Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně?

Pokud je v seznamu nebo knihovně povolena správa verzí, můžete ukládat, sledovat a obnovovat položky v seznamu a soubory v knihovně, kdykoli se změní. Správa verzí v kombinaci s dalším nastavením, třeba rezervace, vám dává velikou míru kontroly nad obsahem publikovaným na vašem webu. Je to užitečná funkce hlavně tehdy, když budete potřebovat zobrazit nebo obnovit starší verzi položky nebo souboru.

V tomto článku


Přehled správy verzí

Každý, kdo má oprávnění spravovat seznamy, může zapnout nebo vypnout správu verzí knihovny. Funkce správy verzí je dostupná pro položky ve všech výchozích typech seznamů (a taky kalendářů, seznamů pro sledování problémů a vlastních seznamů) a u všech typů souborů, které můžete ukládat do knihoven, včetně stránek webových částí.

 Poznámka    Pokud jste zákazník Office 365, je správa verzí teď zapnutá ve výchozím nastavení, když vytvoříte nové knihovny služby OneDrive pro firmy, a automaticky uloží posledních deset verzí dokumentu. To vám pomůže předejít ztrátě důležitých dokumentů nebo dat. Pokud máte na webu služby OneDrive pro firmy nebo na týmovém webu dokumenty, které nemají aktivovanou správu verzí, můžete ji pro ně kdykoli zapnout.

Správu verzí můžete používat k těmhle činnostem:

  • Sledování historie verze:   Pokud je funkce správy verzí povolena, uvidíte, kdy se položka nebo soubor změnil a taky kdo ho změnil. Můžete taky zobrazit, kdy se změnily vlastnosti (informace o souboru). Když třeba někdo změní termín splnění u položky seznamu, zobrazí se tato informace v historii verzí. Můžete zobrazit taky komentáře, které uživatelé zadali, když vraceli soubory do knihoven.
  • Obnovení předchozí verze:   Když v aktuální verzi uděláte chybu, nebo je aktuální verze poškozená anebo když se vám prostě předchozí verze líbí víc, můžete stávající verzi nahradit tou předchozí. Obnovená verze pak bude novou aktuální verzí.
  • Zobrazení předchozí verze:   Předchozí verzi můžete zobrazit bez přepsání aktuální verze. Když si verzi historie zobrazíte v dokumentu Microsoft Office, třeba v souboru Word nebo Excel, můžete obě verze porovnat a zjistit, v čem se liší.

Začátek stránky Začátek stránky

Případy vytvoření verzí

Jestliže je povolena správa verzí, lze verze vytvářet v následujících situacích:

  • Vytvoření položky seznamu nebo souboru nebo odeslání souboru

 Poznámka    Pokud se požaduje rezervace souboru, musíte tento soubor vrátit se změnami, abyste vytvořili jeho první verzi.

  • Jestliže byl odeslán soubor se stejným názvem jako u již existujícího souboru a je zaškrtnuto políčko Přidat jako novou verzi ke stávajícím souborům.
  • Byly změněny vlastnosti položky seznamu nebo souboru.
  • Při otevření, úpravách a uložení souboru. Verze je vytvořena, když poprvé kliknete na tlačítko Uložit. Nové číslo verze je v takovém případě stejné po dobu trvání aktuální relace úprav, i když soubor uložíte vícekrát. Když jej zavřete a znovu otevřete pro další relaci úprav, je vytvořena další verze.
  • Když při spoluvytváření dokumentu začne na dokumentu pracovat jiný uživatel, nebo když uživatel soubor uloží, aby nahrál změny do knihovny. Výchozí doba pro vytváření nových verzí při spoluvytváření je 30 minut, ale správce ji může změnit.

V daný okamžik mohou existovat až tři aktuální verze souboru: rezervovaná verze, nejnovější podverze (koncept) a poslední publikovaná (hlavní verze). Všechny ostatní verze jsou považovány za historické. Některé aktuální verze jsou viditelné pouze uživatelům, kteří mají oprávnění k jejich zobrazení.

Začátek stránky Začátek stránky

Hlavní verze a podverze

Některé organizace sledují ve svých knihovnách hlavní verze i podverze souborů, jiné jen hlavní verze. Hlavní verze se označují celými čísly, třeba 5.0 a podverze číslem za tečkou, třeba 5.1.

Většina organizací používá podverze v případě, že jsou soubory ve stádiu vývoje, a hlavní verze, když je dosaženo určitých milníků nebo v případě, že jsou soubory připraveny k posouzení širší cílovou skupinou. V mnoha organizacích je nastaveno zabezpečení konceptů, na základě kterého má ke konceptům přístup pouze vlastník souboru společně s uživateli, kteří mají oprávnění schvalovat soubory. Znamená to, že podverze nemůže nikdo jiný zobrazit až do doby, kdy je publikována hlavní verze.

Hlavní verze mohou být obsažené v seznamech, ale podverze ne. Každá verze položky seznamu je očíslovaná celým číslem. Pokud vaše organizace požaduje schválení položek v seznamu, zůstanou ve stavu Čeká na dokončení, dokud je neschválí uživatel s oprávněním schvalovat je. Ve stavu Čeká na dokončení jsou očíslovány celými čísly a jsou označeny jako koncepty.

Začátek stránky Začátek stránky

Číslování verzí

Čísla verzí se automaticky přidávají vždy, když vytvoříte novou verzi. V seznamu nebo knihovně, kde je povolená správa hlavních verzí, mají verze celá čísla, třeba 1.0, 2.0, 3.0 atd. V knihovnách může správce povolit správu verzí pro hlavní verze i podverze. Pokud se sledují podverze, označují se číslem za tečkou, třeba 1.1, 1.2, 1.3 atd. Když se jedna z těchto verzí publikuje jako hlavní verze, změní se její číslo na 2.0. Následné podverze jsou pak označeny čísly 2.1, 2.2, 2.3 atd.

Pokud zrušíte rezervaci, číslo verze se nezmění. Když byla poslední verze 3.0, zůstane stejná (tj. 3.0) i po zrušení rezervace.

Když verzi odstraníte, přesune se do Koše i se svým číslem. V historii verzí se zobrazí zbývající čísla verzí a ostatní čísla verzí se nezmění. Když třeba máte dokument, který má podverze 2.1 a 2.2 a rozhodnete se verzi 2.1 odstranit, bude pak historie verzí zobrazovat jen verze 2.0 a 2.2, jak vidíte na následujícím obrázku.

Historie verzí s odstraněnou podverzí

Začátek stránky Začátek stránky

Je počet dostupných verzí nějak omezený?

Některé organizace povolují neomezený počet verzí souborů a jiné ho omezují. Po vrácení nejnovější verze souboru se změnami si třeba všimnete, že jedna stará verze chybí. Pokud je nejnovější verze třeba 26.0 a verze 1.0 chybí, znamená to, že správce nakonfiguroval knihovnu jen na 25 hlavních verzí souboru. Přidáním 26.verze se první verze odstraní a zůstanou jen verze 2.0 až 26.0. Podobně po přidání 27.verze zůstanou jen 3.0 až 27.0.

Správce se může rozhodnout omezit taky počet podverzí na nastavený počet nejnovějších verzí. Když je povoleno třeba 25 hlavních verzí, může se správce rozhodnout zachovávat podverze jen pro pět nejnovějších hlavních verzí. Výchozí počet podverzí mezi dvěma hlavními verzemi je 512. Při pokusu o uložení další podverze se zobrazí chybové hlášení, že musíte tento dokument napřed publikovat. Správce webu může výchozí počet omezit na méně podverzí.

Omezení počtu verzí je většinou dobrý přístup. Ušetříte tak místo na serveru a zlepšíte přehlednost pro uživatele. Když ale vaše organizace musí uchovávat všechny verze (třeba ze zákona), pak žádná omezení nepoužívejte.

Začátek stránky Začátek stránky

Povolení, konfigurace a používání správy verzí v seznamech a knihovnách

Vytvořením seznamu nebo knihovny se správa verzí automaticky nezapne, ale může ji zapnout každý uživatel s oprávněním spravovat seznamy. U spousty webů se jedná o stejnou osobu, která spravuje daný web, protože seznamy a knihovny dědí oprávnění z tohoto webu. Navíc k povolení správy verzí musí vlastník webu (nebo jiná osoba, která spravuje seznam nebo knihovnu) ještě určit, jestli se bude požadovat schválení obsahu, kdo může zobrazit položky konceptu a jestli se vyžaduje rezervování souborů. Každé toto rozhodnutí má vliv na to, jak správa verzí funguje. Když se třeba správce knihovny rozhodne pro požadavek na rezervování souborů, budou se čísla verzí vytvářet jen při vracení souboru se změnami. Pokud se požaduje schválení obsahu, použijí se čísla hlavních verzí až po schválení souborů uživatelem, který je k tomu oprávněný.

 Důležité    Pokud uživatelé, kteří pracují v knihovně, plánují podílet se na vytváření dokumentů, nekonfigurujte knihovnu tak, aby bylo požadováno rezervování dokumentů. Pokud by byly potřebné dokumenty rezervovány, nemohli by na nich tito uživatelé spolupracovat.

Informace o zapínání správy verzí u seznamu nebo knihovny najdete v článku Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu. Další úlohy a informace následují dál v tomto článku nebo v jeho části Viz také.

Začátek stránky Začátek stránky

Jak správa verzí funguje s povinným schvalováním obsahu?

Při povolování správy verzí v knihovně rozhodne uživatel, který ji nastavuje, jestli se budou sledovat hlavní verze i podverze a komu se podverze budou zobrazovat. Většinou platí, že pokud se požaduje schválení obsahu, budou se podverze zobrazovat jen vlastníkovi souboru a uživatelům, kteří mají oprávnění schvalovat položky. V jiných knihovnách je to tak, že se libovolnému uživateli, který může upravovat soubory v knihovně, nebo komukoli s oprávněním ke čtení, zobrazují všechny verze. Po schválení bude verze viditelná pro všechny uživatele, kteří mají u seznamu nebo knihovny oprávnění ke čtení.

I když seznamy nemají hlavní verze a podverze, považuje se každá položka ve stavu Čeká na dokončení za koncept. Většinou se koncepty zobrazují jen autorovi položky a uživatelům s oprávněním Úplné řízení nebo Návrh. Koncept se ve stavu Čeká na dokončení zobrazí jen uvedeným uživatelům a ostatní uvidí v historii verzí jen nejnovější verzi se stavem Schváleno. Pokud je soubor odmítnutý, zůstane ve stavu Čeká na dokončení, dokud ho někdo s potřebným oprávněním neodstraní.

 Poznámka    U některých seznamů a knihoven je zabezpečení konceptů nakonfigurováno tak, že všichni uživatelé webu mají povoleno zobrazení čekajících i schválených verzí.

Začátek stránky Začátek stránky

Jak správa verzí funguje s rezervací souboru?

Když si rezervujete soubor z knihovny se zapnutou správou verzí, vytvoří se nová verze při každém jeho vrácení se změnami . A pokud je zapnutá správa hlavních verzí a podverzí, můžete se při vracení souboru se změnami rozhodnout pro konkrétní typ verze. V knihovnách, které vyžadují rezervaci, se verze vytvářejí jen při vrácení se změnami.

U knihoven, které rezervaci nevyžadují, se nová verze vytvoří při prvním uložení po otevření souboru. Při každém dalším uložení se verze vytvořená při prvním uložení přepíše. Pokud aplikaci ukončíte a potom dokument znovu otevřete, vznikne při jeho prvním uložení zase další verze a počet verzí tak může velmi rychle narůst.

 Důležité    Pokud spoluvytváříte dokument, nerezervujte si ho, když nemáte pádný důvod pro zabránění ostatním v práci na tomto dokumentu.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business user, Office 365 Small Business Premium, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E1), SharePoint Online Enterprise (E3 a E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard