravém horním rohu obrazovky
  3. V dialogu Sdílet zadejte jména externích uživatelů, které chcete pozvat. Příklad: someone@outlook.com nebo someone@contoso.com.

    Upozornění: Příkaz Sdílet můžete použít i k udělení přístupu k webu interním licencovaným uživatelům. Pokud to chcete udělat, stačí zadat jména lidí, které chcete pozvat.
  4. Zadejte zprávu, která má být součástí pozvánky.
  5. Pokud chcete externího uživatele zařadit do určité skupiny oprávnění, klikněte na Zobrazit možnosti a vyberte požadovanou skupinu.

    Nejvhodnější je udělit uživatelům nejnižší možné oprávnění, které mohou k provedení požadovaného úkolu použít. Pokud například osoby, které zvete, potřebují jenom číst obsah, zařaďte je do skupiny Návštěvníci, která má ve výchozím nastavení oprávnění Číst. Pokud je potřeba, aby externí uživatelé mohli obsah upravovat nebo aktualizovat, přidejte je do skupiny Členové, která disponuje oprávněními pro úpravy. Důkladně zvažujte, koho z externích uživatelů zařadíte do některé ze skupin, která má oprávnění Úplné řízení.


    Obrázek dialogu Sdílet pro web se jmény externích uživatelů
  6. Klikněte na Sdílet.

Standardně všechny pozvánky, které pošlete externím uživatelům, vyprší za 7 dní. Pokud pozvaná osoba pozvánku do 7 dní nepřijme, a vy pořád chcete, aby k vašemu webu měla přístup, budete muset poslat novou pozvánku.

Když externí uživatelé dostanou pozvánku, kliknutím na tlačítko se přesunou na stránku, na které se přihlásí k vašemu webu SharePointu Online pomocí účtu Microsoft nebo ID uživatele pro Office 365. Pokud uživatelé nemají aspoň jeden účet Microsoft, můžou o registraci účtu Microsoft zdarma požádat.

Začátek stránky Začátek stránky

Sdílení dokumentu odesláním nebo publikováním anonymního odkazu pro hosta

Můžete vytvořit anonymní odkaz pro hosta a pak ho nasdílet pomocí jakéhokoli média, které vám vyhovuje. Můžete ho třeba publikovat na stránce nějakého sociálního média nebo vložit do e-mailu. Můžete vytvořit odkaz pro hosta, který umožňuje oprávnění pro úpravy nebo jenom pro zobrazení.

Jestliže chcete sdílet nějaký dokument s externími uživateli, musíte mít oprávnění vlastníka webu nebo oprávnění k úplnému řízení. Kromě toho musí být v nastavení služeb Office 365 nebo Centru pro správu SharePointu Online funkce externího sdílení zapnutá (podle toho, jaký plán máte). Dále musí být externí sdílení zapnuté pro příslušnou kolekci webů (jen plány Enterprise).

  1. Klikněte na tři tečky (...) vedle dokumentu. Tím otevřete jeho okno popisku. Potom klikněte na Sdílet.
    Zahájení sdílení dokumentu v knihovně SharePointu
  2. V dialogu Sdílet vyberte Získat odkaz.
  3. Vyberte Vytvořit odkaz pro typ oprávnění, které chcete udělit.
    Vytvoří se adresa URL odkazu pro hosta.
  4. Vyberte URL adresu odkazu pro hosta a zkopírujte ji.
    Vytvoření a zkopírování anonymního odkazu pro hosta
    Teď ji můžete vložit do média podle svého výběru.
  • Pokud je dokument v knihovně týmového webu, můžou ostatní členové webu najít odkazy pro hosty v dialogu Sdílet a poslat je ostatním.
  • Pokud je soubor, který chcete sdílet, uložený v knihovně používající technologii IRM (Správa přístupových práv k informacím), nepůjde sdílet.
  • Anonymní odkazy pro hosta se dají předávat dál nebo sdílet s dalšími lidmi, kteří pak taky mohou zobrazit nebo upravit příslušný obsah bez přihlášeni. Nepoužívejte anonymní odkazy pro hosta u citlivého obsahu.
  • Lidé, kteří mají pozvání pro přístup k dokumentům pomocí anonymních odkazů pro hosta, budou mít možnost jenom prohlížet nebo číst soubory v příslušné aplikaci Office Online . Nebudou mít možnost soubory otvírat v odpovídající desktopové verzi aplikace Office.
  • Pokud je v nastavení služeb Office 365 nebo Centru pro správu SharePointu Online externí sdílení globálně vypnuté, přestanou všechny odkazy pro sdílení fungovat. Když se pak tato funkce znovu zapne, fungovat zase začnou. Jestliže chcete odvolat přístup k určitému dokumentu, je taky možné deaktivovat jednotlivé odkazy, které jste už rozeslali. Viz Zakázání anonymních odkazů pro hosta.

Začátek stránky Začátek stránky

Umožnění uživatelům vytvářet odkazy pro hosta u dokumentů, které jste s nimi nasdíleli

Asi jste rádi, že se některé dokumenty dají sdílet s hodně lidmi a ve skutečnosti můžete lidem doporučit i jejich další sdílení. U takových dokumentů můžete lidem dovolit vytvoření anonymních odkazů pro hosta na dokumenty, které s nimi sdílíte.

Pro povolení této možnosti musíte mít oprávnění Úplné řízení.

  1. Přejděte do knihovny, kde chcete lidem povolit vytváření odkazů pro hosta.
  2. Vyberte ikonu ozubeného kola a vyberte Nastavení webu.
  3. Na stránce Nastavení webu v části Uživatelé a oprávnění vyberte Oprávnění webů.
  4. Na kartě Oprávnění klikněte na Nastavení žádostí o přístup.
  5. V dialogu Nastavení žádostí o přístup zaškrtněte políčko Povolit členům sdílení webu a jednotlivých souborů a složek.

Teď, když si jednotliví uživatelé vyberou dokumenty, které jste s nimi nasdíleli, a otevřou dialog Sdílet, můžou vytvořit odkaz pro hosta. Uvědomte si ale, že můžou vytvářet jenom odkazy pro hosta, které hostům umožňují upravovat dokumenty, jenom pokud jste jim udělili oprávnění pro úpravy při prvním nasdílení dokumentu. Pokud mají jenom oprávnění pro zobrazení, můžou vytvářet jenom odkazy pro hosta, které umožňují zobrazení.

Pokud chcete získat přehled nastavení žádostí o přístup, podívejte se na Video: Sdílení webu bez žádosti o přístup.

Začátek stránky Začátek stránky

Sdílení dokumentu vyžadujícího přihlášení k vašemu webu

Jestliže chcete sdílet nějaký dokument s externími uživateli, musíte mít oprávnění vlastníka webu nebo oprávnění k úplnému řízení. Kromě toho musí být v nastavení služeb Office 365 nebo Centru pro správu SharePointu Online funkce externího sdílení zapnutá (podle toho, jaký plán máte). Dále musí být externí sdílení zapnuté pro příslušnou kolekci webů (jen plány Enterprise).

  1. Klikněte na tři tečky (...) vedle dokumentu. Tím otevřete jeho okno popisku. Potom klikněte na Sdílet.
    Zahájení sdílení dokumentu v knihovně SharePointu
  2. Zadejte e-mailové adresy lidí, které zvete ke sdílení dokumentu, například someone@outlook.com, somebody@gmail.com nebo externaluser@contoso.com.
  3. V rozevíracím seznamu vyberte úroveň oprávnění, kterou chcete těmto uživatelům udělit.
  4. Pokud chcete, zadejte zprávu, která se má zahrnout do e-mailu. Zpráva může obsahovat informace nebo pokyny k nasdílenému dokumentu.
  5. Zaškrtněte políčko Vyžadovat přihlášení.

 Varování    Pokud se políčko Vyžadovat přihlášení nezobrazuje, bude e-mail obsahovat anonymní odkaz pro hosta na dokument. Anonymní odkazy se dají předávat nebo sdílet s ostatními. Ti pak můžou taky prohlížet nebo upravovat odkaz bez přihlášení.

  1. Klikněte na Sdílet.

Začátek stránky Začátek stránky

Sdílení s rozvahou

Osvědčené postupy při sdílení webů

Pokud s nějakým uživatelem sdílíte celý web, bude se moct tenhle uživatel k webu přihlásit a fungovat jako jeho člen, a to se vším, co k tomu patří. Bude moct procházet, vyhledávat, prohlížet a upravovat obsah (podle toho, do které skupiny oprávnění ho zařadíte). Taky bude moct dělat další věci, třeba se podívat na jména ostatních uživatelů webu pomocí funkce Výběr osob nebo si prohlížet metadata dokumentů. Externí uživatelé se budou ve funkci Výběr osob zobrazovat taky jako uživatelé webu. To znamená, že ostatní lidé, kteří využívají váš web, můžou těmto uživatelům udělit jiná oprávnění, než jaká jste jim udělili, když jste s nimi web začali sdílet. Než na svůj web pozvete externí uživatele, zjistěte si nejdřív jejich identitu.

Když pozvete na svůj týmový web externí uživatele, budou se moct dívat na jeho obsah včetně všech podřízených webů. Jestli chcete zabránit tomu, aby externí uživatelé získali přístup k důležitému nebo citlivému obsahu vašeho týmového webu, měli byste vytvořit podřízený web svého týmového webu se zvláštními oprávněními a sdílet s externími uživateli jenom tenhle podřízený web. Další informace o dědičnosti oprávnění najdete v tématu Co je dědičnost oprávnění?

Podobně, pokud chcete sdílet podřízený web, který jste vytvořili ve svém umístění ve službě OneDrive pro firmy, je užitečné zajistit, aby měl jedinečná oprávnění, abyste uživatelům nechtěně nepřidělili oprávnění k dalším webům nebo obsahu na svém osobním webu.

Začátek stránky Začátek stránky

Osvědčené postupy při sdílení dokumentů

Pokud sdílíte dokumenty pomocí anonymních odkazů pro hosty, pak můžou příjemci pozvánek tyto odkazy sdílet s ostatními, a ti je můžou použít k prohlížení obsahu. Nepoužívejte odkazy pro hosty ke sdílení citlivých dokumentů. Pokud chcete minimalizovat riziko, že by někdo mohl sdílet anonymní odkaz, sdílejte dokument tak, že místo toho budete požadovat přihlášení.

Rozhodnutí o způsobu sdílení

Až budete zvažovat, jestli a jak chcete externě sdílet obsah, odpovězte si na následující otázky:

  • Komu chcete udělit přístup k obsahu na vašem týmovém webu a všech podřízených webech a co budete chtít, aby mohli dělat?
  • Komu ve vaší organizaci chcete udělit oprávnění k externímu sdílení obsahu?
  • Existuje nějaký obsah, u kterého chcete mít jistotu, že si ho nikdy nebudou moct prohlížet uživatelé mimo vaší organizaci?

Odpovědi na tyhle otázky vám usnadní plánování strategie pro sdílení obsahu.

Zkuste toto: Pokud potřebujete:

Sdílejte web.

Pokud chcete sdílet web, ale chcete taky zabránit externím uživatelům v získání přístupu k nějakému internímu obsahu vaší organizace, zvažte vytvoření podřízeného webu s jedinečnými oprávněními, která využíváte exkluzivně za účelem externího sdílení.

Poskytnout někomu mimo vaši organizaci trvalý přístup k informacím a obsahu na nějakém webu. Tento člověk potřebuje mít stejné možnosti jako plnoprávný uživatel webu, aby mohl vytvářet, upravovat a prohlížet jeho obsah.
Sdílejte dokument a vyžadujte přihlášení. Poskytnout uživatelům mimo vaši organizaci zabezpečený přístup k určitému dokumentu, aby si ho mohli prohlédnout nebo na něm spolupracovat, ale tito lidé nepotřebují mít trvalý přístup k jinému obsahu na vašem interním webu.
Sdílejte dokument pomocí anonymního odkazu pro hosta. Sdílet s uživateli mimo vaši organizaci dokument, který není citlivé ani důvěrné povahy, aby si ho mohli prohlížet nebo ho i upravovat (třeba do něj napsat svůj názor nebo jiné požadované informace). Tihle uživatelé nepotřebují mít trvalý přístup k obsahu na vašem interním webu.

Začátek stránky Začátek stránky

Zobrazení uživatelů, kteří mají přístup k určitému webu nebo dokumentu

Příkazem Sdílet můžete taky rychle zobrazit seznam lidí, se kterými byl dokument nasdílený.

Udělejte jeden z těchto kroků:

  • Pokud chcete zobrazit, kdo má přístup k webu, klikněte na Sdílet v pravé horní části stránky a potom klikněte v dialogovém okně Sdílet na odkaz za Sdíleno s. Tím zobrazíte seznam lidí s přístupem k webu.
  • Jestliže chcete zjistit, kdo má přístup k určitému dokumentu, složce nebo sadě dokumentů, vyberte příslušnou položku v knihovně dokumentů a pak na kartě Soubory přejeďte rychlým pohybem po Sdíleno s.

Začátek stránky Začátek stránky

Odvolání pozvánek

Pokud chcete odvolat pozvánku, kterou jste poslali externímu uživateli, můžete ji před jejím přijetím odvolat.

Přejděte na web, pro který chcete pozvánku odvolat.

  1. Přejděte na NastaveníTlačítko Nastavení > Nastavení webu.
  2. V části Uživatelé a oprávnění klikněte na Žádosti o přístup a pozvánky.
  3. V oblasti Pozvání externích uživatelů vyhledejte osobu, jejíž pozvánku na web chcete odvolat, a klikněte na Otevřít nabídku.
  4. V okně vlastností klikněte na Odvolat.

Pokud příslušný externí uživatel pozvánku už přijal a vy ho chcete z webu odebrat, můžete to udělat tak, že ho odeberete ze skupiny oprávnění SharePointu, do které jste ho zařadili. Taky je možné, aby ho pracovník ve vaší organizaci, který má oprávnění správce pro Office 365 nebo SharePoint Online, odebral ze seznamu uživatelů pro dané prostředí. Další informace najdete v článcích uvedených v části Správa externího sdílení.

Začátek stránky Začátek stránky

Zakázání anonymních odkazů pro hosty

Pokud je dokument nasdílený pomocí odkazu pro hosta, zobrazí se informace o této skutečnosti v popisku dokumentu.

Dialogové okno Vlastnosti zobrazující, že dokument byl sdílený prostřednictvím odkazu pro hosty.

Odvolat přístup k dokumentu, který byl sdílený prostřednictvím odkazu pro hosty, můžete zakázáním tohoto odkazu.

  1. Přejděte do knihovny s dokumentem, pro který chcete odebrat odkaz pro hosty.
  2. Ukažte na dokument a klikněte na Otevřít nabídku.
  3. Klikněte na odkazu pro hosta ve větě Dostupné všem pomocí odkazu pro hosta.
  4. Vedle URL adresy odkazu pro hosta klikněte na tlačítko Zakázat.
  5. Pokud se zobrazí dotaz, jestli chcete odkaz zakázat, klikněte na Zakázat odkaz.
    Dialogové okno s dotazem, jestli chcete zakázat odkaz pro hosty pro sdílený dokument, aby přestal fungovat.

Když se uživatelé mimo vaši organizaci pokusí o přístup k obsahu pomocí odkazu pro hosty, uvidí zprávu s informací, že k němu nemají přístup.

Začátek stránky Začátek stránky

Správa externího sdílení

Nastavení správy pro externí sdílení se liší podle předplatného plánu Office 365, který se ve vaší organizaci používá. Informace o zapnutí nebo vypnutí funkce externího sdílení a její další konfiguraci najdete v těchto tématech:

Pokud se ve vaší organizaci používá Office 365 Small Business, přečtěte si téma Správa sdílení s externími uživateli.

Jestliže se ve vaší organizaci používá některý z plánů Office 365 Enterprise, vyhledejte informace v tématu Správa externího sdílení pro prostředí SharePointu Online.

Informace o nastavení a správě žádostí o přístup na weby najdete v tématu Nastavení a správa žádostí o přístup.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Centrum pro správu SharePointu, SharePoint Online Enterprise (E1), SharePoint Online Enterprise (E3 a E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business