Pokud jste vlastníkem týmového webu, je velmi vhodné, abyste si vytvořili model zásad správného řízení, který bude řešit zásady, procesy, role a zodpovědnosti na vašem webu.
V tomto článku
Co jsou zásady správného řízení?
Důležitou, byť často neviditelnou součástí jakéhokoli webu je jeho model zásad správného řízení – tedy soustava zásad, rolí, zodpovědností a procesů, kterými stanovíte, jak mají uživatelé v dané skupině službu SharePoint používat.
Mnohé organizace mají model zásad správného řízení pro weby zaveden na úrovni Centrální správy nebo kolekce webů a o jeho vytváření a údržbu se může starat například oddělení nebo tým informačních technologií (IT).
Pokud jste vlastníkem podřízeného webu v kolekci webů, například týmového webu, je vhodné tento model doplnit vlastním modelem zásad správného řízení, který bude řešit vaše specifické záležitosti.
Model zásad správného řízení usnadňuje:
- Informování uživatelů webu, kdy mají vytvořit nový podřízený web namísto toho, aby vytvořili seznam nebo jiný obsah
- Zajištění, aby byly vyřazovány zastaralé podřízené weby a obsah, a nedošlo tak k zaplnění prostoru úložiště a znehodnocení výsledků hledání
- Zajištění, aby ti správní uživatelé měli přístup ke správnému obsahu
- Informování vlastníků podřízených webů, které šablony a motivy mohou používat
- Hladký přenos vlastnictví webu mezi uživateli
Prvky modelu zásad správného řízení
Model zásad správného řízení musí řešit témata, jako jsou například:
- Vytváření webů
- Správa oprávnění
- Informační architektura
- Životní cyklus a vyřazování webů
- Omezení úložiště
- Klasifikace informací
- Vlastní nastavení
- Ochrana dat
- Navigace
- Hledání
- Role a zodpovědnosti pro podporu webu
Některé z těchto otázek již mohly být za vás rozhodnuty v rámci modelu na úrovni kolekce webů nebo organizace, například jaká je velikost úložiště pro váš web a jaký druh vlastního nastavení můžete provést u jeho vzhledu. Jiné nemusejí být relevantní, a to v závislosti na složitosti vašeho týmového webu a počtu jeho uživatelů. Ale i v případě, že o těchto tématech nemusíte rozhodovat, je dobré vědět, jak rozhodnutí byla učiněna, abyste mohli informovat uživatele webu a odpovídajícím způsobem tyto zásady vynucovat.
Zde je několik bodů, které je třeba zvážit při nastavování nového webu.
Vytvoření podřízeného webu
Může být žádoucí, aby členové vašeho týmu měli možnost vytvářet pod týmovým webem podřízené weby, které budou používat pro konkrétní projekty.
Možnost vytvářet bez jakéhokoli prodlení nové podřízené weby může být pro skupinu velký přínosem, avšak neplatí-li žádná omezení, může se snadno vymknout kontrole. Pokud zcela volně přibývají podřízené weby, mohou vzniknout problémy. Například:
- Pro uživatele může být obtížné najít správný podřízený web nebo si nemusejí být jisti, že se jim to podařilo.
- Informace mohou být duplikovány na několika podřízených webech, čímž se spotřebovává cenný prostor v úložišti a násobí se náročnost údržby.
- Na podřízených webech mohou zůstávat zastaralé informace, potenciálně i celé roky, které se budou objevovat ve výsledcích hledání. Může být obtížné rozpoznat, která verze informací je správná.
- Správa oprávnění pro velký počet podřízených webů se může stát časově velmi náročnou a uživatelům může být nechtěně poskytnut přístup k informacím, které by pro ně neměly být dostupné.
- Jak budou zaměstnanci ze skupiny odcházet, jimi vytvořené podřízené weby mohou zůstat bezprizorní, což bude vytvářet zmatek a znehodnocovat výsledky hledání pro zbývající uživatelé webu.
Pokud pro vytváření webů nastavíte několik zásad, které budou řešit následující oblasti, ušetří vám to čas i energii:
- Kdo smí vytvářet podřízené weby?
- Je třeba nové podřízené weby předem schvalovat? Pokud ano, jaká kritéria se při schválení používají a kdo schválení uděluje?
- Měly by nové podřízené weby používat stanovené šablony a motivy?
- Kolik informací může být na webu uloženo? (Jinými slovy, kolik místa na disku serveru lze zabrat?)
- Jaká jsou pravidla pro zahrnutí navigačních strategií na webu?
- Jak dlouho by měly být informace na podřízených webech uloženy, než budou odstraněny nebo archivovány?
Správa oprávnění
Integrita, důvěrnost a ochrana informací, které jsou pro organizaci stěžejní, závisí na zabezpečení webu – a speciálně na tom, komu se rozhodnete udělit přístup k webu.
Udělování a omezování přístupu k webu se označuje jako správa oprávnění a je jednou z nejdůležitějších zodpovědností vás jakožto vlastníka webu.
Zde je několik tipů, které je dobré mít na paměti při sestavování strategie pro udělení oprávnění.
- Držte se zásady nejmenšího rozsahu oprávnění: Uživatelům udělujte pouze oprávnění na nejnižší možné úrovni, kterou potřebují k provedení přiřazených úkolů.
- Přístup udělte uživatelům tím, že je přidáte do standardních, výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci). Většinu uživatelů zařaďte do skupin Členové nebo Návštěvníci a omezte počet uživatelů ve skupině Vlastníci.
- S využitím dědičnosti oprávnění vytvořte jasnou hierarchii, kterou si lze snadno představit. Tzn. vyhýbejte se udělování oprávnění jednotlivcům, místo toho pracujte se skupinami. Kdykoli je to možné, nastavte podřízené weby tak, aby jednoduše dědily oprávnění z týmového webu, a nepoužívaly tedy jedinečná oprávnění.
- Obsah uspořádejte tak, abyste mohli využívat dědičnost oprávnění: Zvažte možnost rozdělení obsahu podle úrovně zabezpečení – vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty a nenechávejte je ve větší knihovně, kde by byly chráněny jedinečnými oprávněními.
Informační architektura
Informační architektura webu je jako stránka s obsahem v knize: určuje, jak jsou informace na tomto webu – jeho webové stránky, dokumenty, seznamy a data – uspořádány a jak jsou prezentovány uživatelům webu. Informační architektura je často zaznamenána jako hierarchický seznam obsahu webu, klíčových slov pro vyhledávání, datových typů a dalších konceptů.
Abyste mohli vytvořit informační architekturu, je třeba provést analýzu informací, které budou na webu prezentovány. Zde je několik otázek, na základě kterých byste mohli informační architekturu sestavit:
- Jaký druh obsahu budete na webu mít? Jak bude rozložen do podřízených webů, seznamů, knihoven atd.?
- Jak budou informace na webu prezentovány?
- Jak se budou uživatelé na webu pohybovat?
- Jakým způsobem budou informace poskytovány specifickým cílovým skupinám?
- Jak bude nakonfigurováno a optimalizováno hledání?
Součástí informační architektury může být i klasifikace informací.
Pokud informace, se kterými pracujete, mají pro společnost vysokou hodnotu, vyžadují zvláštní zabezpečení nebo se na ně vztahují zákonné předpisy či nařízení, může být vhodné sestavit klasifikační plán, na jehož základě se budou určovat konkrétní typy obsahu, které vyžadují opatrné zacházení.
Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete pomocí funkcí zásad správného řízení určit, jak bude obsah spravován. Například:
Vyžadování rezervace souborů
Vyžadováním rezervace souboru zajistíte, že dokud soubor nebude vrácen se změnami, bude jej moci upravovat pouze jedna osoba. Vyžadováním rezervace dokumentů lze zabránit tomu, aby soubor najednou neměnilo více osob, což by mohlo vést k nejasnostem a konfliktním úpravám. Požadavek na rezervaci může také členům týmu připomenout, že mají při vracení souboru se změnami přidat komentář, aby bylo možné snáze sledovat, k jakým změnám v jednotlivých verzích došlo.
Sledování verzí
Pokud potřebujete zachovat předchozí verze souborů, mohou vám knihovny pomoci sledovat, ukládat a obnovovat soubory. Můžete rozhodnout, že všechny verze mají být zaznamenány stejným způsobem. Nebo můžete některé verze označit jako hlavní, například při přidání nové kapitoly do příručky, a některé verze jako dílčí, například při opravě pravopisné chyby. Aby bylo možné lépe spravovat úložný prostor, můžete zvolit číslo každého typu verze, který chcete uložit.
Vyžadované schválení dokumentu
Můžete určit, že schvalování dokumentu je povinné. Dokumenty budou čekat na vyřízení, dokud je uživatel s příslušným oprávněním neschválí nebo nezamítne. Můžete také stanovit, které skupiny uživatelů mohou dokument zobrazit před schválením. Tato funkce může být užitečná v případě, že knihovna obsahuje důležité pokyny nebo postupy, jež jiní uživatelé mohou vidět až v konečné verzi.
Zajištění příjmu informací o změnách
Knihovny podporují technologii RSS, takže členové pracovní skupiny mohou automaticky získávat a zobrazovat aktualizace (informační kanály) s novinkami a informacemi v konsolidovaném umístění. Technologii RSS lze využít, chcete-li být upozorňováni na změny v knihovně, například na změny souborů uložených v knihovně. Informační kanály RSS umožňují členům pracovní skupiny zobrazit konsolidovaný seznam souborů, které se změnily. Můžete také vytvořit e-mailová upozornění, aby vám byla oznámena jakákoli změna souborů.
Vytváření pracovních postupů
Knihovna dokumentů nebo typ obsahu může používat pracovní postupy, které vaše organizace definovala pro podnikové procesy, jako je například správa schvalování nebo revizí dokumentů. Vaše skupina může pro své dokumenty používat podnikové procesy, jež jsou označovány jako pracovní postupy a určují akce, které je nutné provádět v posloupnosti, například při schvalování nebo překladu dokumentů. Pracovní postup je automatický způsob přesouvání dokumentů nebo položek přes posloupnost akcí nebo úkolů. Ve výchozím nastavení jsou pro knihovny k dispozici tři pracovní postupy: Schválení, jenž směruje dokument skupině osob ke schválení; Shromáždit názory, jenž směruje dokument skupině osob, které mají zadat hodnocení, a vrací dokument jako kompilaci osobě, která pracovní postup spustila; Shromáždit podpisy, jenž směruje dokument skupině osob za účelem shromáždění jejich digitálních podpisů.
Definování typů obsahu
Pracuje-li vaše skupina s více typy souborů, jako jsou listy, prezentace a dokumenty, můžete funkce knihovny rozšířit povolením a definováním více typů obsahu. Pomocí typů obsahu lze zajistit flexibilitu a konzistenci mezi různými knihovnami. Každý z typů obsahu může mít určenou šablonu, a dokonce i procesy pracovních postupů. Šablony se používají jako výchozí bod, který nabízí jak formátování a všechny často používané texty, tak vlastnosti používané v dokumentech daného typu, jako je například název oddělení nebo číslo smlouvy.
Sledování s auditem
Jestliže máte skupinu citlivých souborů a potřebujete vědět, jak byly tyto dokumenty používány, můžete definovat zásady umožňující povolit audit při sledování událostí, jako jsou například změny, kopírování nebo odstranění souborů.
Životní cyklus a vyřazování webů
Weby, jako jsou stránky pro práci s dokumenty a diskusní weby, mají tendenci setrvávat na místě i v době, kdy už nejsou užitečné, a zabírat tak cenné místo v úložišti a znehodnocovat výsledky hledání. Je vhodné sestavit plán kontroly webů a jejich obsahu (alespoň jednou ročně), aby se ověřila účelnost jejich dalšího zachování.
Mějte také na paměti, že způsob nakládání se zastaralými weby může stanovovat i širší model zásad správného řízení uplatňovaný ve vaší organizaci. Správce může například automaticky odstraňovat weby, kde nebyl zaznamenán přístup za posledních 90 dnů. Jako vlastník webu byste měli obdržet varování dříve, než k tomu dojde.
Omezení úložiště
Je možné, že správce omezil množství místa na disku, které může využívat vaše skupina. Je třeba zjistit, zda takové omezení existuje, a pokud ano, rozhodnout, jak místo rozdělit mezi weby, stránky a knihovny.
Ve výchozím nastavení uplatňuje SharePoint Server 50MB omezení velikosti u jednotlivých dokumentů, které lze uložit do knihovny dokumentů. A vlastníci týmových webů také ve výchozím nastavení obdrží oznámení, jakmile je kvóta úložiště zaplněna z 90 %.
Poté co se seznámíte s platnými omezeními, můžete pomocí funkcí, jako je správa verzí nebo sledování s auditem, zajistit, aby je web nepřekročil.
Vlastní nastavení
Vaše organizace pravděpodobně používá určité standardizované firemní označení a šablony či rozložení webů, jejichž použití je preferováno nebo požadováno. Jak daleko mohou uživatelé zajít při vlastním nastavení vzhledu webů a stránek?
Abyste rozsah vlastního nastavení udrželi pod kontrolou, můžete se rozhodnout pro výběr konkrétních uživatelů ve vašem týmu, kteří budou mít oprávnění provádět vlastní nastavení, nebo pro používání standardizovaného rozložení stránek, aby bylo zajištěno splnění určitých požadavků, například zobrazení vlastníka webu v levém horním rohu všech webů.
Může být rovněž vhodné stanovit pokyny týkající se funkcí, které mohou uživatelé použít na svých podřízených webech. Například můžete vznést požadavek, aby uživatelé nepoužívali webové části vyžadující vlastní kódování.
Pokud byste se v této oblasti pohybovali na zcela opačné straně spektra možností, mohli byste všem uživatelům ve vašem týmu poskytnout aplikaci SharePoint Designer, aby mohli provádět úpravy zcela podle svého uvážení.
Navigace
Prvky navigace pomáhají uživatelům procházet požadovaným obsahem. Dvěma položkami navigace, které můžete přizpůsobit, jsou horní panel odkazů a panel Snadné spuštění.
Pomocí stránek nastavení pro každý seznam nebo knihovnu můžete zvolit, které seznamy a knihovny se budou na panelu Snadné spuštění zobrazovat. Můžete také změnit pořadí odkazů, přidat nebo odstranit odkazy a přidat nebo odstranit oddíly, do kterých jsou odkazy uspořádány. Obsahuje-li například oddíl Seznamy příliš mnoho seznamů, můžete přidat nový oddíl Seznamy úkolů, který bude obsahovat odkazy na seznamy úkolů.
Horní panel odkazů zobrazuje řadu karet v horní části každé stránky na webu a umožňuje uživatelům vašeho webu, aby se dostali na jiné weby v kolekci webů. Při vytváření nového webu se můžete rozhodnout, zda web zahrnete do horního panelu odkazů nadřazeného webu a zda použijete horní panel odkazů z nadřazeného webu.
Hledání
Obsah se objevuje na mnoha místech, mezi která patří weby, seznamy, knihovny, webové části a sloupce. Ve výchozím nastavení platí, že pokud některý uživatel provede hledání na vašem webu, objeví se ve výsledcích hledání obsah z daného webu i všech jeho podřízených webů.
Jako vlastník webu můžete rozhodnout, zda se obsah vašeho webu zobrazí ve výsledcích hledání či nikoli. Pokud zabráníte zobrazení obsahu webu ve výsledcích hledání, bude takto zablokován také obsah ze všech jeho podřízených webů.
Ve výchozím nastavení se obsah, u kterého jsou omezena oprávnění, neobjeví ve výsledcích hledání uživatelů, kteří nemají oprávnění k jeho čtení. Můžete to změnit tak, aby se takto omezený obsah ve výsledcích hledání objevil, avšak aby jej uživatelé bez potřebného oprávnění nemohli otevřít.
Začátek stránky
Role a zodpovědnosti pro podporu webu
Je vhodné definovat role a zodpovědnosti, abyste předešli chaosu, který by na webu mohl vzniknout v důsledku příchodů a odchodů členů týmu. Zde je několik bodů, pro které je dobré u webu stanovit zodpovědné osoby:
- Školení: Základní školení v oblasti navigace, hledání a správy dokumentů může být velmi užitečné pro uživatele, kteří se s produktem setkávají poprvé.
- Podpora: Může být vhodné určit v týmu specialistu, který bude řešit potíže a zajišťovat spojení se správcem.
- Dodržování zákonných předpisů nebo pokynů platných v organizaci: Někdy se může jednat o pouhé udržování aktuálních odkazů na příslušné pokyny, ale je dobré tím někoho pověřit.
Ochrana dat
Funkce zálohování a obnovení chrání vaše data před náhodnou ztrátou. Četnost zálohování a rychlost a úroveň obnovení nastavuje správce.
Začátek stránky
