Úvod k sestavám

Při používání databází se obvykle sestavy používají k zobrazování, formátování a souhrnům dat. Můžete například vytvořit sestavu v podobě seznamu k zobrazení telefonních čísel pro všechny své kontakty nebo souhrnnou sestavu s celkovými částkami prodeje pro svou společnost pro různé oblasti a časová období.

Tento článek obsahuje přehled sestav v aplikaci Microsoft Access 2010 a popisuje nové nebo změněné funkce sestav. Vysvětluje, jak vytvořit sestavu, jak používat řazení, seskupování a souhrny dat, jak zobrazit náhled sestavy před tiskem a jak sestavu vytisknout.

Pokud bude mít vaše databáze vhodně zvolenou strukturu a správně nastavené relace, bude možné snadněji vytvářet smysluplné sestavy. Úvodní informace o plánování a navrhování databází naleznete v článku Základy návrhu databáze.

V tomto článku


Základní informace

Sestava je databázový objekt, pomocí kterého lze zobrazovat data a vytvářet jejich souhrny. Sestavy umožňují distribuovat nebo archivovat snímky dat, a to jak v tištěné podobě, tak převedené do souborů ve formátu PDF nebo XPS nebo vyexportované do jiných formátů souborů.

Sestava Zaměstnanci v náhledu před tiskem

Sestavy mohou poskytovat podrobnosti o jednotlivých záznamech, souhrny pro mnoho různých záznamů, nebo obojí. Pomocí sestav aplikace Access také můžete vytvářet štítky pro listovní zásilky či jiné účely.

Také je možné vytvářet tzv. „nevázané“ sestavy, které nezobrazují data. Pro účely tohoto článku však budeme předpokládat, že je sestava vázána na konkrétné zdroj dat, například na tabulku či dotaz.

Porovnání klientských a webových sestav

Aplikace Access 2010 nabízí nové funkce, které umožňují vytvořit webovou databázi publikováním databáze aplikace Access na serveru SharePoint, na kterém běží služba Access Services. Když vytvoříte webovou databázi, jsou sestavy aplikace Access vykreslovány v prohlížeči pomocí služby SQL Server Reporting Services. Tento převod do určité míry omezuje, jaké funkce lze v sestavách, které chcete v prohlížeči vykreslit, používat. Pokud je vám však jedno, zda se budou sestavy vykreslovat v prohlížeči, můžete využívat všechny funkce, které nabízí návrhář sestav v aplikaci Access.

Sekce sestavy

Návrh sestavy je v aplikaci Access rozdělen do sekcí. Chcete-li zobrazit sekce sestavy, můžete ji v případě klientských databází zobrazit v návrhovém zobrazení. V zobrazení rozložení nejsou tyto sekce na první pohled zřejmé, přesto však v sestavě existují a lze je vybrat pomocí rozevíracího seznamu ve skupině Výběr na kartě Formát. Abyste mohli vytvářet užitečné sestavy, je nutné vědět, jak jednotlivé sekce fungují. Například sekce, do které umístíte počítaný ovládací prvek, určí způsob výpočtu výsledků v aplikaci Access. Následující seznam je souhrnem typů sekcí a jejich použití.

  • Záhlaví sestavy   Tato sekce je vytištěna pouze jednou na začátku sestavy. Záhlaví sestavy se používá pro informace, které by se mohly běžně vyskytovat na titulní stránce, jako např. logo, nadpis nebo datum. Umístíte-li počítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum, do záhlaví sestavy, počítaný součet bude příslušet celé sestavě. Záhlaví sestavy je vytištěno před záhlavím stránky.
  • Záhlaví stránky   Tato sekce je vytištěna v horní části každé stránky. Záhlaví stránky lze použít například k uvedení názvu sestavy na každé stránce.
  • Záhlaví skupiny   Tato sekce je vytištěna na začátku každé nové skupiny záznamů. Záhlaví skupiny lze použít k tisku názvu skupiny. V sestavě, která je seskupena podle produktů, můžete záhlaví skupiny použít například k tisku názvu produktu. Pokud do záhlaví skupiny umístíte počítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum, vztahuje se součet na aktuální skupinu. V sestavě můžete mít více sekcí se záhlavím skupiny. Bude to záviset na tom, kolik úrovní seskupení jste přidali. Další informace o vytváření záhlaví a zápatí skupin naleznete v části Přidání seskupení, řazení nebo souhrnů.
  • Podrobnosti   Tato sekce je vytištěna jednou pro každý řádek ve zdroji záznamů. Sem je třeba umístit ovládací prvky, které tvoří hlavní část sestavy.
  • Zápatí skupiny   Je vytištěno na konci každé stránky. Zápatí stránky lze použít k tisku čísel stránek nebo informací zobrazovaných na každé stránce. V sestavě můžete mít více sekcí se zápatím skupiny. Bude to záviset na tom, kolik úrovní seskupení jste přidali.
  • Zápatí stránky   Tato sekce je vytištěna na konci každé stránky. Zápatí stránky slouží k tisku čísel stránek nebo informací určených pro každou stránku.
  • Zápatí sestavy   Tato sekce je vytištěna jednou na konci sestavy. Zápatí sestavy lze použít k tisku celkových součtů sestavy nebo jiných souhrnných informací za celou sestavu.

 Poznámka    V návrhovém zobrazení je zápatí sestavy uvedeno pod zápatím stránky. Ve všech ostatních zobrazeních (například v zobrazení rozložení nebo při tisku sestavy či zobrazení jejího náhledu před tiskem) se však zápatí sestavy zobrazí nad zápatím stránky bezprostředně za zápatím poslední skupiny nebo po řádku podrobností na poslední stránce.

Začátek stránky Začátek stránky

Co je nového

Postup vytvoření sestavy v aplikaci Access 2010 je velmi podobný vytváření sestav v aplikaci Access 2007. Aplikace Access 2010 však obsahuje několik nových funkcí týkajících se sestav:

  • Sdílená galerie obrázků   V aplikaci Access 2010 lze nyní k databázi připojit obrázek. Ten lze potom použít pro více objektů. Pokud obrázek aktualizujete, je aktualizován na všech místech databáze, kde je použit.
  • Motivy systému Office   V aplikaci Access 2010 lze nyní používat standardní motivy systému Microsoft Office a aplikovat na všechny své formuláře a sestavy aplikace Access najednou sady písem a barev profesionálního vzhledu.
  • Lepší možnosti při používání podmíněného formátování   Aplikace Access 2010 obsahuje výkonnější nástroje pro zvýrazňování dat v sestavách. Můžete přidat až 50 pravidel podmíněného formátování pro každý ovládací prvek nebo skupinu ovládacích prvků. V klientských sestavách můžete navíc přidat datové pruhy k porovnávání dat mezi záznamy.
  • Flexibilnější možnosti rozložení   Výchozí metodou návrhu sestav v aplikaci Access 2010 je umísťování ovládacích prvků v rozloženích. Pomocí těchto mřížek lze ovládací prvky snadno zarovnávat a nastavovat jejich velikost. Mřížky je nutné využívat pro všechny sestavy, které budete chtít vykreslovat v prohlížeči. Přestože používání rozložení v aplikaci Access 2010 nové není, byly provedeny určité změny ve způsobu jejich použití k přesouvání, zarovnávání a změně velikosti ovládacích prvků.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytvoření nové sestavy

Krok 1: Volba zdroje záznamů

Zdrojem záznamů sestavy může být tabulka, pojmenovaný dotaz nebo vložený dotaz. Zdroj záznamů musí obsahovat všechny řádky a sloupce dat, které chcete zobrazit v sestavě.

  • Pokud jsou požadovaná data obsažena v existujícím dotazu nebo tabulce, vyberte dotaz nebo tabulku v navigačním podokně a potom pokračujte na Krok 2: Volba nástroje sestavy.
  • Jestliže ještě zdroj záznamů neexistuje, proveďte jednu z následujících akcí:

Další informace o vytváření tabulek nebo dotazů naleznete v článku Úvod do tabulek nebo Úvod do dotazů.

Krok 2: Volba nástroje sestavy

Nástroje sestav se nacházejí na pásu karet na kartě Vytvoření ve skupině Sestavy. Následuje tabulka se stručným popisem jednotlivých nástrojů:

Sestavy kompatibilní s webem

Sestavy vytvořené pomocí těchto nástrojů jsou kompatibilní s funkcí Publikovat na webu služby Access Services a budou se vykreslovat v prohlížeči. Objekty kompatibilní s webem jsou indikovány obrázkem zeměkoule na ikoně objektu.

Obrázek tlačítka Nástroj Popis
Obrázek tlačítka

Sestava

Vytvoří jednoduchou tabulkovou sestavu obsahující všechna pole ve zdroji záznamů, který jste vybrali v navigačním podokně.
Obrázek tlačítka

Prázdná sestava

Otevře prázdnou sestavu v zobrazení rozložení a zobrazí podokno úloh Seznam polí. Aplikace Access vytvoří dotaz na zdroj záznamů při přetahování polí ze seznamu do sestavy.

Další informace o funkci Publikovat na webu služby Access Services získáte v článku Vytvoření databáze aplikace Access pro sdílení na webu.

Klientské sestavy

Sestavy vytvořené pomocí těchto nástrojů nejsou kompatibilní s funkcí Publikovat na webu služby Access Services. Přidání klientských sestav do webové databáze nezabrání publikování databáze, klientské sestavy však v prohlížeči nebudou k dispozici. Ty pak budete moci použít při otevření databáze v aplikaci Access.

Obrázek tlačítka Nástroj Popis
Obrázek tlačítka

Sestava

Vytvoří jednoduchou tabulkovou sestavu obsahující všechna pole ve zdroji záznamů, který jste vybrali v navigačním podokně.
Obrázek tlačítka

Návrh sestavy

Otevře prázdnou sestavu v návrhovém zobrazení, do kterého můžete podle potřeby přidat jen požadovaná pole a ovládací prvky.
Obrázek tlačítka

Prázdná sestava

Otevře prázdnou sestavu v zobrazení rozložení a zobrazí podokno úloh Seznam polí. Při přetahování polí myší ze seznamu polí do sestavy bude aplikace Access vytvářet vložený dotaz, který uloží ve vlastnosti Zdroj záznamů sestavy.
Obrázek tlačítka

Průvodce sestavou

Zobrazí průvodce s několika kroky, který umožňuje zadat pole, úrovně seskupení a řazení a možnosti rozložení. Průvodce vytvoří sestavu na základě vybraných možností.
Obrázek tlačítka

Popisky

Zobrazí průvodce, který vám umožní vybrat štítky standardní nebo vlastní velikosti. Umožní vám také vybrat, které pole chcete zobrazit a jak je chcete řadit. Průvodce vytvoří sestavu se štítky na základě vybraných možností.

Krok 3: Vytvoření sestavy

  1. Klikněte na tlačítko nástroje, který chcete použít. Pokud se zobrazí průvodce, postupujte podle kroků v průvodci a na poslední stránce pak klikněte na tlačítko Dokončit.

    Aplikace Access zobrazí sestavu v zobrazení rozložení.
  2. Naformátujte sestavu podle svých představ:
  • Podle potřeby změňte velikost polí a popisů. Provedete to tak, že je vyberete a tažením myší za jejich okraj nastavíte požadovanou velikost.
  • Pole můžete přesunout tak, že ho vyberete (i s popiskem, pokud je k němu vytvořen) a přetáhnete ho na nové místo.
  • Klikněte na pole pravým tlačítkem myši a pomocí příkazů v místní nabídce pak můžete sloučit nebo rozdělit buňky, odstranit nebo vybrat pole a provést další úlohy formátování.

Navíc můžete pomocí funkcí popisovaných v následujících částech tématu sestavu vizuálně upravit a zpřehlednit.

Začátek stránky Začátek stránky

Přidání seskupení, řazení nebo souhrnů

Nejrychlejším způsobem, jak přidat seskupení, řazení nebo souhrny do sestavy, je kliknout pravým tlačítkem myši na pole, pro které chcete skupinu, řazení nebo souhrn aplikovat, a kliknout na požadovaný příkaz v místní nabídce.

Seskupení, řazení nebo souhrny také můžete přidat pomocí podokna Skupina, řazení a součet v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení sestavy:

  1. Pokud podokno Skupina, řazení a součet není otevřeno, klikněte na kartě Návrh ve skupině Skupiny a souhrny na možnost Seskupit a seřadit.
  2. Klikněte na možnost Přidat skupinu nebo Přidat řazení a potom vyberte pole, podle kterého chcete seskupovat nebo řadit.
  3. Kliknutím na tlačítko Další na panelu seskupování nebo řazení zobrazíte další možnosti a můžete přidat souhrny.

Začátek stránky Začátek stránky

Zvýraznění hodnot pomocí podmíněného formátování

Aplikace Access 2010 obsahuje výkonnější nástroje pro zvýrazňování dat v sestavách. Můžete přidat až 50 pravidel podmíněného formátování pro každý ovládací prvek nebo skupinu ovládacích prvků. V klientských sestavách můžete navíc přidat datové pruhy k porovnávání dat mezi záznamy.

Přidání podmíněného formátování:

  1. Otevřete sestavu v zobrazení rozložení, a to tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem myši v navigačním podokně a kliknete na příkaz Zobrazení rozložení.
  2. Vyberte všechny ovládací prvky, pro které chcete použít podmíněné formátování. Chcete-li vybrat více ovládacích prvků, stiskněte a podržte klávesu SHIFT nebo CTRL a klikněte na požadované ovládací prvky.
  3. Na kartě Formát ve skupině Podmíněné formátování klikněte na možnost Podmíněné formátování.

    V aplikaci Access se otevře dialogové okno Správce pravidel podmíněného formátování.
  4. V dialogovém okně Správce pravidel podmíněného formátování klikněte na možnost Nové pravidlo.
  5. V dialogovém okně Nové pravidlo formátování vyberte hodnotu v části Vyberte typ pravidla:
  • Chcete-li vytvořit pravidlo, které bude vyhodnocováno pro každý záznam individuálně, vyberte možnost Zkontrolovat hodnoty v aktuálním záznamu nebo použít výraz.
  • Chcete-li vytvořit pravidlo, které porovná záznamy pomocí datových pruhů, klikněte na možnost Porovnat s jinými záznamy.

 Poznámka    Možnost Porovnat s jinými záznamy není k dispozici ve webových databázích.


  1. V části Upravte popis pravidla zadejte pravidlo, které bude určovat, kdy má být formátování použito, a také nastavte požadované formátování, které bude použito při splnění kritérií pravidla.
  2. Kliknutím na tlačítko OK se vraťte do dialogového okna Správce pravidel podmíněného formátování.
  3. Chcete-li vytvořit další pravidlo pro stejný ovládací prvek nebo sadu ovládacích prvků, opakujte tento postup od kroku 4. V opačném případě kliknutím na tlačítko OK dialogové okno zavřete.

Začátek stránky Začátek stránky

Vytváření sestav profesionálního vzhledu pomocí motivů

Pro databáze aplikace Access lze nyní používat motivy systému Office 2010. To vám umožní zachovat jednotný styl ve všech dokumentech aplikací systému Office.

 Důležité    Zvolíte-li motiv systému Office, písmo či barvu, budou použity pro všechny formuláře a sestavy ve vaší databázi (nejen pro konkrétní formulář či sestavu, na kterých pracujete).

  1. Otevřete sestavu v zobrazení rozložení kliknutím pravým tlačítkem myši na jeho název v navigačním podokně a následným kliknutím na příkaz Zobrazit rozložení stránky.
  2. Na kartě Návrh vyberte ve skupině Motivy požadovaný motiv, barvu nebo písmo:


  • Pokud chcete najednou nastavit barvy a písma podle předem navrženého schématu, použijte galerii Motivy.
  • Pokud chcete barvy a písma nastavit nezávisle na sobě, použijte galerie Barvy nebo Písma.

Začátek stránky Začátek stránky

Přidání obrázků   

V aplikaci Access byly obvykle obrázky vázány na jednotlivé ovládací prvky obrázků ve formulářích nebo sestavách. Pokud chtěl uživatel změnit obrázek používaný na různých místech ve více formulářích a sestavách, bylo nutné každý ovládací prvek obrázku upravit ručně. V aplikaci Access 2010 však nyní stačí připojit obrázek jednou k databázi a pak ho lze používat ve více objektech. Při aktualizaci obrázku je obrázek aktualizován v celé databázi na všech místech, kde je použit. To je velmi užitečné například pro obrázky, jako jsou loga společností nebo obrázky pozadí, které se používají na různých místech databáze.

Přidání obrázku

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, do které chcete přidat obrázek, a potom klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.
  2. Klikněte do sestavy na místo, kam chcete obrázek přidat.
  3. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Ovládací prvky na tlačítko Obrázek.
  4. Proveďte některou z následujících akcí:
  • Použití existujícího obrázku   Pokud se již požadovaný obrázek nachází v galerii, můžete ho přidat do sestavy tak, že na něj kliknete.
  • Odeslání nového obrázku   V dolní části galerie klikněte na tlačítko Procházet. V dialogovém okně Vložit obrázek vyhledejte obrázek, který chcete použít, a potom klikněte na tlačítko Otevřít.

Aplikace Access přidá vybraný obrázek do sestavy.

Přidání obrázku pozadí

 Poznámka    Obrázky pozadí nelze přidávat do sestav kompatibilních s webem.

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, do které chcete přidat obrázek pozadí, a potom klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.
  2. Na kartě Formát ve skupině Pozadí klikněte na možnost Obrázek pozadí.
  3. Proveďte některou z následujících akcí:
  • Použití existujícího obrázku   Pokud se již požadovaný obrázek nachází v galerii, můžete ho přidat do sestavy tak, že na něj kliknete.
  • Odeslání nového obrázku   V dolní části galerie klikněte na tlačítko Procházet. V dialogovém okně Vložit obrázek vyhledejte obrázek, který chcete použít, a potom klikněte na tlačítko Otevřít.

Aplikace Access přidá vybraný obrázek do sestavy.

Začátek stránky Začátek stránky

Náhled sestavy před tiskem a tisk sestavy

Zobrazení náhledu sestavy před tiskem

  1. Otevřete sestavu, jejíž náhled chcete zobrazit, nebo ji vyberte v navigačním podokně.
  2. Na kartě Soubor klikněte na příkaz Tisk a potom klikněte na možnost Náhled.

    Aplikace Access otevře sestavu v náhledu. Pomocí příkazů na kartě Náhled můžete provádět následující akce:
  • Tisk sestavy
  • Úprava rozložení nebo velikosti stránky
  • Přiblížení či oddálení nebo zobrazení více stránek najednou
  • Aktualizace dat v sestavě
  • Export sestavy do jiného formátu souboru
  1. Chcete-li se vrátit do pracovního prostoru databází, klikněte na kartě Náhled ve skupině Zavřít náhled na možnost Zavřít náhled.

Tisk sestavy

Kromě toho, že můžete sestavu vytisknout ze zobrazení Náhled, můžete ji také vytisknout přímo bez zobrazování náhledu před tiskem:

  1. Otevřete sestavu, jejíž náhled chcete zobrazit, nebo ji vyberte v navigačním podokně.
  2. Na kartě Soubor klikněte na příkaz Tisk.
  • Chcete-li sestavu odeslat přímo na výchozí tiskárnu bez nastavování možností tiskárny, klikněte na možnost Rychlý tisk.
  • Chcete-li otevřít dialogové okno, ve kterém lze vybrat tiskárnu, zadat počet kopií a vybrat další možnosti, klikněte na možnost Tisk.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Access 2010