Práci s aplikací Microsoft Office Access 2007 můžete zahájit různými způsoby podle toho, zda používáte aplikaci Access poprvé, přesouváte data do aplikace Access z jiné databázové aplikace nebo tabulkového procesoru, případně upgradujete z předchozí verze aplikace Access. Tento článek popisuje situace, které mohou nastat v každém z těchto případů.
Co chcete udělat?
První zahájení práce s aplikací Access
Aplikace Office Access 2007 obsahuje celou řadu vylepšení, která usnadňují proces vytváření databáze. Uživatelé, kteří již databáze v aplikaci Access vytvářeli, ocení zrychlení, které tyto nové a zdokonalené funkce při vytváření přinášejí.
Po spuštění aplikace Office Access 2007 se jako první na obrazovce zobrazí stránka Začínáme s aplikací Microsoft Office Access (pokud jste aplikaci Access nespustili poklepáním na určitý soubor databáze aplikace Access – v tom případě se otevře tato databáze). Stránka Začínáme s aplikací Microsoft Office Access představuje výchozí bod, který umožňuje vytvořit novou databázi, otevřít existující databázi nebo zobrazit obsah uvedený na webu Microsoft Office Online.
Vytvoření databáze pomocí šablony
Aplikace Access obsahuje celou řadu šablon, které můžete využít k urychlení procesu vytváření databáze. Šablona představuje databázi připravenou k použití a obsahuje všechny tabulky, dotazy (Dotaz: Otázka týkající se dat uložených v tabulkách nebo žádost o provedení určité akce s daty. Dotaz může spojovat data z několika tabulek a být tak zdrojem dat pro formulář nebo sestavu.), formuláře a sestavy, které jsou potřebné k vykonání určitého úkolu. K dispozici jsou například šablony, které lze použít ke sledování problémů, správě kontaktů nebo vedení záznamů o výdajích. Některé šablony obsahují několik vzorových záznamů, které slouží jako ukázka jejich použití. Šablony databází lze použít tak, jak jsou, nebo si je můžete přizpůsobit, aby lépe odpovídaly vašim potřebám.
- Pokud není aplikace Access dosud spuštěna, spusťte ji.
Pokud je již otevřena databáze, zobrazte stránku Začínáme s aplikací Microsoft Office Access následujícím postupem:
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office
a potom klikněte na příkaz Zavřít databázi.
- Na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access je v části Uvedené šablony online k dispozici několik šablon. Další šablony lze zpřístupnit klepnutím na některou kategorii v části Kategorie šablon na levé straně okna aplikace Access. Ještě více šablon je k dispozici ke stažení na webu Microsoft Office (podrobné informace naleznete v následující části Stažení šablony pomocí služby Microsoft Office Online).
- Klepněte na šablonu, kterou chcete použít.
- V podokně na pravé straně okna aplikace Access se v poli Název souboru zobrazí navržený název souboru databáze. Tento název můžete upravit a zadat jinou složku. Také lze databázi vytvořit a propojit ji s lokalitou Windows SharePoint Services 3.0.
- Klepněte na tlačítko Vytvořit (nebo Stáhnout v případě stažení šablony pomocí služby Office Online).
Aplikace Access vytvoří databázi a otevře ji. Zobrazí se formulář, do kterého můžete začít zadávat data.
Poznámka Pokud šablona obsahuje ukázková data, můžete jednotlivý záznam odstranit následujícím postupem:
- Klepněte na záhlaví řádku záznamu, který chcete odstranit. (Záhlaví řádku je pole či pruh vlevo u záznamu.)
- Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na položku Odstranit.
- Chcete-li začít zadávat data, klepněte na první prázdnou buňku formuláře a začněte psát. Po zadání několika záznamů lze pomocí navigačního podokna zobrazit, zda existují jiné formuláře nebo sestavy, které by vám mohly být k užitku.
Stažení šablony pomocí služby Microsoft Office Online
Pokud na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access nenajdete šablonu odpovídající vašim potřebám, můžete zkusit prozkoumat obsah webu Office Online, kde je k dispozici větší výběr šablon.
- Pokud není aplikace Access dosud spuštěna, spusťte ji.
Pokud je již otevřena databáze, zobrazte stránku Začínáme s aplikací Microsoft Office Access následujícím postupem:
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Zavřít databázi.
- Poblíž dolního okraje stránky Začínáme s aplikací Microsoft Office Access klepněte v části Další možnosti z webu služby Office Online na odkaz Šablony.
V novém okně prohlížeče se zobrazí stránka webu služby Office Online.
- Pomocí nástrojů pro vyhledávání na webu Office Online vyhledejte a stáhněte požadovanou šablonu.
- Po stažení šablony bude nová databáze uložena do jedné z následujících složek:
- Systém Microsoft Windows Vista: c:\Users\jméno uživatele\Dokumenty
- Systémy Microsoft Windows Server 2003 a Microsoft Windows XP: c:\Documents and Settings\jméno uživatele\Dokumenty
Až budete chtít příště s databází pracovat, můžete ji pomocí aplikace Access nebo Průzkumníka Windows z tohoto umístění otevřít.
Na začátek tohoto oddílu
Vytvoření databáze od začátku
Pokud žádná ze šablon nevyhovuje vašim potřebám, nebo máte-li data v jiném programu, která potřebujete importovat do aplikace Access, může být nejvhodnějším řešením vytvoření databáze zcela od začátku. U většiny aplikací tento postup obvykle zahrnuje jeden nebo oba z následujících kroků:
- Vytvoření nových tabulek a následné zadání, kopírování nebo import dat do těchto tabulek.
- Import dat z jiných zdrojů, čímž dojde k vytvoření nových tabulek.
Další informace o plánování a návrhu databáze a také o vytváření relací, formulářů, sestav nebo dotazů naleznete v tématech, která jsou dostupná po klepnutí na odkazy v části Viz také v tomto článku.
Vytvoření prázdné databáze
- Spusťte aplikaci Access.
- Na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access klepněte na tlačítko Prázdná databáze.
- V podokně Prázdná databáze zadejte název souboru do pole Název souboru. Pokud nezadáte příponu souboru, aplikace Access ji automaticky přidá. Výchozí umístění souboru je jedno z následujících:
- Systém Microsoft Windows Vista: c:\Users\jméno uživatele\Dokumenty
- Systémy Microsoft Windows Server 2003 a Microsoft Windows XP: c:\Documents and Settings\jméno uživatele\Dokumenty
Chcete-li umístění souboru změnit, klepněte vedle pole Název souboru na tlačítko Vyhledat umístění pro databázi
, vyhledejte a vyberte nové umístění a klepněte na tlačítko OK.
- Klepněte na tlačítko Vytvořit.
Aplikace Access vytvoří databázi a pak otevře prázdnou tabulku (s názvem Tabulka1) v zobrazení datového listu (Zobrazení Datový list: Zobrazení, které obsahuje data z tabulky, formuláře, dotazu, zobrazení nebo uložené procedury ve formátu řádků a sloupců. V zobrazení Datový list je možné upravit pole, přidat nebo odstranit data a hledat data.).
- Kurzor je umístěn v první prázdné buňce ve sloupci Přidat nové pole.
Chcete-li přidat data, začněte psát – nebo můžete data kopírovat z jiného zdroje pomocí postupu uvedeného v části Kopírování dat do tabulky aplikace Access z jiného zdroje dále v tomto článku.
Poznámky
- Zadání dat v zobrazení datového listu je navrženo tak, aby bylo obdobné jako zadávání dat na listu aplikace Excel. Hlavní omezení představuje nutnost zadání dat do souvislých řádků a sloupců, se začátkem v levém horním rohu datového listu. Nezkoušejte data formátovat pomocí prázdných řádků či sloupců, jako to můžete dělat na listu aplikace Excel, protože byste tak plýtvali místem v tabulce. Tabulka pouze obsahuje data. Veškerá vizuální prezentace těchto dat bude probíhat prostřednictvím formulářů a sestav, které vytvoříte později.
- Struktura tabulky se vytváří v průběhu zadávání dat. Kdykoli přidáte do tabulky nový sloupec, je vytvořeno nové pole. Aplikace Access nastaví typ dat (Datový typ: Vlastnost pole, jež určuje, jaký typ dat může pole obsahovat. Mezi datové typy patří např. Boolean, Integer, Long, Měna, Single, Double, Date, String a Variant (výchozí).) pole na základě typu dat, která zadáte. Jestliže například do některého sloupce zadáte pouze kalendářní data, nastaví aplikace Access jako typ dat tohoto pole typ Datum a čas. Pokud se později pokusíte zadat do tohoto pole hodnotu, která není kalendářním datem (například jméno nebo telefonní číslo), zobrazí aplikace Access zprávu s informacemi, že daná hodnota neodpovídá typu dat tohoto sloupce. Pokud je to možné, doporučujeme tabulku naplánovat tak, aby každý sloupec obsahoval stejný typ dat, například text, kalendářní data, čísla nebo jiný typ. Usnadníte tak vytváření dotazů, formulářů a sestav sloužících k výběru jen těch dat, která potřebujete.
- Další informace o práci s datovými listy naleznete v článku Otevření prázdného datového listu.
Nechcete-li v tomto okamžiku zadávat data, klepněte na tlačítko Zavřít
.
Přidání tabulky
Novou tabulku lze do stávající databáze přidat pomocí nástrojů ve skupině Tabulky na kartě Vytvořit.
Klepnutím na nástroj Tabulka vytvoříte prázdnou tabulku v zobrazení datového listu. V zobrazení datového listu lze okamžitě začít zadávat data. Aplikace Access v průběhu zadávání automaticky vytvoří strukturu tabulky. Je také možné nejdříve vytvořit strukturu tabulky v návrhovém zobrazení (Návrhové zobrazení: Zobrazení, ve kterém je vidět návrh následujících databázových objektů: tabulek, dotazů, formulářů, sestav a maker. V návrhovém zobrazení můžete vytvořit nové databázové objekty a změnit návrh existujících objektů.) a pak přepnout do zobrazení datového listu a zadávat příslušná data. Bez ohledu na to, ve kterém zobrazení začnete pracovat, můžete kdykoli přepnout do druhého zobrazení pomocí tlačítek zobrazení na stavovém řádku okna aplikace Access.
Vložení tabulky se zahájením v zobrazení datového listu: V zobrazení datového listu můžete okamžitě zadávat data a přitom se automaticky vytváří struktura tabulky. Názvy polí jsou přiřazovány pomocí číselného označení (Pole1, Pole2 a tak dál) a typ dat daného pole se nastaví na základě dat, která do pole zadáte.
- Na kartě Vytvořit klikněte ve skupině Tabulky na položku Tabulka.
- Aplikace Access vytvoří tabulku a umístí kurzor do první prázdné buňky ve sloupci Přidat nové pole.
Poznámka Pokud sloupec Přidat nové pole nevidíte, pravděpodobně se nacházíte v návrhovém zobrazení, nikoli v zobrazení datového listu. Do zobrazení datového listu přepnete poklepáním na tabulku v navigačním podokně. Zobrazí se dotaz na název nové tabulky a dojde k přepnutí do zobrazení datového listu.
- Na kartě Datový list klikněte ve skupině Pole a sloupce na položku Nové pole.
Zobrazí se podokno Šablony polí obsahující seznam běžně používaných polí. Pokud jedno z polí přetáhnete do datového listu, přidá se pole s tímto názvem do tabulky a vlastnosti pole se nastaví na hodnotu odpovídající danému typu pole. Tyto vlastnosti můžete později změnit. Pole je třeba přetáhnout do oblasti datového listu obsahující obvykle data. Zobrazí se svislý pruh pro vložení, který označuje místo, kam bude pole vloženo.
- Chcete-li přidat data, začněte psát do první prázdné buňky – případně můžete data zkopírovat z jiného zdroje, jak je popsáno dále v tomto článku.
- Pokud chcete některý sloupec (pole) přejmenovat, poklepejte na záhlaví sloupce a zadejte nový název. Je vhodné dát jednotlivým polím smysluplný název, ze kterého bude při zobrazení v podokně Seznam polí zřejmý obsah daného pole.
- Jestliže potřebujete některý sloupec přesunout, vyberte jej klepnutím na záhlaví a přetáhněte jej na požadované místo. Je také možné vybrat několik sousedících sloupců a přetáhnout je do nového umístění společně.
Vložení tabulky se zahájením v návrhovém zobrazení: V návrhovém zobrazení nejprve vytvoříte strukturu nové tabulky. Potom můžete přepnout do zobrazení datového listu a v něm zadat data, nebo zadat data pomocí jiné metody, jako je kopírování nebo přidání.
- Na kartě Vytvořit klikněte ve skupině Tabulky na položku Návrh tabulky.
- Zadejte pro každé pole tabulky název do sloupce Název pole a vyberte typ dat v seznamu Datový typ.
Poznámka Pokud se sloupce Název pole a Datový typ nezobrazují, pravděpodobně se nacházíte v zobrazení datového listu, nikoli v návrhovém zobrazení. Chcete-li přepnout do návrhového zobrazení, klepněte na tlačítko Návrhové zobrazení na stavovém řádku okna aplikace Access. V aplikaci Access se zobrazí dotaz na název nové tabulky a dojde k přepnutí do návrhového zobrazení.
- V případě potřeby můžete zadat popis jednotlivých polí do sloupce Popis. Zadaný popis se při umístění kurzoru do příslušného pole zobrazí na stavovém řádku a slouží jako text stavového řádku pro ovládací prvky vytvořené přetažením pole z podokna Seznam polí do formuláře nebo sestavy a také pro veškeré ovládací prvky vytvořené pro toto pole pomocí Průvodce formulářem nebo Průvodce sestavou.
- Po přidání všech potřebných polí tabulku uložte:
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Uložit, nebo stiskněte kombinaci kláves CTRL+S.
- Nyní můžete po přepnutí do zobrazení datového listu zadat do tabulky data. Stačí klepnout na první prázdnou buňku a začít psát. Je také možné data zkopírovat z jiného zdroje pomocí postupu uvedeného v následující části.
Pokud budete po zadání určitého množství dat chtít přidat do tabulky jedno či více polí, můžete začít psát do sloupce Přidat nové pole v zobrazení datového listu nebo můžete přidat nová pole pomocí příkazů na kartě Datový list ve skupině Pole a sloupce.
Další informace o vytváření tabulek a použití šablon tabulek naleznete v článku Vytváření tabulek v databázi.
Na začátek tohoto oddílu
Kopírování dat do tabulky aplikace Access z jiného zdroje
Pokud jsou data aktuálně uložena v jiné aplikaci, například v aplikaci Office Excel 2007, můžete je zkopírovat do tabulky aplikace Access. Obecně tento postup nejlépe funguje v případech, kdy jsou data již rozdělena do sloupců, jako jsou v listu aplikace Excel. Pokud se data nacházejí v textovém editoru, je nejvhodnější oddělit sloupce dat pomocí znaků tabulátoru nebo data převést na tabulku přímo v textovém editoru ještě před jejich kopírováním. Jestliže potřebujete data určitým způsobem upravit (například rozdělit celá jména na křestní jména a příjmení), je vhodné tuto činnost provést před kopírováním, především v případě, že se s aplikací Access teprve seznamujete.
Budete-li data kopírovat do prázdné tabulky, nastaví aplikace Access datové typy jednotlivých polí podle druhu kopírovaných dat. Jestliže tedy například vkládané pole obsahuje pouze kalendářní data, nastaví aplikace Access pro toto pole datový typ Datum a čas. Pokud pole obsahuje pouze slova „ano“ nebo „ne“, nastaví aplikace Access u tohoto pole datový typ Ano/ne.
Názvy polí budou vytvořeny na základě obsahu prvního řádku kopírovaných dat. Pokud jsou typy vkládaných dat prvního řádku podobné typům následujících řádků, bude první řádek považován za součást dat a polím budou přiřazeny obecné názvy obsahující na konci pořadová čísla. Pokud se data v prvním řádku nepodobají následujícím řádkům, budou data prvního řádku považována za názvy polí. Tyto údaje budou použity jako názvy polí a nebudou zahrnuty jako první řádek dat.
Budou-li použity obecné názvy polí, měli byste pole co nejdříve přejmenovat, abyste tak předešli nejasnostem. Postupujte takto:
- Uložte tabulku.
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Uložit, nebo stiskněte kombinaci kláves CTRL+S.
- V zobrazení datového listu poklepejte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte pro každý sloupec platný název pole. Může se zdát, že přepisujete data, avšak řádek záhlaví sloupců obsahuje názvy polí, nikoli data.
- Opět uložte tabulku.
Poznámka Pole můžete také přejmenovat tak, že přepnete do návrhového zobrazení a upravíte názvy polí v tomto zobrazení. Chcete-li přepnout do návrhového zobrazení, klepněte na název tabulky v navigačním podokně pravým tlačítkem myši a potom klepněte na příkaz Návrhové zobrazení. Pokud chcete přepnout zpět do zobrazení datového listu, poklepejte na název tabulky v navigačním podokně.
Na začátek tohoto oddílu
Import dat z jiného zdroje
Pokud jste shromažďovali data v jiné aplikaci, může být potřeba importovat je do aplikace Access. Může také nastat situace, kdy spolupracujete s uživateli, kteří data ukládají v jiných aplikacích, a vy chcete s jejich daty pracovat v aplikaci Access. V obou případech lze v aplikaci Access snadno data z jiných aplikací importovat. Data je možné importovat z listu aplikace Excel, z tabulky v jiné databázi aplikace Access, ze seznamu serveru SharePoint a z celé řady dalších zdrojů. Postup se u jednotlivých zdrojů mírně liší, pomocí následujících pokynů se však můžete na import připravit:
- Na kartě Externí data klepněte ve skupině Import na příkaz odpovídající typu souboru, ze kterého chcete importovat.
Chcete-li například importovat data z listu aplikace Excel, klepněte na příkaz Excel. Pokud není požadovaný typ programu zobrazen, klepněte na tlačítko Další.
Poznámka Nenajdete-li ve skupině Import správný typ formátu, spusťte aplikaci, ve které jste data původně vytvořili, a pomocí této aplikace data uložte v některém z běžně používaných formátů souboru (jako je textový soubor s oddělovači (Textový soubor s oddělovači: Datový soubor, v němž jsou jednotlivé hodnoty polí odděleny určitými znaky, například čárkami nebo tabulátory)). Potom operaci importu zopakujte.
- V dialogovém okně Načíst externí data klepněte na tlačítko Procházet a vyhledejte zdrojový datový soubor nebo zadejte úplnou cestu ke zdrojovému datovém souboru do pole Název souboru.
- V části Zadejte jak a kam chcete uložit data v aktuální databázi klepněte na požadovanou možnost. Je možné vytvořit s použitím importovaných dat novou tabulku, připojit data do existující tabulky nebo vytvořit propojenou tabulku s odkazem na zdroj dat.
- Klepněte na tlačítko OK.
Aplikace Access spustí Průvodce importem.
- Postupujte podle pokynů v Průvodci importem. Přesný postup závisí na zvolené možnosti importu nebo propojení.
- Na poslední stránce průvodce klepněte na tlačítko Dokončit.
V aplikaci Access se zobrazí dotaz, zda chcete uložit podrobné údaje o importu, který jste právě provedli.
- Pokud předpokládáte, že budete stejnou operaci importu provádět znovu, klepněte na možnost Uložit kroky importu a zadejte podrobnosti.
Později budete moci operaci importu snadno opakovat – klepnete na kartě Externí data ve skupině Import na příkaz Uložené importy, klepnete na specifikaci importu a pak klepnete na tlačítko Spustit.
- Jestliže podrobné údaje o provedené operaci uložit nechcete, klepněte na tlačítko Zavřít.
Aplikace Access importuje data do nové tabulky, která se zobrazí v části Tabulky v navigačním podokně.
Další informace o importu dat do aplikace Access získáte pomocí odkazů v části Viz také v tomto článku.
Na začátek tohoto oddílu
Otevření existující databáze aplikace Access
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Otevřít.
- V dialogovém okně Otevřít klepněte na některého zástupce – nebo můžete klepnout v seznamu Oblast hledání na jednotku nebo složku obsahující požadovanou databázi.
- V seznamu složek opakovaným poklepáním na složky otevřete složku, která obsahuje databázi.
- Po nalezení databáze proveďte jednu z následujících akcí:
- Chcete-li databázi otevřít ve výchozím režimu databáze pro otevření, poklepejte na její název.
- Chcete-li databázi otevřít pro sdílený přístup ve víceuživatelském (Víceuživatelská (sdílená) databáze: Databáze, která povoluje několika uživatelům současně přistupovat k téže sadě dat a upravovat ji) prostředí, abyste vy i ostatní uživatelé mohli z databáze číst i do ní zapisovat, klepněte na tlačítko Otevřít.
- Chcete-li databázi otevřít s přístupem jen pro čtení, abyste ji mohli zobrazit, ale nemohli ji upravovat, klepněte na šipku u tlačítka Otevřít a klepněte na příkaz Otevřít jen pro čtení.
- Chcete-li databázi otevřít s výhradním přístupem, aby ji v době, kdy ji budete mít otevřenou, nemohl otevřít nikdo jiný, klepněte na šipku u tlačítka Otevřít a potom klepněte na příkaz Výhradní přístup.
- Chcete-li databázi otevřít tak, aby ji v době, kdy ji budete mít otevřenou, mohli jiní uživatelé otevřít jen pro čtení, klepněte na šipku u tlačítka Otevřít a pak klepněte na příkaz Otevřít s výhradním přístupem jen pro čtení.
Postup v případě, že nemůžete najít databázi, kterou chcete otevřít:
- Klepněte v dialogovém okně Otevřít na zástupce Tento počítač – nebo klepněte v poli se seznamem Oblast hledání na položku Tento počítač.
- V seznamu jednotek klepněte pravým tlačítkem myši na jednotku, o které předpokládáte, že databázi obsahuje, a klepněte na příkaz Hledat.
- Zadejte kritéria vyhledávání a stisknutím klávesy ENTER se pokuste databázi vyhledat.
- Pokud je databáze nalezena, otevřete ji poklepáním na její název v dialogovém okně Výsledky hledání.
- Vzhledem k tomu, že hledání bylo spuštěno z dialogového okna Otevřít, je třeba klepnout v tomto dialogovém okně na tlačítko Storno. Teprve pak se databáze otevře.
Poznámka Můžete přímo otevřít externí datový soubor, jako například soubory aplikací dBASE, Paradox, Microsoft Exchange nebo Excel. Je také možné přímo otevřít libovolný zdroj dat ODBC (Zdroj dat ODBC: Data a informace potřebné pro přístup k datům z programů a databází podporujících protokol ODBC (Open Database Connectivity)), například zdroj dat z aplikace Microsoft SQL Server nebo Microsoft FoxPro. Ve stejné složce, ve které je uložen datový soubor, se automaticky vytvoří nová databáze aplikace Access a přidají se propojení na všechny tabulky externí databáze.
Tipy
- Pokud chcete otevřít jednu z několika naposledy otevřených databází, klepněte v seznamu Otevřít aktuální databázi na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access na příslušný název souboru. Databáze se otevře se stejným nastavením možností jako při posledním otevření. Není-li seznam naposledy otevřených souborů zobrazen, klepněte na tlačítko Microsoft Office a pak na tlačítko Možnosti aplikace Access. Zobrazí se dialogové okno Možnosti aplikace Access. Klepněte na kategorii Upřesnit a pak v části Zobrazit zadejte do pole Zobrazit tento počet naposledy použitých dokumentů nenulový počet naposledy použitých souborů, které se mají zobrazovat v seznamu (maximálně 9).
- Jestliže databázi otevíráte klepnutím na tlačítko Microsoft Office a použitím příkazu Otevřít, můžete klepnutím na odkaz Poslední dokumenty v dialogovém okně Otevřít zobrazit zástupce nedávno otevřených databází.
Na začátek tohoto oddílu
Začátek stránky
Import dat z tabulkového procesoru nebo jiné aplikace
Pokud jste již pracovali s jinými databázovými nebo tabulkovými aplikacemi, pravděpodobně ovládáte základy práce s těmito aplikacemi a víte, k čemu slouží databáze. Aplikace Access se od mnoha jiných databázových aplikací liší tím, že umožňuje vytvářet relační databáze (Relační databáze: Typ databáze, ve které jsou informace uloženy v tabulkách. Pomocí shodných hodnot ve dvou tabulkách jsou data z jedné tabulky uváděna do vztahů (relací) s daty v druhé tabulce. V relační databázi jsou data konkrétního typu obvykle uložena jen jedenkrát.). Kromě toho poskytuje množství možností pro práci s jinými databázovými programy, jako je například SQL Server.
V tomto oddílu:
Import listu aplikace Excel do aplikace Access
Řada uživatelů se začíná seznamovat s aplikací Access v situaci, kdy již mají vytvořeny seznamy v aplikaci Excel. Aplikace Excel se výborně hodí v případech, kdy začínáte seznam vytvářet, ale jak se velikost seznamu zvětšuje, je stále těžší udržet jeho strukturu a provádět aktualizace. Přesunutí seznamu do aplikace Access je obvykle další logický krok.
Struktura databázové tabulky se podobá listu tím, že data jsou uložena v řádcích a sloupcích. Díky tomu je obvykle snadné importovat list do databázové tabulky. Hlavní rozdíl mezi uložením dat na listu a jejich uložením v databázi je způsob jejich uspořádání. Prostým importem celého listu jako nové tabulky do databáze nevyřešíte problémy týkající se uspořádání a aktualizace dat, zvláště v případech, kdy se na listu vyskytují redundantní data. Chcete-li tyto problémy vyřešit, je třeba rozdělit data z listu do samostatných tabulek, kdy každá bude obsahovat související data. Tento proces se označuje jako normalizace. Další informace o uspořádání dat v tabulkách naleznete v článku Základy návrhu databáze.
V aplikaci Access je k dispozici Průvodce analýzou tabulky, který vám může pomoci tento postup provést. Po importu dat do tabulky můžete s pomocí průvodce rozdělit tabulku do několika samostatných tabulek. Každá z nich bude obsahovat data, která nejsou duplikována v žádné z ostatních tabulek. Průvodce také vytvoří potřebné relace mezi tabulkami. Další informace týkající se relací naleznete v tomto článku v části Relace v databázi.
Import listu aplikace Excel jako tabulky nové databáze aplikace Office Access 2007
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Nový.
- Do pole Název souboru zadejte název nové databáze a klepněte na tlačítko Vytvořit.
- Zavřete tabulku s názvem Tabulka1.
Po zobrazení dotazu na uložení změn do návrhu objektu Tabulka1 klepněte na tlačítko Ne.
- Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat na položku Excel.
- V dialogovém okně Načíst externí data klepněte na tlačítko Procházet.
- Vyhledejte soubor pomocí dialogového okna Otevřít soubor.
- Vyberte požadovaný soubor a klepněte na tlačítko Otevřít.
- Ověřte, zda je v dialogovém okně Načíst externí data vybrána možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi.
- Klepněte na tlačítko OK.
Spustí se Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru a zobrazí několik dotazů týkajících se importovaných dat.
- Postupujte podle pokynů a k přechodu mezi stránkami používejte tlačítka Další nebo Zpět. Na poslední stránce průvodce klepněte na tlačítko Dokončit.
Poznámka V aplikaci Access se zobrazí dotaz, zda chcete uložit podrobné údaje o importu, který jste právě provedli. Pokud předpokládáte, že budete stejnou operaci importu provádět znovu, klepněte na tlačítko Ano a zadejte podrobnosti. V budoucnosti pak budete moci operaci snadno opakovat klepnutím na příkaz Uložené importy ve skupině Import na kartě Externí data. Jestliže podrobné údaje o provedené operaci uložit nechcete, klepněte na tlačítko Zavřít.
Aplikace Access importuje data do nové tabulky, která se zobrazí v části Všechny tabulky v navigačním podokně.
Uspořádání dat pomocí Průvodce analýzou tabulky
Po importu dat do tabulky aplikace Access můžete pomocí Průvodce analýzou tabulky rychle identifikovat opakující se data. Pomocí průvodce lze pak tato data snadno uspořádat do samostatných tabulek tak, aby byla uložena co nejefektivněji. Původní tabulka zůstane v aplikaci Access zachována jako záloha a budou vytvořeny nové tabulky, které můžete použít jako základ databázové aplikace.
- Otevřete databázi aplikace Access obsahující tabulku, kterou chcete analyzovat.
- Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Analyzovat na položku Analýza tabulky.
Spustí se Průvodce analýzou tabulky.
Pokud dosud nejste obeznámeni s principem normalizace, můžete si na dvou úvodních stránkách průvodce přečíst krátký kurz – tento kurz obsahuje i funkční tlačítka, na která můžete klepnout a zobrazit tak příklady. Jestliže se nezobrazují úvodní stránky, ale zaškrtávací políčko s názvem Zobrazovat úvodní stránky, zaškrtněte toto políčko a opakovaně klepněte na tlačítko Zpět, aby se úvodní informace zobrazily. Nechcete-li po přečtení těchto úvodních informací tyto stránky znovu zobrazit, můžete zaškrtnutí políčka zrušit.
- Na stránce začínající větou Která tabulka obsahuje pole s často opakovanými hodnotami? vyberte tabulku, kterou chcete analyzovat, a klepněte na tlačítko Další.
- Můžete nechat průvodce rozhodnout, která pole připadnou do jednotlivých tabulek, nebo můžete učinit toto rozhodnutí sami. Pokud se rozhodnete řídit návrhy průvodce, lze uspořádání tabulek změnit na další straně průvodce.
Poznámka Jestliže necháte rozhodnutí o rozdělení polí do tabulek na průvodci, nemusí být zvolené možnosti v některých situacích nejvhodnější, především v případě velkého množství dat. Výsledky navržené průvodcem doporučujeme pečlivě zkontrolovat. Na druhé straně průvodce může navrhnout efektivnější uspořádání dat, než jaké by napadlo vás. Je proto vhodné alespoň jednou vyzkoušet, jaké řešení průvodce navrhne. Nejste-li s návrhem spokojeni, můžete uspořádání polí ručně změnit, nebo kdykoli klepnout na tlačítko Zpět a uspořádat všechna pole sami.
- Klepněte na tlačítko Další. Na této stránce zadejte, které tabulky budou obsahovat jednotlivá pole. Jestliže jste nechali rozhodnutí na průvodci, mělo by se zobrazit více tabulek spojených čarami označujícími relace. Jinak vytvoří aplikace Access pouze jednu tabulku obsahující veškerá pole. V obou případech můžete na této stránce provést potřebné změny.
- Pole z tabulky můžete přetáhnout do prázdné oblasti stránky a vytvořit tak novou tabulku, která bude tato pole obsahovat. Aplikace Access zobrazí okno s dotazem na název tabulky.
- Je také možné přetáhnout pole z jedné tabulky do jiné, pokud si myslíte, že uložení dat tak bude efektivnější.
- Většina tabulek bude obsahovat pole ID nebo Generovaný jedinečný kód. Chcete-li získat další informace o polích identifikátorů, klepněte na tlačítko Tipy v pravém horním rohu okna průvodce.
- Jestliže chcete vrátit některou změnu zpět, klepněte na tlačítko Zpět.
- Pokud chcete některou tabulku přejmenovat, poklepejte na její záhlaví, zadejte nový název a klepněte na tlačítko OK.
- Po uspořádání polí požadovaným způsobem klepněte na tlačítko Další.
- Najde-li průvodce záznamy s velmi podobnými hodnotami, identifikuje je jako možné překlepy a zobrazí stránku, kde můžete rozhodnout o způsobu zpracování těchto záznamů. Projděte seznam a vyhledejte záznamy, které obsahují hodnotu ve sloupci Oprava. Potom klepněte na odpovídající položku v rozevíracím seznamu. Pokud vyberete položku (Nechat jak jsou), neprovede průvodce u hodnoty žádnou změnu. Až budete hotovi, klepněte na tlačítko Další.
- V průvodci se zobrazí otázka, zda chcete vytvořit dotaz podle původní tabulky. Pokud jste již vytvořili formuláře a sestavy na základě původní tabulky, je vytvoření takovéhoto dotazu vhodné. Jestliže vyberete možnost Ano, vytvořit dotaz, průvodce původní tabulku přejmenuje přidáním textu „_OLD“ k názvu tabulky a potom nový dotaz pojmenuje s použitím názvu původní tabulky. Formuláře a sestavy, které vycházely z původní tabulky, budou nyní pro potřebná data používat vytvořený dotaz a budou nadále fungovat obvyklým způsobem.
- Klepněte na tlačítko Dokončit.
Průvodce vytvoří podle zadání nové tabulky a otevře je. Po ověření výsledků tabulky zavřete.
Na začátek tohoto oddílu
Práce s daty z jiných aplikací
Aplikace Office Access 2007 umožňuje pracovat s daty, která byla uložena v jiných aplikacích.
- Vytvoření nové databáze aplikace Access propojené s daty souboru v jiném formátu: V aplikaci Access lze otevřít soubor jiného formátu, jako je text, formát aplikace dBASE nebo formát tabulkového kalkulátoru. Dojde k automatickému vytvoření databáze aplikace Access a propojení příslušného souboru.
- Spusťte aplikaci Access.
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Otevřít.
- V dialogovém okně Otevřít klepněte v rozevíracím seznamu Soubory typu na typ souboru, který chcete otevřít. Pokud si typem souboru nejste jisti, klepněte na položku Všechny soubory (*.*).
- V případě potřeby procházením vyhledejte složku obsahující soubor, který chcete otevřít. Jakmile soubor najdete, otevřete jej poklepáním na jeho název.
- Postupujte podle pokynů v průvodci. Na poslední stránce průvodce klepněte na tlačítko Dokončit.
- Import nebo propojení dat s existující databází aplikace Access: Data můžete do tabulek aplikace Access importovat z jiných zdrojů nebo aplikací tak, aby se data stala součástí souboru aplikace Access, nebo můžete vytvořit propojení dat z aplikace Access tak, aby data zůstala v původním souboru (mimo soubor aplikace Access).
Import nebo propojení dat
- Na kartě Externí data klepněte ve skupině Import na formát, ve kterém jsou data uložena.
Je možné importovat nebo propojit data v následujících formátech:
- Aplikace Microsoft Office Access
- Aplikace Microsoft Office Excel
- Služba Microsoft Windows SharePoint Services
- Textové soubory
- Soubory XML
- Databáze ODBC
- Dokumenty HTML
- Aplikace Microsoft Office Outlook
- Aplikace dBase
- Aplikace Paradox
- Aplikace Lotus 1-2-3
Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data.
- Postupujte podle pokynů v dialogovém okně.
Aplikace Access provede import nebo vytvoří propojení dat s databází. U většiny formátů je třeba zadat umístění dat a zvolit způsob uložení dat v databázi.
Na začátek tohoto oddílu
Začátek stránky
Použití databáze dřívější verze v různých verzích aplikace Access
Pokud jste vytvořili databázi nebo projekt aplikace Access v aplikaci Access 2000 nebo novější, můžete databázi nebo projekt použít ve verzi aplikace Access, ve které byly vytvořeny, nebo v libovolné pozdější verzi – dokonce i v případě, že u daného souboru bylo aktivováno zabezpečení. Například soubory aplikace Access 2000 lze použít v aplikacích Access 2000 až Office Access 2007 a soubory vytvořené v aplikacích Access 2002-2003 je možné použít v aplikacích Access 2002-2003 až Office Access 2007.
V určité situaci můžete chtít uchovávat data v dřívější verzi aplikace Access, avšak někteří uživatelé používají novější verzi aplikace Access a chtějí vytvořit propojení s těmito daty a zároveň využívat některé funkce novější verze. Řešením je vytvořit v novější verzi aplikace Access novou front-end databázi (obsahující formuláře, sestavy, dotazy a makra, nikoli však tabulky) a vytvořit propojení této databáze se souborem starší verze. Podle toho, zda je databáze obsažena v jednom souboru nebo je rozdělena na front-end/back-end aplikaci (Front-end/back-end aplikace: Databázová aplikace tvořená souborem databáze back-end, který obsahuje tabulky, a kopiemi souboru databáze front-end, které obsahují všechny ostatní databázové objekty s propojeními na tabulky back-end), použijte z následujících postupů ten správný.
Použití databáze Access tvořené jediným souborem ve více verzích aplikace Access
Pokud jsou všechny tabulky, formuláře a další objekty databáze aplikace Access obsaženy v jednom souboru MDB a je-li třeba databázi používat v několika verzích aplikace Access, můžete vytvořit v novější verzi aplikace Access novou front-end databázi a propojit ji s původním souborem. Uživatelé pracující v dřívější verzi aplikace Access mohou původní databázi nadále používat. Uživatelé pracující v novější verzi mohou novou front-end databázi propojit se stejnými daty.
- Následujícím postupem můžete databázi uložit v některém z formátů posledních tří verzí: Access 2000, Access 2002-2003 nebo Access 2007. Tento postup ponechá původní databázi v původním formátu a vytvoří kopii v určeném formátu.
- Zavřete soubor aplikace Access. Jedná-li se o víceuživatelskou databázi aplikace Access umístěnou na serveru nebo ve sdílené složce, zkontrolujte nejprve, zda databáze není otevřena jiným uživatelem.
- Spusťte aplikaci Access 2007.
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Otevřít.
- Procházením vyhledejte umístění souboru, který chcete převést, a poklepáním jej otevřete.
Poznámka Pokud se zobrazí dialogové okno Zlepšení databáze s dotazem, zda chcete databázi zlepšit, klepněte na tlačítko Ne.
- Jestliže se po spuštění databáze zobrazí formulář, zavřete jej.
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office , přejděte na příkaz Uložit jako a poté v seznamu Uložit databázi jako jiný formát klikněte na formát souboru, na který chcete databázi převést.
- V dialogovém okně Uložit jako zadejte požadovaný název nové databáze.
Poznámka Pokud nechcete novou databázi uložit do jiného umístění, musíte zvolit název odlišný od původní databáze. V obou případech je obvykle vhodné použít odlišný název, aby se dala snadněji odlišit front-end databáze od back-end databáze. Jestliže však provádíte převod do formátu aplikace Access 2007, změní se přípona názvu souboru z MDB na ACCDB, takže můžete stejný název použít.
- Klepněte na tlačítko Uložit.
- Převedenou databázi rozdělíte do front-end/back-end aplikace následujícím postupem:
- Na kartě Databázové nástroje ve skupině Přesunout data klikněte na příkaz Databáze aplikace Access.
- V dialogovém okně Rozdělování databáze klepněte na možnost Rozdělit databázi.
- Zadejte požadovaný název back-end databáze a klepněte na tlačítko Rozdělit.
- Odstraňte back-end databázi vytvořenou pomocí nástroje pro rozdělování databáze – dejte pozor, abyste neodstranili původní databázi.
- Vytvořte propojení nové front-end databáze s tabulkami v původní databázi: Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Databázové nástroje na položku Správce propojených tabulek.
- Klepněte na tlačítko Vybrat vše a zaškrtněte políčko Vždy zobrazit dotaz na zadání umístění.
- Klepněte na tlačítko OK, vyhledejte databázi dřívější verze a poklepejte na její název.
Pokud vše dobře dopadne, zobrazí se zpráva o úspěšné aktualizaci všech vybraných propojených tabulek.
Nyní můžete do nové front-end databáze doplnit podporu nových funkcí určených pro uživatele, kteří provedli upgrade na aplikaci Access 2000, Access 2002-2003 nebo Access 2007. Uživatelé předchozích verzí aplikace Access mohou nadále používat dřívější verzi databáze.
Chcete-li, můžete také novou front-end databázi převést ještě do jiné verze. Pokud byla původní databáze například ve formátu aplikace Access 2000, můžete vytvořit front-end databázi aplikace Access 2002-2003 pro uživatele používající tuto verzi a dále front end-databázi aplikace Access 2007 pro uživatele s touto verzí. Front-end databáze obou verzí budou propojeny s daty v souboru aplikace Access 2000.
Na začátek tohoto oddílu
Použití front-end/back-end aplikace ve více verzích aplikace Access
Je-li databáze aplikace Access již rozdělena na front-end/back-end aplikaci (Front-end/back-end aplikace: Databázová aplikace tvořená souborem databáze back-end, který obsahuje tabulky, a kopiemi souboru databáze front-end, které obsahují všechny ostatní databázové objekty s propojeními na tabulky back-end), postačí pouze převést front-end databázi do formátu souboru aplikace Access 2000, Access 2002-2003 nebo Access 2007. U back-end databáze není třeba provádět žádné změny.
V následujícím postupu je ukázáno, jak pomocí příkazu Uložit jako převést front-end databázi na některý z formátů posledních tří verzí: Access 2000, Access 2002-2003 nebo Access 2007. Tento příkaz ponechá původní databázi v původním formátu a vytvoří kopii v určeném formátu.
- Zavřete front-end databázi. Jedná-li se o víceuživatelskou databázi aplikace Access umístěnou na serveru nebo ve sdílené složce, zkontrolujte nejprve, zda databáze není otevřena jiným uživatelem.
- Spusťte aplikaci Access 2007.
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office a potom klikněte na příkaz Otevřít.
- Vyhledejte umístění front-end databáze a poklepáním ji otevřete.
Poznámka Pokud se zobrazí dialogové okno Zlepšení databáze s dotazem, zda chcete databázi zlepšit, klepněte na tlačítko Ne.
- Jestliže se po otevření databáze zobrazí formulář, zavřete jej.
- Klikněte na tlačítko Microsoft Office , přejděte na příkaz Uložit jako a poté v seznamu Uložit databázi jako jiný formát klikněte na formát souboru, na který chcete databázi převést.
- V dialogovém okně Uložit jako zadejte požadovaný název nové databáze.
- Klepněte na tlačítko Uložit.
Nyní můžete do nové front-end databáze doplnit podporu nových funkcí určených pro uživatele, kteří provedli upgrade na aplikaci Access 2000, Access 2002-2003 nebo Access 2007.
Na začátek tohoto oddílu
Začátek stránky
