Úvod do knihoven

Knihovna je umístění na webu, kde můžete spolu s členy týmu vytvářet, shromažďovat, aktualizovat a spravovat soubory. Každá knihovna zobrazuje seznam souborů a klíčové informace o nich, což umožňuje členům týmu s těmito soubory společně pracovat. Můžete zvolit některou z knihoven a šablon knihoven připravených k okamžitému použití, jež představují vhodný výchozí bod pro organizaci souborů. Po vytvoření knihovny ji můžete přizpůsobit několika způsoby. Můžete například nastavit, jak mají být dokumenty zobrazeny, spravovány a vytvářeny. Lze rovněž sledovat verze, včetně jejich počtu a typu. Můžete dokonce vytvářet vlastní zobrazení, formuláře a pracovní postupy, aby vaše projekty a podnikové procesy probíhaly plynuleji.

V tomto článku


Přehled knihoven

Místo stavu, kdy členové týmu musejí hledat dokumenty na různých místech, jako jsou osobní počítače, síťové disky a poštovní složky, je mnohem efektivnější použít knihovnu služby SharePoint jako centrální umístění, které může každý člen týmu zobrazit a používat.

Začátek stránky Začátek stránky

Co je knihovna?

Typická knihovna Knihovna služby SharePoint je umístění na webu, ve kterém můžete společně se členy týmu vytvářet soubory, ukládat je, aktualizovat je a spolupracovat na nich. Každý typ knihovny (knihovna dokumentů, knihovna obrázků, knihovna formulářů, knihovna stránek wikiwebu, knihovna materiálů, knihovna sestav, knihovna záznamů, knihovna datových připojení a knihovna snímků) zobrazuje seznam souborů a klíčové informace o souborech, například kdo provedl poslední změny daného souboru. Můžete zvolit některý z typů knihoven, a to v závislosti na typech souborů, které chcete uložit, a na tom, jak je budete chtít používat. Jakmile práci s knihovnou ukončíte, můžete provést archivaci souborů, odstranit nepoužívanou knihovnu a uvolnit místo na serveru.

Knihovny lze rovněž několika způsoby přizpůsobit. Můžete nastavit, jak mají být dokumenty zobrazeny, sledovány, spravovány a vytvářeny. Můžete sledovat verze včetně jejich počtu a typu. Můžete také omezit, kdo uvidí dokumenty před schválením. Chcete-li zjednodušit podnikový proces, můžete ke spolupráci na dokumentech v knihovnách použít pracovní postupy. Pro větší přehlednost můžete určit zásady správy informací pro řízení manipulace s dokumenty a ukončení platnosti dokumentů v knihovnách.

Začátek stránky Začátek stránky

Jak typický tým používá knihovnu?

Marketingový tým společnosti Contoso společně pracuje na projektových a skupinových dokumentech. Členové týmu potřebují centrální umístění, kde budou moci spolupracovat na dokumentech, sledovat své kalendáře a schůzky, spravovat projekty a sledovat týmové úkoly. Tento tým má rovněž smluvního partnera, který se nachází ve vzdáleném umístění, takže použití technologií SharePoint bude mít další výhodu.

Prvním krokem týmu bude určení jednoho člena jako vlastníka webu a osoby spravující týmový web. Vlastník webu se ujme role správce webu, získá pro danou knihovnu oprávnění Úplné řízení a nejprve zajistí, aby každý člen týmu měl na týmovém webu úroveň oprávnění Přispěvatel do knihovny Sdílené dokumenty. Dále vlastník webu tuto knihovnu přejmenuje na Marketingové dokumenty a přidá podrobný popis, aby všichni uživatelé (zejména pak noví uživatelé) měli jasnou představu o účelu knihovny a o tom, jaký obsah lze zobrazit nebo do ní přidat. Tým rozhodl, že tato knihovna bude používána pro správu tiskových zpráv, souborů rozpočtu, smluv, návrhů a dalších dokumentů týkajících se týmu.

Jedním z prvních úkolů vlastníka webu je vyhledání a odeslání důležitých dokumentů do knihovny, aby si členové týmu uvědomili, že knihovna bude používána jako centrální umístění. Potom se vlastník webu rozhodne provést následující akce: nastaví v knihovně vyžadování rezervace, aby nikdo nemohl v dokumentech omylem provést změny, a sledování verzí, aby členové týmu měli k dispozici historii vývoje souborů a mohli v případě potřeby obnovit předchozí verzi. Pro zajištění souladu s firemními standardy přidá vlastník webu do knihovny rovněž standardní šablony pro marketingové sestavy, prodejní smlouvy, plány kampaní a rozpočtové listy. Každá šablona obsahuje logo a cíle společnosti. Při vytváření nového souboru z knihovny dokumentů mohou členové týmu snadno vybrat šablonu, kterou chtějí používat.

Členové týmu vkládají soubory, spolupracují na dokumentech a v průběhu času postupně uspořádávají knihovnu pomocí přidávání sloupců a vytváření zobrazení, která zobrazují obsah dalšími způsoby, jež mají pro jejich práci význam. Vlastník webu například přidá sloupec Název projektu, aby členové týmu mohli provádět filtrování nebo řazení podle tohoto sloupce.

Jiní členové týmu přidají veřejná zobrazení se seskupením podle fiskálního čtvrtletí a vyfiltrováním smluv, jejichž platnost vyprší během šesti měsíců. Každý člen rovněž vytváří osobní zobrazení, jež mu usnadňují rychle vyhledat informace a dokončit práci.

Po dlouhé diskusi na poradě zaměstnanců se tým rozhodne na úrovni knihovny nastavit upozornění na týdenní aktualizace. Každý člen se může rozhodnout nastavit u konkrétních souborů podle potřeby další upozornění nebo informační kanály RSS. Tým se rovněž rozhodne dodržovat důležitý „doporučený postup“ pro tento nový způsob spolupráce. Chtějí-li členové distribuovat dokument v knihovně, vzdají se pokušení připojit jej k e-mailové zprávě a místo toho odešlou v e-mailu odkaz. Vložení odkazu na dokument do e-mailové zprávy lze snadno provést z pásu karet knihovny. Tento postup zajišťuje uživatelům přístup k nejnovější verzi dokumentu a pomáhá předcházet zahlcení místní sítě nepotřebnými daty.

Někdy je členům týmu a jiným uživatelům přístup k obsahu zablokován, protože nemají příslušná oprávnění. Určité dokumenty jsou chráněny, protože mají důvěrný obsah, například smlouvy nebo informace o rozpočtu. Možnost vyžádání přístupu od vlastníka webu je však povolena, takže uživatelé mohou snadno požádat o přístup ze stránky a vlastník webu jim může k dokumentu udělit příslušné oprávnění.

Všichni členové marketingového týmu, zejména však smluvní partner, uvítali možnost převést obsah knihovny do offline režimu, pracovat s obsahem z domova nebo ze vzdáleného umístění a potom po návratu do online režimu hladce synchronizovat změny, přičemž všechny tyto činnosti se provádí pomocí aplikace Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Hlavním úkolem tohoto marketingového týmu je navrhování marketingových kampaní za účelem zvýšení prodeje a výnosu. Při vyvíjení nového plánu kampaní mají členové týmu nastaveno sledování podverzí souboru. Pokud udělají chybu v jedné verzi, mohou obnovit předchozí verzi. Po dokončení plánu kampaní mohou vytvořit hlavní verzi a potom ji znovu publikovat ke schválení právním oddělením a nadřízeným. Po schválení si mohou soubor prohlížet i ostatní zaměstnanci společnosti. Vlastník webu prozkoumá online dokumentaci, školení a blogy a potom bez použití kódu určí způsob nastavení pracovního postupu, jeho přidružení ke knihovně a automatizaci procesu shromažďování názorů, shromažďování podpisů a publikování konečného dokumentu.

Po třech měsících používání se knihovna a web oddělení marketingu staly důležitou součástí práce marketingového týmu a významně pomohly zlepšit jeho produktivitu a viditelnost v rámci podniku. Členové týmu si již práci bez nich neumějí představit a aktivně zkoumají další způsoby, jak pomocí technologií SharePoint lépe spolupracovat.

Začátek stránky Začátek stránky

Typy knihoven

Některé knihovny jsou vytvářeny automaticky při vytvoření nového webu, například knihovna Sdílené dokumenty na týmovém webu. Tyto knihovny si můžete přizpůsobit pro své účely, nebo můžete vytvářet další vlastní knihovny. Každý typ knihovny je určen pro specifický účel, přičemž některé typy mají odlišné chování a funkce.

Knihovna dokumentů:    Tuto knihovnu použijte pro celou řadu typů souborů včetně dokumentů a tabulek. Některé typy souborů jsou sice z bezpečnostních důvodů blokovány, avšak v knihovně dokumentů je možné uchovávat i jiné typy souborů. Při práci s programy, které nejsou blokovány, můžete soubory vytvářet přímo z knihovny. Marketingový tým může například mít vlastní knihovnu dokumentů, ve které budou materiály ohledně plánování, zveřejněné novinky a publikace.

Knihovna obrázků:    Chcete-li sdílet kolekci digitálních fotografií nebo grafiky, použijte knihovnu obrázků. Obrázky lze sice ukládat v jiných typech knihoven služby SharePoint, avšak knihovny obrázků mají několik výhod. V této knihovně můžete například prohlížet obrázky v podobě prezentace, stahovat je do svého počítače a upravovat je v kompatibilních grafických programech, jako je program Malování. O vytvoření knihovny obrázků uvažujte, pokud chcete uchovávat obrázky týkající se týmových událostí nebo uvedení nových produktů. Na obrázky v knihovně lze rovněž vytvořit odkaz z jiných míst na webu, například z wikiwebů a blogů.

Knihovna formulářů:    Jestliže potřebujete spravovat skupinu obchodních formulářů založených na standardu XML, použijte tuto knihovnu. Knihovnu formulářů můžete ve vaší organizaci například používat pro formuláře obsahující vyúčtování výdajů. K nastavení knihovny formulářů je nutný editor XML nebo program pro vytváření návrhů formulářů v jazyce XML, například aplikace Microsoft InfoPath. Formulář, který uživatelé vyplní, je soubor XML obsahující data (a pouze data) zadaná do formuláře, například datum a částka výdajů. Všechno ostatní, co tvoří vyúčtování výdajů, je v zobrazení získáno z šablony formuláře. Jakmile uživatelé formuláře vyplní, můžete data formuláře sloučit nebo je vyexportovat a analyzovat.

Knihovna stránek wikiwebu:    Jestliže chcete vytvořit kolekci propojených stránek wikiwebu, použijte tuto knihovnu. Wikiweb umožňuje velkému počtu uživatelů shromažďovat pravidelné informace ve formátu, který se snadno vytváří i upravuje. Do knihovny můžete také přidat stránky wikiwebu obsahující obrázky, tabulky, hypertextové odkazy a interní odkazy. Jestliže například tým vytvoří wikiweb týkající se projektu, lze na tomto webu uchovávat tipy a triky jako řadu vzájemně propojených stránek.

Knihovna materiálů:    Jestliže chcete sdílet a spravovat materiály obsahující digitální média, například obrázky, zvukové soubory a soubory videa, použijte tuto knihovnu. Knihovna materiálů usnadňuje uživatelům vyhledání a opětovné použití souborů digitálních médií, jež vytvořili jiní uživatelé, jako jsou loga nebo firemní obrázky. Knihovna materiálů rovněž poskytuje typy obsahu s vlastnostmi a zobrazení pro správu a procházení materiálů obsahujících média, jako jsou miniatury a klíčová slova metadat. Můžete například spravovat a uchovávat obrázky se značkou podniku a fragmenty s opakovaně použitelným obsahem z aplikací, aby byly k dispozici v rámci podniku a aby byly používány konzistentně.

Knihovna snímků:    Chcete-li efektivně a účinně sdílet snímky prezentace, použijte tuto knihovnu. Knihovny snímků usnadňují sdílení, ukládání a správu snímků z aplikace Microsoft PowerPoint nebo jiné kompatibilní aplikace. Publikujete-li prezentaci do knihovny snímků, jsou snímky ukládány jako samostatné soubory, a proto mohou být upravovány a sledovány samostatně. Mezi knihovnou snímků a prezentací je zachováno propojení, takže pokud se snímky změní, zobrazí se upozornění. Knihovna umožňuje řazení a rezervaci snímků a rovněž usnadňuje sledování historie. Knihovny snímků také poskytují zvláštní funkce pro vyhledávání, správu a opakované používání snímků.

Knihovna záznamů:    Chcete-li udržovat centrální úložiště pro ukládání a správu záznamů nebo důležitých obchodních dokumentů vaší organizace, použijte knihovnu záznamů. Organizace musí například dodržovat předpisy, jež vyžadují organizovaný proces správy určitých dokumentů. Web centra záznamů může obsahovat několik knihoven záznamů pro ukládání různých typů záznamů. Pro každou knihovnu můžete nastavit zásady, jež určují záznamy, jež mají být uchovávány, způsob směrování a správy dokumentů a dobu uchovávání těchto záznamů.

Knihovna sestav:    Chcete-li zjednodušit vytváření, správu a doručování webových stránek, dokumentů a klíčových ukazatelů výkonu (KPI) metrik a cílů, použijte knihovnu sestav. Knihovna sestav je centrální místo pro vytváření a ukládání sestav, například sešitů aplikace Excel, a stránek řídicích panelů. Po publikování sešitu aplikace Excel do knihovny sestav jej lze jediným kliknutím otevřít v zobrazení prohlížeče, což je pohodlný způsob, jak jej zobrazit bez jeho přidání na stránku webových částí.

Knihovna procesních diagramů (metrické a americké jednotky):    Chcete-li ukládat a sdílet dokumenty s procesními diagramy, například dokumenty vytvořené v aplikaci Microsoft Visio 2010, použijte knihovnu procesních diagramů. Knihovny pro metrické a americké jednotky jsou přizpůsobeny příslušným měrným jednotkám.

 Poznámka   V závislosti na daném webu a konfiguraci jsou automaticky vytvářeny další systémové knihovny, například knihovnu stylů, knihovnu materiálů webu a knihovnu stránek webu. Prostřednictvím uživatelského rozhraní však tyto specifické knihovny vytvořit nelze.

Začátek stránky Začátek stránky

Způsoby práce s knihovnami

Zde jsou uvedeny některé způsoby, jak pracovat s knihovnami a dosáhnout toho, aby byly užitečnější pro skupinu:

Vytvoření zobrazení:    Pomocí zobrazení (Zobrazení: Sada sloupců na webové stránce, která zobrazuje položky v seznamu nebo knihovně dokumentů. V zobrazení mohou být zobrazeny seřazené nebo filtrované položky, výběr sloupců nebo sloupce ve vlastním rozložení.) lze zobrazovat položky v knihovně, které jsou pro vás nejdůležitější nebo které nejlépe vyhovují konkrétnímu účelu. Obsah dané knihovny se nezmění, ale soubory jsou uspořádány nebo filtrovány tak, aby je bylo možné snadněji najít nebo prohledávat srozumitelným způsobem.

Vyžadování rezervace souborů:    Vyžádáním rezervace (Rezervovat: Uzamknout soubor po dobu úprav, aby jej jiní uživatelé nemohli nevědomky současně přepisovat nebo upravovat. Dokument může upravit pouze uživatel, který jej rezervoval.) souboru můžete zajistit, aby pouze jedna osoba mohla upravovat soubor, dokud soubor nebude vrácen se změnami (Vrátit se změnami: Uvolnit zámek pro úpravy a umožnit ostatním uživatelům zobrazit aktualizovaný soubor nebo rezervovat soubor). Vyžadováním rezervace dokumentů lze zabránit tomu, aby najednou měnilo soubor více osob, což by mohlo způsobit nejasnosti a konflikty úprav. Vyžadováním rezervace lze také připomenout členům týmu, aby přidali komentář při vracení souboru se změnami, aby mohli snadněji sledovat, k jakým změnám v každé verzi došlo.

Sledování verzí:    Pokud potřebujete zachovat předchozí verze (Správa verzí: Proces vytváření číslované kopie souboru nebo položky při každém uložení revize do knihovny nebo seznamu) souborů, mohou vám knihovny pomoci sledovat, ukládat a obnovovat soubory. Můžete zvolit sledování všech verzí stejným způsobem. Také můžete některé verze označit jako hlavní, například přidání nové kapitoly do příručky, a některé verze jako dílčí, například oprava pravopisné chyby. Aby bylo možné lépe spravovat úložný prostor, můžete podle potřeby zvolit číslo každého typu verze, který chcete uložit.

Vyžadované schválení dokumentu:     Můžete určit, že schvalování dokumentu je povinné. Dokumenty budou čekat na vyřízení, až je uživatel s příslušným oprávněním schválí nebo zamítne. Můžete také řídit, které skupiny uživatelů mohou zobrazit dokument před schválením. Tato funkce může být užitečná v případě, že knihovna obsahuje důležité pokyny nebo postupy, jež jiní uživatelé mohou vidět až v konečné verzi.

Určení oprávnění:    Skupiny a úrovně oprávnění služby SharePoint pomáhají efektivně spravovat přístup k obsahu. Oprávnění ke knihovnám, složkám v knihovnách a dokumentům se standardně dědí z jejich nadřazeného webu. Přiřazení úrovní oprávnění ke konkrétní položce pomáhá chránit důvěrný obsah (například smlouvy nebo informace o rozpočtu) bez omezení přístupu k ostatním částem webu.

Nechte se informovat o změnách:    Knihovny ve službě SharePoint 2010 podporují technologii RSS, takže členové pracovní skupiny mohou automaticky získávat a zobrazovat aktualizace (informační kanály) s novinkami a informacemi v konsolidovaném umístění. Technologii RSS lze využít, chcete-li být upozorňováni na změny v knihovně, například na změny souborů uložených v knihovně. Informační kanály RSS umožňují členům pracovní skupiny zobrazit konsolidovaný seznam souborů, které se změnily. Můžete také vytvořit e-mailová upozornění, aby vám byla oznámena jakákoli změna souborů.

Vytvoření pracovních postupů:    Knihovna dokumentů nebo typ obsahu může používat pracovní postupy, které vaše organizace definovala pro podnikové procesy, jako je například správa schvalování nebo revizí dokumentů. Vaše skupina může pro své dokumenty používat podnikové procesy, jež jsou označovány jako pracovní postupy a určují akce, které je nutné provádět v posloupnosti, například při schvalování dokumentů. Pracovní postup služby SharePoint je automatický způsob přesouvání dokumentů nebo položek přes posloupnost akcí nebo úkolů. Ve výchozím nastavení jsou pro knihovny k dispozici tři pracovní postupy: Schválení, jenž směruje dokument skupině osob ke schválení; Shromáždit názory, jenž směruje dokument skupině osob, které mají zadat hodnocení, a vrací dokument jako kompilaci osobě, která pracovní postup spustila; Shromáždit podpisy, jenž směruje dokument skupině osob za účelem shromáždění jejich digitálních podpisů.

Definování typů obsahu:    Pracuje-li vaše skupina s více typy souborů, jako jsou listy, prezentace a dokumenty, můžete funkce knihovny rozšířit povolením a definováním více typů obsahu (Typ obsahu: Opakovaně použitelná skupina nastavení kategorie obsahu. Typy obsahu slouží ke konzistentní správě metadat, šablon a chování položek a dokumentů. Typy obsahu jsou definovány na úrovni webu a používány u seznamů a knihoven.). Pomocí typů obsahu lze zajistit flexibilitu a konzistenci mezi různými knihovnami. Každý z typů obsahu může mít určenou šablonu a dokonce i procesy pracovního postupu (Pracovní postup: Automatizovaný pohyb dokumentů nebo položek v určitém pořadí akcí nebo úkolů souvisejících s obchodním procesem. Pracovní postupy lze použít ke konzistentní správě běžných obchodních procesů, jako je například schvalování nebo revize dokumentů.). Šablony se používají jako výchozí bod, pro formátování a všechny často používané texty a pro vlastnosti používané v dokumentech daného typu, jako je například název oddělení nebo číslo smlouvy.

Integrace klientů:    Některé kompatibilní klientské aplikace pracují s funkcemi služby SharePoint přímo z prostředí klienta. Jestliže například používáte aplikaci Microsoft Word 2010, můžete rezervaci dokumentů a jejich vracení se změnami spravovat snadněji. Z aplikace Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 nebo Microsoft Outlook 2010 můžete převést obsah knihovny do offline režimu, pracovat s obsahem ze vzdáleného umístění a potom po návratu do online režimu hladce synchronizovat změny.

Sledování auditu:    Jestliže máte skupinu důvěrných souborů a potřebujete vědět, jak byly tyto dokumenty používány, můžete definovat zásady umožňující povolit sledování auditu pro události, jako jsou například změny, kopírování nebo odstranění souborů.

Nastavení zásad:    Nastavení zásad jsou nastavení povolující funkce vypršení platnosti dokumentů, automatického odstraňování dokumentů nebo pravidelných kontrol (prostřednictvím pracovního postupu) dokumentů, jež dosáhly určitého stáří. Knihovny se postupně vyvíjejí a použití těchto nastavení může ušetřit čas a úsilí, jež by bylo nutné vynaložit při pokusu o ruční uvolnění místa na zaplněném pevném disku a vyhnutí se dosažení maximální kvóty.

Použití webu Centrum dokumentů:    Web Centrum dokumentů můžete využít v případě, že potřebujete vytvářet, spravovat a ukládat velké množství dokumentů. Web Centrum dokumentů je založen na šabloně webu a navržen tak, aby sloužil jako centralizované úložiště pro správu velkého počtu dokumentů. Funkce, jako jsou navigace pomocí metadat nebo pomocí zobrazení stromové struktury, typy obsahu a webové části, vám usnadní efektivní a přehledné uspořádání a načítání dokumentů s ohledem na uživatele. Osoby spravující obsah mohou rychle nakonfigurovat navigaci pomocí metadat, která dobře funguje pro většinu knihoven, aniž by bylo nutné explicitně vytvářet indexy. Zároveň mohou snadněji vytvořit další indexy a tímto způsobem zlepšit výkon při použití širší škály filtrů a zobrazení. Web Centrum dokumentů můžete využívat jako autorské prostředí (uživatelé mohou aktivně rezervovat soubory, vracet je se změnami a vytvářet pro tyto soubory strukturu složek) nebo archiv obsahu (uživatelé mohou dokumenty pouze zobrazit nebo odeslat na web).

Začátek stránky Začátek stránky

Uspořádání knihoven na webu

To, jakým způsobem uspořádáte soubory v knihovně, závisí na potřebách skupiny a na tom, jakému způsobu uložení a vyhledávání informací dáváte přednost. Při nastavování struktury nejvhodnější pro vaši skupinu vám pomůže plánování. Knihovny mají několik funkcí umožňujících pracovat s více soubory v jedné knihovně. Je však možné, že vhodnější bude využívat ve skupině více knihoven.

Ukládání dokumentů do jedné knihovny

Je možné, že budete chtít, aby jedna knihovna sloužila k různým účelům. V jedné skupině můžete mít například několik projektů nebo může na stejném projektu pracovat více skupin. Použití jedné knihovny zvažte v těchto případech:

  • Členové skupiny potřebují vidět souhrnné informace o souborech nebo zobrazovat různé pohledy na stejnou sadu souborů. Nadřízený pracovník bude například chtít prohlížet všechny soubory seskupené podle oddělení nebo termínu splnění.
  • Uživatelé chtějí vyhledávat soubory ve stejném umístění na webu.
  • Chcete pro soubory použít stejné nastavení, například sledování verzí souborů nebo vyžadování schválení.
  • Skupiny pracující s knihovnou sdílejí podobné vlastnosti, například stejné úrovně oprávnění.
  • Chcete analyzovat informace o souborech v tabulce nebo dostávat konsolidované aktualizace týkající se souborů.

Pro efektivní práci s dokumenty v jedné knihovně můžete soubory v knihovně uspořádat tak, že přidáte sloupce, definujete zobrazení nebo vytvoříte složky.

Začátek stránky Začátek stránky

Ukládání dokumentů do více knihoven

Existují-li výrazné rozdíly mezi sadami souborů, které chcete ukládat či spravovat, nebo mezi skupinami uživatelů, kteří se soubory pracují, můžete vytvořit více knihoven. Více knihoven použijte v těchto případech:

  • Typy souborů, které chcete ukládat a spravovat, se liší a neočekáváte, že uživatelé budou často zobrazovat souhrny souborů nebo soubory najednou prohledávat.
  • Skupiny uživatelů, kteří soubory používají, se liší a mají různé úrovně oprávnění.
  • Potřebujete pro různé sady souborů použít odlišné nastavení (například sledování verzí nebo schválení).
  • Není potřeba analyzovat soubory společně ani dostávat konsolidované aktualizace týkající se souborů.
  • Chcete při vytváření nových souborů nabídnout různé sady možností nebo potřebujete, aby se možnosti v nabídce Nový zobrazily v jiném pořadí.

Zde jsou uvedeny některé způsoby efektivní práce s více knihovnami.

Nastavení sloupců a šablon webu:    Pokud chce společnost nastavit konzistentní nastavení pro všechny knihovny společnosti, může nastavit šablony a sloupce webu. Toto nastavení můžete sdílet u více knihoven, abyste je nemuseli vždy znovu konfigurovat.

Odeslání souborů do jiného umístění:    Pokud chcete, aby byl soubor k dispozici v několika knihovnách, uložte jej do jedné knihovny a odešlete jeho kopii do dalších knihoven. Změníte-li originál, můžete si zvolit, že budete upozorněni na nutnost aktualizace kopií dokumentu.

Vytvoření šablon knihovny:    Pokud chcete pro knihovny vytvořit jednotné nastavení a používat různé vlastnosti v různých knihovnách, můžete knihovnu uložit jako šablonu. Šablony knihoven jsou k dispozici jako možnost na webu po kliknutí na příkaz Vytvořit v nabídce Akce webu.

Začátek stránky Začátek stránky

Uspořádání souborů v knihovně

Soubory lze v knihovně uspořádat několika způsoby. Je možné přidávat sloupce, definovat zobrazení a vytvářet složky. Každý přístup má své vlastní výhody a kombinací jednotlivých přístupů můžete vytvořit uspořádání, jež bude vyhovovat jedinečným potřebám vaší knihovny a vašeho týmu.

Přidávání sloupců

Ve výchozím nastavení sledují knihovny název souboru a informace o stavu souboru, například zda je vrácen se změnami. Je však možné založit další sloupce, které umožní vaší skupině uspořádat soubory do kategorií a sledovat je. Příkladem takových sloupců může být sloupec obsahující název kampaně, číslo projektu nebo jiné informace, jež jsou pro váš tým důležité. Z hlediska typu vytvářeného sloupce máte několik možností, mezi něž patří jeden řádek textu, rozevírací seznam možností, číslo vypočtené z jiných sloupců nebo jméno a fotografie osoby na vašem webu.

Sloupce mají záhlaví, jež uživatelům usnadňuje řadit a filtrovat dokumenty. Při prohlížení souborů v knihovně je můžete dočasně seřadit nebo filtrovat tak, že přesunete ukazatel na název sloupce a kliknete na šipku dolů vedle názvu. To je užitečné v případě, že chcete soubory zobrazit určitým způsobem, ale při příštím zobrazení knihovny je nutné tento postup opakovat.

Začátek stránky Začátek stránky

Definování zobrazení

Budou uživatelé chtít často zobrazovat všechny dokumenty související s určitým projektem, všechny dokumenty patřící do určitého oddělení, nebo seskupovat dokumenty podle měsíce, kterého se týkají? Pokud myslíte, že budete chtít soubory zobrazovat určitým způsobem často, můžete definovat zobrazení. Toto zobrazení můžete použít vždy, když budete pracovat s knihovnou. Zobrazení bude po svém vytvoření přidáno do rozevíracího seznamu Aktuální zobrazení na pásu karet knihovny.

Zobrazení knihovny je výběr sloupců na stránce, jenž zobrazuje položky z knihovny, a často definuje určité pořadí řazení, filtrování, seskupování a vlastní rozložení. Knihovny mohou mít osobní a veřejná zobrazení. Kterýkoli uživatel s úrovní oprávnění Přispívání může vytvořit osobní zobrazení, pomocí kterého bude zobrazovat soubory určitým způsobem nebo filtrovat pouze soubory, jež chce zobrazit. Pokud máte oprávnění k návrhu knihovny, můžete vytvořit veřejné zobrazení, které bude moci použít při prohlížení knihovny každý uživatel. Kterékoli veřejné zobrazení lze také nastavit jako výchozí zobrazení knihovny, jež se uživatelům bude zobrazovat automaticky.

Pokud členové skupiny zobrazují knihovny na mobilním zařízení, můžete vytvořit mobilní zobrazení s určitými limity, jako je omezený počet zobrazených položek, který bude optimální pro šířku pásma a další omezení vyplývající ze zařízení.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytváření složek

Složky (nazývané také kontejnery) poskytují další způsob seskupování a správy obsahu v knihovně nebo seznamu. Pokud jsou složky pro knihovnu povoleny, můžete je přidávat do většiny typů knihoven. Obsahuje-li knihovna mnoho položek, mohou složky rovněž zlepšit efektivitu přístupu k těmto položkám. Při vytvoření složky se na pozadí vytváří interní index. Tento interní index se vytvoří také pro kořenovou složku nebo pro nejvyšší úroveň knihovny či seznamu. Při přístupu k položkám ve složce využíváte ve skutečnosti pro přístup k datům tento interní index.

Obsahuje-li knihovna mnoho položek, které je možné určitým způsobem seskupit, můžete k uspořádání obsahu v rámci knihovny použít složky. Vhodnými příklady skupin jsou například projekty, týmy, oddělení, kategorie produktů, věkové kategorie, abecední výpisy a abecední podskupiny (A–C, D–F atd.). Pomocí složek mohou uživatelé prohledávat a spravovat velké množství souborů známým způsobem.

Složky v knihovně

Knihovna s povolenými složkami standardně zobrazuje složky ve výchozím zobrazení knihovny bez filtrování. To je užitečné, protože uživatelé mohou při vkládání nových dokumentů vybrat odpovídající složku. Zobrazení všech složek také snižuje pravděpodobnost nesprávného přidání položek mimo složky v knihovně. Uspořádání dokumentů do různých složek knihovny lze snadno změnit pomocí příkazu Otevřít pomocí Průzkumníka systému Windows, který je k dispozici na pásu karet knihovny.

 Poznámka    Je možné definovat zobrazení knihovny Řazení v aktuálním stavu, ve kterém se před žádnými položkami v zobrazení nezobrazují složky. Tuto možnost řazení zobrazení však nepoužijte v případě, že chcete, aby uživatelé snadno našli správnou složku.

Složky knihovny sice nejsou na panelu Snadné spuštění v oblasti Dokumenty zobrazeny, avšak vlastník webu nebo uživatel s oprávněním k návrhu webu může povolit stromové zobrazení, jež na panelu Snadné spuštění zobrazuje oblast Hierarchie webu a umožňuje rozbalení, sbalení a snadné přecházení mezi složkami v knihovně.

Složky ve stromovém zobrazení

Začátek stránky Začátek stránky

Kombinované používání sloupců, zobrazení a složek

Všechny tři přístupy lze používat společně. Tytéž sloupce, jež používáte ke sledování projektů ve výchozím zobrazení knihovny, můžete použít k vytvoření zobrazení s několika kritérii filtru. Zobrazení lze rovněž seřadit a filtrovat dynamicky kliknutím na záhlaví sloupců, čímž dále vyčleníte a identifikujete obsah, který v daném okamžiku potřebujete. Pokud byla v knihovně definována struktura složek, můžete při vytvoření nebo změně zobrazení nastavením možnosti Zobrazit všechny položky bez složek v oblasti Složky zobrazení knihovny „zploštit“. Jednotlivé přístupy se mohou vzájemně doplňovat tak, abyste ve správný okamžik získali správný obsah zobrazený pro vás nejvhodnějším způsobem.

Začátek stránky Začátek stránky

Další kroky

Nyní jste získali celkový přehled o knihovnách. Dále jsou uvedeny běžné a užitečné úkoly, jež se při práci s knihovnami používají.

  • Vytvoření nebo odstranění knihovny nebo složky v knihovně
  • Přidání, otevření a odstranění souborů v knihovně
  • Přidání sloupců do knihovny a vytvoření zobrazení knihovny
  • Práce s šablonami knihoven a typy obsahu
  • Synchronizace knihovny služby SharePoint v počítači s klientskými programy
  • Přesouvání a kopírování dokumentů mezi knihovnami
  • Používání pracovních postupů s knihovnou
  • Nastavení oprávnění a upřesnění nastavení v knihovně
  • Používání knihoven snímků, obrázků a materiálů obsahujících média
  • Správa knihovny s mnoha dokumenty
  • Správa rozsáhlých knihoven dokumentů a záznamů pomocí metadat

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
SharePoint Online pro podniky, Služba SharePoint Online pro odborníky a malé firmy