Informace o vyhledávání záznamů

Předpokládejme, že jste vytvořili databázi pomocí některé z nových šablon dodávaných s aplikací Microsoft Office Access 2007. Jedná se o databázi kontaktů a importovali jste kontaktní informace z aplikace Microsoft Office Outlook 2007. Nastane okamžik, kdy budete mít tolik dat, že bude vyhledání konkrétních záznamů vyžadovat více než jen rychlý pohled do datového listu.

Existují čtyři způsoby vyhledání konkrétních záznamů:

  • Navigace:    Navigace je přecházení ze záznamu na záznam v tabulce nebo zobrazení.

 Poznámka   Zobrazení je databázový objekt, který uvádí informace uložené v tabulkách. Zobrazeními mohou být formuláře, dotazy a sestavy.

Všechny šablony aplikace Office Access 2007 obsahují dotazy, které můžete ihned používat. Dotazy můžete sestavit také tak, aby vám pomáhaly zaměřit se na konkrétní záznamy a odpovídat na konkrétní otázky.

Tento článek vysvětluje postupy, které můžete použít k procházení, vyhledávání a filtrování záznamů. Nabízí také příklad použití dotazu k vyhledání konkrétních záznamů a poskytuje odkazy na další články nápovědy s podrobnějšími informacemi o používání dotazů.

Co chcete udělat?


Procházení záznamů

Existuje několik způsobů procházení záznamů. Stisknutím klávesy TAB můžete přecházet mezi záznamy v určeném pořadí, z jednoho záznamu na druhý. Při otevření tabulky nebo zobrazení v zobrazení datového listu (Zobrazení Datový list: Zobrazení, které obsahuje data z tabulky, formuláře, dotazu, zobrazení nebo uložené procedury ve formátu řádků a sloupců. V zobrazení Datový list je možné upravit pole, přidat nebo odstranit data a hledat data.) můžete pomocí navigačních tlačítek záznamu přecházet mezi záznamy. Většina formulářů nabízí také navigační tlačítka záznamu. V šablonách aplikace Office Access 2007 obsahují některé formuláře pole Přejít, které umožňuje výběr záznamu na základě dat v polích s klíčem.

Použití navigačních tlačítek záznamu

Mezi záznamy můžete procházet pomocí navigačních tlačítek. Podle toho, na které tlačítko klepnete, přejdete na první, předchozí, následující, poslední nebo nový záznam.

Navigační tlačítka

Popisek 1 První záznam
Popisek 2 Předchozí záznam
Popisek 3 Aktuální záznam
Popisek 4 Další záznam
Popisek 5 Poslední záznam
Popisek 6 Nový (prázdný) záznam
Popisek 7 Indikátor filtrování
Popisek 8 Pole Hledat

Při klepnutí do pole Aktuální záznam můžete zadat číslo záznamu a následným stisknutím klávesy ENTER k němu přejít. Číslo záznamu se počítá přírůstkově od začátku formuláře nebo datového listu a neodpovídá žádné hodnotě pole.

Tlačítko indikátoru filtru ukazuje, zda byl použit filtr. Pokud nebyl použit žádný filtr nebo byly vymazány všechny filtry, zobrazuje se na tlačítku text Bez filtru. Na toto tlačítko můžete klepnout, když se zobrazuje hodnota Filtrováno, a odebrat tak filtr. Podobně pak, pokud se zobrazuje hodnota Nefiltrováno, můžete klepnutím na toto tlačítko použít naposledy použitý filtr.

Při zadání textu do pole Hledat se při zadávání jednotlivých znaků v reálném čase zvýrazní první odpovídající hodnota. Pomocí této funkce můžete rychle vyhledat záznam s odpovídající hodnotou.

Výběr záznamu pomocí pole Přejít

Pole Přejít umožňuje výběr konkrétního záznamu z rozevíracího seznamu. Najdete je ve všech databázích vytvořených pomocí šablony aplikace Access   – zpravidla v podrobných formulářích, které zobrazují informace o lidech, jako je například formulář Podrobnosti kontaktu v databázi založené na šabloně Kontakty. Pole Přejít na lze někdy nalézt také v jiných formulářích, jako je například formulář Projekty a úkoly v databázích založených na šabloně Marketingové projekty.

Pokud formulář obsahuje pole Přejít na, je toto pole umístěno v levé horní části formuláře a vypadá tak, jak znázorňuje následující obrázek:

Pole Přejít na

Použití pole Přejít na

  1. Klepněte na šipku na kraji pole.
  2. V rozevíracím seznam vyberte záznam.

 Poznámka   Pokud znáte prvních několik znaků záznamu, na který chcete přejít, můžete je zadat do pole Přejít na. Vyhledání daného záznamu se tím urychlí.

Pole Přejít na zobrazuje pouze tolik dat, kolik je nutné k jedinečné identifikaci každého záznamu. Při výběru záznamu ze seznamu se zobrazí zbývající část dat daného záznamu v hlavní oblasti formuláře.

Začátek stránky Začátek stránky

Vyhledávání konkrétních záznamů

Pomocí karty Najít v dialogovém okně Najít a nahradit můžete vyhledávat konkrétní záznamy. Hledat můžete v konkrétním poli nebo můžete prohledávat celou tabulku či zobrazení.

 Poznámka   Dialogové okno Najít a nahradit můžete použít pouze v případě, že tabulka nebo zobrazení aktuálně zobrazuje data. To platí i v případě, že nejsou viditelné žádné záznamy, protože byl použit filtr.

Hledání záznamů    

  1. Otevřete tabulku nebo zobrazení, které chcete prohledávat.
  2. Klepněte do pole, které chcete prohledávat.
  3. Na kartě Domů klikněte ve skupině Najít na položku Najít nebo stiskněte kombinaci kláves CTRL+F.

– nebo –

Klávesová zkratka  Stiskněte kombinaci kláves CTRL+F.

Otevře se dialogové okno Najít a nahradit, ve kterém bude vybrána karta Najít.

  1. Do pole Najít zadejte hodnotu, kterou chcete vyhledat. Ta představuje kritérium vyhledávání.
  2. V rozevíracím seznamu Oblast hledání můžete změnit pole, které bude prohledáno, nebo prohledat místo toho celou základní tabulku.
  3. V rozevíracím seznamu Porovnat můžete klepnout na položku Jakákoli část pole. Tak zadáte nejširší možné vyhledávání.

Seznam Porovnat představuje operátor porovnání. Položka Jakákoli část pole představuje ekvivalent položky „obsahuje“ a zajistí úspěšné porovnání kritéria vyhledávání pokaždé, když je toto kritérium vyhledáno v některé ze součástí pole, kterou prohledáváte.

  1. V seznamu Hledat vyberte položku Vše a klepněte na tlačítko Najít další.
  2. Jakmile se zvýrazní položka, kterou hledáte, zavřete klepnutím na tlačítko Storno v dialogovém okně Najít a nahradit toto dialogové okno.

Další informace o používání dialogového okna Najít a nahradit uvádí článek Použití dialogového okna Najít a nahradit ke změně dat.

Začátek stránky Začátek stránky

Filtrování záznamů

Pomocí filtru můžete omezit zobrazené záznamy pouze na takové, které odpovídají zadaným kritériím. Použití filtru usnadňuje vyhledání požadovaných záznamů. Chcete-li například rychle snížit počet zobrazených záznamů, klepněte pravým tlačítkem myši na pole, jehož hodnotu chcete porovnat, a potom klepněte na příkaz Rovná se, Nerovná se, Obsahuje nebo Neobsahuje v dolní části místní nabídky.

Použití filtru podle výběru

  1. Otevřete tabulku nebo formulář.
  2. Chcete-li se ujistit, že tabulka nebo formulář ještě nebyly filtrovány, klepněte na kartě Domů ve skupině Seřadit a filtrovat na položku Upřesnit a potom klepněte na příkaz Vymazat všechny filtry (pokud je k dispozici).
  3. Přejděte k záznamu obsahujícímu hodnotu, kterou chcete použít jako součást filtru, a potom klepněte na pole. Chcete-li filtrovat na základě částečného výběru, vyberte pouze požadované znaky.
  4. Na kartě Domů klikněte ve skupině Seřadit a filtrovat na tlačítko Výběr a potom klikněte na filtr, který chcete použít.

– nebo –

Klepněte pravým tlačítkem myši do pole a v dolní části místní nabídky vyberte položky Rovná se, Nerovná se, Obsahuje nebo Neobsahuje.

  1. Chcete-li podle výběru filtrovat další pole, opakujte kroky 3 a 4.

Chcete-li vyzkoušet další formy filtrování, použijte příkazy ve skupině Seřadit a filtrovat na kartě Domů.

Další informace o používání filtrů naleznete v článku Filtr: Omezení počtu zobrazených záznamů.

Začátek stránky Začátek stránky

Vyhledání záznamů pomocí dotazu

Postupy, které můžete použít k vyhledávání a filtrování záznamů, jsou velmi užitečné pro vyhledání konkrétních záznamů pro určitý případ. Někdy však budete chtít provádět stejnou operaci vyhledávání nebo filtrování pravidelně. Místo, abyste pokaždé museli reprodukovat sadu kroků vyhledání a filtrování, můžete vytvořit dotaz.

Různé druhy informací jsou uloženy jako různé typy dat. Narozeniny jsou například uloženy jako údaje data a času, zatímco jména se ukládají jako textové údaje. Pokud použijete k vyhledávání nebo filtrování dotaz, můžete použít kritéria na základě typu dat, která hledáte.

Někdy se vám nedaří vyhledat konkrétní záznam, o němž víte, že existuje. Taková situace může nastat, pokud prohlížíte záznamy ve formě dotazu, který některé záznamy nezobrazuje kvůli hodnotě konkrétního pole. V šabloně Problémy se v seznamu problémů nezobrazují například problémy se stavem Uzavřeno, protože záznamy pocházejí z dotazu, který tyto případy specificky vylučuje. Chcete-li si uzavřené případy prohlédnout, můžete je vyhledat v tabulce problémů ve formuláři Detaily problému, použit sestavu Uzavřené případy nebo vytvořit dotaz, který uzavřené případy zobrazuje. Následující příklad uvádí vyhledání záznamů pomocí dotazu.

Předpokládejme, že ke sledování problémů používáte databázi vytvořenou pomocí šablony problémů aplikace Access 2007. Tabulka problémů obsahuje pole nazvané Stav, které označuje, zda je konkrétní problém aktivní, vyřešený nebo uzavřený. Můžete vytvořit dotaz zobrazující problémy, jejichž stav je uzavřený, podle následujících kroků:

  1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Jiné na položku Návrh dotazu.
  1. V dialogovém okně Zobrazit tabulku poklepejte na položku Problémy a klepněte na tlačítko Zavřít.
  2. V návrháři dotazu poklepejte na hvězdičku (*) v tabulce Problémy. Tím zajistíte, že dotaz bude zobrazovat všechna pole ze záznamů, které vrátí.

V prvním sloupci mřížky návrhu v řádku Pole se zobrazí text Problémy. To označuje, že by měla být vrácena všechna pole z tabulky Problémy.

  1. V návrháři dotazu poklepejte na položku Stav v tabulce Problémy.

Ve druhém sloupci mřížky návrhu v řádku Pole se zobrazí text Stav.

  1. Ve druhém sloupci mřížky návrhu zrušte zaškrtnutí políčka v řádku Zobrazit. Tím zajistíte, že se dotaz nezobrazí v poli Stav.

Pokud zaškrtnutí políčka Zobrazit ve sloupci Stav nezrušíte, pole Stav se ve výsledcích dotazu zobrazí dvakrát.

  1. Ve druhém sloupci mřížky návrhu zadejte v řádku Kritéria hodnotu ="Uzavřeno". Ta představuje kritérium vyhledávání. Zajistíte tak, že dotaz vrátí pouze záznamy, jejichž hodnota Stav je Uzavřeno.

 Poznámka   V tomto příkladu je použito pouze jedno kritérium vyhledávání. Pro jakékoli vyhledávání můžete použít několik kritérií vyhledávání přidáním kritérií do více polí a použitím řádku nebo a dalších řádků pod řádkem nebo.

Dotaz je připraven ke spuštění a vypadá takto:

Mřížka návrhu dotazu

  1. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Výsledky na tlačítko Spustit.

 Poznámka   Pokud jste dosud nezačali sledovat problémy a tudíž nemáte data v tabulce Problémy a současně jste nastavili stav nejméně jednoho problému na Uzavřeno, dotaz nevrátí žádné výsledky. Dotaz však můžete uložit a použít jej kdykoli v budoucnosti.  

  1. Stisknutím kombinace kláves CTRL+S dotaz uložte. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název dotazu, například Uzavřené problémy, a klepněte na tlačítko OK.

Nyní máte dotaz zobrazující problémy, jejichž stav je uzavřen.

Další informace o vytváření dotazů, jejichž pomocí lze vyhledávat záznamy, uvádí články Vytvoření jednoduchého výběrového dotazu a Vytvoření dotazu založeného na několika tabulkách.

Další informace o kritériích vyhledávání a filtrování uvádí článek Příklady kritérií dotazů.

Začátek stránky Začátek stránky

 
 
Platí pro:
Access 2007