Platí pro:
Microsoft Office Access 2003 Microsoft Access 2000 a 2002

Informace jsou často mnohem přínosnější, pokud jsou zobrazeny ve skupinách. Například sestava shrnující prodej podle oblastí může odhalit trendy, které by jinak prošly bez povšimnutí. Věděli jste, že v Pardubicích se dobře prodává perník? A v Českých Budějovicích sýry? Umístěním celkových hodnot na konec každé skupiny v sestavě si můžete ušetřit spoustu ruční práce s kalkulačkou. A pokud si navíc příliš nerozumíte s klávesnicí, neváhejte sestavy používat.

V aplikaci Access je vytváření seskupených sestav jednoduché. Nejprve zvolte zdroj záznamů (tabulku nebo dotaz s údaji pro sestavu ) a potom už bude snadné rychle vytvořit sestavu pomocí průvodce. Průvodce je funkce v aplikaci Access, která na obrazovce zobrazí řadu stránek s otázkami. Průvodce potom vytvoří sestavu na základě vašich odpovědí. Mezi tyto otázky patří dotaz na jedno nebo více polí, podle kterých se má sestava seskupit.

V tomto článku podrobně projdeme kroky vytvoření seskupené neboli souhrnné sestavy.

Obsah

Výběr zdroje záznamů
Vytvoření seskupené sestavy pomocí Průvodce sestavou
Vysvětlení sekcí sestavy
Vyladění sestavy v návrhovém zobrazení
Přidání polí do sestavy
Přidání ovládacích prvků do sestavy
Použití okna Řazení a seskupování
Přidání součtů, počtů a celkových hodnot do sestavy
Uložení práce
Zobrazení náhledu sestavy
Tisk sestavy
Odeslání sestavy jako e-mailové zprávy

Výběr zdroje záznamů

Sestava se skládá z informací získaných z tabulky nebo dotazu a z informací uložených v návrhu sestavy, jako jsou popisky, záhlaví a grafika. Tabulka či dotaz poskytující zadaná data jsou rovněž označovány jako zdroj záznamů sestavy. Před zahájením vytváření sestavy byste nejprve měli zvážit, které informace chcete zahrnout. Mezi zvolená pole je třeba zařadit ta, podle kterých chcete provést seskupení neboli sumarizaci. Pokud se všechna požadovaná pole nacházejí v jediné tabulce, použijete jako zdroj záznamů tuto tabulku. Jestliže se pole získávají z více než jedné tabulky, použijete jako zdroj záznamů dotaz – takový dotaz již může v databázi existovat nebo budete muset vytvořit specifický dotaz, který bude odpovídat potřebám dané sestavy.

Další informace o dotazech naleznete v tématu Navrhování dotazu (MDB).

 Zpět na začátek

Vytvoření seskupené sestavy pomocí Průvodce sestavou

Použití Průvodce sestavou je dobrý způsob, jak rychle začít s vytvářením sestavy. Sestavu můžete použít v základní podobě nebo ji upravit, abyste získali přesně takovou sestavu, jakou si přejete.

Vytvoření sestavy pomocí Průvodce sestavou

1. V okně Databáze klepněte na položku Sestavy.
2. V okně Databáze klepněte na tlačítko Nový.

   Aplikace Access zobrazí dialogové okno Nová sestava.

3. Klepněte na položku Průvodce sestavou v seznamu.

   

4. Vyberte pro sestavu tabulku nebo dotaz a potom klepněte na tlačítko OK.
5. Po zobrazení Průvodce sestavou vyberte pro sestavu pole. Pole můžete vybrat poklepáním v seznamu Dostupná pole. Aplikace Access je přesune do seznamu Vybraná pole. Pole můžete rovněž mezi seznamem Dostupná pole a Vybraná pole přesunovat pomocí tlačítek pro přidání a odebrání. Chcete-li zvolit pole z jiné tabulky nebo dotazu, klepněte na rozevírací seznam Tabulky či dotazy a zvolte tabulku nebo dotaz.

   

6. Po dokončení klepněte na tlačítko Další.

Seskupení záznamů pomocí Průvodce sestavou

Seskupení umožňuje uspořádat a upravit záznamy do skupin, například podle oblastí nebo prodejců. Skupiny mohou být vnořené, aby bylo možné snadno rozpoznat vztahy mezi skupinami a rychle vyhledat požadované informace. Pomocí seskupení můžete rovněž vypočítat souhrnné informace, jako jsou celkové a procentuální hodnoty.

1. Zahrnete-li do sestavy více než jednu tabulku, průvodce prozkoumá vztahy mezi tabulkami a určí, jak byste mohli informace zobrazit. Na stránce Průvodce sestavou s dotazem Jak chcete prohlížet data? klepněte na jeden z pohledů v seznamu a potom klepněte na tlačítko Další.

   

2. Chcete-li do sestavy přidat úrovně seskupení, poklepejte na libovolnou úroveň seskupení v seznamu v Průvodci sestavou.

   

   Aplikace Access každou úroveň seskupení přidá a zobrazí ji vnořenou do její nadřazené úrovně seskupení.

3. Klepnutím na tlačítko Možnosti seskupení zobrazíte dialogové okno Způsob seskupení.

   

4. Pro každé pole na úrovni skupiny můžete zvolit způsob seskupení. Pomocí způsobu seskupení lze určit, jak budou záznamy seskupeny. Na předchozím obrázku jsou záznamy seskupeny podle pole DatumOdeslání s datovým typem Datum/čas. Průvodce sestavou nabízí v seznamu Způsob seskupení volby odpovídající tomuto typu pole. Protože je tedy pole DatumOdeslání typu Datum/čas, můžete se rozhodnout provést seskupení podle skutečné hodnoty (Normální) nebo podle hodnot Rok, Čtvrtletí, Měsíc, Týden, Den, Hodina a Minuta. Pokud by pole bylo datového typu Text, mohli byste seskupení provést podle celého pole (Normální) nebo případně podle prvních až pěti znaků. U číselného datového typu můžete seskupovat podle hodnoty (Normální) nebo podle rozsahů ve vybraných přírůstcích.

   Po výběru způsobu seskupení klepněte na tlačítko OK.

5. Klepnutím na tlačítko Další přejděte na další stránku průvodce.

Řazení a shrnutí záznamů pomocí Průvodce sestavou

V Průvodci sestavou můžete záznamy řadit podle až čtyř polí, a to vzestupně nebo sestupně.

1. Klepněte na první rozevírací seznam a zvolte pole, podle kterého chcete řadit. Klepnutím na tlačítko vpravo od seznamu můžete přepínat mezi vzestupným a sestupným řazením (výchozí je možnost Vzestupně). Volitelně můžete klepnutím na druhý, třetí a čtvrtý rozevírací seznam zvolit další pole pro řazení.

   

2. Po klepnutí na tlačítko Možnosti souhrnu můžete sumarizovat kterákoli číselná pole.

   Průvodce zobrazí dostupná číselná pole.

   

3. Zaškrtnutím požadovaných políček (Součet, Průměr, Min nebo Max) zahrnete příslušné výpočty do zápatí skupiny. Můžete rovněž zobrazit podrobnosti a souhrn, nebo pouze souhrn. V případě, že zobrazíte pouze souhrn, zobrazí se celkové hodnoty pro každou hodnotu DatumOdeslání (pokud jste například zaškrtli políčko Součet), budou však vynechány podrobnosti o objednávkách. Pro součty můžete rovněž zobrazit výpočty procent z celku.
4. Klepněte na tlačítko OK.
5. Postupujte podle pokynů na zbývajících stránkách Průvodce sestavou. Na poslední stránce klepněte na tlačítko Dokončit.

 Zpět na začátek

Vysvětlení sekcí sestavy

V aplikaci Access je návrh sestavy rozdělen do sekcí. Chcete-li vytvářet užitečné sestavy, je třeba porozumět, jak jednotlivé sekce fungují. Například sekce, do které se rozhodnete vložit výpočtový ovládací prvek, určuje způsob, jakým aplikace Access vypočítává výsledky. Zde je souhrn typů sekcí a jejich použití.

• Záhlaví sestavy:  Vytiskne se jednou na začátku sestavy. Záhlaví sestavy se používá pro informace, které by se obvykle objevily na titulní stránce, například logo nebo nadpis a datum. Při umístění výpočtového ovládacího prvku používajícího agregační funkci Sum (Součet) do záhlaví sestavy bude vypočtený součet platit pro celou sestavu. Záhlaví sestavy se vytiskne před záhlavím stránky.
• Záhlaví stránky:  Vytiskne se na začátku každé stránky. Záhlaví stránky se používá například pro opakování názvu sestavy na každé stránce.
• Záhlaví skupiny:  Vytiskne se na začátku každé nové skupiny záznamů. Záhlaví skupiny se používá k vytištění názvu skupiny. Například v sestavě seskupené podle výrobků použijete záhlaví skupiny k vytištění názvu výrobku. Při umístění výpočtového ovládacího prvku, který používá agregační funkci Sum, do záhlaví skupiny bude součet platit pro aktuální skupinu.
• Podrobnosti:  Vytiskne se jednou pro každý řádek ve zdroji záznamů. Do sekce Podrobnosti umístíte ovládací prvky tvořící tělo sestavy.
• Zápatí skupiny:  Vytiskne se na konci každé skupiny záznamů. Zápatí skupiny se používá k vytištění souhrnných informací pro skupinu.
• Zápatí stránky:  Vytiskne se na konci každé stránky. Pomocí zápatí stránky můžete vytisknout čísla stránek nebo informace pro jednotlivé stránky.
• Zápatí sestavy:  Vytiskne se jednou na konci sestavy. V zápatí sestavy můžete vytisknout celkové hodnoty sestavy nebo jiné souhrnné informace pro celou sestavu. Všimněte si, že zápatí sestavy se zobrazí jako poslední v návrhovém zobrazení sestavy, ale vytiskne se před zápatím poslední stránky.

 Zpět na začátek

Vyladění sestavy v návrhovém zobrazení

Po vytvoření základní sestavy můžete její návrh doladit v návrhovém zobrazení. Pomocí soupravy nástrojů (Souprava nástrojů: Sada nástrojů, které jsou k dispozici v návrhovém zobrazení a slouží k přidání ovládacích prvků do formuláře, sestavy nebo datové stránky. Souprava nástrojů v návrhovém zobrazení stránky je odlišná od soupravy nástrojů v návrhovém zobrazení formuláře a sestavy.) můžete do návrhu sestavy umístit ovládací prvky (Ovládací prvek: Objekt grafického uživatelského rozhraní, jako jsou např. textové pole, zaškrtávací políčko, posuvník nebo příkazové tlačítko, který uživatelům umožňuje ovládat daný program. Pomocí ovládacích prvků lze zobrazit data nebo volby, provést určitou akci nebo zpřehlednit zobrazení uživatelského rozhraní.) nebo tam pomocí seznamu polí (Seznam polí: Okno, které obsahuje výpis všech polí v podkladovém zdroji záznamů nebo databázovém objektu, s výjimkou polí v návrhovém zobrazení datové stránky. V návrhovém zobrazení datové stránky obsahuje seznam polí výpis všech zdrojů záznamů a odpovídajících polí v podkladové databázi.) vložit pole (Pole: Prvek tabulky obsahující specifickou informaci, např. příjmení. Pole Titul by mohlo obsahovat např. hodnoty Ing. nebo Mgr. V databázích, např. databázích serveru Microsoft SQL Server, se na pole odkazuje jako na sloupce.). Okno vlastností (Okno vlastností: Okno sloužící k zobrazení nebo změně vlastností různých objektů, například tabulek, dotazů, polí, formulářů, sestav, datových stránek a ovládacích prvků.) poskytuje přístup k velkému počtu vlastností (Vlastnost: Pojmenovaný atribut ovládacího prvku, pole nebo objektu, jehož nastavením lze definovat určitou charakteristiku objektu (například velikost, barvu či umístění na obrazovce) nebo aspekt jeho chování (například zda je skrytý).), jejichž nastavením můžete sestavu upravit.

Přepnutí do návrhového zobrazení  

• V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Návrhové zobrazení (nebo klepněte na šipku vedle tlačítka Zobrazit v panelu nástrojů a potom klepněte na položku Návrhové zobrazení).

Aplikace Access zobrazí okno sestavy v návrhovém zobrazení.

 Okno vlastností se používá k úpravám vlastností sestavy a jejích ovládacích prvků a sekcí.

 Souprava nástrojů zobrazuje všechny nástroje, pomocí kterých lze do návrhu sestavy přidat ovládací prvky.

 Návrh sestavy je rozdělen do sekcí.

 Pomocí seznamu polí můžete do návrhu sestavy přidat pole ze zadané tabulky nebo dotazu.

Pomocí soupravy nástrojů můžete do návrhu sestavy umístit ovládací prvky. Ovládací prvky jsou objekty, které zobrazují data, provádějí akce a umožňují zobrazit a zpracovat informace zdokonalující vzhled sestavy, například popisky nebo obrázky. Aplikace Access podporuje tři typy ovládacích prvků: vázané, nevázané a výpočtové.

• Vázaný ovládací prvek:  Ovládací prvek, jehož zdroj dat je pole v tabulce nebo dotazu, představuje vázaný ovládací prvek (Vázaný ovládací prvek: Ovládací prvek sloužící ve formuláři, sestavě nebo datové stránce k zobrazení nebo úpravám dat v tabulce, dotazu nebo příkazu SQL. Vlastnost ovládacího prvku ;.Zdrojovládacíhoprvku; obsahuje název pole, se kterým je ovládací prvek svázán.). Vázané ovládací prvky slouží k zobrazení hodnot z polí v databázi. Hodnotami může být text, kalendářní data, čísla, hodnoty Ano/Ne, obrázky nebo grafy. Textové pole je nejobvyklejší typ vázaného ovládacího prvku. Například textové pole ve formuláři, které zobrazuje příjmení zaměstnance, může tuto informaci získávat z pole Příjmení v tabulce Zaměstnanci.
• Nevázaný ovládací prvek:  Ovládací prvek bez zdroje dat (pole nebo výraz) představuje nevázaný ovládací prvek (Nevázaný ovládací prvek: Ovládací prvek, který není spojený s polem v podkladové tabulce, dotazu nebo příkazu SQL. Nevázaný ovládací prvek se často používá k zobrazení informačního textu nebo ozdobných obrázků.). Nevázané ovládací prvky se používají k zobrazení informací, čar, obdélníků a obrázků. Nevázaný ovládací prvek je například popisek s názvem sestavy.
• Výpočtový ovládací prvek:  Ovládací prvek, jehož zdrojem dat je výraz, nikoli pole, představuje výpočtový ovládací prvek (Výpočtový ovládací prvek: Ovládací prvek používaný ve formuláři, sestavě nebo na datové stránce k zobrazení výsledku výrazu. Výsledek je přepočítán při každé změně hodnot použitých ve výrazu.). Požadovanou hodnotu určíte definováním výrazu jako zdroje dat pro ovládací prvek. Výraz je kombinací operátorů (například = a +), názvů ovládacích prvků, názvů polí, funkcí vracejících jednu hodnotu a konstantních hodnot. Například následující výraz vypočítá cenu položky s 25procentní slevou vynásobením hodnoty v poli Jednotková cena konstantní hodnotou (0,75).

  = [Jednotková cena] * 0,75

  Výraz může používat data z pole v zadané tabulce nebo dotazu sestavy nebo z ovládacího prvku v sestavě.

  Další informace o výrazech naleznete v tématu Vytvoření výrazu.

Textové pole může být vázaný ovládací prvek, nevázaný ovládací prvek nebo výpočtový ovládací prvek. Vytváříte-li sestavu používající vázané, nevázané a výpočtové ovládací prvky, je pravděpodobně nejefektivnější přidat a upravit nejprve všechny vázané ovládací prvky, zvláště pokud tvoří většinu ovládacích prvků v sestavě. Potom můžete pomocí nástrojů v soupravě nástrojů přidat nevázané a výpočtové ovládací prvky, které dotvářejí návrh.

Textové pole navážete označením pole, ze kterého tento ovládací prvek získává svá data. Ovládací prvek, který je vázán k vybranému poli, lze vytvořit přetažením pole ze seznamu polí do sestavy. (Seznam polí zobrazuje pole v zadané tabulce nebo dotazu sestavy. Seznam polí zobrazíte klepnutím na příkaz Seznam polí v nabídce Zobrazit.) Přetáhnete-li pole ze seznamu polí, vytvoříte ve výchozím nastavení textové pole.

Případně můžete pole na ovládací prvek navázat zadáním názvu pole přímo do ovládacího prvku nebo do pole pro hodnotu .Zdrojovládacíhoprvku v okně vlastností ovládacího prvku. Okno vlastností definuje vlastnosti ovládacího prvku, například jeho název, zdroj jeho dat a jeho formát.

Použití seznamu polí je nejlepší způsob pro vytvoření vázaného textového pole ze dvou důvodů:

• Vázané textové pole zahrnuje připojený popisek a popisek přebírá ve výchozím nastavení jako svůj titulek název pole (nebo titulek definovaný pro toto pole v zadané tabulce nebo dotazu), takže nemusíte titulek zadávat sami.
• Vázané textové pole přebírá mnoho stejných nastavení jako pole v zadané tabulce nebo dotazu (například vlastnosti Formát, .Početdesetinnýchmíst a .Vstupnímaska). Můžete si tedy být jisti, že tyto vlastnosti pole zůstanou stejné, kdykoli vytvoříte textové pole vázané na toto pole.

Pokud jste již vytvořili nevázaný ovládací prvek a chcete jej vázat na pole, nastavte vlastnost .Zdrojovládacíhoprvku ovládacího prvku na název pole. Podrobnosti o vlastnosti .Zdrojovládacíhoprvku naleznete v nápovědě pro tuto vlastnost.

 Zpět na začátek

Přidání polí do sestavy

Chcete-li přidat do sestavy pole, ověřte nejprve, zda je zobrazen seznam polí. Seznam polí obsahuje seznam všech polí ve zdroji záznamů.

• V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Seznam polí (nebo klepněte na tlačítko Seznam polí v panelu nástrojů).
• Chcete-li přidat jedno pole, přetáhněte pole ze seznamu polí do sekce, ve které se má v sestavě zobrazit.
• Chcete-li najednou přidat několik sousedících polí, klepněte na první požadované pole, potom podržte stisknutou klávesu SHIFT a klepněte na poslední požadované pole. Přetáhněte vybraná pole do sestavy.
• Chcete-li najednou přidat několik nesousedících polí, klepněte na první požadované pole, potom podržte stisknutou klávesu CTRL a klepněte na další požadovaná pole. Potom přetáhněte vybraná pole do sestavy.

Po přetažení polí do sestavy vytvoří aplikace Access pro každé pole vázané textové pole a automaticky umístí vedle každého textového pole popisek.

Přidání ovládacích prvků do sestavy

Veškeré informace v sestavě jsou obsaženy v ovládacích prvcích. Ovládací prvek je objekt zobrazující informace, provádějící akce nebo zdobící sestavu. Některé ovládací prvky jsou vázány na pole v zadané tabulce nebo dotazu, takže můžete buď zadat data do polí, nebo zobrazit data z nich. Například můžete zadat a zobrazit informace pomocí textového pole. Jiné ovládací prvky zobrazují informace, které jsou uloženy pouze v návrhu sestavy a nejsou spojeny s datovým zdrojem. Pomocí popisků například zobrazíte popisný text a pomocí čar a obdélníků dosáhnete atraktivnějšího vzhledu sestavy.

Některé ovládací prvky se vytvářejí automaticky, například vázané textové pole vytvořené při přidání pole ze seznamu polí do sestavy. Pomocí soupravy nástrojů můžete přidat další ovládací prvky.

Přidání ovládacího prvku pomocí soupravy nástrojů  

• Chcete-li zobrazit soupravu nástrojů, klepněte v nabídce Zobrazit na příkaz Souprava nástrojů (nebo klepněte na tlačítko Souprava nástrojů v panelu nástrojů).
• Chcete-li zjistit název nástroje, umístěte ukazatel myši na nástroj a aplikace Access jej zobrazí.
• Klepněte na nástroj odpovídající typu ovládacího prvku, který chcete přidat. Například při vytváření zaškrtávacího políčka klepněte na nástroj Zaškrtávací políčko.

  Klepnutím na sestavu v místě, kam chcete umístit levý horní roh ovládacího prvku, vytvoříte výpočtový nebo nevázaný ovládací prvek. Jedním klepnutím v sestavě vytvoříte ovládací prvek ve výchozí velikosti nebo klepnutím a přetažením v sestavě vytvoříte ovládací prvek požadované velikosti.

Vázaný ovládací prvek vytvoříte výběrem pole v seznamu polí a jeho přetažením do sestavy.

Další informace o ovládacích prvcích naleznete v tématu Typy ovládacích prvků v aplikaci Access.

 Zpět na začátek

Použití okna Řazení a seskupování

Data v datovém listu, formuláři nebo sestavě můžete řadit. Seřazením uspořádáte záznamy podle hodnot v jednom nebo více polích. Můžete například seřadit seznam výrobků abecedně. V sestavách můžete jít v řazení ještě o krok dále a oddělit seřazené záznamy do skupin.

Seřazení umožňuje uspořádat záznamy podle skupin, například podle oblastí nebo prodejců. Skupiny mohou být vnořeny, abyste mohli snadněji určit vztahy mezi skupinami a rychle najít požadované informace. Pomocí seskupení můžete rovněž vypočítat souhrnné informace, jako jsou celkové a procentuální hodnoty.

Při tištění sestavy chcete obvykle uspořádat záznamy v konkrétním pořadí. Pokud například tisknete seznam dodavatelů, můžete chtít seřadit záznamy abecedně podle názvu společnosti. Při práci v návrhovém zobrazení můžete pořadí řazení pro sestavu nastavit v okně Řazení a seskupování.

Zobrazení okna Řazení a seskupování

1. Otevřete sestavu v návrhovém zobrazení.
2. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Řazení a seskupování (nebo klepněte na tlačítko Řazení a seskupování v panelu nástrojů).

   

Pořadí řazení záznamů v sestavě nastavíte pomocí horní části okna Řazení a seskupování. Můžete řadit až podle 10 polí a výrazů a podle stejného pole nebo výrazu lze řadit více než jedenkrát. Například v 5znakovém poli lze řadit vzestupně podle prvních dvou znaků a sestupně podle posledních tří znaků.

• Pole či výraz:  Zadejte název pole nebo výrazu, podle kterého chcete řadit. Pole či výraz v prvním řádku sloupce Pole či výraz určuje první úroveň řazení; pole nebo výraz v druhém řádku určuje druhou úroveň řazení; atd. Například byste mohli řadit seznam zaměstnanců podle příjmení a potom podle jména.

• Pořadí řazení:  Určete způsob řazení dat v poli nebo výrazu. Možnost Vzestupně řadí hodnoty od nejnižší po nejvyšší. Možnost Sestupně řadí hodnoty od nejvyšší po nejnižší. Například v textových polích řadí vzestupné řazení hodnoty abecedně. Hodnoty v číselných polích řadí od 0 po maximální hodnotu.

 Tip   Pokud jste sestavu vytvořili pomocí Průvodce sestavou, zobrazí se v okně Řazení a seskupování pořadí řazení zadané v Průvodci sestavou.

Nastavení pořadí řazení  

1. Zobrazte okno Řazení a seskupování
2. Ve sloupci Pole či výraz vyberte požadované pole nebo zadejte výraz. Výraz musí začínat znakem rovnítka (=).

   

   Jakmile zadáte hodnotu ve sloupci Pole či výraz, nastaví aplikace Access vlastnost Pořadí řazení na hodnotu Vzestupně.

3. Pokud chcete změnit pořadí řazení na sestupné, klepněte v seznamu Pořadí řazení na možnost Sestupně.

V okně Řazení a seskupování můžete přidat, odebrat a změnit pořadí polí a výrazů. Další informace naleznete v části Změna pořadí řazení a seskupování dále v tomto článku.

Příklad: Nastavení pořadí řazení pro adresář

Při tištění štítků pro rozsáhlý adresář můžete seřadit adresy takovým způsobem, který je nejvýhodnější pro vás nebo vaši poštovní službu. Například při zasílání nových katalogů všem zákazníkům společnosti Northwind Traders můžete štítky seřadit nejprve podle země/oblasti, dále podle PSČ a nakonec podle názvu společnosti. Následující obrázek znázorňuje toto nastavení v okně Řazení a seskupování.

Při tištění štítků seřadí aplikace Access adresy nejprve podle země/oblasti, potom podle PSČ a nakonec podle názvu společnosti.

U mnoha sestav nestačí záznamy jen seřadit – můžete je chtít také rozdělit do skupin. Skupina je soubor záznamů, doplněný úvodními a souhrnnými informacemi, jako je záhlaví, které jsou zobrazeny se záznamy. Skupina sestává ze záhlaví skupiny, vnořených skupin (pokud existují), podrobných záznamů a zápatí skupiny.

Seskupení umožňuje vizuálně oddělit skupiny záznamů a zobrazit úvodní a souhrnné údaje pro každou skupinu. Například následující sestava seskupí prodej podle data odeslání a vypočte celkovou částku prodeje pro každý den.

 Datum uvádí skupinu.

 Celková hodnota sumarizuje skupinu.

Způsobu fungování seskupování lze porozumět porovnáním sestavy seznamu výrobků podle kategorií (zobrazené na následujícím obrázku) s datovým listem pro zadaný dotaz, kterým je dotaz na seznam výrobků. Sestava i dotaz řadí výrobky podle kategorií, v sestavě se však rovněž na samostatném řádku na začátku každé skupiny (v záhlaví skupiny) vytiskne název kategorie a na samostatném řádku na konci každé skupiny (v zápatí skupiny) počet výrobků v kategorii.

 Název kategorie se zobrazí na každém řádku v datovém listu.

 Název kategorie se zobrazí jednou pro každou skupinu v sestavě, a to v záhlaví skupiny.

 Celková hodnota pro kategorii se zobrazí na konci každé skupiny, a to v zápatí skupiny.

 Záznamy se zobrazí jako jedna velká skupina v datovém listu.

 Záznamy pro každou kategorii se zobrazují jako samostatná sekce v sestavě. Předchází jim záhlaví skupiny a následuje po nich zápatí.

Seskupení lze provést podle kterýchkoli polí a výrazů, podle kterých řadíte (může jich být až deset). Stejné pole nebo výraz přitom můžete použít více než jednou. Seskupujete-li podle více než jednoho pole nebo výrazu, vnoří aplikace Access skupiny podle úrovně skupiny. První pole, podle kterého seskupujete, je první a nejvýznamnější úroveň seskupení; druhé pole, podle kterého provádíte seskupení, je další úrovní seskupení, atd. Následující obrázek znázorňuje, jak aplikace Access vnořuje skupiny.

 Každé záhlaví skupiny je spárováno se zápatím skupiny.

Po zadání polí pro řazení v okně Řazení a seskupování můžete přidáním záhlaví a zápatí skupin vytvořit skupiny. Záhlaví se ke skupině přidává nebo se z ní odebírá pomocí vlastnosti ZáhlavíSkupiny a zápatí se ke skupině přidává nebo se z ní odebírá pomocí vlastnosti ZápatíSkupiny. Pro každé pole a výraz, podle kterého provádíte seskupení, můžete nastavit jedno nebo obojí.

Záhlaví skupiny obvykle slouží k zobrazení dat označujících skupinu v samostatné sekci na začátku skupiny. Zápatí skupiny se obvykle používá k shrnutí dat ve skupině v samostatné sekci na konci skupiny.

Přidání nebo odebrání záhlaví nebo zápatí skupiny

1. Otevřete sestavu v návrhovém zobrazení.
2. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Řazení a seskupování a nastavte pořadí řazení v okně Řazení a seskupování.
3. V okně Řazení a seskupování klepněte na pole nebo výraz, podle kterého provést seskupení.
4. Nastavte vlastnost Záhlaví skupiny nebo Zápatí skupiny:
   • Chcete-li přidat záhlaví skupiny, klepněte na možnost Ano v rozevíracím seznamu Záhlaví skupiny. Aplikace Access přidá záhlaví skupiny do návrhu sestavy.
   • Chcete-li přidat zápatí skupiny, klepněte na možnost Ano v rozevíracím seznamu Zápatí skupiny. Aplikace Access přidá zápatí skupiny do návrhu sestavy.
   • Chcete-li odebrat záhlaví skupiny, klepněte v rozevíracím seznamu Záhlaví skupiny na možnost Ne. Aplikace Access vás před odebráním záhlaví skupiny a všech v něm umístěných ovládacích prvků z návrhu sestavy vyzve k potvrzení výběru.
   • Chcete-li odebrat zápatí skupiny, klepněte v rozevíracím seznamu Zápatí skupiny na možnost Ne. Aplikace Access vás před odebráním zápatí skupiny a všech v něm umístěných ovládacích prvků z návrhu sestavy vyzve k potvrzení výběru.

   

    Vyberte pole nebo výraz, podle kterého chcete provést seskupení.

    Klepnutím na šipku vedle rozevíracího seznamu zobrazíte obsah seznamu.

    Klepnutím na položku Ano přidáte záhlaví nebo je klepnutím na položku Ne odeberete.

5. Přidejte ovládací prvky, které se mají zobrazit v záhlaví nebo zápatí skupiny, do návrhu sestavy.

 Tip   V sestavě můžete vytvořit skupinu, aniž byste ji přiřadili záhlaví. Skupinu můžete označit v podrobné sekci přidáním vázaného textového pole do podrobné sekce sestavy a nastavením vlastnosti ovládacího prvku .Skrýtduplikáty na hodnotu Ano.

Příklad: Výpis prodeje uskutečněného jednotlivými zaměstnanci podle zemí/oblastí

V sestavě, kde se provádí seskupení podle několika polí a výrazů, je vyhledání požadovaných dat snazší, pokud pro každou úroveň seskupení zobrazíte úvodní a souhrnné informace. Například sestava prodeje uskutečněného jednotlivými zaměstnanci podle zemí, uvedená na následujícím obrázku, používá záhlaví a zápatí skupin k uvedení a shrnutí dat pro každou zemi/oblast a prodejce.

 Zde začíná prodej ve Spojeném království.

 Zde začíná prodej uskutečněný Stevenem Buchananem.

 Zde je zobrazen celkový prodej uskutečněný Stevenem Buchananem.

Veškeré specifikace řazení a některé specifikace seskupení u této sestavy naleznete na následujícím obrázku.

 Tento symbol označuje, že sestava je podle tohoto pole seskupena.

 Vlastnosti skupiny pro vybrané pole (Země)

Následující tabulka uvádí všechny specifikace řazení a seskupování pro tuto sestavu. V této sestavě je prodej seskupen nejprve podle země/oblasti. V každé zemi/oblasti se prodej seskupí podle jmen jednotlivých prodejců. U každého prodejce se záznamy seřadí podle kódu objednávky.

Pole či výraz	Pořadí řazení	Záhlaví skupiny	Zápatí skupiny	Seskupovat	Interval skupiny	Udržovat pohromadě
Země	Vzestupně	Ano	Ano	Každou hodnotu	1	S první podrobností
=[Příjmení] & ", " & [Jméno]	Vzestupně	Ano	Ano	Každou hodnotu	1	S první podrobností
Kód objednávky	Vzestupně	Ne	Ne	Každou hodnotu	1	Ne

Další informace o vlastnosti Udržovat pohromadě najdete v článku Vlastnost Udržovat pohromadě (KeepTogether) – skupiny (v angličtině).

Následující obrázek návrhu sestavy znázorňuje, kam umístit ovládací prvky zobrazující úvodní a souhrnné údaje v záhlaví a zápatí skupin.

 Ovládací prvek Země vložte do záhlaví označujícího zemi.

 Ovládací prvek obsahující výraz vytvářející jméno prodejce vložte do záhlaví sekce =[Příjmení] & ", " & [Jméno].

 Ovládací prvek pro celkovou hodnotu pro prodejce vložte do zápatí sekce =[Příjmení] & ", " & [Jméno].

 Ovládací prvek pro celkovou hodnotu pro zemi vložte do zápatí sekce Země.

Chcete-li zadat hodnotu nebo rozsah hodnot začínající novou skupinu, použijte vlastnosti Seskupovat a Interval skupiny v okně Řazení a seskupování. Tyto vlastnosti pracují společně jako pár. Například v sestavě, ve které se záznamy seskupují podle pole představujícího kalendářní datum, můžete záznamy za rok uspořádat do dvou šestiměsíčních období nastavením vlastnosti Seskupovat na hodnotu Měsíc a vlastnosti Interval skupiny na hodnotu 6.

• Vlastnost Seskupovat:  Určuje, jak mají být hodnoty seskupeny. Pole následujících datových typů lze seskupit podle jednotlivých hodnot: Text, Automatické číslo, Měna, Číslo a Datum/čas. Textová pole můžete seskupit podle prvních několika znaků hodnot. Pole typu Automatické číslo, Měna, Číslo a Datum/čas můžete seskupit podle rozsahů hodnot.
• Vlastnost Interval skupiny:  Určuje libovolný interval platný pro hodnoty v poli nebo výrazu, podle kterého seskupujete.

Vlastnosti Seskupovat a Interval skupiny ovlivňují způsob uspořádání záznamů v sestavě, takže při jejich nastavení neuvidíte žádnou změnu v návrhu sestavy. Jejich dopad uvidíte při zobrazení náhledu nebo vytištění sestavy.

Nastavení rozsahu a intervalu pro seskupení  

1. V okně Řazení a seskupování klepněte na pole nebo výraz, podle kterého chcete provést seskupení.
2. Pro vlastnost Seskupovat vyberte rozsah v seznamu.
3. Pro vlastnost Interval skupiny zadejte platný interval.

 Klepněte na pole nebo výraz, podle kterého chcete provést seskupení.

 Klepnutím na šipku dolů vedle rozevíracího seznamu zobrazíte hodnoty v seznamu.

 Vyberte rozsah ze seznamu.

Nastavení, které aplikace Access zobrazí pro vlastnost Seskupovat, závisí na datovém typu pole, podle kterého seskupujete. Tabulky v následujících sekcích obsahují možnosti dostupné pro každý datový typ. Seskupujete-li podle výrazu, uvádí aplikace Access veškerá nastavení pro všechny datové typy.

Seskupujete-li záznamy podle textového pole, můžete vlastnost Seskupovat nastavit na rozsahy uvedené v následující tabulce. Nastavíte-li vlastnost Seskupovat na hodnotu Znaky před, můžete hodnotu Interval skupiny nastavit na libovolné číslo platné pro hodnoty v poli, podle kterého seskupujete. Nastavíte-li vlastnost Seskupovat na hodnotu Každou hodnotu, bude mít vlastnost Interval skupiny hodnotu 1.

Nastavení vlastnosti Seskupovat	Seskupení záznamů
Každou hodnotu	Obsahující shodné hodnoty v poli nebo ve výrazu
Znaky před	Obsahující stejných prvních n znaků v poli nebo výrazu

Příklad: Seskupení záznamů podle prvního znaku v hodnotě

Pro snadnější určení začátku nové skupiny v dlouhém seznamu můžete vytisknout prvních několik znaků hodnot v každé skupině v záhlaví skupiny. Například v sestavě s abecedním seznamem výrobků, který je uveden na následujícím obrázku, se na začátku dané skupiny vytiskne první písmeno názvů výrobků.

V následující tabulce jsou uvedeny specifikace pro řazení a seskupování v této sestavě. Výběrem položky Název výrobku v prvním řádku sloupce Pole či výraz seskupíte záznamy podle prvního písmene názvu výrobku. Výběrem položky Název výrobku v druhém řádku seskupíte záznamy abecedně podle názvu výrobku v rámci každého písmene.

Pole či výraz	Pořadí řazení	Záhlaví skupiny	Zápatí skupiny	Seskupovat	Interval skupiny	Udržovat pohromadě
Název výrobku	Vzestupně	Ano	Ano	Znaky před	1	Celou skupinu
Název výrobku	Vzestupně	Ne	Ne	Každou hodnotu	1	Ne

Další informace

Chcete-li vytisknout první písmeno každé skupiny v záhlaví skupiny, použijte funkci Vlevo. Další podrobnosti najdete v článku Funkce Vlevo (v angličtině).

Seskupujete-li záznamy podle pole Datum/čas, nastavíte vlastnost Seskupovat na jeden z rozsahů uvedených v následující tabulce. U všech rozsahů s výjimkou rozsahu Každou hodnotu můžete nastavit vlastnost Interval skupiny na libovolnou hodnotu platnou pro hodnoty v poli nebo výrazu, podle kterého provádíte seskupení. (Hodnota Interval skupiny pro rozsah Každou hodnotu je vždy 1.)

Nastavení vlastnosti Seskupovat	Seskupení záznamů
Každou hodnotu	Se shodnou hodnotou v poli nebo ve výrazu
Rok	S datem ve stejném kalendářním roce
Čtvrtletí	S datem ve stejném kalendářním čtvrtletí
Měsíc	S datem ve stejném kalendářním měsíci
Týden	S datem ve stejném kalendářním týdnu
Den	S datem stejného dne
Hodina	S časem ve stejné hodině
Minuta	S časem ve stejné minutě

Další informace

Při nastavení vlastnosti Seskupovat pro pole Datum/čas seskupíte záznamy chronologicky, tzn. v pořadí podle data. Chcete-li záznamy seskupit podle stejného časového období v různých letech – například seskupit příjmy za několik let podle čtvrtletí – použijete funkci DatePart. Podrobnosti najdete v článkuFunkce DatePart (v angličtině).

Příklad: Seskupení záznamů podle hodnoty Datum/čas

Chcete-li analyzovat prodej za jeden nebo více roků, je výhodné seskupit záznamy chronologicky podle časového období, například podle čtvrtletí nebo měsíce. Tímto způsobem můžete rychle vyhledat období, ve kterých se prodej zvýšil nebo snížil. Například sestava souhrnu prodeje po rocích uvádí celkové hodnoty prodeje podle čtvrtletí. Podrobná sekce souhrnné sestavy je skryta, aby se zobrazily pouze úvodní a souhrnné informace.

V následující tabulce jsou uvedeny hlavní specifikace pro řazení a seskupování v této sestavě. Výběrem položky Datum odeslání v prvním řádku sloupce Pole či výraz seskupíte záznamy podle let. Výběrem položky Datum odeslání v druhém řádku seskupíte záznamy pro každý rok podle čtvrtletí.

Pole či výraz	Pořadí řazení	Záhlaví skupiny	Zápatí skupiny	Seskupovat	Interval skupiny	Udržovat pohromadě
Datum odeslání	Vzestupně	Ano	Ano	Rok	1	Celá skupina
Datum odeslání	Vzestupně	Ne	Ano	Čtvrtletí	1	Ne

Další informace

Kromě seskupování se v sestavě souhrnu prodeje po rocích používají některé jiné důležité funkce. Pomocí funkce DatePart se vrací číselný ekvivalent data, například 1993. V sestavě se dále pomocí funkce Count (Počet) zjišťuje počet záznamů v poli, například počet odeslaných objednávek. Chcete-li si prohlédnout dokončený návrh sestavy, podívejte se na sestavu souhrnu prodeje po rocích v ukázkové databázi Northwind.mdb, dodávané společně s aplikací Access.

Seskupujete-li záznamy podle pole Automatické číslo, Měna nebo Číslo, nastavíte vlastnost Seskupovat na jeden z rozsahů uvedených v následující tabulce. Nastavíte-li vlastnost Seskupovat na hodnotu Interval, můžete vlastnost Interval skupiny nastavit na libovolné číslo platné pro hodnoty v poli, podle kterého seskupujete. Nastavíte-li vlastnost Seskupovat na hodnotu Každou hodnotu, bude mít vlastnost Interval skupiny hodnotu 1.

Nastavení vlastnosti Seskupovat	Seskupení záznamů
Každou hodnotu	Se shodnou hodnotou v poli nebo ve výrazu
Interval	Hodnoty spadající do zadaného intervalu

Ve výchozím nastavení aplikace Access zahajuje skupiny Automatické číslo, Měna a Číslo hodnotou 0. Pokud například nastavíte vlastnost Seskupovat na hodnotu Interval a vlastnost Interval skupiny na hodnotu 5, aplikace Access seskupí záznamy tímto způsobem: 0–4, 5–9, 10–14 atd.

Příklad: Seskupení podle rozsahu hodnot typu měna

Hodnoty typu měna můžete seskupit podle intervalů, které dávají smysl. Například v sestavě prodeje společnosti Northwind Traders podle částek prodeje je prodej seskupen v intervalech po 1 000 USD. Protože neexistují žádná úvodní nebo souhrnná data, použijete k vizuálnímu rozdělení skupin čáru v zápatí skupiny.

V následující tabulce jsou uvedeny specifikace pro řazení a seskupování v této sestavě. Výběrem položky Částka prodeje v prvním řádku sloupce Pole či výraz seskupíte záznamy v intervalech po 1 000. Výběrem položky Částka prodeje v druhém řádku sloupce seřadíte částky vzestupně v rámci každého 1 000dolarového intervalu.

Pole či výraz	Pořadí řazení	Záhlaví skupiny	Zápatí skupiny	Seskupovat	Interval skupiny	Udržovat pohromadě
Částka prodeje	Vzestupně	Ne	Ano	Interval	1000	Celá skupina
Částka prodeje	Vzestupně	Ne	Ne	Každou hodnotu	1	Ne

Způsob, jak budou prvky skupiny vytištěny, můžete určovat pomocí vlastnosti Udržovat pohromadě v okně Řazení a seskupování. Skupina sestává ze záhlaví skupiny, vnořených skupin (pokud existují), podrobných záznamů a zápatí skupiny.

Určení způsobu vytištění skupiny na stránce  

1. V okně Řazení a seskupování klepněte na pole nebo výraz, podle kterého chcete provést seskupení.
2. Nastavte vlastnost Udržovat pohromadě:
   • Výběrem hodnoty Ne provedete tisk bez ohledu na to, kde se nacházejí konce stránek, v případě, že se skupina vytiskne na více stránek.
   • Výběrem hodnoty Celou skupinu vytisknete celou skupinu na stejnou stránku.
   • Výběrem hodnoty S první podrobností vytisknete na stejné stránce záhlaví skupiny a první podrobný záznam.

 Poznámka:   Při nastavení vlastnosti Udržovat pohromadě na hodnotu Celou skupinu nebo S první podrobností určuje velikost skupiny (nebo část skupiny zahrnující záhlaví skupiny a první podrobný záznam), jak bude aplikace Access reagovat. Pokud jsou celá skupina, respektive záhlaví a první podrobný záznam příliš velké, než aby se vešly na aktuálně tištěnou stránku, aplikace Access přejde na novou stránku a zahájí tisk.

V okně Řazení a seskupování můžete provádět změny před umístěním ovládacích prvků do návrhu sestavy nebo po něm. Chcete-li například vytvořit novou sestavu používající stejná data jako existující sestava, avšak řadící a seskupující je jiným způsobem, zkopírujte sestavu a potom změňte její pořadí řazení a seskupování.

Změna pořadí řazení a seskupování  

1. V okně Řazení a seskupování klepněte na volič řádků pole nebo výrazu, který chcete přesunout.
2. Znovu klepněte na volič a přetáhněte jej na novou pozici v seznamu.

Pokud má pole nebo výraz, které přesunujete, záhlaví nebo zápatí, aplikace Access přesune tyto sekce a všechny ovládací prvky v nich umístěné do nového umístění v návrhu sestavy. Umístění ovládacích prvků však musíte v sekcích upravit sami.

Vložení pole nebo výrazu pro řazení nebo seskupovaní  

1. V okně Řazení a seskupování klepněte na volič řádku, kam chcete vložit nové pole nebo výraz, a stiskněte klávesu INS.

   Aplikace Access vloží nový, prázdný řádek.

2. Ve sloupci Pole či výraz nového řádku vyberte nebo zadejte požadované pole nebo výraz.
3. Ve sloupci Pořadí řazení klepněte na možnost Vzestupně nebo Sestupně.
4. Zadejte požadované vlastnosti skupiny.

Odstranění pole nebo výrazu pro řazení nebo seskupovaní  

1. V okně Řazení a seskupování klepněte na volič řádků pole nebo výrazu, který chcete odstranit, a stiskněte klávesu DEL.
2. Aplikace Access vás vyzve k potvrzení odstranění. Klepnutím na tlačítko OK odstraníte úroveň řazení nebo seskupovaní (včetně záhlaví a zápatí pro tuto úroveň seskupovaní a všech ovládacích prvků v záhlaví a zápatí) nebo klepnutím na tlačítko Storno odstranění zrušíte.

 Zpět na začátek

Přidání součtů, počtů a celkových hodnot do sestavy

Pomocí aplikace Access můžete do sestavy přidávat součty, počty a celkové hodnoty. Předpokládejme například, že chcete na konec sestavy přidat součet objednaných množství. Dosáhnete toho vytvořením výpočtového ovládacího prvku v zápatí sestavy. Zdrojem dat výpočtového ovládacího prvku je výraz, nikoli pole. Při otevření sestavy obsahující výpočtový ovládací prvek vypočítá aplikace Access správnou hodnotu na základě aktuálních dat. Chcete-li například v sestavě vytisknout aktuální datum, zadáte do textového pole výraz =Date(). Položka Date je předdefinovaná funkce, která vrací aktuální datum, jak je uloženo v systémových hodinách počítače. Pokud aplikace Access spustí tuto sestavu, bude výraz ve výpočtovém ovládacím prvku Date() vyhodnocen a v ovládacím prvku v sestavě se zobrazí aktuální datum.

Použití funkce Sum (Součet)

Chcete-li vypočítat součet objednaných množství za celou sestavu, umístěte do zápatí sestavy textové pole a vlastnost .Zdrojovládacíhoprvku textového pole nastavte na následující výraz:

=Sum([ObjednanéMnožství])

Funkce Sum vypočte součet sady hodnot ze zdroje záznamů – v tomto případě má sloupec název ObjednanéMnožství. Funkce Sum je jednou z agregačních funkcí v aplikaci Access, pomocí kterých můžete vypočítat souhrnné hodnoty.

Většina celkových hodnot se generuje výpočtem součtu, buď pro skupinu záznamů, nebo pro všechny záznamy. Při výpočtu součtu hraje důležitou roli sekce sestavy, do které umístíte výpočtový ovládací prvek obsahující součtový výraz. Aplikace Access určuje způsob agregace součtu na základě umístění ovládacího prvku , tzn. na základě zvolené sekce sestavy.

Chcete-li například vypočítat celkovou hodnotu pro jeden záznam, vytvoříte výpočtové textové pole v sekci s podrobnostmi. Příkladem může být výpočet daně z prodeje. Chcete-li vypočítat celkový součet pro skupinu záznamů, například pro každý výrobek v sestavě seskupené podle výrobků, vytvoříte výpočtové textové pole v záhlaví nebo zápatí této skupiny. Chcete-li vytisknout celkový součet pro celou sestavu, vytvoříte výpočtové textové pole v sekci tvořené záhlavím nebo zápatím sestavy.

Všimněte si, že pokud chcete vypočítat celkový součet hodnot ve výpočtovém ovládacím prvku, musíte ve funkci Sum zopakovat výraz použitý ve výpočtovém ovládacím prvku. Například v případě výpočtového ovládacího prvku s názvem Daň používajícího výraz

=[JednotkováCena]*0,085

je správný způsob výpočtu celkové hodnoty v ovládacím prvku Daň

=Sum([JednotkováCena]*0,085)

a nikoli

=Sum(Daň).

Někdy nestačí zjistit jen celkovou hodnotu, ale i počet položek. Kromě součtu jednotlivých prodejních částek pro konkrétní výrobek můžete například zjistit počet objednávek. Chcete-li spočítat objednávky, můžete použít agregační funkci Count (Počet). Aplikace Access používá k hledání v databázi jazyk SQL (Structured Query Language) a funkce Count je jedna z agregačních funkcí SQL, které můžete použít k provedení výpočtů hodnot sloupců.

Použití funkce Count

Předpokládejme, že máte sestavu prodeje podle výrobků a chcete přidat počet objednávek. Chcete-li zjistit počet objednávek, vytvoříte textové pole a nastavíte jeho vlastnost .Zdrojovládacíhoprvku na výraz, který bude vypadat takto:

=Count(*)

Hvězdička sděluje aplikaci Access, že má spočítat všechny řádky v sekci podrobností, avšak výsledek závisí na umístění textového pole. Jako při výpočtu součtu je důležitá sekce sestavy, kam umístíte textové pole, protože aplikace Access určuje způsob agregace počtu na základě zvolené sekce sestavy. Umístíte-li textové pole do záhlaví nebo zápatí skupiny, bude počet zahrnovat pouze podrobné řádky z dané skupiny. Umístíte-li textové pole do záhlaví nebo zápatí sestavy, bude počet zahrnovat všechny podrobné řádky pro celou sestavu. V následujícím diagramu je výraz Count(*) zobrazen ve vlastnosti Zdroj ovládacího prvku textového pole a celkový součet generovaný funkcí Count se zobrazí v zápatí sestavy.

 Zpět na začátek

Uložení práce

Po uložení můžete návrh sestavy používat znovu a znovu. Návrh sestavy zůstává stejný, avšak při každém vytištění sestavy získáte aktuální data. Budete-li potřebovat v sestavě vykázat jiné hodnoty, můžete změnit návrh sestavy nebo vytvořit novou, podobnou sestavu, založenou na té původní.

Uložení návrhu sestavy  

1. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Uložit (nebo klepněte na tlačítko Uložit v panelu nástrojů).
2. Nemá-li sestava název, zadejte název do pole Název sestavy a potom klepněte na tlačítko OK.

Uložení návrhu sestavy pod novým názvem  

1. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Uložit jako.
2. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název do pole Uložit Sestava do, klepněte na položku Sestava v seznamu Typ a potom klepněte na tlačítko OK.

Zobrazení náhledu sestavy

Při zobrazení náhledu sestavy vidíte, jak bude vypadat po vytištění, aniž byste ji skutečně vytiskli. Můžete například zkontrolovat zarovnání a mezery mezi datovými sloupci nebo ověřit, zda sestava vrací očekávaná data. Při zobrazení náhledu sestavy můžete vybrat jedno ze dvou zobrazení:

• Ukázka:  Ukázka slouží ke kontrole písma, velikosti písma a celkového rozložení. Ukázka zobrazuje všechny sekce sestavy a několik podrobných záznamů.
• Náhled:  Náhled slouží ke zobrazení celé sestavy přesně tak, jak bude vytištěna.

Při zobrazení jako ukázka nebo náhled se sestava zobrazí v bližším pohledu.

Náhled ukázky sestavy z návrhového zobrazení  

• V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Ukázka (nebo klepněte na šipku vedle tlačítka Zobrazit v panelu nástrojů a potom klepněte na položku Ukázka).

  Chcete-li se vrátit do návrhového zobrazení, klepněte na tlačítko Zavřít v panelu nástrojů.

Náhled celé sestavy z návrhového zobrazení  

• V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Náhled (nebo klepněte na šipku vedle tlačítka Zobrazit v panelu nástrojů a potom klepněte na položku Náhled). Chcete-li se vrátit do návrhového zobrazení, klepněte na tlačítko Zavřít v panelu nástrojů.

Náhled sestavy z okna Databáze  

1. V okně Databáze klepněte na položku Sestava a potom vyberte sestavu, jejíž náhled chcete zobrazit.
2. V okně Databáze klepněte na položku Náhled nebo klepněte na příkaz Náhled v nabídce Soubor.
3. Chcete-li se vrátit do okna Databáze, klepněte na tlačítko Zavřít v panelu nástrojů.

Přechod na jinou stránku v náhledu  

Pomocí navigačních tlačítek lze zobrazit stránky sestavy v posloupnosti nebo přejít k libovolné stránce v sestavě.

1. Otevřete sestavu v náhledu.
2. Klepněte na jedno z navigačních tlačítek (levý dolní roh okna) nebo zadejte číslo stránky, kterou chcete zobrazit, do pole pro číslo stránky a potom stiskněte klávesu ENTER.
3. Chcete-li se vrátit do Databáze, klepněte na tlačítko Zavřít v panelu nástrojů.

 Navigační tlačítko pro přechod na první stránku

 Navigační tlačítko pro přechod na předchozí stránku

 Navigační tlačítko pro přechod na další stránku

 Navigační tlačítko pro přechod na poslední stránku

 Chcete-li zobrazit konkrétní stránku, zadejte číslo stránky do tohoto pole.

Náhled můžete přiblížit a zobrazit tak podrobnosti, nebo jej oddálit a posoudit, jak dobře jsou data rozmístěna po stránce. S ukazatelem myši umístěným na sestavě klepněte jednou. Chcete-li změnit akci lupy, klepněte znovu.

 Tip   Po zobrazení náhledu sestavy můžete publikovat výsledky v aplikaci Microsoft Office Word 2003 nebo Microsoft Office Excel 2003 klepnutím na šipku vedle tlačítka Propojení aplikací Office v panelu nástrojů a potom klepnutím na položku Publikovat v dokumentu Microsoft Office Word nebo Analyzovat v tabulce Microsoft Office Excel. Navíc můžete výstup odeslat jako e-mailovou zprávu tak, že přejdete na příkaz Odeslat v nabídce Soubor a potom klepnete na příkaz Příjemce pošty (jako příloha).

Tisk sestavy

Sestavu můžete vytisknout z náhledu, ukázky, návrhového zobrazení nebo okna Databáze. Před vytištěním je vhodné znovu zkontrolovat nastavení stránky, jako jsou okraje nebo orientace stránky. Aplikace Access uloží nastavení stránky společně se sestavou, takže je třeba je nastavit pouze jednou, a znovu až tehdy, když se změní vaše potřeby.

Změna vzhledu stránky

1. Otevřete sestavu v návrhovém zobrazení nebo náhledu (nebo vyberte sestavu v okně Databáze).
2. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Vzhled stránky. (Při práci v náhledu můžete klepnout na tlačítko Nastavit v panelu nástrojů.)

   Aplikace Access zobrazí dialogové okno Vzhled stránky.

3. Na kartě Stránka klepněte na přepínač ve skupinovém rámečku Orientace:
   • Přepínač Na výšku orientuje stránku svisle.
   • Přepínač Na šířku orientuje stránku vodorovně.

     V tomto dialogovém okně lze rovněž změnit nastavení papíru nebo tiskárny.

4. Klepněte na tlačítko OK.

Chcete-li sestavu vytisknout přímo z náhledu, klepněte v panelu nástrojů na tlačítko Tisk nebo v nabídce Soubor klepněte na příkaz Tisk.

Odeslání sestavy do tiskárny

1. Otevřete sestavu v libovolném zobrazení (nebo vyberte sestavu v okně Databáze).
2. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Tisk. (Jste-li v okně Databáze, v ukázce nebo v náhledu, můžete klepnout na tlačítko Tisk v panelu nástrojů.)

   Aplikace Access zobrazí dialogové okno Tisk.

3. Zadejte další možnosti, jako je tiskárna, rozsah tisku a počet kopií.
4. Klepněte na tlačítko OK.

Odeslání sestavy jako e-mailové zprávy

Sestavu můžete namísto vytištění kopie odeslat příjemcům jako e-mailovou zprávu.

Odeslání sestavy jako e-mailové zprávy  

1. Přepněte do náhledu nebo návrhového zobrazení.
2. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Odeslat a potom klepněte na příkaz Příjemce pošty (jako příloha).
3. V dialogovém okně Odeslat klepněte v seznamu Vyberte formát na formát souboru, který chcete použít.

   

4. Zadejte případná zbývající dialogová okna.
5. Po zobrazení e-mailového programu zadejte podrobnosti zprávy a zprávu odešlete.

 Zpět na začátek