Objetivo de la administración de proyectos: comunicar información del proyecto

Visión general del arte del escenario de vistas

La comunicación es el elemento más importante del éxito o el fracaso de un proyecto. Afortunadamente, la comunicación de la información de los proyectos se ha facilitado mucho con Project 2010, ya sea para comunicarse con un equipo pequeño que trabaja en un solo proyecto o entre una organización grande con necesidades de comunicación global que abarca grandes carteras de proyectos.

Además, Project ahora se integra con SharePoint para que pueda compartir información del proyecto, incluso sin Project Server.

En este artículo se aborda uno de los muchos objetivos de la administración de proyectos incluidos en la Guía básica de Project.

Mostrar Ejemplos de administración de proyectos. . .

La asignación: le han pedido que administre un proyecto nuevo y que se comunique con la parte interesada de forma periódica. Al buscar la palabra "parte interesada", se da cuenta que significa algo más que solo ser su jefe. Comprende a todos los que están interesados en su proyecto, desde su jefe hasta proveedores externos y posiblemente el consejero delegado de la organización. También se percata de que no solo las partes interesadas importantes necesitan saber cómo evoluciona el proyecto. Su equipo también debe estar al tanto. De pronto, la comunicación parece ser un tema complicado.

Empecemos por el principio. Analice las necesidades de comunicación de las partes interesadas. Muchas empresas con las mejores intenciones de comunicación fracasan porque no se dan cuenta de que una comunicación eficaz se da de varias maneras. Puede usar Excel para crear un gráfico cuadrante de Influencia/Interés para comprender mejor quién necesita saber qué y en qué medida. Como puede ver en el gráfico, préstele mayor atención a las necesidades de comunicación de la persona que tiene la mayor influencia en el resultado del proyecto, así como la mayor influencia sobre el proyecto.

Imagen de cuadrícula de influencia de Excel

Afortunadamente, acaba de descubrir que su organización instaló Microsoft Project 2010 en toda la organización y piensa en probar sus sólidas características de comunicación. Se ha puesto en contacto con administradores de proyectos experimentados para que lo ayuden con los conceptos básicos de la administración de proyectos y ha recibido buen asesoramiento sobre las características avanzadas de informes y seguimiento del proyecto para el trabajo del equipo. Se ha cansado de enviar mensajes de correo electrónico suplicantes y de golpear puertas para obtener las actualizaciones del proyecto.

Una vez hecho el análisis de las partes interesadas, puede decidir qué aplicación de Office es más apropiada para el tipo de información que quiere enviar. Aquí se muestra un resumen de las aplicaciones de Office y sus ventajas y desventajas, según las necesidades de las partes interesadas.

Aplicación Ventajas Desventajas

Excel

   
Puede importar datos de Project para realizar un análisis avanzado, como ANOVA y valor acumulado. Más información sobre las capacidades avanzadas de análisis de Project. Facilita mucho la creación de gráficos complicados cuando es más apropiado realizar un análisis más detallado.

Word

   
Los documentos de Word pueden usarse en todo el ciclo de vida del proyecto, especialmente durante la fase de iniciación cuando se planean los documentos de especificaciones que deben crearse y compartirse. Más información sobre la creación de documentos de Word durante la iniciación del proyecto (vídeo). Algunas partes interesadas quieren una presentación visual del rendimiento del proyecto en curso, que puede representarse mejor mediante Excel, Project o Visio.

Project

   
Microsoft Project cuenta con herramientas de presentación integradas para todos los niveles de partes interesadas, entre ellas una escala de tiempo, características de planeación del equipo y capacidades de exportación de datos. Más información sobre las distintas formas de ver y presentar la información de Project. Es posible que Project no esté instalado en los equipos de las partes interesadas, y en caso de estarlo, la complejidad de los datos podría ser abrumadora. Quizás sea mejor usar las características de informes propias de Project, como las escalas de tiempo y los informes visuales para comunicar información a las partes ejecutivas interesadas.
SharePoint Si ha comenzado con una lista de tareas de SharePoint, puede importarla a Project. Si se realiza un cambio en una lista de tareas se verá reflejado en la otra lista de tareas. Más información sobre cómo usar SharePoint con Project. Requiere un departamento de TI o un proveedor de TI que pueda invertir en activos de la empresa para su implementación. Sin embargo, puede minimizar las molestias que implica la administración de SharePoint al implementarlo desde la nube. 

Project Server

   
Para informes y comunicación de la empresa, especialmente en el nivel de carteras, Project Server cuenta con herramientas avanzadas de informes y comunicación. Más información sobre Project Server. Para las pequeñas empresas con unos pocos empleados, implementar Project Server puede representar un desafío. Para usar Project Server de manera eficaz, la organización debe comprender sus procesos de negocio, la metodología, las capacidades de administración de proyectos y cómo configurar y administrar la brecha entre el lugar que ocupa en la actualidad la organización y hacia dónde quiere ir para aprovechar al máximo el servidor.

PowerPoint

   
Ideal para presentaciones impactantes para partes interesadas de alto nivel. Más información sobre cómo usar PowerPoint para presentaciones eficaces. En el caso de proveedores, analistas e ingenieros, una aplicación como Excel puede resultar más apropiada para crear gráficos detallados.

Visio

   
Ideal para las fases iniciales de un proyecto donde el diagrama de flujo de negocios y procesos de fabricación es útil. Más información sobre cómo crear diagramas de flujo para la comunicación del proyecto con Visio. Puede presentar demasiada información sobre los procesos si se presenta a una audiencia ejecutiva.
Lync Server Permite una experiencia de equipo conectado que transforma todas las comunicaciones en una interacción que es colaborativa, atractiva y accesible desde cualquier parte. Más información sobre el uso de Lync en su organización para comunicarse. Requiere un departamento de TI o un proveedor de TI que pueda invertir en activos de la empresa para su implementación.
Office Online Programas (la nube) Método simple y atractivo para mostrar información del proyecto en la página web de su empresa mediante código de hoja de cálculo incrustada desde Excel Online. Vea un ejemplo del blog de Excel. La seguridad puede ser un problema para algunas empresas. Asegúrese de que las hojas de cálculo incrustadas aparezcan en un sitio web seguro o que se muestren desde una carpeta privada (no pública) de OneDrive.
Redes sociales Twitter, Facebook y otras redes sociales pueden ayudarlo a administrar proyectos y equipos, especialmente durante la fase de iniciación de un proyecto. Más información sobre cómo usar las redes sociales para la administración de proyectos Los miembros del equipo pueden ser reacios a compartir información que esté menos protegida que en los servidores de SharePoint.

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Comunicar información del proyecto

Examinar los problemas en la programación que deben comunicarse Un punto fundamental para tener éxito al comunicar información a los miembros del equipo y a las partes interesadas es detectar dónde están los problemas en la programación.
Comunicar información de valor acumulado Capturar la información de valor acumulado es un paso más avanzado, pero un paso muy eficaz, hacia la detección del buen o mal rendimiento del proyecto. Los hechos de alto nivel que obtiene a partir de esto es lo que las partes interesadas quieren ver.
Sincronizar tareas del proyecto con una lista de tareas de SharePoint Si tiene un proyecto ya creado, puede sincronizar su lista de tareas con una lista de tareas de SharePoint. Si se realiza un cambio en una lista de tareas se verá reflejado en la otra lista de tareas.
Exportar una lista de SharePoint en una lista de tareas de Project Si ha comenzado con una lista de tareas de SharePoint, puede importarla a Project. Si se realiza un cambio en una lista de tareas se verá reflejado en la otra lista de tareas.
Agregar tareas y personas a los proyectos en SharePoint Si tiene una lista de tareas configurada en SharePoint, puede agregar tareas, asignar personas a dichas tareas y administrar el trabajo sin Project Server.
Ver información del proyecto sin Project 2010 Si busca otras formas de ver información del proyecto sin Project y sin SharePoint, puede exportar la información de Project con una amplia variedad de formatos y herramientas.
Ponerse al día con Project Web App Obtenga información sobre cómo Project Server y Project Web App pueden ayudar a su organización; estos vídeos lo guiarán a través de los conceptos básicos.
Usar Outlook 2010 para comunicarse con el equipo Aprenda los procedimientos recomendados para usar Outlook para maximizar la eficacia del correo electrónico que envíe a su equipo. Solucione problemas en lugar de crearlos.
Crear equipos virtuales y reuniones ad hoc con Lync 2010 (vídeo) Microsoft Lync Server 2010 permite la creación de equipos virtuales con varios clientes, que incluyen un cliente de escritorio, un cliente móvil, Lync Web App y Outlook.
Incrustar un libro de Excel en una página web Mostrar una hoja de cálculo incrustada en un sitio de intranet para que las partes participantes puedan ver la información del proyecto que se actualizó recientemente. El libro se almacena en una ubicación pública, como Windows Live OneDrive
Crear diagramas de Visio Visio 2010 puede ayudarlo a crear gráficos impresionantes para comunicar información del proyecto de alto nivel a las partes interesadas.

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