Vyhledání záznamů s nejnovějším nebo nejstarším datem

Tento článek popisuje použití dotazu na nejvyšší hodnotu při vyhledávání nejnovějších nebo nejstarších kalendářních dat v sadě záznamů. Užitečná je informace, že tento typ dotazu vrátí odpověď na řadu obchodních otázek, například datum poslední objednávky zákazníka.

---

• Způsob zpracování kalendářních dat dotazem na nejvyšší hodnotu
• Vyhledání nejnovějšího nebo nejstaršího kalendářního data
• Vyhledání nejnovějšího nebo nejstaršího kalendářního data u záznamů v kategoriích či skupinách
• Vyhledání nejnovějšího a nejstaršího kalendářního data

---

Způsob zpracování kalendářních dat dotazem na nejvyšší hodnotu

Dotaz na nejvyšší hodnotu můžete použít, pokud potřebujete v tabulce nebo skupině záznamů vyhledat záznamy s nejnovějšími nebo nejstaršími kalendářními daty. Tato data pak můžete použít k zodpovězení určitých typů obchodních otázek, například:

• Které je poslední datum prodeje uskutečněného zaměstnancem? Odpověď vám pomůže určit nejproduktivnějšího a nejméně produktivního zaměstnance.
• Jaké je datum poslední objednávky zákazníka? Pokud zákazník po určitou dobu nic neobjednal, můžete jej přesunout do neaktivního seznamu.
• Kdo má příští den nebo v příštích n dnech narozeniny?

Pravidla vytváření a použití dotazů na nejvyšší hodnotu

Chcete-li vytvořit dotaz na nejvyšší hodnotu, vytvořte nejprve výběrový dotaz. V závislosti na požadovaných výsledcích můžete použít pořadí řazení dotazu nebo dotaz převést na souhrnný dotaz. Jestliže dotaz převedete, můžete použít agregační funkci, například Max nebo Min, která vrátí nejvyšší či nejnižší hodnotu, nebo První či Poslední, která vrátí nejstarší nebo nejnovější datum. Souhrnné dotazy a agregační funkce použijte jen v případě, že potřebujete vyhledat data spadající do sady skupin či kategorií. Například potřebujete vyhledat hodnoty prodeje pro dané datum v každém městě, ve kterém společnost působí. V takovém případě se města stanou kategoriemi (potřebujete vyhledat data pro daná města) a můžete použít souhrnný dotaz.

Mějte na paměti, že bez ohledu na typ dotazu musí dotazy používat pole obsahující popisná data, například jména zákazníků, a dále pole obsahující hodnoty kalendářních dat, která chcete najít. Hodnoty kalendářních dat musí být navíc umístěny v poli nastaveném na datový typ Datum a čas. Dotazy popsané v tomto článku budou neúspěšné, pokud je spustíte na hodnoty kalendářních dat umístěné v poli Text. Pokud navíc chcete použít souhrnný dotaz, musí datová pole zahrnovat informaci o kategorii, například pole město nebo země.

Volba mezi dotazem na nejvyšší hodnotu a filtrem

Chcete-li určit, zda je třeba vytvořit dotaz na nejvyšší hodnotu nebo použít filtr, zvolte jednu z následujících možností:

• Chcete-li, získat záznamy s nejnovějšími a nejstaršími kalendářními daty v poli a nevíte přesné údaje o datu nebo nejsou důležité, vytvořte dotaz na nejvyšší hodnotu.
• Chcete-li získat všechny záznamy se stejným datem nebo datem předcházejícím nebo následujícím po určitém datu, použijte filtr. Pokud například chcete zobrazit data prodejů od dubna do července, použijte filtr. Úplné informace o filtrech jsou mimo rozsah tohoto článku.

Další informace o jejich vytváření a použití naleznete v článku Filtr: Omezení počtu zobrazených záznamů.

Začátek stránky

Vyhledání nejnovějšího a nejstaršího data

Postupy uvedené v tomto oddílu vysvětlují vytvoření základního dotazu na nejvyšší hodnotu využívajícího pořadí řazení a vytvoření složitějšího dotazu, který využívá výrazy a další kritéria. V prvním oddílu jsou ukázány základní kroky při vytváření dotazu na nejvyšší hodnotu a v druhém oddílu se vysvětluje postup při vyhledávání příštích narozenin několika zaměstnanců přidáním kritérií. Tento postup využívá data z následující vzorové tabulky.

Pokud chcete, můžete vzorová data zadat do nové tabulky ručně, nebo si lze tabulku zkopírovat do tabulkového programu, například do aplikace Microsoft Office Excel 2007 a v aplikaci Access následně provést import listu do tabulky.

Zobrazit postup

Vytvoření základního dotazu na nejvyšší hodnotu

1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Jiné na položku Návrh dotazu.

Zobrazí se dialogové okno Zobrazit tabulku.

2. V dialogovém okně klepněte na tabulku, kterou chcete použít v dotazu, umístěte tabulku do horního oddílu návrháře klepnutím na příkaz Přidat a pak klepněte na tlačítko Zavřít.

– nebo –

Poklepejte na tabulku a pak klepněte na tlačítko Zavřít.

Jestliže používáte ukázková data, přidejte tabulku Zaměstnanci do dotazu.

3. Přidejte pole, která chcete použít v dotazu, do návrhové mřížky. Můžete na každé pole poklepat nebo každé pole přetáhnout do prázdné buňky v řádku Pole.

Jestliže použijete vzorovou tabulku, přidejte pole Jméno, Příjmení a Narozeniny.

4. V poli obsahujícím nejvyšší nebo nejnižší hodnoty (pole Narozeniny, pokud použijete vzorovou tabulku) klepněte na řádek Seřadit a vyberte položku Vzestupně nebo Sestupně.

Výsledkem sestupného řazení bude nejnovější datum a výsledkem vzestupného řazení nejstarší datum.

 Důležité   Hodnotu v řádku Seřadit je nutné nastavit jen pro pole obsahující kalendářní data. Pokud určíte pořadí řazení u jiného pole, dotaz nevrátí požadované výsledky.

5. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Nástroje na šipku dolů vedle položky Vše (seznam Nejvyšší hodnoty) a zadejte počet záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

6. Klepněte na tlačítko Spustit, chcete-li spustit dotaz a zobrazit výsledky v zobrazení datového listu.
7. Uložte dotaz a ponechejte jej otevřený pro další postup.

Je zřejmé, že výsledkem tohoto dotazu na nejvyšší hodnotu je odpověď na základní otázky, například kdo je nejstarší nebo nejmladší osoba ve společnosti. Další kroky vysvětlují použití výrazů a dalších kritérií, které obohacují výkon a flexibilitu dotazu. Kritéria zobrazená v dalším kroku vrátí příští tři narozeniny zaměstnanců.

Přidání kritérií do dotazu

 Poznámka   Tyto kroky předpokládají, ze použijete dotaz popsaný v předchozím oddílu.

1. Přepněte dotaz vytvořený v předchozích krocích do zobrazení návrhu.
2. Do návrhové mřížky dotazu ve sloupci vpravo od sloupce Narozeniny zkopírujte a vložte nebo zadejte tento výraz: Expr1: DatePart("m",[Narozeniny]). Pak klepněte na tlačítko Spustit.

Funkce DatePart extrahuje z pole Narozeniny část uvádějící měsíc.

3. Přejděte do zobrazení návrhu.
4. Vpravo od prvního výrazu vložte nebo zadejte tento výraz: Expr2: DatePart("d",[Narozeniny]). Pak klepněte na tlačítko Spustit.

V tomto případě funkce DatePart extrahuje z pole Narozeniny část uvádějící datum.

5. Přejděte do zobrazení návrhu.
6. Zrušte zaškrtnutí políček v řádku Zobrazit u každého z právě zadaných výrazů, klepněte u každého výrazu na řádek Seřadit a vyberte položku Vzestupně.
7. Klepněte na tlačítko Spustit.
8. Další možností je určit kritéria omezující rozsah dotazu. Pokud určíte kritéria, seřadí dotaz jen záznamy vyhovující kritériím a určí nejvyšší či nejnižší hodnoty polí ze seřazeného seznamu.

Chcete-li pokračovat v práci s ukázkovými daty, přejděte do zobrazení návrhu. Pak zadejte v řádku Kritéria sloupce Narozeniny následující výraz:

Měsíc([Narozeniny]) > Měsíc(Datum()) Nebo Měsíc([Narozeniny])= Měsíc(Datum()) A Den([Narozeniny])>Den(Date())

Tento výraz provede následující akce: Část Měsíc([Narozeniny]) > Měsíc(Datum()) zkontroluje datum narození každého zaměstnance, zda spadá do příštího měsíce, a pokud ano, zahrne tyto záznamy do dotazu. Část Měsíc([Narozeniny])= Měsíc(Datum()) A Den([Narozeniny])>Den(Datum()) zkontroluje data narození spadající do aktuálního měsíce, zda narozeniny spadají do aktuálního dne nebo do následujícího období. V případě splnění této podmínky funkce tyto záznamy zahrne do dotazu. Shrnuti: Tento výraz ignoruje veškeré záznamy, u nichž narozeniny spadají mezi 1. ledna a datum spuštění dotazu.

Další příklady výrazů kritérií dotazu naleznete v článku Příklady kritérií dotazů.

9. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Nástroje na šipku dolů vedle položky Vše (seznam Nejvyšší hodnoty) a zadejte počet záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

Chcete-li zobrazit příští troje narozeniny, zadejte číslo 3.

10. Klepněte na tlačítko Spustit, chcete-li spustit dotaz a zobrazit výsledky v zobrazení datového listu.

Zobrazilo se více záznamů, než jste určili

Pokud data obsahují více záznamů se stejným kalendářním datem, může dotaz na nejvyšší hodnotu vrátit více dat, než jste určili. Dotaz na nejvyšší hodnotu můžete například sestavit s cílem načíst tři záznamy zaměstnanců, vrátí však čtyři záznamy, protože Wilson a Edwards mají narozeniny ve stejný den, jak je uvedeno v následující tabulce.

Zobrazilo se méně záznamů, než jste určili

Dotaz jste například navrhli tak, aby vrátil pět nejvyšších nebo nejnižších záznamů v poli, vrátí však jen tři záznamy. Pravidlem je, že tento typ problému vyřešíte otevřením dotazu v zobrazení návrhu, kde zkontrolujete řádek Kritéria ve sloupcích návrhové mřížky.

Další informace o kritériích naleznete v článku Příklady kritérií dotazů.

Zobrazily se duplicitní záznamy

V případě, že dotaz na nejvyšší hodnotu vrátí duplicitní záznamy, obsahují duplicitní záznamy podkladové tabulky nebo jsou záznamy duplicitní, protože dotaz nemůže zahrnout pole, která by tyto záznamy mohla odlišit. V následující tabulce jsou například zobrazeny výsledky dotazu, který vrátí pět posledních odeslaných objednávek společně se jménem prodejce, který transakci zpracoval.

Třetí a čtvrtý záznam vypadá jako duplicitní, je však možné, že prodejce Delgado zpracoval dvě různé objednávky odeslané téhož dne.

Chcete-li zamezit vrácení duplicitních záznamů, můžete použít jednou z dvou možností. Můžete změnit návrh dotazu a přidat pole, která pomohou záznamy odlišit, například pole KódObjednávky a KódZákazníka. Pokud stačí zobrazit jen jeden z duplicitních záznamů, můžete zobrazit jen odlišné záznamy nastavením vlastnosti dotazu Jedinečné hodnoty na hodnotu Ano. Jestliže chcete nastavit tuto vlastnost, klepněte pravým tlačítkem myši v zobrazení návrhu dotazu do libovolné prázdné oblasti v horní polovině návrháře dotazu a pak klepněte na příkaz Vlastnosti v místní nabídce. Vyhledejte v seznamu vlastností dotazu vlastnost Jedinečné hodnoty a nastavte ji na hodnotu Ano.

Další informace o práci s duplicitními záznamy naleznete v článku Vyhledání, skrytí nebo odstranění duplicitních dat.

Začátek stránky

Vyhledání nejnovějšího nebo nejstaršího kalendářního data u záznamů v kategoriích či skupinách

K vyhledání nejstarších nebo nejnovějších dat v záznamech spadajících do skupin či kategorií se používají souhrnné dotazy. Souhrnný dotaz je výběrový dotaz využívající k výpočtu hodnot pro dané pole agregační funkce jako Min, Max, Součet, První a Poslední.

Postup uvedený v tomto oddílu předpokládá, že vedete podnik zabývající se pořádáním událostí, tedy staráte se o produkci, osvětlení, catering apod. Události, které pořádáte, spadají do několika kategorií, například prezentace nových produktů, městské trhy a koncerty. Kroky uvedené v tomto oddílu vysvětlují postup, jak získat odpověď na běžnou otázku: Jaká je příští událost dané kategorie? Jinými slovy, kdy je příští prezentace nového produktu, nový koncert a tak dále.

Mějte na paměti, že ve výchozím nastavení může zde vytvořený typ souhrnného dotazu zahrnovat jen pole obsahující data skupiny či kategorie a pole obsahující kalendářní data. Nelze zahrnout další pole popisující položky v kategorii, například jména zákazníků či dodavatelů. Můžete však vytvořit druhý dotaz kombinující souhrnný dotaz s poli obsahujícími popisná data. Postup uvedený dále v tomto oddílu popisuje provedení této úlohy.

Postup v tomto oddílu předpokládá, že použijete následující tři tabulky:

Tabulka Typ události    

Tabulka Zákazníci    

Tabulka Události    

 Poznámka   U postupu v tomto oddílu se předpokládá, že se tabulky Zákazníci a Typ události nacházejí na straně 1 vztahu 1:N s tabulkou Události. V tomto případě tabulka Události sdílí pole KódZákazníka a KódTypu. Souhrnné dotazy popsané v dalších oddílech nebudou bez těchto vztahů fungovat.

Jak lze tato data přidat do databáze?

Vytvoření souhrnného dotazu

1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Jiné na položku Návrh dotazu.

Zobrazí se dialogové okno Zobrazit tabulku.

2. Vyberte v dialogovém okně tabulky, s nimiž chcete pracovat, klepněte na příkaz Přidat a po přidání tabulek klepněte na příkaz Zavřít.

– nebo –

Poklepejte na požadované tabulky a klepněte na příkaz Zavřít. Každá tabulka se zobrazí v horním oddílu návrháře dotazu.

Jestliže použijete výše uvedené vzorové tabulky, přidejte tabulky Události a Typy událostí.

3. Poklepejte na pole tabulky, která chcete použít v dotazu. Ujistěte se, že v této fázi přidáváte jen pole skupiny nebo kategorie a pole s hodnotou.

Jestliže používáte ukázková data uvedená ve třech předchozích tabulkách, přidejte pole Typ události z tabulky Typ události nebo pole Datum události z tabulky Události.

4. Další možností je určit kritéria omezující rozsah dotazu. Řazeny budou jen záznamy splňující kritéria a horní a v tomto seřazeném seznamu budou určeny horní a dolní hodnoty.

Pokud například chcete, aby dotaz vrátil události v kategorii Soukromá funkce, zadejte tento výraz do řádku Kritéria sloupce Typ události: <>"Soukromá funkce".

Další příklady výrazů kritérií dotazu naleznete v článku Příklady kritérií dotazů.

5. Převeďte dotaz na souhrnný tímto postupem:

Na kartě Návrh klikněte ve skupině Zobrazit či skrýt na položku Souhrny.

V návrhové mřížce se zobrazí řádek Součty.

6. Zkontrolujte, zda je řádek Součty v každé skupině či poli kategorie nastaven na hodnotu Seskupit podle a pak nastavte řádek Součty pole s hodnotou (pole s nejvyšší nebo nejnižší hodnotou) na Max nebo Min.

Dotaz Max vrátí nejvyšší hodnotu v číselném poli a nejnovější datum či časovou hodnotu v poli Datum a čas. Dotaz Min vrátí nejnižší hodnotu v číselném poli a nejstarší datum nebo časový údaj v poli Datum a čas.

7. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Nástroje na šipku dolů vedle položky Vše (seznam Nejvyšší hodnoty) a zadejte počet záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

V tomto případě vyberte položku Vše a pak zobrazte výsledky v zobrazení datového listu klepnutím na příkaz Spustit.

 Poznámka   Podle funkce zvolené v kroku 6 aplikace Access změní název hodnotového pole v dotazu na Max-NázevPole nebo Min-NázevPole. Použijete-li vzorové tabulky, přejmenuje aplikace Access pole Max-Datum události nebo Min-Datum události.

8. Uložte dotaz a přejděte na další kroky.

Výsledky dotazu nezobrazují názvy výrobků ani žádné jiné informace o výrobcích. Chcete-li zobrazit další data, musíte vytvořit druhý dotaz zahrnující ten právě vytvořený. Následující kroky vysvětlují příslušný postup.

Vytvoření druhého dotazu pro přidání dalších dat

1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Jiné na položku Návrh dotazu.

2. Klepněte v dialogovém okně Zobrazit tabulku na kartu Dotazy a pak poklepejte na souhrnný dotaz vytvořený v předchozím oddílu.
3. Klepněte na kartu Tabulky a přidejte tabulky použité v souhrnném dotazu a dále veškeré tabulky obsahující jiná související data. Pokud použijete tři předchozí vzorové tabulky, přidejte do nového dotazu tabulky Typ události, Události a Zákazníci.
4. Spojte pole v souhrnném dotazu s příslušnými poli v nadřazených tabulkách. Tento krok provedete přetažením každého pole v souhrnném dotazu do příslušného pole v tabulce.

Jestliže používáte vzorová data z uvedených tří tabulek, přetáhněte sloupec Typ události v souhrnném dotazu do pole Typ události v tabulce Typ události. Poté přetáhněte sloupec Max-Datum události v souhrnném dotazu do pole Datum události v tabulce Události. Vytvořením těchto propojení vytvoříte v novém dotazu spojení dat souhrnného dotazu s daty v dalších tabulkách.

5. Přidejte do dotazu další popisná pole z jiných tabulek.

Jestliže použijete vzorová data z uvedených tří tabulek, můžete přidat pole Společnost a Kontakt z tabulky Zákazníci.

6. Můžete také určit pořadí řazení jednoho nebo několika sloupců. Chcete-li například seznam kategorií v abecedním pořadí, nastavte řádek Seřadit sloupce Typ události na hodnotu Vzestupně.
7. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Výsledky na tlačítko Spustit.

Výsledky dotazu se zobrazí v zobrazení datového listu.

Tip:     Pokud nechcete, aby se záhlaví sloupce Cena zobrazilo jako Max-Cena nebo Min-Cena, otevřete dotaz v zobrazení návrhu a v sloupci ceny v mřížce zadejte řetězec Cena: Max-Cena nebo Cena: Min-Cena. V zobrazení datového listu se v záhlaví sloupce zobrazí označení Cena.

Začátek stránky

Vyhledání nejnovějšího a nejstaršího kalendářního data

Dotazy vytvořené dříve v tomto článku mohou vrátit nejvyšší nebo nejnižší hodnoty, nikoli však obojí. Chcete-li získat obě sady hodnot v jediném zobrazení, je třeba vytvořit dva dotazy, z nichž jeden načte horní hodnoty a druhý načte dolní hodnoty, a potom výsledky sloučit a uložit do jediné tabulky.

Proces vyhledání nejvyšších a nejnižších hodnot a zobrazení dat v tabulce probíhá takto:

• Vytvořte dotaz na nejvyšší hodnotu a dotaz na nejnižší hodnotu nebo, pokud potřebujete data seskupit, vytvořte souhrnné dotazy využívající funkce Min a Max.
• Převeďte dotaz na nejvyšší hodnotu (nebo souhrnný dotaz Max) na vytvářecí dotaz a vytvořte novou tabulku.
• Převeďte dotaz na nejnižší hodnotu (nebo souhrnný dotaz Min) na přidávací dotaz a připojte záznamy k tabulce nejvyšších hodnot.

Postup je uveden v krocích těchto oddílů.

Vytvoření dotazů

1. Vytvořte dotazy na nejvyšší a nejnižší hodnotu.

Postup potřebný k vytvoření dotazu na nejvyšší nebo nejnižší hodnotu naleznete v oddílu Vyhledání nejnovějšího a nejstaršího data uvedeném výše v tomto článku. Jestliže záznamy potřebujete seskupit podle kategorie, naleznete informace v oddílu Vyhledání nejnovějšího nebo nejstaršího kalendářního data u záznamů v kategoriích či skupinách výše v tomto článku.

Jestliže použijete vzorové tabulky z posledního oddílu, použijte jen data z tabulky Události. V obou dotazech použijte pole Typ události, Zákazník a Datum události z tabulky Události.

2. Každý dotaz uložte pod smysluplným názvem, například „Nejvyšší hodnota“ a „Nejnižší hodnota“ a ponechejte je otevřené pro použití v dalších krocích.

Vytvoření vytvářecího dotazu

1. Dotaz na nejvyšší hodnotu je otevřen v zobrazení návrhu:

Na kartě Návrh klikněte ve skupině Typ dotazu na položku Vytvořit tabulku.

Zobrazí se dialogové okno Vytvořit tabulku.

2. Do pole Název tabulky zadejte název tabulky, která bude obsahovat nejvyšší a nejnižší záznamy. Zadejte například název Nejvyšší a nejnižší záznamy a pak klepněte na tlačítko OK.

Dotaz při každém spuštění místo zobrazení výsledku v zobrazení datového listu vytvoří tabulku a nahradí nejvyšší hodnotu aktuálními daty.

3. Uložte a zavřete dotaz.

Vytvoření přidávacího dotazu

1. Dotaz na nejnižší hodnotu je otevřen v zobrazení návrhu:

Na kartě Návrh klikněte ve skupině Typ dotazu na položku Připojit.

2. Zobrazí se dialogové okno Přidat do seznamu.
3. Zadejte stejný název, který jste uvedli v dialogovém okně Vytvořit tabulku.

Zadejte například název Nejvyšší a nejnižší záznamy a pak klepněte na tlačítko OK. Dotaz při každém spuštění místo zobrazení výsledku v zobrazení datového listu připojí záznamy k tabulce Nejvyšší a nejnižší záznamy.

4. Uložte a zavřete dotaz.

Spuštění dotazů

• Nyní můžete tyto dva dotazy spustit. Poklepejte v navigačním podokně na dotaz na nejvyšší hodnotu a po zobrazení výzvy aplikace Access klepněte na položku Ano. Pak poklepejte na dotaz na nejnižší hodnotu a po zobrazení výzvy aplikace Access klepněte na položku Ano.
• Otevřete tabulku Nejvyšší a nejnižší záznamy v zobrazení datového listu.

 Důležité   Jestliže spustíte vytvářecí nebo přidávací dotaz a zdá se, že se nic neděje, zkontrolujte zda stavový řádek aplikace Access neobsahuje tuto zprávu:

Akce či událost byly blokovány režimem vypnutí.

Jestliže se zobrazila tato zpráva, proveďte následující kroky:

• Zobrazte panel zpráv, pokud není již zobrazen. Provedete to tak, že na kartě Databázové nástroje klepnete ve skupině Zobrazit či skrýt na zaškrtávací políčko Panel zpráv.
• Klepněte na panelu zpráv na položku Možnosti.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti zabezpečení sady Microsoft Office.

• Vyberte přepínač Povolit tento obsah a klepněte na tlačítko OK.
• Spusťte dotaz znovu.

Další informace o režimu vypnutí a zabezpečení aplikace Access naleznete v článku Zabezpečení databáze aplikace Access 2007.

Začátek stránky