Instrucciones sobre el envío de plantillas de Microsoft Office Word 2007

 Importante    En este artículo se proporcionan instrucciones sobre el envío y los procedimientos recomendados para los socios comerciales de Microsoft que quieran crear plantillas de Microsoft Office Word 2007 que cumplan con los requisitos de publicación para el sitio web de plantillas de Microsoft Office Online. También podrán ser útiles si desea enviar una plantilla de comunidad. En este artículo se ofrecen algunas sugerencias, pero para obtener información sobre los procedimientos o ayuda con cualquiera de las características tratadas, consulte el sitio web de ayuda y procedimientos de Word 2007. Para obtener información sobre cómo crear, modificar o aplicar plantillas, vea ¿Qué es una plantilla?

Las plantillas de Microsoft Office Word 2007 contienen objetos, formato y contenido de muestra que pueden usarse rápida y fácilmente para crear un nuevo documento.

Este artículo proporciona instrucciones para crear plantillas de Word 2007, desde guardar y compartir plantillas a modificar el formato para que resulten fáciles de usar y que funcionen correctamente al personalizarlas, imprimirlas o visualizarlas en otros equipos.

El objetivo de estas instrucciones es ayudar a los socios de Microsoft a cumplir con los requisitos de publicación del sitio web de plantillas de Microsoft Office Online; sin embargo, también las encontrará útiles si desea enviar una plantilla de comunidad o crear plantillas para usarlas en casa o en el trabajo.

 Sugerencia   Si está interesado en conocer las novedades sobre las plantillas de Office Online, vea el Blog de plantillas. Siempre buscamos nuevas plantillas, por lo que le animamos a que nos envíe las suyas como plantillas de comunidad para, de este modo acreditarse al proporcionar su nombre (o su nombre de la pluma favorito).

En este artículo


Antes de empezar

Si planea crear una plantilla, asegúrese de leer el artículo sobre la información que debe conocer antes de crear una plantilla y sobre cómo hacer que las plantillas sean más accesibles para los usuarios con discapacidades. Cuando haya terminado, podrá compartir las plantillas publicándolas como plantillas de comunidad en el sitio web Microsoft Office Online, o si es socio comercial de Microsoft, enviándolas a su contacto de Microsoft.

Para obtener un resumen de estas instrucciones, vea la Guía de referencia rápida de creación de plantillas de Word 2007.

Requisitos de configuración

El equipo que use para crear plantillas para Office Online debe cumplir con los siguientes requisitos del sistema operativo y específicos de la aplicación. Estos requisitos se aplican a los socios comerciales de Microsoft, pero también se recomiendan para cualquiera que quiera crear y enviar una plantilla de comunidad.

Requisitos de sistema operativo

  • Por razones de seguridad, compruebe que los parámetros de configuración de seguridad recomendados para su sistema operativo estén activados y que esté ejecutando un software antivirus actualizado.
  • Asegúrese de que el idioma en el que crea la plantilla sea el mismo que está usando en el sistema operativo y en Word 2007.

Requisitos de Word 2007

  • Use solamente una instalación limpia de Word 2007, como por ejemplo, una instalación sin complementos ni fuentes adicionales. Esto permitirá garantizar que las plantillas funcionen en los equipos de la mayoría de los clientes.
  • Use los márgenes de página y las opciones de configuración de página predeterminados para Word 2007. Esto permitirá garantizar que la mayoría de los clientes puedan ver e imprimir las plantillas sin problemas. Para obtener más información, vea la sección de Opciones de diseño de página que se encuentra más adelante en este documento.

Parámetros de localización

Para evitar problemas con las herramientas y los procesos si las plantillas están localizadas en otros idiomas, debe asegurarse de que los datos lingüísticos, las etiquetas inteligentes y la información relacionada con la privacidad no estén insertados ni almacenados en la plantilla.

Abra un nuevo documento de Word 2007 y, a continuación, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Word y, a continuación, en Avanzadas.
  2. En Mantener la fidelidad al compartir este documento, desactive las opciones Incrustar datos lingüísticos e Incrustar etiquetas inteligentes. Asegúrese de que estas opciones estén desactivadas tanto para todos los documentos nuevos como para las entradas de lista de documentos actuales.
  3. En el mismo documento, en Opciones de Word, haga clic en Centro de confianza y, a continuación, en Configuración del Centro de confianza.
  4. Haga clic en Opciones de privacidad y, a continuación, desactive la opción Guardar el número aleatorio para mejorar la precisión de la combinación.

Procedimientos para crear una plantilla

Para crear una plantilla, guarde un documento nuevo o existente en uno de los formatos de archivo de plantilla de Word 2007. Generalmente usará el formato de plantilla de Word (archivo DOTX) a menos que la plantilla contenga macros, en cuyo caso, debe usar el formato de plantilla de Word habilitada con macros (archivo DOTM).

Para obtener más información sobre la creación y el almacenamiento de plantillas, lea la sección Creación de nuevas plantillas en el sitio web de ayuda y procedimientos de Word 2007 o lleve a cabo estos pasos:

  1. Abra el documento que desea guardar como plantilla o abra un documento nuevo.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como.
  3. Vaya a la ubicación en la que desea guardar la plantilla y, a continuación, escriba un nombre de archivo.
  4. Haga clic en el cuadro Guardar como tipo y, a continuación, seleccione Plantilla de Word (o seleccione Plantilla habilitada para macros de Word si dispone o tiene pensado agregar macros a su plantilla).
  5. Para que Word 2007 genere automáticamente una imagen en miniatura de la primera página de la plantilla, marque la casilla de verificación Guardar miniatura. Cuando use la plantilla, la imagen se mostrará en el panel Nuevo documento situado debajo de Plantillas utilizadas recientemente. De este modo, podrá encontrar la plantilla con más rapidez la próxima vez que desee usarla para crear un documento nuevo.
  6. Haga clic en Guardar.

Para abrir un documento basado en la nueva plantilla, vaya a la ubicación en la que guardó la plantilla y, a continuación, haga doble clic sobre el nombre del archivo. Si prefiere seleccionar y aplicar la plantilla tras abrir el nuevo documento en Word, guarde las plantillas en la ubicación de plantillas predeterminada de su equipo.

De este modo, para usarlas, solo tendrá que ir a Mis plantillas en el panel Nuevo documento. En Windows Vista, la ubicación predeterminada de la plantilla es C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. En Windows XP, la ubicación es C:\Users\USERNAME\AppData\Microsoft\Templates.

Para modificar una plantilla

Puede guardar un documento como una plantilla en cualquier momento y actualizar la plantilla siempre que lo desee. Sin embargo, una vez creado el archivo de plantilla, asegúrese de que abre la plantilla (y no el documento basado en la plantilla) para modificar la plantilla. A continuación se describe cómo:

  1. Para abrir una plantilla, realice una de las acciones siguientes:
    • Abra Word 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Vaya a la ubicación en la que se encuentra la plantilla, selecciónela y, a continuación, haga clic en Abrir.
    • Vaya a la ubicación en la que se encuentra la plantilla, haga clic con el botón secundario sobre el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Nota   Puede que sea necesario ir a una ubicación de red, en caso de que la plantilla esté compartida en una red, o a una carpeta de su equipo como, por ejemplo, la carpeta Documentos. Para hacer cambios en una plantilla y para que esta aparezca en el panel Nuevo documento, en Mis plantillas, vaya a la ubicación predeterminada de la plantilla de su equipo. En Windows Windows Vista, la ubicación predeterminada de la plantilla es C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. En Windows XP es C:\Users\USERNAME\AppData\Microsoft\Templates.

  1. Modifique la plantilla y guárdela.

Para evitar que se modifique una plantilla (hacer que sea de solo lectura)

Si no desea que se modifique una plantilla, puede configurar las propiedades del archivo como "solo lectura" en lugar de como "lectura y escritura". Para ello, lleve a cabo estos pasos:

  1. Vaya a la ubicación en la que se encuentre la plantilla.

 Nota   Puede que sea necesario ir a una ubicación de red, en caso de que la plantilla esté compartida en una red, o a una carpeta de su equipo como, por ejemplo, la carpeta Documentos. Para hacer cambios en una plantilla y para que esta aparezca en el panel Nuevo documento, en Mis plantillas, vaya a la ubicación predeterminada de la plantilla de su equipo. En Windows Windows Vista, la ubicación predeterminada de la plantilla es C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. En Windows XP es C:\Users\USERNAME\AppData\Microsoft\Templates.

  1. Haga clic con el botón secundario sobre el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En la ficha General situada junto a Atributos, marque la casilla de verificación Sólo lectura y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Para ver si una plantilla está configurada como de solo lectura, compruebe si (Sólo lectura) aparece junto al título al abrir la plantilla. La inscripción (Sólo lectura) no se mostrará en el nombre de archivo en el que esté almacenada la plantilla. Solo se mostrará después del título cuando abra la plantilla.

 Importante   Si decide modificar la plantilla más adelante, recuerde desactivar la casilla de propiedades de solo lectura antes de comenzar, ya que, de lo contrario, Word le solicitará que guarde el archivo con un nombre de archivo diferente.

Para mostrar plantillas en el panel Documento nuevo de Word 2007, en Mis plantillas

Puede guardar la plantilla en cualquier ubicación de su equipo o de la red a la que tenga acceso y, a continuación, abrir nuevos documentos basados en la plantilla. Para ello, vaya a la ubicación y haga doble clic en la plantilla.

También puede abrir un nuevo documento y aplicar, a continuación, la plantilla. Para ello, vaya a Mis plantillas en el panel Nuevo documento de Word 2007. No es necesario ir hasta la ubicación en la que haya almacenado la plantilla cada vez que desee usarla para crear un nuevo documento.

Para poder seleccionar una plantilla de Mis plantillas, deberá agregar la plantilla, en primer lugar, a la ubicación predeterminada de plantillas de su equipo. A continuación se describe cómo:

  1. Vaya a la carpeta o ubicación en la que se encuentre la plantilla.
  2. Haga clic con el botón secundario sobre el nombre del archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Copiar si desea crear una copia de la plantilla, o bien haga clic en Cortar si desea mover la plantilla sin conservar una copia.
  3. Vaya a la ubicación predeterminada para las plantillas de su equipo:
    • En Windows Vista, la ubicación predeterminada es C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
    • En Windows XP, es C:\Users\USERNAME\AppData\Microsoft\Templates
  4. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte en la carpeta predeterminada y, a continuación, haga clic en Pegar.
  5. Para ver si su plantilla se puede usar desde el panel Nuevo documento, abra Word, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
  6. En Plantillas, haga clic en Mis plantillas para abrir el cuadro de diálogo Nueva. Su plantilla aparecerá en la ficha Mis plantillas.

 Nota   Si solamente copia la plantilla en lugar de moverla a la ubicación de plantillas predeterminada, asegúrese de editar ambas copias de la plantilla siempre que haga modificaciones.

Para mostrar plantillas en red en el panel Nuevo documento de Word 2007

Si distribuye o mantiene plantillas en red, todo el que necesite usar plantillas podrá hacerlo desde el panel Nuevo documento de Word 2007. De este modo, no será necesario ir a la ubicación de red en la que estén almacenadas las plantillas.

A continuación se indica cómo visualizar plantillas de red en Word 2007:

  1. Abra Word, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
  2. Haga clic en Avanzadas, desplácese hasta la sección General y, a continuación, haga clic en Ubicación de archivos.
  3. Haga clic en Plantillas grupo y, a continuación, haga clic en Modificar.
  4. Vaya a la unidad compartida de red en la que están almacenadas las plantillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La próxima vez que haga clic en Mis plantillas en la ventana de nuevo documento se mostrarán las plantillas almacenadas en la unidad de red. Sin embargo, se mostrarán junto con las plantillas que estén almacenadas en el equipo del usuario en la ubicación de plantillas predeterminada.

(En Windows Windows Vista, la ubicación predeterminada de la plantilla es C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. En Windows XP es C:\Users\USERNAME\AppData\Microsoft\Templates.)

 Sugerencia   Asegúrese de que todos los que necesiten usar las plantillas tengan acceso a la unidad de red y de que esta sea una ubicación de confianza. También puede configurar las propiedades de la carpeta de red o de los archivos de plantillas como de solo lectura para que no se puedan modificar por accidente.

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Trabajo con temas, estilos y formatos

Los temas facilitan a los clientes modificar la apariencia y el funcionamiento de las plantillas sin que se altere la integridad del diseño original. El uso de los temas disponibles en la ficha Diseño de página de la cinta de opciones, incluidos los temas descargados del sitio web de plantillas de Microsoft Office Online, permite a los clientes modificar, con solo unos clics, las fuentes y los colores de las plantillas.

Si no está familiarizado con los temas y con su funcionamiento, tal vez desee leer esta Entrada de blog sobre plantillas: ¿Qué son los temas?. Para averiguar cómo funciona una plantilla preparada para el uso de temas, tal vez desee descargar esta plantilla de Recibo de donativo y aplicar distintos temas desde la ficha Diseño de página de la cinta de opciones.

¿Cómo puedo crear una plantilla preparada para el uso de temas?

Para crear una plantilla que esté preparada para el uso de temas, en primer lugar deberá definir los estilos que usarán los colores del tema y los emparejamientos de fuentes. A continuación, deberá aplicar dichos estilos a todos los objetos de texto de la plantilla. La aplicación de estilos puede ayudar a evitar que se produzcan problemas de formato y diseño cuando los clientes modifiquen el contenido de una plantilla para su uso personal; por ejemplo, al agregar líneas de texto o al modificar imágenes.

Los estilos deben usar las fuentes de encabezado y cuerpo de texto de los emparejamientos de fuentes integrados en Word 2007 o de los emparejamientos de fuentes que cree mediante las opciones de fuentes de la ficha Diseño de página. Puede modificar el formato de los estilos a través de las opciones de formato adicionales que desee. También podrá crear su propia paleta de colores de temas mediante las opciones de colores de la ficha Diseño de página.

 Importante   Para obtener más información sobre la creación, aplicación y modificación de estilos en Word 2007, consulte el sitio web de ayuda y procedimientos de Word 2007. A continuación se proporcionan instrucciones sobre el uso de estilos, temas y fuentes en las plantillas.

Estilos

La ventana Estilos está ubicada en la ficha Inicio de la cinta de opciones de Word 2007. Debe aplicar estilos a todo el texto y los objetos que se encuentran en la plantilla, incluso a las imágenes y formas. Sin embargo, para algunos objetos como, por ejemplo, las formas, las autoformas y los controles de contenido, puede hacer clic con el botón secundario sobre el objeto para localizar opciones de formato adicionales.

  • Aplique estilos a todo el texto dentro de la plantilla, y asegúrese de que estos contengan todo el formato de fuente, párrafo y lista.
  • Use colores para temas y fuentes de título o cuerpo solamente en sus estilos. Puede crear sus propias paletas de colores para temas y emparejamientos de fuente para una plantilla, si se lo desea, mediante el uso de las opciones Fuentes y Colores de la ficha Diseño de página de la cinta de opciones.
  • Para cambiar la apariencia del texto u objetos, modifique el estilo asociado con el texto de la plantilla en lugar de modificar manualmente el contenido dentro de esta.
  • Se recomienda intentar usar o modificar los estilos predeterminados dentro del documento, pero según surja la necesidad, cree nuevos estilos.
  • Cuando cree nuevos estilos, asegúrese de que el nombre del estilo coincida claramente con el que se usa en la plantilla. En el prospecto de un evento, por ejemplo, asegúrese de crear y aplicar un nuevo estilo al texto del marcador de posición para los nombres de los patrocinadores. El nombre de estilo recomendado en este caso sería “Patrocinador de evento'' o “Nombre de patrocinador de evento''.
  • A fin de que el acceso a sus estilos sea más sencillo para los clientes que quieran aplicarlos o modificarlos después de abrir la plantilla, abra el panel Estilos y configure las opciones para mostrar los estilos que están en uso y los que se encuentran en el documento actual. Elimine cualquier estilo que haya creado o modificado pero que no use en la plantilla.

 Nota   Para disponer de un mayor control sobre los estilos mostrados en el panel de tareas Estilos y sobre el orden en que se muestran, abra el panel de tareas Estilos y, a continuación, haga clic en el botón Administrar estilos (coloque el cursor sobre los botones para ver los nombres de los botones). En el cuadro de diálogo de estilos administrados, haga clic en la ficha Recomendado y, a continuación, use las opciones de configuración suministradas.

 Nota   Para volver a usar los estilos en varios documentos, importe o exporte estilos de otras plantillas mediante el botón Importar o exportar de la ficha Recomendado que podrá localizar siguiendo los pasos anteriores.

  • Si desea que los clientes puedan encontrar y usar sus estilos con más rapidez, abra el panel Estilos desde la ficha Inicio, haga clic con el botón secundario en cada estilo y, a continuación, haga clic en Agregar a la galería de estilos rápidos.

Temas

  • Haga que sus plantillas estén listas para los temas asociando todos los estilos con una combinación de colores y emparejamiento de fuente (fuentes de cuerpo y título). Para abrir el panel Estilos, vaya a la ficha Inicio de la cinta de opciones de Word 2007 y haga clic en la flecha que se encuentra en la esquina inferior derecha de la sección Estilos.
  • En el panel Estilo o en la galería de estilos rápidos, haga clic con el botón secundario en los estilos existentes para modificarlos, o cree nuevos estilos usando colores para temas y fuentes de (título) y (cuerpo) (emparejamientos de fuente).
  • Puede usar los emparejamientos de fuente y las combinaciones de colores que se suministran con Word 2007 o puede crear y aplicar las suyas propias. Para crear nuevos emparejamientos de fuente y colores para temas, use las opciones proporcionadas en la sección Temas de la ficha Diseño de página.
  • Al aplicar formato a líneas y color de relleno a formas y autoformas, aplique solamente colores para temas, no colores estándar. Las opciones de formato generalmente están disponibles haciendo clic con el botón secundario en un objeto. Las fichas de formato también se mostrarán automáticamente en la cinta de opciones cuando seleccione un objeto.

Fuentes

  • Use solamente las fuentes suministradas con su versión de Windows y Microsoft Office (este será el caso más probable si usa una instalación limpia de Word 2007 y no ha instalado fuentes adicionales en Windows o en otros programas de Microsoft Office). Si descarga y aplica fuentes adicionales, sus plantillas probablemente no se impriman o muestren correctamente para los clientes que no las tienen instaladas.
  • Asocie con un estilo todas las fuentes que use en la plantilla y modifique el texto aplicando formato al estilo solamente. No cambie la apariencia del texto manualmente dentro de una plantilla.
  • Use fuentes de cuerpo y título en sus estilos seleccionándolas entre fuentes integradas para el tema actual de la plantilla. Estas opciones de fuente se enumeran en el cuadro de diálogo Modificar estilos en la parte superior de la lista desplegable Formato como "Nombre de fuente (Títulos)" y "Nombre de fuente (Cuerpo)" respectivamente. También puede crear sus propios emparejamientos de fuente usando la opción Fuentes en la ficha Diseño de página de la cinta de opciones.
  • Para cambiar o aplicar un color de fuente, modifique el estilo que asoció con la fuente y seleccione entre los colores para temas solamente. No aplique manualmente un color de fuente dentro de una plantilla. Puede seleccionar entre las paletas de colores de fuente existentes en Word 2007 o crear paletas de colores de fuente personalizadas.

Aplicación de formato de carácter y párrafo

  • Aplique formato de párrafo, que incluye los parámetros de sangrías, fichas, interlineado y paginación, mediante estilos de formato. Para obtener más información acerca de cómo insertar saltos de página, consulte Saltos de página en Opciones de diseño de página más adelante en este documento.
  • No aplique formato manualmente a los párrafos dentro de una plantilla ni agregue interlineado insertando marcas de párrafo.
  • En Word 2007, también puede crear estilos para los caracteres que aparecerán dentro de un párrafo. Dado que los estilos pueden ser difíciles de usar para algunos clientes, recomendamos que utilice solamente formato de nivel de párrafo y aplique los estilos de carácter con precaución. Si crea estilos de carácter, asegúrese de que estén etiquetados claramente para su uso dentro de la plantilla y dentro de un párrafo.
  • Para comprobar si los estilos se aplican correctamente, ya sea estilos de párrafo o de carácter, muestre marcas de párrafo en la plantilla y modifique el texto de muestra y marcador de posición.

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Inserción de tablas y cuadros de texto

Esta sección describe las opciones que se usan generalmente en la ficha Insertar de la cinta de opciones de Word 2007.

Cuadros de texto

Para insertar un cuadro de texto, vaya a la ficha Insertar, haga clic en Cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Dibujar cuadro de texto. Arrastre el cursor hasta obtener el tamaño y la forma deseados y, a continuación, haga clic en la ficha Formato de la cinta de opciones o haga clic con el botón secundario en el cuadro de texto para ver las opciones de formato como, por ejemplo, los colores, las líneas, los efectos de relleno, el diseño o el ajuste del texto.

Los cuadros de texto pueden ser útiles para lo siguiente:

  • Ubicar texto o imágenes en un lugar específico de una página.
  • Permitir que los clientes muevan o cambien el tamaño de partes de una plantilla, como gráfico o texto.
  • Mostrar imágenes como fondos transparentes. En Word 2007, también puede establecer una imagen como fondo transparente insertando un cuadro de texto o forma, y rellenándolo con una imagen (no inserte una imagen) mediante el uso de los parámetros Efectos de relleno y Transparencia. Para ubicar estos parámetros, haga clic con el botón secundario en el cuadro de texto o forma y, a continuación, seleccione la opción de menú Formato de cuadro de texto o Formato de autoforma.
  • Hacer fluir texto en diversas áreas de una página o páginas, como secciones de un boletín con múltiples páginas.

Instrucciones para usar cuadros de texto:

  • En general, no use cuadros de texto en plantillas en donde el contenido puede administrarse con facilidad mediante el uso de tablas o texto en línea, por ejemplo, en currículos o cartas comerciales.
  • Use controles de contenido, que pueden desaparecer cuando se escribe sobre ellos, para aplicar formato y mostrar texto de muestra o marcador de posición dentro de un cuadro de texto. Para obtener más información, consulte Controles de contenido más adelante en este documento.
  • De manera predeterminada, los cuadros de texto no cambian de tamaño para ajustarse al texto ni a las imágenes. A menos que el tamaño del cuadro de texto sea importante para el diseño de una plantilla, aplique formato al cuadro de texto para cambiar automáticamente su tamaño y considere usar un control de imagen para insertar fotografías u otras imágenes. Para obtener más información, consulte Controles de contenido e Inserción de imágenes, formas y SmartArt.
  • Aplique formato al posicionamiento de cada cuadro de texto con relación a la página. Esto ayuda a garantizar la integridad del diseño si los clientes cambian la orientación de la página o los márgenes de la plantilla.
  • Aplique estilos al contenido de cada cuadro de texto, y asegúrese de que los estilos contengan no solo formato de párrafo, sino también fuentes y colores listos para el tema.
  • Si inserta una imagen de marcador de posición para un logotipo en un cuadro de texto, asegúrese de que los bordes del cuadro de texto estén desactivados. Una vez más, considere usar un control de imagen. Para obtener más información, consulte Controles de contenido.
  • Si cambia la ubicación de un cuadro de texto a la vez que prueba o desarrolla una plantilla, se pierden todos los posicionamientos verticales y horizontales previos. Se recomienda que confirme si los cuadros de texto se ubican con relación a la página justo antes de guardar y enviar la plantilla.
  • Si una plantilla también incluye tablas o imágenes y texto en línea, recomendamos que pruebe todos los cuadros de texto agregando o quitando texto o reemplazando y cambiando el tamaño de los gráficos. Esto puede ayudar a garantizar que la función de los cuadros de texto sea la que se pretende, especialmente con relación a otros objetos y elementos, cuando los clientes modifican una plantilla.

Tablas

Para insertar una tabla, vaya a la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, seleccione el número de filas y columnas que desea usar. Haga clic en cualquier punto de la tabla y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño de la cinta de opciones (o haga clic en el icono de la tabla que aparece junto a la esquina superior izquierda para seleccionar la tabla al completo y, a continuación, haga clic con el botón secundario) para localizar las opciones de formato como, por ejemplo, el diseño, los bordes y el sombreado.

Las tablas pueden ser útiles para lo siguiente:

  • Disponer texto, formas e imágenes respetando la posición de unos respecto de los otros, por ejemplo, en un prospecto con imágenes y texto de marcador de posición o ejemplo para detalles del evento.
  • Restringir o habilitar la cantidad de espacio que los clientes pueden usar para texto o imágenes a fin de mantener la integridad de un diseño. Por ejemplo, probablemente quiera limitar la cantidad de espacio que puede usarse para el título de un boletín y una fotografía adjunta, pero permitir texto ilimitado en una columna o artículo.
  • Como contenedor para bloques de creación (cuando se agrega a la galería de elementos rápidos) a fin de ayudar a garantizar que el posicionamiento y formato de las imágenes, las formas o el texto sigan siendo coherentes cuando los clientes modifiquen la plantilla. Por ejemplo, puede usar una tabla para crear una plantilla de currículum vítae y luego crear bloques de creación para entradas de experiencia laboral y educación adicionales. De esa manera, los clientes pueden insertar con facilidad el elemento rápido correspondiente (bloque de creación) en una celda de tabla y modificar el texto sin tener que aplicar estilos ni formato.

Instrucciones para usar tablas:

  • Use las celdas de la tabla para sangrar el contenido y para facilitar la alineación de la información.
  • Minimice la interacción que los clientes deben tener con las tablas aclarando dónde deben agregar o modificar contenido. Para el texto, por ejemplo, puede usar un estilo diferente para cada tipo diferente de información. En un boletín, probablemente quiera colocar el título y el cuerpo en celdas separadas. En una tarjeta de felicitación probablemente quiera colocar una imagen y texto de felicitación en celdas separadas.
  • Aplique formato al posicionamiento de tablas con relación a la página. Si la posición absoluta de una tabla es importante para el diseño, asegúrese de establecer también el alineamiento vertical y horizontal.
  • Si el tamaño de la tabla es importante para el diseño, aplique formato al tamaño de las filas y columnas de la tabla para que el cliente no pueda extenderla accidentalmente sobre otra página o dentro de otra área de la plantilla.
  • Configure las filas de encabezado para que se repitan, si esto es apropiado para el diseño y si el texto que se encuentra dentro de una tabla puede extenderse a más de una página.
  • Para evitar que el texto que los clientes pueden escribir se extienda a áreas no deseadas del diseño de plantilla, como junto a una tabla, no permita ajuste de texto en torno a las tablas. Esto puede ayudar también a evitar que los usuarios intenten eliminar una tabla para que el texto se muestre sin ajustarse.
  • Si una plantilla contiene tablas así como cuadros de texto, gráficos en línea o texto, pruebe si la tabla se comporta de la manera que se desea agregando y quitando texto, cambiando las opciones de diseño de página, imprimiendo la plantilla mediante el uso de diferentes orientaciones de página y agregando, reemplazando o cambiando la posición de las imágenes y formas que se encuentran cerca de la tabla.

Uso de bloques de creación (elementos rápidos) en una plantilla

Los bloques de creación, también llamados elementos rápidos, se usan como trozos de contenido con formato previo que puede agregar a la galería de elementos rápidos en la ficha Insertar. De ese modo, en lugar de agregar información manualmente a una plantilla, los clientes pueden hacer clic en un elemento rápido e insertar rápidamente elementos de diseño, contenido o contenido de marcador de posición, especialmente contenido que quieran usar más de una vez, en una plantilla.

Los bloques de creación pueden ser útiles, por ejemplo, para ayudar a los clientes a agregar instancias adicionales de educación o experiencia a un currículum vítae, agregar tipos diferentes de preguntas de opción múltiple a una prueba o agregar recibos adicionales a una plantilla de recibos.

Al crear y guardar bloques de creación dentro de una plantilla, también puede ahorrarse tiempo y ayudar a garantizar la existencia de coherencia en las plantillas donde necesite realizar lo siguiente:

  • Volver a utilizar un elemento de diseño, como texto de marcador de posición o muestra con formato específico, un borde, un color de fondo o una imagen para una porción de la plantilla, o un marcador de posición de imagen, entre otros ejemplos.
  • Usar texto, imágenes o formas en una serie de plantillas que comparten un diseño o elementos de diseño como el mismo pie de página, logotipo de la compañía y lema en un conjunto de plantillas comerciales que incluye cartas, facturas, prospectos, tarjetas de presentación y boletines.

Si crea bloques de creación, le recomendamos que los agregue a la galería de elementos rápidos. De esta manera, los bloques de creación aparecerán en el menú Elementos rápidos para que los clientes puedan encontrarlos e insertarlos con más facilidad. Si crea bloques de creación para las galerías que se usan con frecuencia en Word 2007, como encabezados o pies de página, asegúrese de agregar también los bloques de creación personalizados a la galería predeterminada correspondiente. De este modo los clientes pueden encontrar el contenido con más facilidad cuando usan el Organizador de bloques de creación.

 Importante    Para que los bloques de creación estén disponibles en la versión publicada de su plantilla, debe guardar cada uno de ellos en el archivo de plantilla. Para saber cómo, lea los pasos que se detallan justo después de las instrucciones siguientes. No guarde los bloques de creación en las plantillas de bloques de creación predeterminadas de Word 2007 (Building Blocks.DOTX), de lo contrario, no estarán disponibles con la plantilla cuando la envíe para su publicación en línea o como una plantilla de comunidad.

Instrucciones para crear y guardar bloques de creación:

  • En general, cree bloques de creación para marcadores de posición de contenido o elementos de diseño que los clientes probablemente usen más de una vez en una plantilla.
  • Asegúrese de que los bloques de creación estén preparados para el uso de temas, como todo el resto del contenido de la plantilla de Word 2007. Para obtener más información sobre cómo hacer que las plantillas estén preparadas para el uso de temas, consulte la sección Trabajo con temas, estilos y formatos descrita con anterioridad en este documento.
  • Si guarda bloques de creación en la galería de elementos rápidos, agrupe elementos relacionados para ayudar a evitar problemas con la disposición en capas y para garantizar que los clientes puedan identificar y seleccionar con más facilidad el contenido sin tener que desplazarse por una inmensa cantidad de opciones cuando usan el menú Elementos rápidos.
  • Si agrupa elementos, aplique formato al grupo de inmediato antes de guardarlo en la galería de elementos rápidos (o cualquier otra galería). El formato que se aplica antes de agrupar dos o más elementos se quita automáticamente al agruparlos.
  • Para el contenido que se encuentra dentro de bloques de creación, asegúrese de seguir todas las instrucciones para la aplicación de formato a imágenes, texto, tablas, formas y demás objetos proporcionados en este documento. Por ejemplo, asegúrese de aplicar formato a los grupos de elementos de diseño con relación a la página y determine si cada grupo debe encontrarse delante o detrás del texto. Esto ayuda a evitar que se presenten problemas con la alineación y la disposición en capas cuando los clientes insertan los bloques de creación en un documento.
  • Si guarda un bloque de creación en la galería de elementos rápidos, aparecerá en el menú Elementos rápidos así como en el Organizador de bloques de creación. No obstante, según cuál sea el contenido y la posición en la página, el bloque de creación probablemente no muestre una vista previa en el menú Elementos rápidos. Para ayudar a los clientes a que seleccionen los bloques de creación con más facilidad, asegúrese de que los nombres de dichos bloques permitan identificar claramente el contenido y la función, especialmente en relación con otros bloques de creación que ponga a disposición en la plantilla.
  • Si los bloques de creación no pertenecen a una de las galerías de bloques de creación predeterminadas de Word 2007 (como encabezados, pies de página y números de página) y creó más de un tipo de bloque de creación, cree nuevas categorías y organice sus bloques de creación de forma apropiada dentro de dichas categorías.
  • Asegúrese de que los nombres de las categorías indiquen con claridad el tipo de bloques de creación que contienen, por ejemplo, ''Bordes de página". También asegúrese de agrupar bloques de creación relacionados, como todas las variaciones de borde de página, dentro de la categoría apropiada y cree nuevas categorías para otros grupos de bloques de creación, por ejemplo, ''Imágenes de fondo''.

Procedimientos para guardar bloques de creación en la galería de elementos rápidos

 Importante   No guarde los bloques de creación en la plantilla de bloques de creación predeterminada de Word 2007 (Building Blocks.DOTX). Para asegurarse de que los bloques de creación estén disponibles en la versión publicada de una plantilla, debe guardarlos en el archivo de plantilla en sí. Asegúrese de guardar la plantilla y no cambie el nombre de archivo después de agregar bloques de creación a la galería de elementos rápidos.

  1. Cree y guarde el archivo DOTX con un nombre de archivo adecuado. Si modifica el nombre de archivo más adelante, puede que sea necesario abrir el archivo de plantilla original y guardar cada bloque de creación en el archivo nuevo (mediante la edición de las propiedades del bloque de creación en el Organizador de bloques de creación). Sin embargo, si abre el archivo de plantilla y lo guarda como un nuevo archivo de plantilla, los bloques de creación aparecerán automáticamente en la nueva plantilla.
  2. Cree (o copie) el contenido que desee guardar como bloque de creación en la plantilla.
  3. Seleccione el contenido del bloque de creación y, en la ficha Insertar, haga clic en Elementos rápidos y, a continuación, haga clic en Guardar selección en una galería de elementos rápidos.
  4. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, especifique un nombre para el bloque de creación y seleccione la galería correspondiente. Asegúrese de seguir las instrucciones de nombres anteriores.
  5. Para mostrar el bloque de creación en el menú Elementos rápidos, seleccione, en la lista Galería, la opción Elementos rápidos. De nuevo, si tiene pensado agregar más de un bloque de creación, asegúrese de que el nombre represente claramente el contenido o función del bloque de creación (por ejemplo, por variación de diseño o color).
  6. En la lista Categoría , seleccione General solo si va a crear uno o varios bloques de creación del mismo tipo. Si tiene pensado crear diferentes tipos de bloques de creación, seleccione Crear nueva categoría y, a continuación, seleccione un nombre de categoría adecuado para el bloque de creación en uso en la plantilla (por ejemplo, Preguntas de opción múltiple, Firmas o Bordes de foto). Las descripciones de categoría son opcionales; no especifique información en el campo Descripción cada vez que cree un bloque de creación, ya que este campo solo está destinado a la Categoría seleccionada, no para cada bloque de creación.
  7. En la lista Guardar en, seleccione el nombre de archivo de plantilla. Debe seleccionarlo para cada bloque de creación que agregue a la plantilla; de lo contrario el bloque de creación solo se agregará a la plantilla de bloques de creación local predeterminada (Building Blocks.DOTX) y no aparecerá en la plantilla publicada.
  8. En la lista Opciones, seleccione la opción de inserción adecuada, dependiendo del tipo de bloque de creación que vaya a crear.

Debido a que se comparten en todos los documentos abiertos de Word 2007, no puede probar los bloques de creación con tan solo mirar el menú Elementos rápidos o Bloques de creación en otro documento que esté abierto al crear una plantilla. Para probar si un bloque de creación se ha agregado correctamente a una plantilla:

  1. Cierre Word 2007 y cualquier documento abierto y, a continuación, vuelva a abrir el archivo de plantilla haciendo clic con el botón secundario en el nombre del archivo y después enAbrir. De este modo se abrirá la plantilla (archivo DOTX) en lugar de un documento (archivo DOCX) que esté basado en la plantilla.
  2. Compruebe el menú Elementos rápidos y el Organizador de bloques de creación para ver si el bloque de creación se muestra en la ubicación correcta.
  3. Si los bloques de creación parecen estar guardados correctamente en la plantilla, cierre el archivo de plantilla y, a continuación, abra un documento (archivo DOCX) basado en la plantilla.
  4. Inserte cada bloque de creación en el documento de prueba para ver si funciona correctamente. Asegúrese de probar también los bloques de creación cambiando el texto o las imágenes que contienen si su intención es que los clientes puedan modificarlos, y asegurándose de que el documento se imprima correctamente después de haber agregado bloques de creación, incluso cualquier combinación de bloques de creación que los clientes puedan usar.
  5. Si necesita realizar cambios a un bloque de creación, cierre el documento de prueba y luego vuelva a abrir el archivo de plantilla. Repita estos pasos de prueba funcional cada vez que modifique los bloques de creación dentro de una plantilla.

Si quiere enviar una plantilla de bloques de creación en lugar de incluir bloques de creación dentro de una plantilla de Word 2007, consulte los requisitos de envío en la sección Creación y envío de plantillas de bloques de creación que se encuentra más adelante en este documento.

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Inserción de imágenes, formas y SmartArt

En esta sección se hace referencia a las imágenes, las fotografías, las imágenes prediseñadas y los elementos SmartArt como imágenes, salvo en los casos en los que se apliquen instrucciones específicas a cada grupo. Estas características están disponibles en la ficha Insertar de la cinta de opciones de Word 2007.

Responsabilidades legales

Antes de seleccionar las imágenes para incluir en una plantilla, asegúrese de que no estén protegidas por derechos de propiedad intelectual o de marcas comerciales. Asimismo, asegúrese de que son aptas para la distribución pública.

Formato de archivo de imagen

Puede insertar archivos de mapa de bits o vectores, pero, a los fines del tamaño del archivo y la calidad de la imagen, recomendamos enfáticamente que inserte lo siguiente:

  • Formato de intercambio de archivos JPEG (archivos JPEG, JPG, JFIF o JPE)
  • Formato PNG (Portable Network Graphics) (archivos PNG)
  • Metarchivo mejorado de Windows (archivos EMF)

Resolución de la imagen

Los valores de resolución dependen del uso que se va a hacer de la plantilla:

  • Si se va a usar la plantilla solo para la visualización en línea, use una resolución de 72 PPP.
  • Si se va a usar la plantilla para la impresión o para la impresión y el uso en línea, use una resolución de 150 o 200 PPP.
  • Para probar la resolución de la imagen, imprima la plantilla en una impresora doméstica. Las impresoras comerciales usan una resolución de 300 PPP, pero la mayoría de las impresoras domésticas pueden imprimir solamente 150 a 200 PPP.

Cambio del tamaño y aplicación de formato a las imágenes

Puede agregar imágenes a una plantilla colocándolas directamente (“en línea'') en una página, insertándolas dentro de un cuadro de texto o insertándolas dentro de la celda de una tabla. También puede insertar imágenes mediante el uso de un control de contenido de imagen, al cual puede aplicar formato del mismo modo que a otros objetos además de aplicar formato a la imagen en sí.

Un control de imagen permite a los clientes cambiar la imagen sin copiarla o pegarla. En cambio, los clientes pueden hacer clic en la etiqueta del control de imagen que se encuentra sobre esta y Word automáticamente abrirá un cuadro de diálogo que los clientes pueden usar para desplazarse a la imagen que quieran e insertarla.

Si no está seguro de qué opción quiere usar, esta información puede ser de utilidad:

  • Si se usa la celda de una tabla, se puede ayudar a evitar que el cliente mueva o cambie el tamaño de una imagen por accidente sin guardar proporción con otros elementos de una plantilla, dependiendo del modo en que se aplica formato a la tabla o la celda de esta.
  • Los cuadros de texto también pueden ayudar a evitar que se mueva o cambie el tamaño de una imagen por accidente, pero pueden moverse con más facilidad que las tablas.
  • Puede aplicarse formato a los controles de imagen con facilidad como a cualquier otro texto u objeto. Además permiten que se aplique formato al tamaño de imagen y ajuste de texto, y que se agreguen leyendas, además de permitir que los clientes cambien la imagen con tan solo unos pocos clics en lugar de usar la función de copiar y pegar.
  • Si no espera que los clientes reemplacen una imagen, como las imágenes de algunas tarjetas o diseño de fondo, considere colocar la imagen "detrás del texto" para ayudar a prevenir que se cambie su posición o modifique su tamaño por accidente.

Instrucciones para insertar y aplicar formato a imágenes:

  • Agregue imágenes copiándolas en una celda de tabla o cuadro de texto, llenando un cuadro de texto con una imagen mediante el uso de las opciones de Formato o insertando un control de imagen desde la ficha Programador. No agregue imágenes insertándolas en un lienzo de dibujo.
  • Aplique formato a todas las imágenes con relación a la página, sin importar el modo en que las inserte. Esto ayuda a mantener la integridad de su diseño original si los clientes cambian el tamaño de papel, los márgenes o las orientaciones de página con los que se intentaba usar la plantilla.
  • Agrupe las imágenes solamente si forman una imagen coherente y actúan como un elemento de diseño único. No agrupe muchas imágenes en ubicaciones separadas de una página.
  • Use un programa de edición de gráficos para cambiar el tamaño de las fotografías y luego guardarlas con la resolución recomendada para imprimirla o usarla en línea. Para obtener más información, consulte Resolución de la imagen previamente en este documento.
  • Para cambiar el tamaño de imágenes que no sean fotografías, mantenga presionada la tecla Mayúsculas al mismo tiempo que arrastra los bordes de la imagen para mantener la proporción.
  • Para recortar una imagen, puede usar la herramienta de recorte de Word. Cuando haya terminado de recortar, recomendamos que comprima la imagen usando los parámetros de compresión predeterminados. De esta forma se quitan del archivo las áreas recortadas de las imágenes y se reduce el tamaño del archivo.
  • Asocie todas las formas a un estilo. Para obtener más información, consulte la sección Trabajo con temas, estilos y formatos descrita con anterioridad en este documento

Texto y texto alternativo

Siga estas instrucciones para usar texto que se relacione con las imágenes:

  • Por razones de accesibilidad, agregue texto alternativo a todas las imágenes. Para conocer las instrucciones sobre el texto alternativo, vea la sección al respecto en el artículo sobre cómo hacer que las plantillas sean más accesibles para los usuarios con discapacidades.
  • No use imágenes ni fotografías que contengan texto porque la imagen no puede localizarse a otros idiomas (esto no se aplica a las plantillas de comunidad).
  • Si usa texto dentro de una forma o SmartArt, asegúrese de que cumpla con las instrucciones sobre texto de muestra y marcadores de posición que se describen más adelante en este documento.
  • Para agregar texto de muestra y marcadores de posición junto a una imagen que se insertó en una celda de tabla, coloque el texto en una celda de tabla diferente. Esto facilita a los clientes la modificación tanto de la imagen como del texto.

Usar imágenes como fondo

En general, evite usar fotografías como imágenes de fondo porque aumentan enormemente el tamaño del archivo de plantilla. Si elige usar una fotografía como imagen de fondo, asegúrese de usar uno de los formatos de archivo de imagen descritos previamente en este documento e intente usar la resolución más baja posible con calidad de imagen aceptable porque las imágenes con resolución alta pueden aumentar el tamaño de archivo y los tiempos de descarga.

En Word 2007, puede usar una imagen como fondo transparente si crea un cuadro de texto, lo rellena con una imagen (no inserte una imagen) y después selecciona los valores de transparencia para el cuadro de texto.

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Opciones de diseño de página

Esta sección describe las opciones que se usan generalmente en la ficha Diseño de página de la cinta de opciones de Word 2007.

Márgenes

Para evitar que se corte alguna parte de una plantilla al imprimirla, establezca los márgenes en no menos de 1 cm a todos los lados. Ningún texto, objeto o borde de página puede superar el requisito de margen de 1 cm.

Si el diseño requiere que los objetos sangren fuera de la página, recuerde que solo los clientes que tengan impresoras que puedan aceptar la impresión a sangre podrán imprimir la plantilla correctamente.

Tamaño de papel

Configure las plantillas para imprimirlas en los tamaños de papel estándar. Algunos de los tamaños de documento usados con más frecuencia son carta, tabloide y legal. En las opciones de diseño de página de Word 2007, se enumeran algunos de los tamaños de sobre comúnmente usados.

Columnas

Use columnas solamente cuando tenga la intención de que el texto fluya desde una columna a otra, ya sea a través de una o de múltiples páginas. En la mayoría de los casos, el uso de cuadros de texto, texto en línea o tablas proporcionará opciones de diseño más flexibles para un diseño de plantilla.

Saltos de página

Para usar saltos de página, recomendamos crear un estilo que incluya un salto de página en el formato de párrafo y después aplicarlo al texto u objeto antes del cual quiera que se produzca el salto. Asegúrese de que el nombre del estilo indique que incluye un salto de página. No obstante, detectar y quitar o aplicar los saltos de página puede ser una opción predeterminada para los clientes. Por lo tanto, recomendamos que se usen solamente si son absolutamente necesarios para el diseño de una plantilla.

Para insertar un salto de página que no dependa de texto u objetos, cree un estilo "Salto de página" y asígnele un nombre para que los clientes puedan aplicarlo según la necesidad.

 Nota   No inserte saltos de página manuales. Una vez más, según cómo un cliente modifique la plantilla, un salto de página manual puede alterar su contenido y probablemente sea difícil de corregir para alguien que no está familiarizado con las opciones de formato de párrafo.

Color de página

Aplique un color de página a las plantillas previstas para visualización en línea solamente. No aplique un color de página a las plantillas destinadas a impresión.

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Inserción de hipervínculos

Word inserta automáticamente un hipervínculo si escribe una dirección de un sitio web o mensaje de correo electrónico. Para las plantillas de comunidad, es correcto incluir una dirección de correo electrónico o dirección de sitio web como texto solamente, pero querrá quitar el formato de hipervínculo del texto mediante el uso de los pasos descritos previamente.

Si es un socio comercial de Microsoft y planea proporcionar vínculos dentro de una plantilla, recomendamos que agregue una sugerencia (también conocida como texto de activación) que detalle la URL de destino del vínculo y proporcione términos de búsqueda para cualquier sitio web o archivo multimedia en línea con el que se vincule. De esa manera, si el destino del vínculo que proporciona se quita o cambia más adelante, otras personas podrán ver el destino que se pretende y buscarlo. A continuación se describe cómo:

  1. Seleccione el texto del que desea crear un hipervínculo y en el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo (o haga clic con el botón secundario sobre un hipervínculo existente y, a continuación, haga clic en Modificar hipervínculo).
  2. En Vincular a, haga clic en el tipo de vínculo que desee insertar.
  3. En el cuadro Texto para mostrar, revise o edite el texto del vínculo.
  4. En el cuadro Dirección, copie y pegue o escriba el destino del vínculo como, por ejemplo, la dirección de correo electrónico o del sitio web.

 Nota   Si escribe una dirección de destino, asegúrese de comprobar si tiene errores ortográficos u otro tipo de errores. Para direcciones de sitios web, se recomienda copiarlas y pegarlas en el explorador.

  1. Haga clic en Información en pantalla y, a continuación, en el cuadro Información en pantalla, copie y pegue el tipo de destino del vínculo. En el caso de sitios web, agregue palabras de búsqueda que ayuden a localizar el sitio en caso de que el vínculo se modifique. Por ejemplo: "Vaya a www.office.microsoft.com/templates o busque "Plantillas de Office Online".
  2. Haga clic en Aceptar.

Uso de macros y controles de contenido

Las funciones de macro y controles de contenido están disponibles en la ficha Programador de la cinta de opciones de Word 2007.

 Nota   Cuando instale Word 2007, la ficha Programador no se activa de forma predeterminada. Si aún no lo ha hecho, pue3de activarla mediante la opción que se encuentra en la ficha Más frecuentes del cuadro de diálogo Opciones de Word.

Controles de contenido

Los controles de contenido están disponibles desde la ficha Programador, en la sección Controles. Úselos para insertar texto de marcador de posición y funciones como controles de texto sin formato y texto enriquecido, controles de imagen, listas desplegables y selectores de fecha. No obstante, para administrar las propiedades de los controles de contenido, asegúrese de activar el Modo de programador mientras trabaja con el contenido de un control.

De manera predeterminada, se aplica formato a la información dentro de un control de contenido de texto mediante el uso del estilo Texto de marcador de posición. Puede modificar este estilo usando el panel Estilos (consulte la sección Trabajo con temas, estilos y formatos anterior) o aplique cualquier otro estilo que prefiera al contenido de un control.

Puede insertar controles de contenido en una página en línea con otro texto, dentro de una tabla o dentro de un cuadro de texto. Recomendamos que use los controles de contenido para mostrar:

  • Texto de muestra y marcador de posición, incluidas instrucciones de plantilla como “Escribir dirección aquí'' o "[Calle Oak 1234]".
  • Las propiedades de documento como título y autor. Tenga en cuenta que estos controles se rellenan automáticamente cuando un cliente abre un documento sobre la base de la plantilla. También se actualizan automáticamente a lo largo de un documento cuando un cliente edita las propiedades del documento.
  • Información de hora y fecha de marcador de posición. Use el control de selector de fecha para insertar y aplicar formato a un estilo de fecha específico.
  • Imágenes de todo tipo como fotografías, logotipos de marcador de posición e ilustraciones con leyendas, mediante el uso del control de imagen.
  • Listas desplegables pero solamente cuando quiera crear una lista predefinida de elementos entre los cuales los clientes pueden elegir, dado que no podrán cambiar el contenido de la lista desplegable.

Use el modo de diseño para trabajar con controles de contenido y siga estas instrucciones:

  • Asegúrese de que el texto que se encuentra dentro de los controles de contenido siga las instrucciones establecidas en la sección Texto de muestra y marcador de posición que se encuentra más adelante en este documento.
  • Aplique estilos a todo el texto de los controles de contenido editando las propiedades del control de contenido y aplicando un estilo al contenido del control.
  • Etiquete los controles de contenido que están vinculados y aparecen más de una vez en la plantilla. No etiquete los controles de contenido que se usan solamente una vez en una plantilla.
  • Aplique formato a los controles de contenido para quitar el control cuando su contenido se edite, excepto para los controles vinculados que se usan más de una vez en la plantilla. Los controles vinculados siempre se etiquetan y muestran.
  • Si prueba los controles de contenido conservando el control al editar su contenido, restaure la configuración correcta para cada control antes de enviar la plantilla.

Macros

Las macros pueden proporcionar un modo conveniente para personalizar las plantillas y sacar el mayor provecho de los diseños. Si la plantilla contiene macros, asegúrese de guardarla usando el formato de archivo DOTM y probar que las macros funcionen correctamente, con un adecuado control de errores, en un equipo que cumpla con los requisitos del sistema antes de enviarla para su publicación.

 Importante   Si es un socio comercial de Plantillas de Microsoft Office Online, póngase en contacto con un representante de Microsoft antes de enviar plantillas con macros. Como medida de seguridad, las plantillas que contienen macros deben revisarse, y Microsoft debe firmarlas digitalmente antes de que puedan publicarse en línea. Las plantillas que fueron firmadas digitalmente por terceros no pueden publicarse y deben enviarse sin firma digital.

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Texto de muestra y marcador de posición

El texto de muestra y marcador de posición debe indicar claramente el tipo de información que los clientes tienen que escribir al trabajar con una plantilla:

  • Use controles de contenido para mostrar todo el texto de muestra y marcador de posición.
  • Aplique formato a todo el texto de los controles de contenido mediante el uso de estilos, no de forma manual. Asegúrese de que los estilos estén asociados con colores y fuentes de tema, y que incluyan el interlineado y las sangrías correspondientes, incluso saltos de página.
  • Coloque el texto de muestra y marcador de posición entre corchetes para indicar que los clientes deben escribir sobre el texto: [El lema de su compañía aquí], [Nombre de la compañía] y [1234 Main Street, Bothell, MT].
  • Asegúrese de que la puntuación y el uso de las mayúsculas de las frases es correcto.
  • Para crear líneas donde debe escribirse o introducirse texto, como líneas de firma, use una celda de tabla con un borde inferior, un borde de párrafo inferior o un carácter de relleno subrayado. No use caracteres subrayados porque no pueden rellenarse en línea y porque se muestran como líneas de puntos en la impresión.
  • Use texto de muestra o instructivo, pero asegúrese de usarlo de forma coherente dentro de una plantilla. Por ejemplo, use “Dirección, ciudad, estado'' o “1234 Main Street, Bothell, MD'' pero no use ambos en la misma plantilla. Para obtener más información sobre los requisitos legales de nomenclatura, consulte Direcciones postales, números de teléfono y direcciones de correo electrónico más adelante en este documento.
  • Si prefiere usar texto de marcador de posición genérico en lugar de texto de muestra, use el texto y la construcción provistos en la sección Texto de marcador de posición genérico que se encuentra más adelante en este documento.

Direcciones, números de teléfono, sitios web y direcciones de correo electrónico

 Importante   Por motivos de propiedad intelectual, marcas comerciales y privacidad, asegúrese de que los nombres de compañías o personas, las direcciones, los números de teléfono, los sitios web y las direcciones de correo electrónico que use en sus plantillas cumplan con estos requisitos legales de uso de nombres en cuanto a texto y construcción.

Direcciones

  • Use números secuenciales.
  • Use nombres de calles comunes.
  • Use un código postal que no coincida con el estado que se muestra en la dirección. Por ejemplo: Avenida Principal, 4567, Madrid  28230.

Números de teléfono

  • Use códigos de área que no coincidan con el estado que se muestra en la dirección.
  • Use el prefijo 555.
  • Use números de sufijo entre 0100 y 0199. Por ejemplo: (425) 555-0150, donde 425 no es el código de área correcto para el estado seleccionado.

Direcciones de correo electrónico

  • Use la dirección alguien@example.com. Microsoft ha reservado esta dirección a modo de ejemplo.

Nombres de dominio público

Aquellos lugares como los parques y demás espacios públicos de una ciudad se encuentran dentro del dominio público. Puede hacer referencia a estos nombres sin generar problemas de marca comercial. No obstante, si no está seguro, solicite permiso a los contactos correspondientes o comuníquese con su representante de Microsoft.

También puede usar información de conocimiento público, como las instrucciones sobre alimentación de la Asociación Estadounidense del Corazón, pero debe mencionar a la organización como la propietaria de dicha información. Si no está seguro de si la información o los nombres de compañía son de dominio público, póngase en contacto con la organización para obtener su permiso.

Nombres de compañía y direcciones de sitio web

Para crear nombres de personas o compañías y direcciones de sitio web ficticios:

  • Evite cualquier nombre o dirección de sitio web que conozca que es real, especialmente en combinación.
  • Use nombres descriptivos o genéricos como Clínica Dental o Departamento municipal de urbanismo.
  • Por ejemplo, use nombres de árboles para institutos educativos ficticios como Escuela El Olmo o Universidad del Arce.
  • Investigue profundamente sus nombres ficticios en Internet, usando publicaciones del servicio telefónico y demás recursos disponibles de forma pública.

Texto de marcador de posición genérico

Para ayudar a garantizar que el texto de marcador de posición sea coherente en todas las plantillas del sitio web, use el texto y la construcción provistos en la tabla a continuación.

Función Construcción y texto de marcador de posición
Nombres

Para indicar nombres de compañías y personas, use estos textos de marcador de posición:

  • Nombre del destinatario
  • Nombre de la compañía
  • Su nombre aquí
Lema de la compañía El lema de su compañía aquí
Información de contacto de la compañía

Para indicar información de contacto de la compañía, use estos textos de marcador de posición:

  • Nombre de la compañía
  • Dirección postal
  • Dirección 2
  • Ciudad, Estado  Código postal

Por ejemplo: 4567 Main Street, Buffalo, NY  98052

Números de fax y teléfono

Para crear un número de fax o teléfono:

  • Use códigos de área que no coincidan con el estado que se muestra en la dirección.
  • Use 555 como prefijo.
  • Use números entre 0100 y 0199 como sufijo.

Por ejemplo, sobre la base de la dirección anterior: (425) 555-0150.

Direcciones de sitio web y correo electrónico

Para indicar direcciones de sitio web y correo electrónico, use estos textos de marcador de posición:

  • Dirección de correo electrónico
  • Dirección de sitio web
Información del troyano de envío de correo electrónico de destinatario

Para indicar la información del troyano de envío de correo electrónico del destinatario, use estos textos de marcador de posición:

  • Nombre del destinatario
  • Dirección postal
  • Dirección 2
  • Ciudad, Estado  Código postal

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Requisitos de envío

Formato de archivo

Guarde y envíe plantillas de Word 2007 para su publicación como archivo de plantilla de Word (DOTX). Excepto por las dos excepciones mencionadas a continuación, los archivos enviados con formato de documento (archivos DOCX) no se publicarán. En cambio, se devolverán al usuario para su revisión y prueba en el formato de plantilla correcto.

Las plantillas de bloques de creación y aquellas que contienen macros requieren de más trabajo de producción antes de que puedan publicarse en el sitio web de Office Online:

  • Envíe las plantillas de bloques de creación como archivos DOCX. Para obtener más información, consulte Crear y enviar plantillas de bloques de creación más adelante en este documento.
  • Envíe las plantillas que contienen macros como archivos DOTM (no se aplica a las plantillas de comunidad). Para obtener más información, consulte Macrospreviamente en este documento.

Nombre de archivo

Cuando guarde una plantilla de Word 2007, asegúrese de que el nombre de archivo:

  • cumpla con la convención de nomenclatura 12.4, lo que significa que el nombre de archivo contiene no más de 12 letras o caracteres antes de la extensión del tipo de archivo de cuatro letras, por ejemplo, Casamiento.DOTX;
  • no contenga espacios ni caracteres especiales, entre ellos apóstrofes (los nombres de archivo pueden contener guiones o caracteres de subrayado si es necesario);
  • contenga números secuenciales para variaciones de una plantilla donde el contenido (texto) de la plantilla no cambia pero los temas, las imágenes o los colores varían. Comience agregando el número 2 al final de cada nombre de archivo, por ejemplo, Casamiento.DOTX, Casamiento2.DOTX, Casamiento3.DOTX.

Títulos de plantilla

Para garantizar que los títulos de plantilla sean coherentes y fáciles para que los clientes los revisen en resultados de búsqueda y exploren categorías en el sitio web de Office Online, siga estas instrucciones:

  • Use sustantivos y modificadores pero no use verbos ni gerundios, por ejemplo, “Plan de jardinería'' (pero no “Planear un jardín').
  • Use títulos que indiquen claramente el contenido de la plantilla. Por ejemplo, informe de libro de tercer grado, factura de cuidador de mascotas, calendario de aniversario y cumpleaños.
  • Escriba en mayúscula la primera palabra de un título solamente. No escriba en mayúsculas las palabras que se encuentren dentro de paréntesis a menos que incluyan el nombre de un diseño o tema, como ''Organizador de jardín (Diseño floral).''
  • Si es posible, no use más de 32 caracteres.
  • Si incluye el título de la plantilla dentro del cuerpo de esta como texto de muestra, incluya el mismo título en las propiedades del archivo (campo Título).

Crear y enviar plantillas de bloque de creación (solo socios comerciales de Microsoft)

Se recomienda la creación de bloques de creación para usarlos como elementos de diseño dentro de una plantilla de Word 2007 y después agregarlos a la galería de elementos rápidos. Para obtener más información, consulte la sección Uso de bloques de creación en una plantilla que se ha descrito previamente en este documento.

Si elige crear una plantilla de bloque de creación que pueda agregarse de manera separada y aplicarse a otros documentos:

  1. Cree el contenido que quiera usar como bloque de creación.
  2. Cree una página en blanco insertando un salto de sección antes del contenido del bloque de creación. Esta página se quitará durante el proceso de publicación final, por ello no importa si la sección contiene un encabezado o pie.
  3. Guarde el contenido del bloque de creación como archivo DOCX, no como archivo DOTX.

Dado que las plantillas de bloque de creación requieren trabajo de publicación adicional, el archivo se convertirá al formato de archivo de plantilla durante el proceso de publicación.

Prueba funcional

Cuando termine de crear una plantilla, asegúrese de lo siguiente:

  • Si se va a usar la plantilla para la impresión, asegúrese de que se muestra correctamente en la vista previa de impresión y de que se imprime de manera apropiada.
  • Si se va a usar la plantilla solo para la visualización en línea, asegúrese de que se muestra correctamente mediante el uso de los parámetros predeterminados para Microsoft Internet Explorer.
  • Si es necesario que una plantilla se pliegue, corte o ensamble, asegúrese de que esta y las instrucciones funcionan del modo previsto.
  • Las tablas, los cuadros de texto, los controles de contenido, las imágenes y cualquier otro objeto y elemento del diseño que espera que los clientes modifiquen funcionan del modo previsto cuando se agrega o quita texto, se reemplazan las imágenes y se cambia el tamaño de los objetos o las imágenes.
  • Todos los objetos y elementos se ubican con relación a la página para su escalabilidad. Pruebe la plantilla cambiando los márgenes y la orientación de la página, y viendo después la plantilla en línea y en impresión.
  • La plantilla no contiene páginas en blanco y ningún salto de página manual a menos que sea una plantilla de bloque de creación. Para obtener más información, consulte Crear y enviar plantillas de bloques de creación y Opciones de diseño de página previamente en este documento.
  • Las formas, las imágenes y los colores de fuente pueden discernirse fácilmente desde los colores de fondo, tanto en línea como en impresión.
  • Cuando se abre la ventana Estilos, muestra solamente los estilos que están en uso. Se eliminará cualquier estilo que se cree o modifique pero no se use. En el cuadro de diálogo Opciones del panel de estilos, los estilos se aplican a documentos nuevos sobre la base de la plantilla.

Guardar plantillas

Después de haber finalizado la creación y prueba de una plantilla, pero antes de guardar la versión final del archivo para su envío, realice lo siguiente:

  • Asegúrese de que todos los cuadros de texto, tablas, formas y demás objetos estén ubicados con relación a la página.
  • Desactive las marcas de formato y el control de cambios, y asegúrese de que se haya aceptado o rechazado cualquier revisión existente y que no queden líneas de revisión en los márgenes de la plantilla. Esto a menudo se produce cuando el interlineado y los retornos de párrafo se editaron con el control de cambios activado.
  • Maximice la ventana de la plantilla en la vista Diseño de impresión.
  • Restaure la configuración de zoom predeterminada (100%) y, a continuación, guarde la plantilla con dicha configuración aplicada (presione CTRL+S). Si la plantilla no se muestra correctamente en la configuración predeterminada, ajuste el zoom para que sea más fácil verla la primera vez que se usa y, a continuación, guarde la plantilla con el nuevo valor de zoom aplicado.
  • Si crea una plantilla de carta, establezca el zoom en Ancho de página.
  • Abra la ventana Estilos y asegúrese de que esté configurada para mostrar solamente los estilos que están usándose y de que se apliquen los estilos a los documentos nuevos sobre la base de la plantilla.
  • Compruebe la ortografía y la gramática, y resuelva todos los problemas relacionados con esto.
  • Guarde la plantilla.
  • Compruebe que el archivo no tenga virus usando el software antivirus que prefiera.

Si modifica una plantilla después de probarla y guardarla, repita estos pasos antes de enviarla para su publicación.

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Hoja de referencia rápida de plantillas de Word 2007

Revise estas instrucciones junto con los requisitos de almacenamiento y prueba funcional para asegurarse de que las plantillas están listas para su envío. También compruebe si satisfacen las consideraciones importantes respecto del contenido y la audiencia que se describen en los artículos sobre la información que debe conocer antes de crear una plantilla y hacer que las plantillas sean más accesibles para los usuarios con discapacidades.

Instrucción Detalles
Texto
  • El texto de muestra y marcador de posición se usa coherentemente dentro de la plantilla y cumple con las instrucciones legales de nomenclatura.
  • Se ha aplicado el formato a todo el texto mediante el uso de estilos que están asociados a fuentes y colores para temas, y que contienen parámetros de interlineado y sangría apropiados.
  • El título de la plantilla cumple con los requisitos del sitio web Office Online.
  • La gramática y la ortografía son correctas.
  • El control de cambios está desactivado.
Imágenes y objetos
  • Todas las imágenes y fotos tienen texto alternativo.
  • Todas las formas y autoformas están asociadas con colores para temas.
  • Todos los bloques de creación usados en la plantilla se agregan a la galería de elementos rápidos o a la galería de bloques de creación correspondiente, y se guardan en el archivo de la plantilla en sí; de lo contrario, los bloques de creación no se mostrarán en la plantilla publicada.
  • Para las tablas, las filas de encabezado están configuradas para que se repitan si esto es apropiado para el diseño y si el texto puede extenderse a más de una página.
Diseño
  • Los márgenes están configurados en no menos de 1 cm y ningún objeto u elemento supera este margen o se superpone con este.
  • El formato de los cuadros de texto, las tablas, las imágenes y las formas debe aplicarse con relación a la página y, según corresponda, permitirá que el contenido se extienda o no.
  • La plantilla se guarda en la vista Diseño de impresión en una ventana maximizada.
  • El zoom está establecido en 100% (o en la configuración que mejor muestre el contenido de la plantilla para su edición). Para cartas, el zoom está establecido en Ancho de página.
Formato
  • Las marcas de formato están desactivadas.
  • La ventana Estilos está configurada para mostrar solamente los estilos que están en uso, y los estilos se aplican a documentos nuevos sobre la base de la plantilla.
  • Se eliminan los estilos creados o modificados pero que no se usaron, así como todos los saltos de página, marcas de párrafo y espacios manuales.
Formato de archivo
  • El nombre de archivo no supera los límites establecidos por la convención de nomenclatura 12.4 y no contiene ningún carácter especial.
  • El archivo se guarda usando el formato apropiado: DOTX, DOTM (para plantillas que contienen macros) o DOCX (para plantillas de bloque de creación solamente).

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Aplicable a:
Word 2007