大量のテキストをデータベースに格納する必要があるときには、メモ型フィールドを使用します。このトピックでは、Microsoft Office Access 2007 で新規および既存のデータベース テーブルにメモ型フィールドを追加する方法について説明します。

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• メモ型フィールドについて理解する

• データシート ビューでメモ型フィールドを追加する

• デザイン ビューでメモ型フィールドを追加する

• メモ型フィールドを削除する

• メモ型フィールド プロパティ リファレンス

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メモ型フィールドについて理解する

Access を初めて使用する方のために、基礎知識について説明します。データベースのデータはいくつかのテーブルに保存されています。情報の表示は、データシート (Excel のワークシートに似たグリッド)、データ入力フォーム、またはレポートで行うことができますが、それらの大本は、いくつかのテーブルに保存されているデータです。さらに、各テーブルは複数のフィールド (列) で構成されており、各フィールドは、ある特定の種類のデータのみを受け入れるように設定されています。たとえば、日付と時刻を格納する必要があるフィールドは日付/時刻型として設定し、大量のテキストを格納する必要があるフィールドはメモ型として設定します。

メモ型フィールドの仕様

Office Access 2007 のメモ型フィールドには、最大 1 GB の文字列を格納できます (1 文字につき 2 バイトで、2 GB の格納領域に相当)。そのうち 65,535 文字を、フォームやレポートのコントロールに表示できます。さらに、メモ型フィールドのデータにリッチ テキスト書式を設定できるようになりました。たとえば、色の設定、フォントの変更、太字や斜体の設定を行うことができます。

メモ型フィールドのリッチ テキスト データを書式設定する方法の詳細については、「テーブル、フォーム、およびレポートのデータに書式を設定する」を参照してください。

メモ型フィールドの作成方法

Office Access 2007 では、以下の方法で、新しいテーブルや既存のテーブルにメモ型フィールドを追加できます。

• データシート ビュー   データシート ビューで、新しいテーブルや既存のテーブルにメモ型フィールドを追加できます。それには、新しいフィールドを追加した後で、そのフィールドの空白行に 256 文字を超えるテキストを貼り付けるか、またはドロップダウン リストでメモ型を選択します。
• デザイン ビュー   デザイン ビューでは、メモ型フィールドを追加して、フィールドのリッチ テキスト編集を有効にし、デザイン ビューで設定できない既定値などのプロパティを設定できます。メモ型フィールドに設定できるプロパティの詳細については、「メモ型フィールドのプロパティ リファレンス」を参照してください。

どちらの方法も、新しいテーブルを作成するときと既存のテーブルを変更するときの両方で使用できます。

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データシート ビューでメモ型フィールドを追加する

ここでは、新しいテーブルや既存のテーブルに対して、データシート ビューでメモ型フィールドを追加する手順を説明します。データシートとは、Excel のワークシートに似たグリッドです。

新しいメモ型フィールドを既存のテーブルに追加する

1. (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。
3. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルをダブルクリックします。

   データシート ビューでテーブルが開きます。

4. 必要に応じて、横にスクロールし、最初の空白フィールドを表示します。

   既定では、すべての新しいフィールドの見出し行に、次のように [新しいフィールドの追加] が表示されます。

   

5. 見出し行をダブルクリックし、新しいフィールドの名前を入力します。

   一般には、メモ型フィールドには、"コメント" や "メモ" などの名前を付けます。

6. 見出し行の下の最初の空白行を選択し、256 文字を超えるテキストのブロックを入力します。

   フィールドに格納されているデータが 256 文字を超えることから、このフィールドには自動的にメモ型が適用されます。または、最初の行に 256 文字を超えるテキスト データを貼り付けます。

7. 変更内容を保存します。

新しいメモ型フィールドを新しいテーブルに追加する

1. (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。
3. [作成] タブの [テーブル] で [テーブル] をクリックします。

   データシート ビューに新しいテーブルが表示されます。

4. テーブルの最初のフィールドの見出し行 ([新しいフィールドの追加] が表示されている部分) をダブルクリックし、フィールドの名前を入力します。一般には、メモ型フィールドには、"コメント" や "メモ" などの名前を付けます。
5. 見出し行の下の最初の空白行を選択し、256 文字を超えるテキストのブロックを入力します。フィールドに格納されているデータが 256 文字を超えることから、このフィールドには自動的にメモ型が適用されます。または、256 文字を超えるテキスト データをフィールドに貼り付けます。
6. 変更内容を保存します。

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デザイン ビューでメモ型フィールドを追加する

新しいテーブルや既存のテーブルにメモ型フィールドを追加して、そのフィールドがリッチ テキスト書式をサポートするように設定する必要がある場合には、デザイン ビューを使用します。ここでは、新しいテーブルや既存のテーブルにメモ型フィールドを追加する手順と、メモ型フィールドのリッチ テキスト編集を設定する手順を説明します。

新しいメモ型フィールドを既存のテーブルに追加する

1. (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。
3. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルをマウスの右ボタンでクリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。
4. [フィールド名] 列で、最初の空白行を選択し、フィールドの名前を入力します。一般には、メモ型フィールドには、"コメント" や "メモ" などの名前を付けます。
5. [データ型] 列の隣接セルを選択し、一覧の [メモ型] をクリックします。
6. 変更内容を保存します。

新しいメモ型フィールドを新しいテーブルに追加する

1. (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。
3. [作成] タブの [テーブル] で [テーブル] をクリックします。
4. 新規テーブルのドキュメント タブを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。
5. [フィールド名] 列で、最初の空白行を選択し、フィールドの名前を入力します。一般には、メモ型フィールドには、"コメント" や "メモ" などの名前を付けます。
6. [データ型] 列の隣接セルを選択し、一覧の [メモ型] をクリックします。
7. 変更内容を保存します。フィールドのリッチ テキスト編集を有効にする場合は、引き続き次の操作を行います。

リッチ テキストの編集を有効にする

• [フィールド プロパティ] の [標準] タブで、[文字書式] ボックスを見つけ、値を [テキスト形式] から [リッチ テキスト形式] に変更します。

 メモ   メモ型フィールドにテキスト ボックスを連結する場合は、テキスト ボックスの "Text Format/文字書式" プロパティを [リッチ テキスト形式] に設定する必要があります。

データにリッチ テキストの書式を設定する方法の詳細については、「テーブル、フォーム、およびレポートのデータに書式を設定する」および「リッチ テキストをサポートするコントロールや列のデータを入力または変更する」を参照してください。

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メモ型フィールドを削除する

データシート ビューまたはデザイン ビューで、メモ型フィールドをテーブルから削除できます。ただし、データが格納されているメモ型フィールドを削除すると、そのデータは完全に失われます。削除を取り消して元に戻すことはできません。したがって、テーブルのフィールドやデータベースのその他の構成要素を削除する前に、データベースをバックアップすることをお勧めします。

データシート ビューでメモ型フィールドを削除する

1. (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。
3. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルをダブルクリックします。

   データシート ビューでテーブルが開きます。

4. 目的のメモ型フィールドで、見出し行 (名前) をマウスの右ボタンでクリックし、[列の削除] をクリックします。
5. [はい] をクリックして、削除を確認します。

デザイン ビューでメモ型フィールドを削除する

1. (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。
3. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルをマウスの右ボタンでクリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

   Access のデザイン ビューでテーブルが開かれます。

4. メモ型フィールドの横の行セレクタ (空の四角) をクリックし、Del キーを押します。

   または

   行セレクタをマウスの右ボタンでクリックし、[行の削除] をクリックします。

5. [はい] をクリックして、削除を確認します。

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メモ型フィールド プロパティ リファレンス

デザイン ビューでメモ型フィールドをテーブルに追加するときには、フィールドのいくつかのプロパティを設定および変更できます。次の表は、メモ型フィールドのプロパティと内容の一覧です。各プロパティの設定や変更の影響についても説明しています。

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