Úvod k sestavám v aplikaci Access

Sestavy slouží k zobrazování, formátování a vytváření souhrnů informací v databázi aplikace Microsoft Access. Můžete například vytvořit jednoduchou sestavu s telefonními čísly všech vašich kontaktů nebo souhrnnou sestavu celkových prodejů v různých regionech a časových obdobích.

Tento článek obsahuje základní informace o sestavách v aplikaci Access. Získáte také základní informace o tom, jak vytvořit sestavu, jak používat řazení, seskupování a souhrny dat, jak zobrazit náhled sestavy před tiskem a jak sestavu vytisknout.

 Poznámka    Informace v tomto článku jsou určeny pouze pro použití s databázemi aplikace Access pro klientské počítače.

V tomto článku


Základní informace

Co lze dělat se sestavami?

Sestava je objekt databáze, který lze využít k prezentaci informací v databázi pro některý z následujících účelů:

  • zobrazení nebo distribuce souhrnu dat,
  • archivní snímky dat,
  • poskytování údajů o jednotlivých záznamech,
  • vytváření popisků.

Sekce sestavy

Je sice možné vytvářet tzv. „nevázané“ sestavy, které nezobrazují data, ovšem pro účely tohoto článku budeme předpokládat, že je sestava vázána na konkrétní zdroj dat, například na tabulku či dotaz. Návrh sestavy je rozdělen do oddílů, které lze prohlížet v návrhovém zobrazení. Pochopení, jak fungují jednotlivé oddíly, vám může pomoci při vytváření lepších sestav. Například sekce, do které umístíte počítaný ovládací prvek, určí způsob výpočtu výsledků v aplikaci Access. Následující seznam je souhrnem typů sekcí a jejich použití.

Oddíl Způsob zobrazení oddílu při tisku Kde lze oddíl použít
Záhlaví sestavy Na začátku sestavy Záhlaví sestavy se používá pro informace, které by se mohly běžně vyskytovat na titulní stránce, jako např. logo, nadpis nebo datum. Umístíte-li počítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum, do záhlaví sestavy, počítaný součet bude příslušet celé sestavě. Záhlaví sestavy je vytištěno před záhlavím stránky.
Záhlaví stránky V horní části každé stránky Záhlaví stránky lze použít k opakovanému uvedení názvu sestavy na každé stránce.
Záhlaví skupiny Na začátku každé nové skupiny záznamů. Záhlaví skupiny lze použít k tisku názvu skupiny. V sestavě, která je seskupena podle produktů, můžete záhlaví skupiny použít například k tisku názvu produktu. Pokud do záhlaví skupiny umístíte ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum, vztahuje se součet na aktuální skupinu. V sestavě můžete mít více oddílů se záhlavím skupiny. Bude to záviset na tom, kolik úrovní seskupení jste přidali. Další informace o vytváření záhlaví a zápatí skupin naleznete v části Přidávání seskupení, řazení a souhrnů.
Podrobnosti Zobrazuje se jednou pro každý řádek ve zdroji záznamu. Sem je třeba umístit ovládací prvky, které tvoří hlavní část sestavy.
Zápatí skupiny Na konci každé skupiny záznamů Zápatí stránky lze použít k tisku čísel stránek nebo informací zobrazovaných na každé stránce. V sestavě můžete mít více oddílů se zápatím skupiny. Bude to záviset na tom, kolik úrovní seskupení jste přidali.
Zápatí stránky Na konci každé stránky Zápatí stránky slouží k tisku čísel stránek nebo informací určených pro každou stránku.
Zápatí sestavy

Na konci sestavy

 Poznámka    V návrhovém zobrazení je zápatí sestavy uvedeno pod zápatím stránky. Ve všech ostatních zobrazeních (například v zobrazení rozložení nebo při tisku sestavy či zobrazení jejího náhledu před tiskem) se však zápatí sestavy zobrazí nad zápatím stránky bezprostředně za zápatím poslední skupiny nebo po řádku podrobností na poslední stránce.

Zápatí sestavy lze použít k tisku celkových součtů sestavy nebo jiných souhrnných informací za celou sestavu.

Pokud bude mít vaše databáze vhodně zvolenou strukturu a správně nastavené relace, bude možné snadněji vytvářet smysluplné sestavy. Úvodní informace o plánování a navrhování databází naleznete v článku Základy návrhu databáze.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření sestavy

Sestavy pro databázi aplikace Access pro klientské počítače lze vytvářet pomocí následujícího postupu:

Krok 1: Volba zdroje záznamů

Zdrojem záznamů sestavy může být tabulka, pojmenovaný dotaz nebo vložený dotaz. Zdroj záznamů musí obsahovat všechny řádky a sloupce dat, které chcete zobrazit v sestavě.

  • Pokud data pochází z existující tabulky nebo dotazu, vyberte tabulku nebo dotaz v navigačním podokně a poté pokračujte krokem 2.
  • Jestliže ještě zdroj záznamů neexistuje, proveďte jednu z následujících akcí:
    • Pokračujte krokem 2 a použijte nástroj Prázdná sestava

nebo

  • vytvořte tabulku/tabulky či dotaz obsahující požadovaná data. Vyberte dotaz nebo tabulku v navigačním podokně a poté pokračujte krokem 2.

Krok 2: Volba nástroje sestavy

Nástroje sestav se nacházejí na pásu karet na kartě Vytvoření ve skupině Sestavy. V následující tabulce jsou uvedeny dostupné možnosti:

Nástroj Popis

Sestava

Vytvoří jednoduchou tabulkovou sestavu obsahující všechna pole ve zdroji záznamů, který jste vybrali v navigačním podokně.

Návrh sestavy

Otevře prázdnou sestavu v návrhovém zobrazení, do kterého můžete přidávat požadovaná pole a ovládací prvky.

Prázdná sestava

Otevře prázdnou sestavu v návrhovém zobrazení a zobrazí okno Seznam polí, ze kterého můžete do sestavy přidávat požadovaná pole.

Průvodce sestavou

Zobrazí průvodce s několika kroky, který umožňuje zadat pole, úrovně seskupení a řazení a možnosti rozložení.

Popisky

Zobrazí průvodce, který vám umožní vybrat popisky standardní nebo vlastní velikosti. Umožní vám také vybrat, která pole chcete zobrazit a jak je chcete řadit.

Krok 3: Vytvoření sestavy

  1. Klikněte na tlačítko nástroje, který chcete použít. Pokud se zobrazí průvodce, postupujte podle kroků v průvodci a na poslední stránce pak klikněte na tlačítko Dokončit.
    Aplikace Access zobrazí sestavu v zobrazení rozložení.
  2. Naformátujte sestavu tak, aby měla požadovaný vzhled:
  • Podle potřeby změňte velikost polí a popisů. Provedete to tak, že je vyberete a tažením myší za jejich okraj nastavíte požadovanou velikost.
  • Pole můžete přesunout tak, že ho vyberete (i s popiskem, pokud je k němu vytvořen) a přetáhnete ho na nové místo.
  • Klikněte na pole pravým tlačítkem myši a pomocí příkazů v místní nabídce pak můžete sloučit nebo rozdělit buňky, odstranit nebo vybrat pole a provést další úlohy formátování.

Navíc můžete pomocí funkcí popisovaných v následujících částech tématu sestavu vizuálně upravit a zpřehlednit.

Začátek stránky Začátek stránky

Přidání seskupení, řazení nebo souhrnů

Nejrychlejším způsobem, jak přidat seskupení, řazení nebo souhrny do sestavy databáze pro klientské počítače, je kliknout pravým tlačítkem myši na pole, pro které chcete skupinu, řazení nebo souhrn aplikovat, a poté kliknout na požadovaný příkaz v místní nabídce.

Seskupení, řazení nebo souhrny také můžete přidat pomocí podokna Skupina, řazení a součet v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení sestavy:

  1. Pokud podokno Skupina, řazení a součet není otevřeno, klikněte na kartě Návrh ve skupině Skupiny a souhrny na možnost Seskupit a seřadit.
  2. Klikněte na možnost Přidat skupinu nebo Přidat řazení a potom vyberte pole, podle kterého chcete seskupovat nebo řadit.
  3. Kliknutím na tlačítko Další na panelu seskupování nebo řazení zobrazíte další možnosti a můžete přidat souhrny.

Podrobnější informace o seskupování, řazení a souhrnech dat naleznete v článku Vytvoření seskupené nebo souhrnné sestavy.

Začátek stránky Začátek stránky

Zvýraznění dat pomocí podmíněného formátování

Aplikace Access obsahuje nástroje pro zvýrazňování dat v sestavách. Můžete přidat až pravidla podmíněného formátování pro každý ovládací prvek nebo skupinu ovládacích prvků. V klientských sestavách můžete navíc přidat datové pruhy k porovnávání dat.

Přidání podmíněného formátování k ovládacím prvkům:

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu a potom klikněte na možnost Zobrazení rozložení.
  2. Vyberte požadované ovládací prvky a na kartě Formát, ve skupině Formátování ovládacího prvku, klikněte na možnost Podmíněné formátování.

 Tip:    Chcete-li vybrat více ovládacích prvků, stiskněte a podržte klávesu CTRL a klikněte na požadované ovládací prvky.

  1. V dialogovém okně Správce pravidel podmíněného formátování klikněte na možnost Nové pravidlo.
  2. V dialogovém okně Nové pravidlo formátování vyberte hodnotu v části Vyberte typ pravidla:
  • Chcete-li vytvořit pravidlo, které bude vyhodnocováno pro každý záznam individuálně, vyberte možnost Zkontrolovat hodnoty v aktuálním záznamu nebo použít výraz.
  • Chcete-li vytvořit pravidlo, které porovná záznamy pomocí datových pruhů, klikněte na možnost Porovnat s jinými záznamy.
  1. V části Upravit popis pravidla zadejte pravidlo, kdy má být formátování použito a jak má být použito, a poté klikněte na tlačítko OK.
  2. Chcete-li vytvořit další pravidlo pro stejný ovládací prvek nebo sadu ovládacích prvků, opakujte tento postup od kroku 4.

Začátek stránky Začátek stránky

Vlastní nastavení barev a písem

Vyzkoušejte možnosti pro přizpůsobení barvy a písem v části Motiv aplikace.

  1. Otevřete sestavu v zobrazení rozložení kliknutím pravým tlačítkem myši na jeho název v navigačním podokně a následným kliknutím na příkaz Zobrazit rozložení stránky.
  2. V možnostech v části Nástroje rozložení sestavy, na kartě Návrh, klikněte na možnost Motivy a přejížděním kurzorem přes různé motivy v galerii si zobrazte náhled efektů. Kliknutím na motiv jej vyberte a poté svou sestavu uložte.
  3. Pokud chcete barvy a písma nastavit nezávisle na sobě, použijte galerie Barvy nebo Písma.


Začátek stránky Začátek stránky

Přidání loga nebo obrázku pozadí   

Do sestavy můžete přidat logo nebo obrázek pozadí, a pokud obrázek aktualizujete, je tato aktualizace automaticky provedena všude, kde je v databázi obrázek použit.

Přidání nebo odebrání obrázku:

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu a klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.
  2. V sestavě klikněte na pozici, kam chcete obrázek přidat, a na kartě Návrh, ve skupině Záhlaví a zápatí, klikněte na možnost Logo.
  3. Přejděte k obrázku a klikněte na tlačítko Otevřít. Aplikace Access přidá obrázek do sestavy.
  4. Chcete-li odebrat obrázek, klikněte pravým tlačítkem myši na obrázek a v místní nabídce klikněte na příkaz Odstranit.

Přidání obrázku pozadí:

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu a klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.
  2. Na kartě Formát ve skupině Pozadí klikněte na možnost Obrázek pozadí.
  3. Vyberte obrázek v seznamu Galerie obrázků nebo klikněte na možnost Procházet, vyberte obrázek a klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky Začátek stránky

Náhled sestavy před tiskem a tisk sestavy

Zobrazení náhledu sestavy před tiskem

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a poté klikněte na tlačítko Náhled. Pomocí příkazů na kartě Náhled můžete provádět následující akce:
  • Tisk sestavy
  • Úprava rozložení nebo velikosti stránky
  • Přiblížení či oddálení nebo zobrazení více stránek najednou
  • Aktualizace dat v sestavě
  • Export sestavy do jiného formátu souboru
  1. Klikněte na možnost Zavřít náhled.

Tisk sestavy

Tisk sestavy bez zobrazení jejího náhledu:

  • Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a poté klikněte na tlačítko Tisk. Sestava je odeslána na výchozí tiskárnu.

 Poznámka    Pokud sestavu vyberete v navigačním podokně a poté na kartě Soubor vyberete možnost Tisk, můžete vybrat další možnosti tisku, jako je zadání počtu stránek a kopií a určení tiskárny.

  • Chcete-li otevřít dialogové okno, ve kterém lze vybrat tiskárnu, zadat počet kopií a vybrat další možnosti, klikněte na možnost Tisk.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Access 2013