Příručka Presence Survival Guide

Tato příručka Presence Survival Guide obsahuje základní informace o funkci Stav a volný čas, o tom, jak tato funkce funguje, jak vám může pomoci při kontaktování ostatních uživatelů, jak umožňuje ostatním uživatelů s vámi komunikovat a jak pomocí této funkce můžete řídit možnosti vyrušení pro zvýšení produktivity své práce.

V tomto tématu


Přehled funkce Stav a volný čas

Uživatelův stav je určen sadou atributů, které popisují uživatelův stav, jeho aktivitu, umístění, ochotu komunikovat a kontaktní informace. Informace o stavu a volném čase vám usnadní kontaktování ostatních uživatelů a ostatním uživatelům umožní vás zastihnout.

Stav a volný čas osoby jsou určeny sadou atributů.

Aplikace Office Communicator poskytuje celou sadu atributů stavu uživatele, které můžete přizpůsobit a poskytnout ostatním kontaktům, a usnadnit tak vzájemnou komunikaci. Některé atributy stavu, které můžete nastavit, obsahují váš stav, umístění, osobní poznámku a číslo mobilního telefonu.

Atributy stavu a volného času zahrnují stav, umístění, poznámku a číslo mobilního telefonu. Chcete-li zadat svá telefonní čísla, klepněte na tlačítko Nabídka, poté na položku Nástroje, na položku Možnosti a na kartu Telefony.

Informace o stavu a volném čase poskytují kontaktům kontext a usnadňují uživateli výběr nejlepšího způsobu komunikace s kontaktem. Potřebujete například probrat určitý pracovní návrh se spolupracovníkem. Podíváte se na stav tohoto kontaktu v seznamu kontaktů a zjistíte, že spolupracovník je dostupný. Mohli byste jít do jeho kanceláře a promluvit s ním osobně, ale všimnete si, že indikátor jeho umístění a osobní poznámka označují, že váš kolega pracuje doma. Proto mu místo osobního rozhovoru pošlete rychlou zprávu.

V aplikaci Communicator lze zobrazit mnoho informací o kontaktech, můžete tedy vždy zjistit přesný stav kontaktu - zda je kontakt dostupný, zda se účastní schůzky, zda bude dostupný za hodinu nebo zda pracuje doma - a pomocí těchto kontextových informací můžete zvolit ten nejlepší způsob komunikace s daným kontaktem. Pokud se například kontakt účastní schůzky a vy s ním chcete probrat naléhavý problém, můžete kontaktu odeslat rychlou zprávu.

Aplikace Communicator zobrazuje o kontaktech mnoho informací.

Začátek stránky Začátek stránky

Pět nejčastěji používaných možností funkce Stav a volný čas

  • Můžete zjistit, zda je kontakt dostupný a zda obdržíte okamžitou odpověď.
  • Můžete zjistit stav uživatele (Dostupný, Zaneprázdněn nebo Pryč) a zvolit nejlepší způsob komunikace.
  • Rychle naleznete doplňující informace, například číslo mobilního telefonu nebo jiné telefonní číslo kontaktu.
  • Můžete zobrazit informace o volném čase kontaktu, a zjistit tak, kdy je kontakt dostupný.
  • Můžete nastavit svůj stav na hodnotu Nerušit, nastavit možnosti vyrušení a v klidu dokončit práci.

Začátek stránky Začátek stránky

Význam stavových tlačítek

Každému kontaktu přísluší stavové tlačítko, které znázorňuje stav kontaktu. Stavové tlačítko kontaktu může mít různé barvy v závislosti na faktorech, které uvádí následující tabulka.

Stavové tlačítko Textová forma stavu Popis
Dostupný Dostupný Kontakt je online a může se účastnit konverzací. Tento stav může nastavit uživatel ručně.
Zaneprázdněn Zaneprázdněn
Účastní se volání
Účastní se konference
Na schůzce

Kontakt je dostupný, ale účastní se jiné činnosti. Tyto činnosti mohou být následující:

  • Účastní se volání.    Kontakt se účastní telefonní konverzace, hlasové konverzace nebo videokonverzace.
  • Účastní se konference.     Kontakt se účastní vícestranné konverzace prostřednictvím telefonu, hlasové služby nebo videa.
  • Na schůzce.     Kalendář programu Office Outlook zobrazuje, že má kontakt naplánovanou schůzku.


Tuto úroveň stavu může ručně nastavit uživatel.

Nerušit Nerušit

Tento stav se u kontaktu zobrazí, pokud vám kontakt přiřadil jinou úroveň přístupu než Tým a v případě, že:

  • Kontakt ručně nastavil svůj stav na hodnotu Nerušit.
Pouze naléhavá vyrušení Pouze naléhavá vyrušení

Tento stav se u kontaktu zobrazí, pokud vám kontakt přiřadil úroveň přístupu Tým a v případě, že:

  • Kontakt ručně nastavil svůj stav na hodnotu Nerušit.
Pryč Pryč
Mimo kancelář

Kontakt pravděpodobně není dostupný. Tento stav se zobrazí z následujících důvodů:

  • Počítač byl nečinný po dobu delší, než je nastavená doba nečinnosti (15 minut ve výchozím nastavení).

 Poznámka   Ve výchozím nastavení dojde ke změně stavu z Dostupný na Neaktivní po pěti minutách. Pokud ani po dalších 15 minutách nedojde k činnosti na počítači, status se změní na Pryč.

  • Kalendář programu Office Outlook nebo Pomocník pro funkci Mimo kancelář daného kontaktu uvádí, že je kontakt mimo kancelář.
  • Kontakt je dočasně nedostupný. Jakmile je v počítači kontaktu zjištěna činnost, obnoví aplikace Communicator 2007 automaticky odpovídající hodnotu stavu.
  • Kontakt ručně nastavil stav na hodnotu Pryč.
Neaktivní Neaktivní Kontakt může být dostupný, ale počítač kontaktu byl nečinný po dobu delší, než je nastavená doba nečinnosti. Výchozí nastavení doby nečinnosti je 5 minut. V tomto stavu je kontakt online a přechází ze stavu Dostupný. Tento proces je označen zeleno-žlutým tlačítkem. Tento stav nastavuje aplikace Communicator.
Zaneprázdněn (Neaktivní) Zaneprázdněn (Neaktivní) Kontakt se účastní schůzky nebo má naplánovanou schůzku (jak je uvedeno v kalendáři v programu Outlook), ale počítač kontaktu byl nečinný po dobu delší, než je nastavená doba nečinnosti. Výchozí nastavení doby nečinnosti je 5 minut. Tento stav nastavuje aplikace Communicator.
Offline Offline

Kontakt není dostupný. Tento stav se zobrazí z následujících důvodů:

  • Kontakt ručně nastavil svůj stav na hodnotu Zobrazit jako offline. (Stav Zobrazit jako offline není ve výchozím nastavení dostupný. Musí být povolen správcem systému organizace pomocí zásad skupiny EnableAppearOffline.)
  • Na počítači kontaktu není spuštěna aplikace Communicator nebo se kontakt nepřihlásil.
  • Kontakt vám zablokoval zobrazování informací o svém stavu a volném čase.
Stav a volný čas neznámý Stav a volný čas neznámý Aplikace Communicator nemůže zjistit stav kontaktu. Tento stav se obvykle zobrazí, je-li stav kontaktu uložen v jiném počítačovém systému, například v systému společnosti, která není externím partnerem.
Blokováno Blokováno Toto tlačítko se zobrazí v seznamu kontaktů vedle jmen kontaktů, které jste zablokovali. Zablokovaní uživatelé se zobrazí ve stavu offline.

Začátek stránky Začátek stránky

Atributy stavu kontaktů

Informace o stavu obsahují různorodou sadu atributů, které popisují vaši dostupnost, činnost, kontaktní informace, plán, místo a poznámky jak v režimu Osobní, tak v režimu Mimo kancelář. V levé části tabulky jsou uvedeny atributy informací o stavu a volném čase, pravá část tabulky uvádí, zda je daný atribut k dispozici pro příslušnou úroveň přístupu (jak je podrobněji uvedeno dále v tomto tématu).

Informace o stavu a volném čase Blokovat Veřejné Společnost Tým Osobní
Stav Offline
Stav a volný čas
Zobrazované jméno
E-mailová adresa
Titul*
Telefon do zaměstnání*
Mobilní telefon*
Telefon domů*
Další telefon
Společnost *
Kancelář*
Adresa do zaměstnání*
Web SharePoint *
Místo schůzky
Předmět schůzky
Informace o volném čase
Pracovní doba
Umístění koncového bodu
Poznámky (poznámka Mimo kancelář)
Poznámky (Osobní)
Čas posledního aktivního stavu

 Poznámka   *Jsou-li tyto atributy definovány ve službě Microsoft Active Directory, jsou viditelné pro všechny kontakty ve vaší společnosti bez ohledu na úroveň přístupu. Jsou viditelné také pro externí kontakty v závislosti na přiřazené úrovni přístupu. Nejsou viditelné pro veřejné kontakty rychlých zpráv.

Začátek stránky Začátek stránky

Ruční změna informací o stavu a volném čase

Aplikace Communicator poskytuje sadu atributů, které lze změnit ručně. Můžete například upravovat a zveřejňovat telefonní čísla a sdílet je s ostatními. Pokud jste celý den na školení, můžete napsat osobní poznámku. Pokud máte důležitý termín, můžete změnit stav na hodnotu Nerušit, a omezit tak možnosti vyrušení.

Změna informací o stavu a volném čase

  • Klepněte na tlačítko Stav a volný čas a vyberte požadovaný stav z rozevírací nabídky.

Nastavte svůj stav a volný čas v rozevírací nabídce tlačítka Stav.

Úpravy a přidání mobilních a dalších telefonních čísel

  1. Klepněte na tlačítko Nabídka, přejděte na příkaz Nástroje a klepněte na položku Možnosti.
  2. Klepněte na kartu Telefony a klepněte na tlačítko Telefon u typu telefonního čísla, které chcete přidat.
  3. Přidáte-li telefonní číslo, klepněte na položku Publikovat toto telefonní číslo. Po přidání všech telefonních čísel je vhodné nastavit úrovně přístupu pro kontakty, se kterými chcete tato telefonní čísla sdílet. Viz část Poskytnutí informací o stavu vybraným kontaktům dále v tomto tématu.

Vytvoření osobní poznámky

  • Klepněte do pole Zadat poznámku a zadejte poznámku. Po dokončení klepněte mimo pole pro zadávání.

Vaši osobní poznámku budou moci zobrazit všechny kontakty s úrovní přístupu Společnost, Tým a Osobní.

Přidání poznámky Mimo kancelář

  • V programu Office Outlook klepněte na nabídku Nástroje a vyberte příkaz Pomocník pro funkci Mimo kancelář.
  • Vyberte možnost Mimo kancelář, zadejte poznámku o nepřítomnosti v kanceláři a klepněte na tlačítko OK.

 Poznámka   Poznámka Mimo kancelář nahradí Osobní poznámku, kterou jste zadali dříve. Poznámka Mimo kancelář však nebude aktualizována, dokud se neodhlásíte od aplikace Communicator a nepřihlásíte se znovu. Jakmile to provedete, poznámka se rozšíří v systému informací o stavu do 30 minut. K rozšíření této informace je navíc nutné, aby byl klient aplikace Communicator spuštěn na zařízení, které se může připojit k serveru Exchange.

Zobrazení vašeho umístění

Aplikace Communicator umožňuje jako součást informací o stavu a volném čase zobrazit vaše umístění. Můžete zadat aktuální umístění Doma nebo Kancelář a můžete také vytvořit vlastní umístění.

  • Klepněte na tlačítko Stav a volný čas, přejděte na položku Aktuální umístění a vyberte požadované umístění nebo klepněte na položku Vytvořit vlastní umístění.

Informace o vašem umístění mohou zobrazit pouze kontakty, kterým jste přidělili úroveň přístupu Tým nebo Osobní. Další informace o přiřazování úrovní přístupu jednotlivým kontaktům naleznete dále v tomto tématu v části Zobrazení informací o stavu v závislosti na úrovních přístupu.

Začátek stránky Začátek stránky

Aktualizace stavu podle kalendáře programu Outlook

Ve výchozím nastavení jsou informace o stavu a volném čase spojeny s kalendářem programu Outlook. Je-li pak v kalendáři programu Outlook naplánována na aktuální čas schůzka, zobrazí se v aplikaci Communicator stav Na schůzce. Další informace naleznete v tématu Nastavení osobních možností.

Je-li v kalendáři aplikace Outlook naplánovaná schůzka, nastaví se v aplikaci Communicator stav Na schůzce.

Začátek stránky Začátek stránky

Aktualizace stavu podle činnosti uživatele

Účastníte-li se hovoru, videohovoru nebo konference, aktualizuje aplikace Communicator váš stav. Tlačítko Stav a volný čas nabude hodnoty Zaneprázdněn a textový řetězec stavu se změní na hodnotu Účastní se volání nebo Účastní se konference.

Účastníte-li se hovoru, videohovoru nebo konference, textový řetězec stavu se automaticky zaktualizuje.

Začátek stránky Začátek stránky

Aktualizace stavu podle nečinnosti uživatele

Uživatelé aplikace Communicator si často nejsou jisti významem žluto-oranžového a zeleno-žlutého stavového tlačítka.

Tlačítko Stav a volný čas Popis
Zaneprázdněn (Neaktivní) Stavové tlačítko s hodnotou Zaneprázdněn (Neaktivní)     se zobrazí, účastní-li se uživatel aplikace Communicator schůzky, nebo nastavil-li ručně svůj status na Zaneprázdněn a aplikace Communicator nezaznamenala v průběhu posledních pěti minut žádný podnět z žádného počítače daného uživatele, ve kterých je aplikace Communicator spuštěna. Pokud uživatel například pohne myší nebo stiskne klávesu na klávesnici, jeho stav se změní na hodnotu Zaneprázdněn.
Neaktivní Stavové tlačítko s hodnotou Neaktivní     se zobrazí, když je kontakt dostupný, ale počítač kontaktu byl nečinný po dobu delší, než je nastavená doba nečinnosti. Výchozí nastavení doby nečinnosti je 5 minut. V tomto stavu je kontakt online a přechází ze stavu Dostupný. Tento proces je označen zeleno-žlutým tlačítkem. Tento stav nastavuje aplikace Communicator.
Pryč Stavové tlačítko s hodnotou Pryč se zobrazí, pokud aplikace Communicator nezaznamená žádný podnět z počítače uživatele se spuštěnou aplikací Communicator během patnácti minut. Obdrží-li počítač uživatele podnět, nabude stav a stavové tlačítko původní hodnoty.

Začátek stránky Začátek stránky

Poskytnutí informací o stavu vybraným kontaktům

Aplikace Communicator umožňuje přiřadit kontaktům úrovně přístupu, a řídit tak množství informací o stavu, které jim poskytnete. Například číslo mobilního telefonu budete pravděpodobně chtít zpřístupnit svým nejbližším spolupracovníkům, nikoli však celé společnosti. Můžete také chtít, aby vaše umístění znali pouze členové vašeho týmu, nikoli celá společnost. Přístup k informacím o stavu a volném čase můžete řídit pomocí úrovní přístupu aplikace Communicator. Úrovně přístupu lze přidělit více způsoby:

  • V seznamu kontaktů klepněte na kontakt, kterému chcete přiřadit úroveň přístupu, přejděte na položku Změnit úroveň přístupu a vyberte požadovanou úroveň přístupu pro vybraný kontakt.

Přístup k informacím o stavu a volném čase můžete řídit pomocí úrovní přístupu aplikace Communicator.

  • Klepněte na tlačítko Změnit způsob zobrazení kontaktů a klepněte na položku Úrovně přístupu. Kontaktům můžete přiřadit úrovně přístupu pomocí přetažení kontaktů do příslušných úrovní přístupu.
  • Přidá-li vás do svého seznamu kontaktů jiný uživatel, obdržíte upozornění, pomocí kterého můžete žádost tohoto uživatele o přidání do jeho seznamu kontaktů přijmout nebo odmítnout. Chcete-li pomocí upozornění nastavit úroveň přístupu, vyberte požadovanou úroveň přístupu v poli Úroveň přístupu tohoto uživatele a vyberte možnost OK.

Přidá-li si vás určitý uživatel do svého seznamu kontaktů, zobrazí se vám upozornění.

Začátek stránky Začátek stránky

Zobrazení informací o stavu v závislosti na úrovni přístupu

Následující příklady uvádějí, jak se informace o vašem stavu a volném čase zobrazují ostatním uživatelům a jak lze pomocí úrovní přístupu ovlivnit množství informací o stavu a volném čase, které ostatním uživatelům poskytnete.

Změníte stav z hodnoty Dostupný na hodnotu Pryč.

Stavové tlačítko vypadá takto:

Změna stavu z hodnoty Dostupný na hodnotu Pryč.

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Společnost, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Společnost

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Tým, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Tým

Publikujete číslo svého mobilního telefonu.

Číslo vašeho mobilního telefonu je uvedeno na kartě Telefony.

Číslo vašeho mobilního telefonu je uvedeno na kartě Telefony.

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Společnost, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Společnost

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Tým, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Tým

Nastavíte stav na hodnotu Nerušit.

Stavové tlačítko vypadá takto:

Nastavit stav na hodnotu Nerušit

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Společnost, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Společnost

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Tým, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Tým

Účastníte se schůzky naplánované v kalendáři programu Outlook.

Váš stav je automaticky aktualizován na hodnotu Zaneprázdněn - na schůzce.

Nastavit na hodnotu Zaneprázdněn - na schůzce

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Společnost, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Společnost

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Tým, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Tým

Jste ve stavu online, ale za posledních pět minut jste počítač nepoužili.

Váš stav je automaticky aktualizován na hodnotu Neaktivní.

Status Neaktivní

Kontakt, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Společnost, zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Společnost

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Tým, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Tým

Účastníte se schůzky, ale během posledních pěti minut jste nezadali počítači žádný podnět.

Je automaticky aktualizována hodnota stavového tlačítka Zaneprázdněn (neaktivní).

Neaktivní - na schůzce

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Společnost, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Společnost

Kontaktu, kterému jste přiřadili úroveň přístupu Tým, se zobrazí tyto údaje:

Úroveň přístupu Tým

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Communicator 2007