Úvod do seznamů

Seznam je souhrn údajů, který můžete sdílet se členy týmu a dalšími uživateli webu. Pomocí seznamu můžete například vytvořit podpisový arch události nebo sledovat události týmu v kalendáři. Můžete využít některý z řady seznamů a šablon seznamů připravených k okamžitému použití, které představují vhodný výchozí bod pro organizaci položek seznamu. Způsob organizace seznamů závisí na potřebách vaší skupiny a na tom, jaký postup upřednostňujete při ukládání a vyhledávání informací. Následující článek nabízí přehled funkcí seznamů, obecný popis akcí, které lze se seznamy provádět, a také seznam dalších kroků, abyste mohli se seznamy pracovat.

V tomto článku


Přehled seznamů

Web služby SharePoint obvykle zahrnuje mnoho výchozích seznamů, včetně seznamů Odkazy, Oznámení, Kontakty, Sledování problémů, Průzkumy a Úkoly, které můžete používat jako ústřední bod týmové spolupráce nebo obchodního řešení. V řadě případů tyto výchozí seznamy nabízejí rychlá a efektivní řešení s malými úpravami nebo dokonce bez úprav. Můžete například použít:

  • Průzkumy, které zahrnují podmíněné větvení a konce stránek, k hodnocení spokojenosti zaměstnanců a zákazníků
  • Sledování problémů s ukládáním informací pro správu a historii verzí k hlubší analýze projektů pracovní skupiny a běžných pracovních úkolů

Seznamy jsou flexibilní a nabízejí mnoho možností využití a mnoho integrovaných funkcí, které poskytují robustní způsob, jak ukládat a sdílet data a pracovat s nimi. Můžete provádět následující akce:

  • Můžete vytvořit seznam s nejrůznějšími sloupci, přičemž mezi možné typy patří Text, Číslo, Volba, Měna, Datum a čas, Vyhledávání, Ano/Ne a Počítané. Rovněž lze k položce seznamu připojit jeden nebo více souborů s dalšími podrobnostmi, například tabulku s podpůrnými údaji nebo dokument s hlubším vysvětlením celkového kontextu.
  • Vytvářet seznamy k uspořádávání, řazení a filtrování dat různými a konkrétními způsoby, měnit metadata, například přidávání a odebírání sloupců a úpravy ověřovacích pravidel, a používat seznamy konzistentně na webech s typy obsahu, sloupci webu a šablonami. Můžete například na domovské stránce zobrazit pouze aktuální události z kalendáře a na jiné stránce vytvořit vizuální zobrazení (podobné nástěnnému kalendáři).
  • Vytvářet relace mezi seznamy pomocí kombinace jedinečných sloupců, vyhledávacích sloupců a vynucováním relací (kaskádové odstranění a zákaz odstranění) – to vše přispívá k lepším možnostem vytváření složitějších obchodních řešení a zachování integrity dat.
  • Vytvářet vlastní seznamy, zobrazovat data ve webových částech a na stránkách webových částí a také importovat a exportovat data a odkazovat na ně z jiných programů, jako je například aplikace Microsoft Office Excel a Office Access.
  • Sledovat verze a podrobnou historii, vyžadovat schválení k úpravě dat, používat zabezpečení na úrovni položek a složek, vracet položky se změnami a rezervovat je a automaticky mít stále aktuální informace o změnách díky upozorněním (upozorněním obecně nebo upozorněním prostřednictvím informačních kanálů RSS).
  • Uspořádávat obsah v jediném seznamu do složek pro větší pohodlí a lepší výkon a zlepšit celkový výkon u velkých seznamů pomocí indexování.

Začátek stránky Začátek stránky

Způsob práce se seznamy

V následujícím textu jsou uvedeny některé způsoby práce se seznamy, které pomáhají spravovat informace pro vaší skupinu.

Sledování verzí a podrobné historie:    Můžete sledovat verze položek seznamů, abyste věděli, které položky se mezi verzemi změnily, ale také to, kdo položky seznamu změnil. Pokud je v nové verzi chyba, můžete obnovit předchozí verzi položky. Sledování historie seznamu je zvláště důležité v případě, že společnost potřebuje sledovat vývoj seznamu.

Vyžadované schválení:    Podle potřeby můžete zadat, aby bylo povinné provést schválení položky seznamu, než ho budou moci prohlížet ostatní. Položky zůstanou ve stavu čekání na zpracování, dokud nebudou schváleny nebo zamítnuty uživatelem, který má oprávnění je schvalovat. Můžete určit, které skupiny uživatelů mohou položku seznamu zobrazit, než bude schválena.

Vlastní nastavení oprávnění:    Můžete zadat, zda mohou účastníci v seznamu číst a upravovat pouze položky, které sami vytvořili, nebo všechny položky v seznamu. Uživatelé, kteří mají oprávnění ke správě seznamů, mohou číst a upravovat všechny položky seznamu. Můžete také pro jednu položku seznamu použít konkrétní úrovně oprávnění, například pokud položka obsahuje důvěrné informace.

Vytváření a správa zobrazení:    Vaše skupina může vytvářet různá zobrazení stejného seznamu. Obsah daného seznamu se nemění, ale položky jsou uspořádány nebo filtrovány tak, aby uživatelé dokázali najít nejdůležitější nebo nejzajímavější informace, a to v závislosti na jejich potřebách.

Aktualizace seznamů:    Proces přidávání, úprav a odstraňování položek seznamů je podobný a nezávisí na typu seznamu, který aktualizujete. Existují dva způsoby přidání nebo úpravy položky v seznamu.

  • Pomocí formuláře, což je výchozí metoda
  • Vloženě (pomocí úprav na řádku), což znamená, že položku přidáte přímo na stránky seznamu

Úpravy na řádku musí být povoleny vlastníkem seznamu nebo jiným uživatelem, který má u seznamu oprávnění pro navrhování. Možnost Úpravy na řádku představuje nastavení zobrazení (na stránce Upravit zobrazení zaškrtněte políčko Povolí úpravy na řádku v části Úpravy na řádku) – nikoli nastavení seznamu jako takového.

Pokud je u seznamu nastaveno sledování verzí, je vždy při úpravě položky seznamu vytvořena nová verze položky seznamu. Můžete zobrazit historii s informacemi o změnách položky seznamu a obnovit předchozí verzi v případě, že jste v nové verzi udělali chybu.

Použití vzorců a počítaných hodnot:    Pomocí vzorců a počítaných hodnot lze dynamicky generovat informace ve sloupcích seznamu. Operace mohou zahrnovat informace dalších sloupců v seznamu, ale také systémové funkce, například [dnes] k označení aktuálního data. Můžete například zadat výchozí termín splnění, který je sedm dní od aktuálního data.

Nechte se informovat o změnách:    V seznamech a zobrazeních lze využívat technologii RSS umožňující, aby členové pracovních skupin automaticky obdrželi aktualizace. Technologie RSS umožňuje uživatelům přijímat a zobrazovat aktualizace neboli kanály RSS s novinkami a dalšími informacemi v konsolidovaném umístění. Můžete rovněž vytvořit e-mailová upozornění, která vás budou informovat, když dojde ke změně seznamů nebo když budou přidány nové položky. Upozornění představují výhodný způsob sledování změn, které jsou pro vás důležité.

Vytvoření relací mezi seznamy:    Chcete-li vytvořit relaci mezi dvěma seznamy, vytvoříte ve zdrojovém seznamu vyhledávací sloupec, který načte (vyhledá) jednu nebo více hodnot z cílového seznamu, pokud tyto hodnoty odpovídají hodnotám ve vyhledávacím sloupci ve zdrojovém seznamu. V případě potřeby můžete přidat další sloupce z cílového seznamu do zdrojového seznamu. Když vytvoříte vyhledávací sloupec, můžete se také rozhodnout, že vynutíte chování relace, a to nastavením možnosti kaskádového odstranění nebo nebo zákazu odstranění, díky kterým lze zajistit platnost údajů a předcházet nekonzistencím, které by mohly v budoucnu způsobit problémy.

Sdílení informací v seznamu s databázovým programem:    Pokud máte nainstalován databázový program, jako je například aplikace Microsoft Office Access 2010, můžete exportovat a importovat data webu a také propojit tabulku z databáze na seznam. Při práci s daty seznamu v databázi aplikace Access můžete také vytvářet dotazy, formuláře a sestavy.

Konzistentní používání seznamů na různých webech:    Pokud vaše skupina pracuje s více typy seznamů, můžete dosáhnout jejich konzistentnosti pomocí typů obsahu, sloupců webu a šablon seznamů. Tyto funkce umožňují efektivním způsobem opakovaně používat nastavení a strukturu seznamů. Můžete například vytvořit typ obsahu pro problémy služeb zákazníkům – v tomto typu obsahu budou definovány určité sloupce (například kontakt na zákazníka) a obchodní procesy. Dalším příkladem může být vytvoření sloupce webu pro názvy oddělení – tento sloupec webu bude obsahovat rozevírací seznam oddělení. Takový sloupec je možné použít opakovaně ve více seznamech a zajistit tak, aby se názvy zobrazily ve všech seznamech stejným způsobem.

Práce na položkách seznamu z e-mailového programu:    Použitím e-mailového programu kompatibilního s technologiemi SharePoint si můžete s sebou vzít důležité informace o seznamu. Pokud například budete používat aplikaci Microsoft Office Outlook 2010, můžete zobrazit a aktualizovat úkoly, kontakty a diskusní vývěsky na webu přímo z aplikace Outlook.

Nastavení cíle obsahu:    Pro seznam lze povolit směrování na cílovou skupinu, aby se položky v seznamu zobrazovaly pouze uživatelům, kteří jsou členy určité skupiny nebo cílové skupiny služby SharePoint a Active Directory. Toho se docílí pomocí webových částí, například pomocí webové části Dotaz na obsah, u kterých se pomocí funkce směrování na cílovou skupinu filtruje seznam na základě členství uživatele ve skupině. Předtím, než položky seznamu zpřístupníte určité cílové skupině, je nutné seznam nastavit pomocí sloupce Směrování na cílovou skupinu.

Začátek stránky Začátek stránky

Typy seznamů

Typ použitého seznamu závisí na druhu informací, které budete sdílet.

Oznámení:    Tento seznam použijte, jestliže chcete sdílet novinky, informace o stavu nebo potřebujete na něco upozornit. Seznam Oznámení podporuje rozšířené formátování s obrázky, hypertextovými odkazy a formátovaným textem.

Kontakty:    Seznam kontaktů použijte k uchování informací o lidech a skupinách, se kterými spolupracujete. Používáte-li e-mailový program nebo program na řízení kontaktů, který je kompatibilní s technologiemi SharePoint, můžete kontakty na webu SharePoint zobrazit nebo aktualizovat prostřednictvím tohoto programu. Můžete například aktualizovat seznam všech dodavatelů organizace z e-mailového programu kompatibilního s technologiemi SharePoint, například Outlook 2010. Seznam kontaktů ve skutečnosti neslouží ke správě členů webu, ale lze jej využít k ukládání a sdílení kontaktů používaných pro vaší organizaci, například seznamu externích dodavatelů.

Diskusní vývěsky:    Diskusní vývěsky mohou sloužit jako ústřední místo pro záznam a ukládání týmových diskusí, které jsou formátem podobné diskusním skupinám. Pokud správce na webu povolil seznamy pro příjem e-mailových zpráv, lze v diskusních vývěskách ukládat e-mailové diskuse z většiny běžných e-mailových programů. Například můžete vytvořit diskusní vývěsku pro novou verzi produktu své organizace.

Odkazy:    Použijte tento seznam jako centrální umístění pro odkazy do sítě Internet, na podnikový intranet a další zdroje. Můžete například vytvořit seznam odkazů na weby vašich zákazníků.

Kalendář:    Tento seznam použijte pro všechny týmové události nebo specifické situace, jako jsou podnikové dovolené. Kalendář nabízí vizuální zobrazení týmových událostí, jako jsou schůzky, společenské akce a celodenní události, které je podobné stolnímu nebo nástěnnému kalendáři. Dále můžete sledovat týmové milníky, kupříkladu termíny nebo data uvolnění produktů, které se nevztahují ke konkrétnímu časovému intervalu. Používáte-li e-mailový nebo kalendářní program, který je kompatibilní s technologiemi SharePoint, můžete kalendář z webu SharePoint zobrazit nebo aktualizovat při práci v druhém programu. Můžete například porovnat a aktualizovat kalendář na webu prostřednictvím dat ze svého kalendáře v aplikaci Office Outlook 2010 tak, že v aplikaci Office Outlook 2010 zobrazíte oba kalendáře vedle sebe nebo je překryjete.

Úkoly:    Seznam úkolů použijte ke sledování informací o projektech a dalších pracovních událostech vaší skupiny. Úkoly je možné přidělit lidem a průběžně sledovat stav a procento jejich dokončení, jak se blíží splnění úkolu. Používáte-li e-mailový program nebo program na řízení úkolů, který je kompatibilní s technologiemi Office SharePoint, můžete zobrazit nebo aktualizovat úkoly z webu SharePoint v druhém programu. Můžete například vytvořit seznam úkolů týkajících se procesu sestavení rozpočtu vaší organizace a tento seznam pak zobrazit a aktualizovat v aplikaci Office Outlook 2010 spolu s dalšími vašimi úkoly.

Projektové úkoly:    Seznam projektových úkolů použijte k ukládání informací o úkolech včetně Ganttových diagramů a ukazatelů průběhu. Je možné sledovat stav a procento dokončení úkolu, jak se blíží jeho splnění. Používáte-li e-mailový program nebo program na řízení úkolů kompatibilní s technologiemi SharePoint, můžete zobrazit nebo aktualizovat úkoly z webu v druhém programu. Na webu můžete například vytvořit seznam projektových úkolů, pomocí kterého budete identifikovat a přidělovat práci spojenou s vytvořením manuálu pro školení a potom můžete sledovat postup prací v organizaci z aplikace Office Project 2010.

Sledování problémů:    Tento seznam použijte pro ukládání informací o určitých problémech (například problémy nahlášené v rámci podpory) včetně sledování průběhu. Problémy je možné přidělit, uspořádat podle kategorií a vzájemně je propojovat. Můžete například vytvořit seznam pro řízení problémů souvisejících s poskytovanými službami a řešením požadavků zákazníků. Vždy, když upravujete údaje o problému, můžete také připojit komentář. Tím vytváříte historii komentářů, aniž byste měnili původní popis problému. Pracovník zabývající se poskytováním služeb zákazníkům může kupříkladu zaznamenávat každý krok směřující k vyřešení problému i konečný výsledek. Seznam pro sledování problémů zahrnující třístavový pracovní postup lze rovněž použít k řízení problémů nebo sledování projektů ve vaší organizaci.

Průzkum:    Průzkumy slouží ke shromažďování hodnotících názorů, například ve formě zjišťování spokojenosti zákazníků nebo kvizu. Je možné navrhnout otázky a odpovědi různými způsoby a pak zobrazit přehled získaných názorů. Pokud je nainstalována tabulková nebo databázová aplikace, která je kompatibilní s technologiemi SharePoint, je možné výsledky exportovat pro další analýzu.

Vlastní:    Funkci vlastních seznamů lze využít v případě, že potřebujete vytvořit zcela nový seznam. Můžete také vytvořit vlastní seznam, který je založen na tabulce (pokud využíváte tabulkový procesor kompatibilní s technologiemi SharePoint). Můžete například naimportovat seznam z aplikace Office Excel 2010 vytvořený za účelem ukládání a správy smluv s dodavateli.

Vlastní seznam v zobrazení Datový list:    Zobrazit Pomocí vlastního seznamu v zobrazení Datový list můžete vytvořit prázdný seznam podobný vlastnímu seznamu, ale k zobrazení seznamu ve výchozím nastavení v zobrazení Datový list. Zobrazení Datový list obsahuje datové mřížky k prohlížení a úpravě dat v řádcích a sloupcích. Můžete přidávat nebo upravovat řádky a sloupce, použít filtry a pořadí řazení, zobrazit počítané hodnoty a součty a pohodlně upravovat data v buňkách mřížky. Zobrazení datového listu vyžaduje systém Office 2010 nainstalovaný v 32bitovém klientském počítači a prohlížeč, který podporuje ovládací prvky ActiveX. Další informace o použití zobrazení Datový list najdete v nápovědě datového listu, kterou můžete zobrazit tak, že zobrazíte seznam v zobrazení Datový list a na stavovém řádku kliknete na tlačítko Nápověda.

Seznam stavů:    Seznam stavů umožňuje zobrazit a sledovat cíle projektu. Tento seznam zahrnuje sadu barevných ikon, jež znázorňují dosažený stupeň splnění cílů.

Oběžníky:    Pomocí seznamu Oběžníky lze členům týmu odesílat informace, a to včetně potvrzujících razítek.

Seznam slovníku editoru Microsoft IME:    Seznam slovníku editoru Microsoft IME použijte v případě, že chcete používat data v seznamu jako slovník Microsoft IME. Můžete pomocí něj převést položky ve sloupci Čtení na položky Zobrazení a prohlížet obsah v poli Komentář v příslušném okně editoru IME. Data lze propojit s konkrétní adresou URL.

Seznam obsahu serveru PerformancePoint:    Seznam obsahu serveru PerformancePoint slouží k ukládání položek řídících panelů, například přehledů výkonnostních metrik, sestav, filtrů, stránek řídicích panelů a dalších položek řídicích panelů vytvářených pomocí Návrháře řídicích panelů PerformancePoint.

Jazyky a překladatelé:    Tento seznam lze používat společně s pracovním postupem Správa překladu v Knihovně správy překladů. Pracovní postup používá tento seznam k přidělování překladatelských úkolů uživatelům, kteří jsou uvedeni v tomto seznamu jako překladatelé pro daný jazyk. Seznam lze vytvořit buď ručně, nebo jej můžete nechat vytvořit automaticky, když přidáte pracovní postup Správa překladu do Knihovny správy překladů.

Seznam klíčových ukazatelů výkonu:    Tento seznam slouží ke sledování klíčových ukazatelů výkonu umožňujících rychlé zhodnocení dosaženého pokroku pomocí měřitelných cílů. Tento seznam můžete vytvořit, pokud chcete sledovat vývoj pomocí jednoho ze čtyř zdrojů dat: ručně zadávaná data, data ze seznamu aplikace SharePoint, data v sešitech aplikace Microsoft Office Excel nebo data ze služby Analysis Services — součásti systému Microsoft SQL Server. Pomocí vytvořeného seznamu klíčových ukazatelů výkonu můžete na stránce řídicího panelu zobrazit stav ukazatelů.

Začátek stránky Začátek stránky

Uspořádání seznamů na webu

Přestože můžete používat funkce seznamu různými způsoby, závisí to, jakým způsobem je budete používat, na velikosti a počtu položek seznamu, a potřebách společnosti.

Uložení více položek v jednom seznamu

Může být nutné, aby jeden rozsáhlý seznam sloužil k různým účelům. Máte například velký počet technických problémů, které budete sledovat ve společnosti, a tyto problémy se mohou týkat více projektů a skupin.

Jediný seznam použijte v tomto případě:

  • Skupina potřebuje zobrazit souhrnné informace o položkách seznamu nebo zobrazovat různé pohledy na stejnou sadu položek. Vedoucí například chce zobrazit průběh zpracování všech technických problémů pro danou společnost nebo všechny problémy zaznamenané ve stejném období.
  • Uživatelé chtějí procházet nebo vyhledávat problémy ve stejném umístění na webu.
  • Chcete pro položky seznamu použít stejné nastavení, například sledování verzí souborů nebo vyžadování schválení.
  • Skupiny pracující se seznamem sdílejí podobné vlastnosti, například stejné úrovně oprávnění. Pro konkrétní položky seznamu lze nastavit jedinečná oprávnění, pokud se však úrovně oprávnění významně liší, bude pravděpodobně vhodnější používat více seznamů.
  • Chcete analyzovat informace o seznamu nebo přijmout sloučené aktualizace seznamu. Můžete nastavit, aby vám bylo zasláno upozornění v případě, že dojde ke změně položek seznamu, nebo si můžete prohlížet změny seznamu pomocí technologie RSS. Kanály RSS umožňují členům pracovní skupiny zobrazit sloučený seznam informací, které se změnily.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření více seznamů

Více seznamů je vhodnější používat v případě výrazných rozdílů mezi položkami, které chcete spravovat, nebo mezi skupinami uživatelů, kteří s nimi budou pracovat.

Více seznamů použijte v tomto případě:

  • Neočekáváte, že uživatelé budou najednou potřebovat souhrny položek.
  • Skupiny uživatelů, kteří s informacemi pracují, se liší a mají různé úrovně oprávnění.
  • Je třeba používat různá nastavení pro více sad položek, například správa verzí nebo schvalování.
  • Není potřeba analyzovat položky společně nebo přijímat sloučené aktualizace seznamů.

Začátek stránky Začátek stránky

Uspořádání položek v seznamu

Zde jsou uvedeny některé způsoby uspořádání seznamů a položek seznamů:

Přidání sloupců:    Aby vaše skupina dokázala určit nejdůležitější položky, můžete do seznamu přidat sloupce. Do seznamu můžete například přidat sloupec Projekt, který uživatelům pracujícím na konkrétních projektech umožní snadněji prohlížet položky a pracovat s nimi. Můžete také přidat další sloupce, pokud chcete shromažďovat další informace pro každou položku seznamu, například název oddělení nebo jméno zaměstnance.

Obsahuje-li seznam více položek, zvažte možnost indexování určitých sloupců. Zlepšíte tím výkon při zobrazení několika položek nebo při přepínání mezi zobrazeními. Tato funkce nebude mít vliv na způsob, jakým jsou položky zorganizovány, ale umožní organizacím snadnější ukládání velkého množství položek v seznamu. Indexování však zvětší velikost databáze.

Vytvoření zobrazení:    Pokud uživatelé ve skupině potřebují často zobrazovat data různými způsoby, můžete použít zobrazení. V zobrazeních se k řazení, seskupování, filtrování a zobrazování dat používají sloupce. Můžete také vybrat, kolik položek se v každém zobrazení najednou zobrazí. Uživatelé mohou například procházet seznam v sadách po 25 nebo 100 položkách seznamu na stránku, a to v závislosti na předvolbách a rychlosti připojení.

Zobrazení nabízí flexibilitu k ukládání velkého počtu položek v seznamu, ale k zobrazení pouze dílčích sad, které v danou dobu chcete zobrazit, například pouze položky, které byly publikovány tento rok, nebo pouze aktuální události v kalendáři. Můžete vytvořit osobní zobrazení, která budete mít k dispozici pouze vy, a pokud máte oprávnění k úpravě seznamu, můžete vytvořit veřejná zobrazení, která jsou k dispozici pro všechny uživatele.

Vytvoření složek:    Složky můžete přidávat do většiny typů seznamů, pokud vlastník seznamu povolil vytvoření složek. To je užitečné zejména v případě, že lze položky seznamu konkrétním způsobem rozdělit, například podle projektu nebo podle skupiny. Složky umožňují uživatelům snadněji procházet a spravovat položky seznamu. Technologie SharePoint nabízí stromové zobrazení, které uživatelům umožňuje navigaci na webech a ve složkách podobným způsobem, jakým pracují se složkami na pevném disku. Například každé oddělení může mít svou vlastní složku.

Začátek stránky Začátek stránky

Další kroky

Získali jste obecný přehled o seznamech. Dále jsou uvedeny běžné a užitečné úkoly, jež se při práci se seznamy používají.

  • Vytvoření nebo odstranění nativního seznamu, externího seznamu nebo relací seznamů
  • Vytvoření nebo odstranění sloupců, složek a zobrazení
  • Vytvoření různých typů seznamů, například kalendářů a diskusních vývěsek
  • Vytvoření a správa seznamů úkolů projektu
  • Přidání, úprava nebo odstranění položek v seznamech
  • Správa seznamu s mnoha položkami
  • Konfigurace umístění pro konkrétní umístění
  • Práce s šablonami seznamů a typy obsahu
  • Synchronizace seznamu služby SharePoint v počítači s klientskými programy
  • Nastavení oprávnění a upřesnění nastavení v seznamu
  • Přizpůsobení přístupu uživatelů ke složkám a položkám seznamu
  • Používání pracovních postupů se seznamem

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
SharePoint Online pro podniky, Služba SharePoint Online pro odborníky a malé firmy