Základní úlohy pro desktopovou databázi Accessu 2013

V accessových databázích můžete ukládat a sledovat skoro všechny typy informací, například zásoby, kontakty nebo obchodní procesy. Teď si předvedeme různé způsoby, jak se dá vytvořit accessová desktopová databáze, jak se do ní přidávají data a jak je možné ji přizpůsobit nebo různě využít.

 Poznámka    Pokud vás zajímá spíš nový typ aplikací pro Access určený pro web, přečtěte si témata Vytvoření aplikace pro Access a Základní úlohy aplikace pro Access.

Další informace o nových funkcích najdete v tématu Novinky v Accessu 2013.

Volba šablony

Accessové šablony obsahují předdefinované tabulky, dotazy, formuláře a sestavy, které jsou připravené k okamžitému použití. Nabídka šablon je první věc, které si všimnete po spuštění Accessu. Další šablony najdete na internetu.

Zobrazení šablon na úvodní obrazovce

  1. V Accessu klikněte na Soubor > Nový.
  2. Vyberte šablonu pro databáze plochy a do pole Název souboru potom napište, jak se má nová databáze jmenovat. (Pokud vám žádná šablona nevyhovuje, využijte pole Hledat šablony na Internetu .)
  3. Můžete buď použít výchozí umístění, které Access zobrazí pod polem Název souboru, nebo kliknout na ikonu složky a vybrat vlastní umístění.
  4. Klikněte na Vytvořit.

Vytvoření databáze plochy ze šablony

Podle toho, jakou šablonu vyberete, budete možná na začátku muset provést některé z následujících úloh:

  • Jestliže Access zobrazí dialogové okno Přihlásit s prázdným seznamem uživatelů, udělejte tohle:
  1. Klikněte na Nový uživatel.
  2. Vyplňte údaje ve formuláři Podrobnosti uživatele.
  3. Klikněte na Uložit a zavřít.
  4. Vyberte jméno uživatele, které jste právě zapsali, a pak klikněte na Přihlásit.
  • Pokud Access zobrazí zprávu Upozornění zabezpečení v panelu zpráv a zdroj šablony je důvěryhodný, klikněte na Povolit obsah. Jestliže databáze vyžaduje přihlášení uživatele, přihlaste se znovu.

Další informace najdete v článku Vytvoření accessové databáze ze šablony.

Vytvoření databáze od začátku

Jestliže vašim potřebám nevyhovuje žádná šablona, můžete začít prázdnou databází.

  1. V Accessu klikněte na Nový > Prázdná databáze.
  2. Zapište název databáze do pole Název souboru.
  3. Můžete buď použít výchozí umístění, které Access zobrazí pod polem Název souboru, nebo kliknout na ikonu složky a vybrat vlastní umístění.
  4. Klikněte na Vytvořit.

Přidání tabulky

V databázích se informace ukládají do několika souvisejících tabulek. Tabulku vytvoříte takhle:

  1. Když otevřete databázi poprvé, uvidíte v zobrazení Datový list prázdnou tabulku, do které můžete přidávat data. Pro přidání nové tabulky klikněte na kartu Vytvoření > Tabulka. Můžete buď začít zadávat data do prázdných polí (buněk), nebo zkopírovat a vložit data z jiného zdroje, třeba excelového sešitu.
  2. Pokud chcete některý sloupec (pole) přejmenovat, poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte nový název.

 Tip:    Doporučujeme používat smysluplné názvy, abyste věděli, co které pole obsahuje, aniž byste se museli dívat na jeho obsah.

  1. Klikněte na Soubor > Uložit.
  • Pokud chcete přidat další pole, začněte psát do sloupce Kliknutím přidat.
  • Pokud chcete sloupec přesunout, vyberte ho kliknutím do jeho záhlaví a poté ho přetáhněte tam, kde ho chcete mít. Vybrat můžete i několik sloupců vedle sebe a pak je přetáhnout do jiného umístění.

Více informací najdete v tématu Úvod do tabulek.

Kopírování a vkládání dat

Data můžete kopírovat z jiných programů (třeba Excelu nebo Wordu) a vkládat je do accessové tabulky. Prakticky bez chyb to ale bude fungovat jen v případě, kdy jsou data rozdělená do sloupců. Pokud jsou data umístěná v textovém editoru, například ve Wordu, buď je rozdělte do sloupců pomocí značek, nebo je před zkopírováním převeďte na tabulku.

  1. Jestli data potřebují napřed upravit, třeba oddělit křestní jména od příjmení, proveďte to ještě ve zdrojovém programu.
  2. Otevřete zdrojový program a zkopírujte data (Ctrl+C).
  3. Otevřete accessovou tabulku, v zobrazení Datový list vyberte místo, kam se mají data vložit, a vložte je (Ctrl+V).
  4. Poklikejte na záhlaví každého sloupce a zadejte smysluplné názvy.
  5. Klikněte na Soubor > Uložit a zadejte název nové tabulky.

 Poznámka    Access nastaví pro každý sloupec datový typ na základě informací, které vložíte do prvního řádku sloupce, proto dávejte pozor, aby informace v následujících řádcích byly stejného typu jako ty v prvním řádku.

Import nebo propojení dat

Data můžete do Accessu buď importovat z jiného zdroje, nebo je propojit odkazem, aniž by bylo nutné přesouvat informace z původního zdroje. Propojování pomocí odkazů se hodí v případech, kdy vaše data upravuje několik uživatelů a vy chcete mít jistotu, že vidíte vždy nejaktuálnější verzi, nebo když chcete ušetřit místo na disku. U většiny formátů si můžete vybrat, jestli chcete data importovat, nebo propojit odkazem.

Karta s možnostmi externích dat

Postup se pro jednotlivé zdroje dat mírně liší, pomocí následujících pokynů se však můžete na import připravit:

  1. Na kartě Externí data klikněte na formát dat, která budete importovat nebo která chcete propojit. Pokud nevidíte vhodný formát, klikněte na Další.

 Poznámka    Pokud ani potom nevidíte vhodný formát, možná budete muset data napřed exportovat do souboru s formátem, který Access podporuje (třeba do textového souboru s oddělovači (Textový soubor s oddělovači: Datový soubor, v němž jsou jednotlivé hodnoty polí odděleny určitými znaky, například čárkami nebo tabulátory)).

  1. Postupujte podle pokynů v dialogovém okně Načíst externí data.

Při propojování jsou některé formáty dostupné jen v režimu pouze pro čtení. Následuje seznam externích zdrojů, ze kterých je možné importovat nebo propojit data:

Import Propojení
Microsoft Excel Ano Ano
(pouze pro čtení)
Microsoft Access Ano Ano
Databáze ODBC (třeba SQL Server) Ano Ano
Textové soubory nebo textové soubory s oddělovači (CSV) Ano Ano
(jen přidávání nových záznamů)
Sharepointový seznam Ano Ano
XML Ano
Datové služby Ano
(pouze pro čtení)
Dokument HTML Ano Ano
Outlooková složka Ano Ano

Více informací najdete v tématech Import dat do accessové databáze a Import dat z accessové databáze.

Uspořádání dat pomocí analýzy tabulky

Průvodce analýzou tabulky slouží k rychlému určení nadbytečných dat. Průvodce na závěr nabídne jednoduchý způsob uspořádání dat v samostatných tabulkách. Access uchová zálohy původních tabulek.

  1. Otevřete accessovou databázi obsahující tabulku, kterou chcete analyzovat.
  2. Klikněte na Databázové nástroje > Analýza tabulky.

Na prvních dvou stránkách průvodce najdete stručný návod s příklady. Jestliže vidíte zaškrtávací políčko Zobrazovat úvodní stránky, zaškrtněte ho a pak poklikejte na Zpět, abyste zobrazili úvodní stránky. Jestliže už znovu tyto stránky vidět nechcete, zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazovat úvodní stránky

Začátek stránky Začátek stránky

Další kroky

Další postup už záleží na tom, co chcete s databází dělat, ale dá se očekávat, že budete vytvářet také dotazy, formuláře, sestavy a makra. Třeba vám přijdou vhod tyto články:

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Access 2013