Základní úkoly v aplikaci Access 2010

Začínáme se systémem Office 2010 Zde je několik základních úkolů, které vám pomohou naučit se používat aplikaci Microsoft Access 2010.

 


V tomto článku


Co je aplikace Access?

Aplikace Access 2010 je nástroj určený k navrhování a nasazení databázových aplikací, které slouží ke sledování důležitých informací. Data můžete uchovávat ve svém počítači nebo je můžete publikovat na web – aby vaši databázi mohli používat jiní uživatelé pomocí webového prohlížeče.

Mnoho lidí začne aplikaci Access používat, pokud se program, který používají k evidenci různých položek, přestane postupně hodit pro jejich účel. Představte si, že například plánujete akce a chcete evidovat všechny podrobnosti, které musíte zařídit, aby byly akce úspěšné. Pokud k tomu použijete textový editor nebo tabulkový kalkulátor, můžete se snadno dostat do potíží s duplicitními nebo nekonzistentními daty. Můžete použít kalendářový software, který ale zase není vhodný k evidenci finančních informací.

Relační databáze v aplikaci Access

Někdy k evidenci takových informací potřebujete relační databázi – úložiště dat, která byla za účelem omezení redundance rozdělena na menší kolekce dat (nazývané tabulky) a poté pomocí relací vzájemně propojena na základě společných údajů (nazývaných pole). Relační databáze pro plánování akcí by například mohla obsahovat tabulku s informacemi o zákaznících, tabulku s informacemi o dodavatelích a tabulku s informacemi o akcích. Tabulka s informacemi o akcích by mohla obsahovat pole pro vytvoření relace s tabulkou zákazníků a pole pro vytvoření relace s tabulkou dodavatelů. Při změně telefonního čísla dodavatele pak stačí změnit tento údaj jednou v tabulce dodavatelů, nikoli u každé akce, do které je tento dodavatel zapojen.

Aplikace Access je nástroj, který slouží k rychlému a snadnému vývoji aplikací relačních databází pro správu informací. Můžete vytvořit databázi pro evidenci prakticky libovolného typu informací, například zásob, profesních kontaktů nebo podnikových procesů. Součástí aplikace Access jsou šablony, které lze ihned použít k evidenci různorodých informací, což zvládne i začátečník.

Při spuštění aplikace Access

Po spuštění aplikace Access 2010 se objeví zobrazení Backstage, kde můžete získat informace o aktuální databázi, vytvořit novou databázi, otevřít existující databázi a zobrazit vybrané informace z webu Office.com.

Zobrazení Backstage aplikace Access 2010

Zobrazení Backstage obsahuje také mnoho dalších příkazů, které slouží k úpravě, údržbě nebo sdílení databází. Příkazy v zobrazení Backstage se obecně vztahují na celou databázi, nikoli na objekty uvnitř databáze.

 Poznámka   Do zobrazení Backstage můžete kdykoli přejít kliknutím na kartu Soubor.

Začátek stránky Začátek stránky

Vyhledání a použití šablony

Aplikace Access obsahuje celou řadu šablon, které můžete využít k urychlení procesu vytváření databáze. Šablona představuje databázi připravenou k použití a obsahuje všechny tabulky, dotazy, formuláře a sestavy, které jsou potřebné k vykonání určitého úkolu. K dispozici jsou například šablony, které lze použít ke sledování problémů, správě kontaktů nebo vedení záznamů o výdajích. Některé šablony obsahují několik vzorových záznamů, které slouží jako ukázka jejich použití. Šablony databází můžete použít tak, jak jsou, nebo je můžete upravit, aby lépe odpovídaly vašim potřebám.

Chcete-li vyhledat a použít pro svou databázi šablonu, postupujte takto:

  1. Na kartě Soubor klikněte na položku Nový.
  2. V části Dostupné šablony proveďte jednu z následujících akcí:
  • Jestliže chcete opětovně použít šablonu, kterou jste použili nedávno, klikněte na tlačítko Naposledy otevřené šablony a vyberte požadovanou šablonu.
  • Chcete-li použít některou z nainstalovaných šablon, klikněte na tlačítko Moje šablony a vyberte požadovanou šablonu.
  • Pokud chcete vyhledat šablonu na webu Office.com, klikněte v části Šablony na webu Office.com na některou kategorii, vyberte požadovanou šablonu a kliknutím na tlačítko Stáhnout ji stáhněte z webu Office.com do svého počítače.

 Poznámka    Šablony na webu Office.com můžete také prohledávat přímo z aplikace Access. Do pole Vyhledat šablony na webu Office.com zadejte hledané termíny a kliknutím na tlačítko se šipkou spusťte vyhledávání.

  1. Volitelně klikněte na ikonu složky vedle pole Název souboru a přejděte do umístění, kde chcete databázi vytvořit. Pokud neurčíte konkrétní umístění, aplikace Access vytvoří databázi ve výchozím umístění, které je zobrazeno pod polem Název souboru.
  2. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Aplikace Access vytvoří databázi a otevře ji.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření databáze od začátku

 Poznámka   Potřebujete-li se důkladněji seznámit s principy vytvoření databáze pomocí aplikace Access, najdete potřebné informace v článku Základy návrhu databáze.

Pokud žádná z šablon nevyhovuje vašim potřebám, nebo máte-li v jiném programu data, která potřebujete použít v aplikaci Access, může být nejvhodnějším řešením vytvoření databáze zcela od začátku. V aplikaci Access 2010 můžete zvolit, zda vytvoříte standardní databázi pro klientské počítače, nebo webovou databázi.

 Poznámka   Další informace o webových databázích naleznete v tématu Vytvoření databáze pro sdílení na webu.

Chcete-li vytvořit novou databázi, postupujte takto:

  1. Spusťte aplikaci Access.
  2. Na kartě Nové v zobrazení Backstage klikněte na položku Prázdná databáze nebo Prázdná webová databáze.

 Důležité   Zde provedená volba určuje, jaké funkce budou u databáze k dispozici. Databáze pro klientské počítače nelze publikovat na web, zatímco webové databáze nepodporují některé funkce, například dotazy na celkové součty.

  1. Do pole Název souboru v pravé části obrazovky zadejte název databáze.

Chcete-li změnit umístění, kde bude soubor vytvořen, klikněte vedle pole Název souboru na tlačítko Procházet Obrázek tlačítka, vyhledejte a vyberte nové umístění a klikněte na tlačítko OK.

  1. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Aplikace Access vytvoří databázi a pak otevře prázdnou tabulku (s názvem Tabulka1) v zobrazení Datový list (Zobrazení Datový list: Zobrazení, které obsahuje data z tabulky, formuláře, dotazu, zobrazení nebo uložené procedury ve formátu řádků a sloupců. V zobrazení Datový list je možné upravit pole, přidat nebo odstranit data a hledat data.).

  1. Kurzor se bude nacházet v první prázdné buňce ve sloupci Přidat nové pole nové tabulky.

Přidejte data zadáním z klávesnice. Také můžete data zkopírovat z jiného zdroje, jak je popsáno v části Kopírování dat do tabulky aplikace Access z jiného zdroje dále v tomto článku.

 Poznámky 

  • Zadání dat v zobrazení Datový list je navrženo tak, aby bylo obdobné jako zadávání dat na listu aplikace Excel. Hlavní omezení představuje nutnost zadání dat do souvislých řádků a sloupců, se začátkem v levém horním rohu datového listu. Nezkoušejte data formátovat pomocí prázdných řádků či sloupců, jako to můžete dělat na listu aplikace Excel, protože byste tak plýtvali místem v tabulce. Tabulka pouze obsahuje data. Veškerá vizuální prezentace těchto dat bude probíhat prostřednictvím formulářů a sestav, které vytvoříte později.
  • Struktura tabulky se vytváří v průběhu zadávání dat. Kdykoli přidáte do datového listu nový sloupec, je v tabulce definováno nové pole. Aplikace Access nastaví datový typ (Datový typ: Vlastnost pole, jež určuje, jaký typ dat může pole obsahovat. Mezi datové typy patří např. Boolean, Integer, Long, Měna, Single, Double, Date, String a Variant (výchozí).) pole na základě typu dat, která zadáte. Jestliže například do některého sloupce zadáte pouze kalendářní data, nastaví aplikace Access u tohoto pole datový typ Datum a čas. Pokud se později pokusíte zadat do tohoto pole hodnotu, která není kalendářním datem (například jméno nebo telefonní číslo), zobrazí aplikace Access zprávu s informací, že daná hodnota neodpovídá datovému typu tohoto sloupce. Pokud je to možné, doporučujeme tabulku naplánovat tak, aby každý sloupec obsahoval stejný typ dat, například text, kalendářní data, čísla nebo jiný typ. Usnadníte tak vytváření dotazů, formulářů a sestav sloužících k výběru jen těch dat, která potřebujete.

Nechcete-li nyní zadávat data, klikněte na tlačítko Zavřít Obrázek tlačítka.

 Poznámka   Tabulka1 bude odstraněna, pokud ji zavřete bez uložení.

Začátek stránky Začátek stránky

Otevření existující databáze aplikace Access

 Tip   Chcete-li rychle otevřít jednu z několika nedávno otevřených databází, na kartě Soubor klikněte na položku Naposledy otevřené a klikněte na název souboru.

  1. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.
  2. V dialogovém okně Otevřít klikněte na některého zástupce – nebo můžete kliknout v seznamu Oblast hledání na jednotku nebo složku obsahující požadovanou databázi.
  3. V seznamu složek opakovaným dvojitým kliknutím na složky otevřete složku, která obsahuje databázi.
  4. Po nalezení databáze proveďte jednu z následujících akcí:
  • Chcete-li databázi otevřít ve výchozím režimu databáze pro otevření, dvakrát klikněte na její název.
  • Chcete-li databázi otevřít pro sdílený přístup ve víceuživatelském (Víceuživatelská (sdílená) databáze: Databáze, která povoluje několika uživatelům současně přistupovat k téže sadě dat a upravovat ji) prostředí, abyste vy i ostatní uživatelé mohli z databáze číst i do ní zapisovat, klikněte na tlačítko Otevřít.
  • Chcete-li databázi otevřít s přístupem jen pro čtení, abyste ji mohli zobrazit, ale nemohli ji upravovat, klikněte na šipku u tlačítka Otevřít a klikněte na příkaz Otevřít jen pro čtení.
  • Chcete-li databázi otevřít s výhradním přístupem, aby ji v době, kdy ji budete mít otevřenou, nemohl otevřít nikdo jiný, klikněte na šipku u tlačítka Otevřít a potom klikněte na příkaz Výhradní přístup.
  • Chcete-li databázi otevřít tak, aby ji v době, kdy ji budete mít otevřenou, mohli jiní uživatelé otevřít jen pro čtení, klikněte na šipku u tlačítka Otevřít a pak klikněte na příkaz Otevřít s výhradním přístupem jen pro čtení.

Postup v případě, že nemůžete najít databázi, kterou chcete otevřít:    

  1. Klikněte v dialogovém okně Otevřít na zástupce Tento počítač – nebo klikněte v poli se seznamem Oblast hledání na položku Tento počítač.
  2. V seznamu jednotek klikněte pravým tlačítkem myši na jednotku, o které předpokládáte, že databázi obsahuje, a klikněte na příkaz Hledat.
  3. Zadejte kritéria vyhledávání a stisknutím klávesy ENTER se pokuste databázi vyhledat.
  4. Pokud je databáze nalezena, otevřete ji dvojitým kliknutím na její název v dialogovém okně Výsledky hledání.

 Poznámka   Vzhledem k tomu, že hledání bylo spuštěno z dialogového okna Otevřít, je třeba kliknout v tomto dialogovém okně na tlačítko Storno. Teprve pak se databáze otevře.

Můžete přímo otevřít externí datový soubor, jako například soubory aplikací dBASE, Paradox, Microsoft Exchange nebo Excel. Je také možné přímo otevřít libovolný zdroj dat ODBC (Zdroj dat ODBC: Data a informace potřebné pro přístup k datům z programů a databází podporujících protokol ODBC (Open Database Connectivity)), například zdroj dat z aplikace Microsoft SQL Server nebo Microsoft FoxPro. Ve stejné složce, kde je uložen datový soubor, se automaticky vytvoří nová databáze aplikace Access a přidají se propojení na všechny tabulky externí databáze.

Začátek stránky Začátek stránky

Zahájení práce s novou databází

V závislosti na použité šabloně je možné, že pro zahájení práce s novou databází bude třeba provést některé z následujících akcí:

  • Pokud se zobrazí dialogové okno Přihlásit s prázdným seznamem uživatelů, postupujte takto:
  1. Klikněte na tlačítko Nový uživatel.
  2. Vyplňte formulář Podrobnosti uživatele.
  3. Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.
  4. Vyberte právě zadané uživatelské jméno a klikněte na tlačítko Přihlásit.
  • Pokud se zobrazí prázdný datový list, můžete začít zadávat data přímo do tohoto datového listu, nebo databázi prozkoumat klikáním na jiná tlačítka a karty.
  • Jestliže se zobrazí stránka Začínáme, můžete kliknutím na odkazy na této stránce získat další informace o této databázi, nebo databázi prozkoumat klikáním na jiná tlačítka a karty.
  • Pokud se v panelu zpráv zobrazí Upozornění zabezpečení a důvěřujete zdroji této šablony, klikněte na tlačítko Povolit obsah. Vyžaduje-li databáze přihlášení, bude nutné se znovu přihlásit.

U databází pro klientské počítače i webových databází často začnete také jedním z těchto kroků:

Začátek stránky Začátek stránky

Přidání tabulky

Novou tabulku lze do stávající databáze přidat pomocí nástrojů ve skupině Tabulky na kartě Vytvoření.

Skupina Tabulky na kartě Vytvoření

 Poznámka   U webové databáze je ve skupině Tabulky dostupný pouze příkaz Tabulka.

Bez ohledu na to, ve kterém zobrazení začnete, můžete pomocí tlačítek na stavovém řádku okna aplikace Access přepnout do jiného zobrazení.

Vytvoření prázdné tabulky v zobrazení Datový list:    V zobrazení Datový list můžete okamžitě zadávat data a přitom se automaticky vytváří struktura tabulky. Názvy polí jsou přiřazovány pomocí číselného označení (Pole1, Pole2 a tak dál) a datový typ daného pole se nastaví na základě dat, která do pole zadáte.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na tlačítko Tabulka Obrázek tlačítka.
  2. Aplikace Access vytvoří tabulku a umístí kurzor do první prázdné buňky ve sloupci Kliknutím přidat.
  3. Chcete-li přidat data, začněte psát do první prázdné buňky – případně můžete data zkopírovat z jiného zdroje, jak je popsáno dále v tomto článku.
  • Pokud chcete některý sloupec (pole) přejmenovat, dvakrát klikněte na záhlaví sloupce a zadejte nový název.

 Tip   Jednotlivým polím dejte výstižný název, aby i bez nutnosti prohlédnutí dat bylo zřejmé, co obsahují.

  • Jestliže potřebujete některý sloupec přesunout, vyberte jej kliknutím na záhlaví a přetáhněte jej na požadované místo. Je také možné vybrat několik sousedících sloupců a přetáhnout je do nového umístění společně.

Další pole přidáte do tabulky tak, že buď začnete psát do sloupce Kliknutím přidat v zobrazení Datový list, nebo použijete příkazy ve skupině Přidat a odstranit na kartě Pole.

Vložení tabulky se zahájením v návrhovém zobrazení:    V návrhovém zobrazení nejprve vytvoříte strukturu nové tabulky. Potom můžete přepnout do zobrazení Datový list a v něm zadat data, nebo zadat data pomocí jiné metody, například pomocí formuláře.

 Poznámka   Návrhové zobrazení není k dispozici pro tabulky ve webové databázi.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na tlačítko Návrh tabulky Obrázek tlačítka.
  2. Zadejte pro každé pole tabulky název do sloupce Název pole a vyberte datový typ dat seznamu Datový typ.
  3. Do sloupce Popis můžete zadat dodatečné informace pro jednotlivá pole. Zadaný popis se při umístění kurzoru do příslušného pole zobrazí na stavovém řádku a slouží jako text stavového řádku pro ovládací prvky vytvořené přetažením pole z podokna Seznam polí do formuláře nebo sestavy a také pro veškeré ovládací prvky vytvořené pro toto pole pomocí Průvodce formulářem nebo Průvodce sestavou.
  4. Po přidání všech potřebných polí tabulku uložte:
    • Na kartě Soubor klikněte na možnost Uložit.
  5. Nyní můžete po přepnutí do zobrazení Datový list zadat do tabulky data. Stačí kliknout na první prázdnou buňku a začít psát. Je také možné data zkopírovat z jiného zdroje pomocí postupu uvedeného v následující části.

Vytvoření tabulky na základě seznamu služby SharePoint:    Při využití seznamu služby SharePoint mohou data používat uživatelé, kteří nemají aplikaci Access. Data v seznamu jsou navíc uložena na serveru, což obecně nabízí lepší ochranu proti jejich ztrátě než u souborů uložených ve stolním počítači. Můžete buď začít novým seznamem, nebo vytvořit propojení s existujícím seznamem. Na webu služby SharePoint, kde chcete seznam vytvořit, potřebujete dostatečná oprávnění. To se může na jednotlivých webech lišit, proto se na dostupné možnosti zeptejte příslušného správce služby SharePoint.

 Poznámka   Tato funkce není k dispozici u webové databáze.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na tlačítko Seznamy služby SharePoint.
  2. K vytvoření standardního seznamu služby SharePoint můžete také použít jednu z šablon seznamu, například Kontakty nebo Události.

Můžete rovněž zvolit vytvoření vlastního seznamu, propojení s existujícím seznamem nebo import existujícího seznamu. Klikněte na požadovanou možnost.

  1. Jestliže se rozhodnete pro některou z šablon seznamu nebo pro vytvoření vlastního seznamu, otevře se dialogové okno Vytvořit nový seznam, které vás provede celým postupem. Pokud se rozhodnete pro použití existujícího seznamu, otevře se okno Načíst externí data.

Další informace o tabulkách naleznete v tématu Úvod k tabulkám.

Začátek stránky Začátek stránky

Kopírování dat do tabulky aplikace Access z jiného zdroje

Pokud jsou data aktuálně uložena v jiné aplikaci, například v aplikaci Excel, můžete je zkopírovat do tabulky aplikace Access. Obecně tento postup nejlépe funguje v případech, kdy jsou data již rozdělena do sloupců, jak je tomu v listu aplikace Excel. Pokud se data nacházejí v textovém editoru, měli byste nejprve oddělit sloupce dat pomocí tabulátorů nebo data převést na tabulku přímo v textovém editoru a pak je zkopírovat. Jestliže potřebujete data určitým způsobem upravit (například rozdělit celá jména na křestní jména a příjmení), je vhodné tuto činnost provést před kopírováním, především v případě, že se s aplikací Access teprve seznamujete.

Budete-li data kopírovat do prázdné tabulky, nastaví aplikace Access datové typy jednotlivých polí podle druhu kopírovaných dat. Jestliže tedy například vkládané pole obsahuje pouze kalendářní data, nastaví aplikace Access pro toto pole datový typ Datum a čas. Pokud pole obsahuje pouze slova „ano“ nebo „ne“, nastaví aplikace Access u tohoto pole datový typ Ano/Ne.

Názvy polí budou vytvořeny na základě obsahu prvního řádku kopírovaných dat. Pokud jsou typy vkládaných dat prvního řádku podobné typům následujících řádků, bude první řádek považován za součást dat a polím budou přiřazeny obecné názvy (Pole1, Pole2 atd.). Pokud se data v prvním řádku nepodobají následujícím řádkům, budou data prvního řádku použita jako názvy polí a tento první řádek bude ze skutečných dat vyloučen.

Budou-li použity obecné názvy polí, měli byste pole co nejdříve přejmenovat, abyste tak předešli nejasnostem. Postupujte takto:

  1. Uložte tabulku kliknutím na tlačítko Uložit na kartě Soubor.
  1. V zobrazení Datový list dvakrát klikněte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte název sloupce.
  2. Opět uložte tabulku.

Začátek stránky Začátek stránky

Import nebo propojení dat z jiného zdroje

Můžete mít k dispozici data shromažďovaná v jiném programu, která chcete použít v aplikaci Access. Můžete také spolupracovat s uživateli, kteří data ukládají v jiných aplikacích, a vy chcete s jejich daty pracovat v aplikaci Access. Můžete také používat několik různorodých zdrojů dat a potřebujete souhrnnou databázi, kde byste tato data důkladněji analyzovali.

Aplikace Access usnadňuje import nebo propojení dat z jiných programů. Můžete použít data z listu aplikace Excel, z tabulky v jiné databázi aplikace Access, ze seznamu serveru SharePoint a z celé řady dalších zdrojů. Postup se pro jednotlivé zdroje dat mírně liší, pomocí následujících pokynů se však můžete na import připravit:

  1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na příkaz odpovídající typu souboru, ze kterého chcete data importovat.

Chcete-li například importovat data z listu aplikace Excel, klikněte na příkaz Excel. Pokud není požadovaný typ programu zobrazen, klikněte na tlačítko Další.

 Poznámka   Nenajdete-li ve skupině Importovat a propojit správný typ formátu, spusťte aplikaci, ve které jste data původně vytvořili, a pomocí této aplikace data uložte v některém formátu souboru, který aplikace Access podporuje (jako je textový soubor s oddělovači (Textový soubor s oddělovači: Datový soubor, v němž jsou jednotlivé hodnoty polí odděleny určitými znaky, například čárkami nebo tabulátory)). Poté data importujte nebo propojte.

  1. V dialogovém okně Načíst externí data klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte zdrojový datový soubor nebo zadejte úplnou cestu ke zdrojovému datovému souboru do pole Název souboru.
  2. V části Zadejte, jak a kam chcete uložit data v aktuální databázi klikněte na požadovanou možnost. Můžete vytvořit novou tabulku pomocí importovaných dat nebo vytvořit propojenou tabulku s odkazem na zdroj dat.
  3. Klikněte na tlačítko OK.

V závislosti na vybrané volbě se otevře dialogové okno Propojit objekty nebo Import objektů.

  1. Dokončete postup pomocí příslušného dialogového okna. Přesný postup závisí na zvolené možnosti importu nebo propojení.
  2. Na poslední stránce průvodce klikněte na tlačítko Dokončit.

Pokud se rozhodnete pro import, zobrazí aplikace Access dotaz, zda chcete uložit podrobné údaje o importu, který jste právě provedli.

  1. Pokud předpokládáte, že budete stejnou operaci importu provádět znovu, klikněte na možnost Uložit kroky importu a zadejte podrobnosti.

Později budete moci operaci importu snadno opakovat – kliknete na kartě Externí data ve skupině Import na příkaz Uložené importy, kliknete na specifikaci importu a pak kliknete na tlačítko Spustit.

  1. Jestliže podrobné údaje o provedené operaci uložit nechcete, klikněte na tlačítko Zavřít.

Aplikace Access importuje data do nové tabulky, která se zobrazí v části Tabulky v navigačním podokně.

Další informace o importu dat do aplikace Access získáte pomocí odkazů v části Viz také v tomto článku.

Začátek stránky Začátek stránky

Další kroky

Zbylé kroky návrhu se liší podle požadovaných cílů, pravděpodobně ale zvažujete vytvoření dotazů, formulářů, sestav a maker. Tento článek neobsahuje informace o vytvoření dalších databázových objektů.

Další informace naleznete v těchto článcích:

Začátek stránky Začátek stránky

Import dat z tabulkového kalkulátoru nebo jiné aplikace

Pokud jste již pracovali s jinými databázovými aplikacemi nebo tabulkovými kalkulátory, pravděpodobně ovládáte základy práce s těmito aplikacemi a víte, k čemu slouží databáze. Aplikace Access se od mnoha jiných databázových aplikací liší tím, že umožňuje vytvářet relační databáze (Relační databáze: Typ databáze, ve které jsou informace uloženy v tabulkách. Pomocí shodných hodnot ve dvou tabulkách jsou data z jedné tabulky uváděna do vztahů (relací) s daty v druhé tabulce. V relační databázi jsou data konkrétního typu obvykle uložena jen jedenkrát.) a od většiny tabulkových kalkulátorů se liší tím, že nabízí nástroje pro vývoj pokročilých dotazů, formulářů a sestav. Kromě toho nabízí mnoho možností pro práci s jinými databázovými aplikacemi, jako je například SQL Server.

Import listu aplikace Excel do aplikace Access

Řada uživatelů se začíná seznamovat s aplikací Access v situaci, kdy již mají vytvořeny seznamy v aplikaci Excel. Aplikace Excel se výborně hodí v případech, kdy začínáte seznam vytvářet, ale jak se velikost seznamu zvětšuje, je stále těžší udržet jeho strukturu a provádět aktualizace. Přesunutí seznamu do aplikace Access je obvykle další logický krok.

Struktura databázové tabulky se podobá listu tím, že data jsou uložena v řádcích a sloupcích. Díky tomu je obvykle snadné importovat list do databázové tabulky. Hlavní rozdíl mezi uložením dat na listu a v databázi tkví ve způsobu jejich uspořádání. Prostým importem celého listu jako nové tabulky do databáze nevyřešíte problémy týkající se uspořádání a aktualizace dat, zvláště v případech, kdy se na listu vyskytují redundantní data. Chcete-li tyto problémy vyřešit, je třeba rozdělit data z listu do samostatných tabulek, z nichž každá bude obsahovat související data. Další informace o uspořádání dat v tabulkách naleznete v článku Základy návrhu databáze.

Aplikace Access obsahuje Průvodce analýzou tabulky, který vám tento postup usnadní. Jakmile importujete data do tabulky, průvodce vám pomůže tabulku rozdělit do samostatných tabulek obsahujících data, která nejsou duplicitně obsažena v žádné z ostatních tabulek. Průvodce rovněž vytvoří potřebné vztahy mezi tabulkami.

Začátek stránky Začátek stránky

Import listu aplikace Excel jako tabulky v nové databázi

  1. Na kartě Soubor klikněte na možnost Nový a poté na položku Prázdná databáze.
  2. Do pole Název souboru zadejte název nové databáze a klikněte na tlačítko Vytvořit.

Otevře se nová databáze a aplikace Access vytvoří novou prázdnou tabulku s názvem Tabulka1.

  1. Zavřete tabulku s názvem Tabulka1.

Po zobrazení dotazu na uložení změn do návrhu objektu Tabulka1 klikněte na tlačítko Ne.

  1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na tlačítko Excel Obrázek tlačítka.
  2. V dialogovém okně Načíst externí data klikněte na tlačítko Procházet.
  3. Vyhledejte soubor pomocí dialogového okna Otevřít soubor.
  4. Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Otevřít.
  5. Ověřte, zda je v dialogovém okně Načíst externí data vybrána možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi.
  6. Klikněte na tlačítko OK.

Spustí se Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru a zobrazí několik dotazů týkajících se importovaných dat.

  1. Postupujte podle pokynů a k přechodu mezi stránkami používejte tlačítka Další nebo Zpět. Na poslední stránce průvodce klikněte na tlačítko Dokončit.

 Poznámka   V aplikaci Access se zobrazí dotaz, zda chcete uložit podrobné údaje o importu, který jste právě provedli. Pokud předpokládáte, že budete stejnou operaci importu provádět znovu, klikněte na tlačítko Ano a zadejte podrobnosti. V budoucnosti pak budete moci operaci snadno opakovat kliknutím na příkaz Uložené importy ve skupině Import na kartě Externí data. Jestliže podrobné údaje o provedené operaci uložit nechcete, klikněte na tlačítko Zavřít.

Aplikace Access importuje data do nové tabulky, která se zobrazí v části Všechny tabulky v navigačním podokně.

Začátek stránky Začátek stránky

Uspořádání dat pomocí Průvodce analýzou tabulky

Po importu dat do tabulky aplikace Access můžete pomocí Průvodce analýzou tabulky rychle identifikovat nadbytečná data. Pomocí průvodce lze pak data snadno uspořádat do samostatných tabulek tak, aby byla uložena co nejefektivněji. Původní tabulka zůstane v aplikaci Access zachována jako záloha a budou vytvořeny nové tabulky, které můžete použít jako základ databázové aplikace.

  1. Otevřete databázi aplikace Access obsahující tabulku, kterou chcete analyzovat.
  2. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Analyzovat na položku Analýza tabulky.

Spustí se Průvodce analýzou tabulky.

První dvě stránky tohoto průvodce obsahují krátký výukový kurz včetně tlačítek, na která můžete kliknout a zobrazit tak příklady. Jestliže se nezobrazují úvodní stránky, ale zaškrtávací políčko s názvem Zobrazovat úvodní stránky?, zaškrtněte toto políčko a dvakrát klikněte na tlačítko Zpět, aby se úvodní informace zobrazily. Nechcete-li po přečtení těchto úvodních informací tyto stránky znovu zobrazovat, zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazovat úvodní stránky?.

  1. Na stránce Která tabulka obsahuje pole s často opakovanými hodnotami? vyberte tabulku, kterou chcete analyzovat, a klikněte na tlačítko Další.
  2. Můžete nechat průvodce rozhodnout, která pole připadnou do jednotlivých tabulek, nebo můžete učinit toto rozhodnutí sami. Pokud se rozhodnete řídit návrhy průvodce, lze uspořádání tabulek změnit na další straně průvodce.

 Poznámka   Jestliže necháte rozhodnutí o rozdělení polí do tabulek na průvodci, nemusí být zvolené možnosti v některých situacích nejvhodnější, především v případě velkého množství dat. Výsledky navržené průvodcem doporučujeme pečlivě zkontrolovat. Na druhé straně průvodce může navrhnout efektivnější uspořádání dat, než jaké by napadlo vás. Je proto vhodné alespoň jednou vyzkoušet, jaké řešení průvodce navrhne. Nejste-li s návrhem spokojeni, můžete uspořádání polí ručně změnit, nebo kdykoli kliknout na tlačítko Zpět a uspořádat všechna pole sami.

  1. Klikněte na tlačítko Další. Na této stránce zadejte, které tabulky budou obsahovat jednotlivá pole. Jestliže jste nechali rozhodnutí na průvodci, mělo by se zobrazit více tabulek spojených čarami označujícími relace. Jinak vytvoří aplikace Access pouze jednu tabulku obsahující veškerá pole. V obou případech můžete na této stránce provést potřebné změny.
  • Pole z tabulky můžete přetáhnout do prázdné oblasti stránky a vytvořit tak novou tabulku, která bude tato pole obsahovat. Aplikace Access zobrazí okno s dotazem na název tabulky.
  • Je také možné přetáhnout pole z jedné tabulky do jiné, pokud si myslíte, že uložení dat tak bude efektivnější.
  • Většina tabulek bude obsahovat pole ID nebo Generovaný jedinečný kód. Chcete-li získat další informace o polích identifikátorů, klikněte na tlačítko Tipy v pravém horním rohu okna průvodce.
  • Jestliže chcete vrátit některou změnu zpět, klikněte na tlačítko Zpět.
  • Pokud chcete některou tabulku přejmenovat, dvakrát klikněte na její záhlaví, zadejte nový název a klikněte na tlačítko OK.
  1. Po uspořádání polí požadovaným způsobem klikněte na tlačítko Další.
  2. Najde-li průvodce záznamy s velmi podobnými hodnotami, identifikuje je jako možné překlepy a zobrazí stránku, kde můžete rozhodnout o způsobu zpracování těchto záznamů. Projděte seznam a vyhledejte záznamy, které obsahují hodnotu ve sloupci Oprava. Potom klikněte na odpovídající položku v rozevíracím seznamu. Pokud vyberete položku (Nechat jak jsou), neprovede průvodce u hodnoty žádnou změnu. Až budete hotovi, klikněte na tlačítko Další.
  3. V průvodci se zobrazí otázka, zda chcete vytvořit dotaz podle původní tabulky. Pokud jste již vytvořili formuláře a sestavy na základě původní tabulky, je vytvoření takového dotazu vhodné. Jestliže vyberete možnost Ano, vytvořit dotaz, průvodce původní tabulku přejmenuje přidáním textu „_OLD“ k názvu tabulky a potom nový dotaz pojmenuje s použitím názvu původní tabulky. Formuláře a sestavy, které vycházely z původní tabulky, budou nyní pro potřebná data používat vytvořený dotaz a budou nadále fungovat obvyklým způsobem.
  4. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Průvodce vytvoří podle zadání nové tabulky a otevře je. Po ověření výsledků tabulky zavřete.

Začátek stránky Začátek stránky

Práce s daty z jiných aplikací

Aplikace Access 2010 umožňuje pracovat s daty, která byla uložena v jiných aplikacích.

Vytvoření nové databáze aplikace Access propojené s daty souboru v jiném formátu:    V aplikaci Access lze otevřít soubor jiného formátu, jako je text, formát aplikace dBASE nebo formát tabulkového kalkulátoru. Dojde k automatickému vytvoření databáze aplikace Access a propojení příslušného souboru.

  1. Spusťte aplikaci Access.
  2. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.
  3. V dialogovém okně Otevřít klikněte v seznamu na typ souboru, který chcete otevřít. Pokud si nejste typem souboru jisti, klikněte na položku Všechny soubory (*.*).
  4. V případě potřeby procházením vyhledejte složku obsahující soubor, který chcete otevřít. Jakmile soubor najdete, otevřete jej dvojitým kliknutím na jeho název.
  5. Postupujte podle pokynů v průvodci. Na poslední stránce průvodce klikněte na tlačítko Dokončit.

Import nebo propojení dat s existující databází aplikace Access:    Data můžete do tabulek aplikace Access importovat z jiných zdrojů nebo aplikací tak, aby se data stala součástí souboru aplikace Access, nebo můžete vytvořit propojení dat z aplikace Access tak, aby data zůstala v původním souboru (mimo soubor aplikace Access).

  1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na formát, ve kterém jsou data uložena.

Je možné importovat nebo propojit data z následujících zdrojů:

  • Aplikace Excel:    Můžete načíst data z listu nebo pojmenované oblasti v sešitu aplikace Excel. Jednotlivé listy nebo pojmenované oblasti musejí být importovány nebo propojeny samostatně.
  • Aplikace Access:    Tento formát je velmi praktický pro oddělení procesů od dat. Dojde přitom k vytvoření rozdělené databáze. Jedna databáze pak může obsahovat všechny formuláře, sestavy a makra, zatímco data se ukládají do jiné databáze. To umožňuje vývoj vylepšení bez přerušení práce uživatelů. Můžete také sloučit data z mnoha různých databází aplikace Access do jedné, a usnadnit tak vytváření souhrnů dat z různých oddělení nebo mezi obchodními partnery.
  • Databáze ODBC:    Tento formát podporuje celá řada programů včetně mnoha databázových serverů. Díky tomu můžete vytvořit souhrnné databáze, ve kterých sloučíte data z různých systémů.
  • Textový soubor:    Můžete se připojit k jednoduchému textovému souboru a pomocí aplikace Access dokonce měnit jeho obsah. To usnadňuje využití dat aplikace Access v široké řadě programů.
  • Soubor XML:    Tento formát nabízí kompatibilitu s mnoha jinými programy včetně některých webových serverů.
  • Seznam služby SharePoint:    Tento formát umožňuje používání dat ve webovém prohlížeči, což je standardní způsob práce s těmito seznamy.
  • Datové služby:    Tento formát umožňuje připojení k webovým datovým službám v rámci organizace.
  • Dokument HTML    
  • Složka aplikace Outlook:    Můžete se připojit ke složkám aplikace Outlook, což vám umožní snáze integrovat informace o kontaktech s ostatními daty.
  • Soubor dBase:    dBase je oblíbený alternativní databázový systém, který aplikace Access podporuje.

Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data.

  1. Postupujte podle pokynů v dialogovém okně.

Aplikace Access provede import nebo vytvoří propojení dat s databází. U většiny formátů je třeba zadat umístění dat a zvolit způsob uložení dat v databázi.

Začátek stránky Začátek stránky

Použití starší verze databáze v různých verzích aplikace Access

Pokud jste vytvořili databázi nebo projekt aplikace Access v aplikaci Access 2000 nebo novější, můžete databázi nebo projekt použít ve verzi aplikace Access, ve které byly vytvořeny, nebo v libovolné novější verzi – dokonce i v případě, že u daného souboru bylo aktivováno zabezpečení. Například soubory aplikace Access 2000 lze použít v aplikacích Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 a Access 2010.

V určité situaci můžete chtít uchovávat data v dřívější verzi aplikace Access, avšak někteří uživatelé používají novější verzi aplikace Access a chtějí vytvořit propojení s těmito daty a zároveň využívat některé funkce novější verze. Řešením je vytvořit v novější verzi aplikace Access novou databázi front-end (obsahující formuláře, sestavy, dotazy a makra, nikoli však tabulky) a vytvořit propojení této databáze se souborem starší verze. Podle toho, zda je databáze obsažena v jednom souboru nebo je rozdělena na aplikaci front-end/back-end (Front-end/back-end aplikace: Databázová aplikace tvořená souborem databáze back-end, který obsahuje tabulky, a kopiemi souboru databáze front-end, které obsahují všechny ostatní databázové objekty s propojeními na tabulky back-end), zvolte z následujících postupů ten správný.

Použití souboru databáze aplikace Access ve více verzích aplikace Access

Pokud jsou všechny tabulky, formuláře a další objekty starší verze databáze aplikace Access obsaženy v jednom souboru a tuto databázi chcete používat v několika verzích aplikace Access, můžete v novější verzi aplikace Access vytvořit novou databázi front-end a propojit ji s původním souborem. Uživatelé se starší verzí aplikace Access mohou nadále používat původní databázi. Uživatelé s novější verzí mohou propojit novou databázi front-end se stejnými daty. Pokud potřebujete spolupracovat s více verzemi aplikace Access, můžete vytvořit několik verzí front-end.

Začátek stránky Začátek stránky

Krok 1: Vytvoření kopie existující databáze a její uložení v novém formátu

Následujícím postupem můžete databázi uložit v některém z formátů posledních tří verzí: Access 2000, Access 2002–2003 nebo Access 2007. Tento postup ponechá původní databázi v původním formátu a vytvoří kopii v určeném formátu.

  1. Zavřete soubor aplikace Access. Jedná-li se o víceuživatelskou databázi aplikace Access umístěnou na serveru nebo ve sdílené složce, zkontrolujte nejprve, zda databáze není otevřena jiným uživatelem.
  2. Spusťte aplikaci Access 2010.
  3. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.
  4. Přejděte k umístění souboru, který chcete převést, a dvojitým kliknutím jej otevřete.

 Poznámka   Pokud se zobrazí dialogové okno Zlepšení databáze s dotazem, zda chcete databázi zlepšit, klikněte na tlačítko Ne.

  1. Jestliže se po spuštění databáze zobrazí formulář, zavřete jej.
  2. Na kartě Soubor klikněte na položku Uložit databázi jako.
  3. V dialogovém okně Uložit jako zadejte požadovaný název nové databáze.

 Poznámka   Pokud nechcete novou databázi uložit do jiného umístění, musíte zvolit název odlišný od původní databáze. V obou případech je obvykle vhodné použít odlišný název, aby se dala snáze odlišit databáze front-end od databáze back-end. Jestliže však provádíte převod do formátu aplikace Access 2007, změní se přípona názvu souboru z MDB na ACCDB, takže můžete použít stejný název.

  1. Klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky Začátek stránky

Krok 2: Rozdělení zkopírované databáze a použití původního souboru jako databáze back-end

Převedenou databázi rozdělte následujícím postupem:

  • Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Přesunout data na tlačítko Databáze aplikace Access Obrázek tlačítka.
  • V dialogovém okně Rozdělování databáze klikněte na možnost Rozdělit databázi.

 Poznámka   V případě potřeby můžete vytvořit zálohu, stačí však znovu vytvořit kopii pomocí původní databáze.

  • Zadejte požadovaný název databáze back-end a klikněte na tlačítko Rozdělit.

Začátek stránky Začátek stránky

Krok 3: Propojení nové databáze front-end s původní databází

  1. Odstraňte databázi back-end vytvořenou pomocí nástroje pro rozdělování databáze – dejte pozor, abyste neodstranili původní databázi.
  2. Propojte novou databázi front-end s tabulkami v původní databázi. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na tlačítko Správce propojených tabulek Obrázek tlačítka.
  3. Klikněte na tlačítko Vybrat vše a zaškrtněte políčko Vždy zobrazit dotaz na zadání umístění.
  4. Klikněte na tlačítko OK, vyhledejte databázi dřívější verze a dvakrát klikněte na její název.

Pokud vše proběhne správně, zobrazí se zpráva o úspěšné aktualizaci všech vybraných propojených tabulek.

Novou databázi front-end nyní můžete doplnit o podporu nových funkcí pro uživatele, kteří pracují s novější verzí aplikace Access. Uživatelé pracující se staršími verzemi mohou nadále používat předchozí verzi databáze.

Začátek stránky Začátek stránky

Použití aplikace front-end/back-end ve více verzích aplikace Access

Je-li databáze aplikace Access již rozdělena na aplikaci front-end/back-end (Front-end/back-end aplikace: Databázová aplikace tvořená souborem databáze back-end, který obsahuje tabulky, a kopiemi souboru databáze front-end, které obsahují všechny ostatní databázové objekty s propojeními na tabulky back-end), můžete databázi front-end převést na nový formát souboru. U databáze back-end není třeba provádět žádné změny.

Následující postup znázorňuje, jak pomocí příkazu Uložit databázi jako převést databázi front-end na jeden z formátů posledních tří verzí: Access 2000, Access 2002–2003 nebo Access 2007. Tento příkaz ponechá původní databázi v původním formátu a vytvoří kopii v určeném formátu.

  1. Zavřete databázi front-end. Jedná-li se o víceuživatelskou databázi aplikace Access umístěnou na serveru nebo ve sdílené složce, ověřte, zda není otevřena jiným uživatelem.
  2. Spusťte aplikaci Access 2010.
  3. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.
  4. Vyhledejte umístění databáze front-end a dvojitým kliknutím ji otevřete.

 Poznámka   Pokud se zobrazí dialogové okno Zlepšení databáze s dotazem, zda chcete databázi zlepšit, klikněte na tlačítko Ne.

  1. Jestliže se po otevření databáze zobrazí formulář, zavřete jej.
  2. Na kartě Soubor klikněte na položku Uložit databázi jako.
  3. V dialogovém okně Uložit jako zadejte požadovaný název nové databáze.
  4. Klikněte na tlačítko Uložit.

Novou databázi front-end nyní můžete doplnit o podporu nových funkcí.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Access 2010