Objetivo de la administración de proyectos: Administrar costos y el presupuesto

Si su proyecto contiene información sobre costos para la fijación del presupuesto o para el seguimiento del rendimiento, esta información no le servirá de mucho si no puede verla y analizarla. Sin unos conocimientos sólidos de dónde se localizan los costos de un proyecto, en muy poco tiempo el proyecto fracasará y dejará de ser rentable.

En este artículo se aborda uno de los muchos objetivos de la administración de proyectos incluidos en la Guía básica de Project.

MostrarEJEMPLOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS...

Ejemplo 1: El director de proyectos accidental   : Usted es una persona muy ocupada y, de repente, su jefe le pasa la programación de un proyecto y le pide que controle los costos. Usted tiene experiencia en la creación de proyectos, pero agregar costos en Microsoft Project ya le parece lo suficientemente duro sin contar con la pesadilla adicional de tener que controlarlos.

Sin embargo, controlar los costos en Microsoft Project no es más difícil que controlar los trabajos de un proyecto. Además, es probable que su jefe no espere un análisis detallado de los valores ni un procesamiento minucioso de la cartera. A continuación, se exponen algunos fundamentos básicos que debe conocer antes de nada.

  • ¿Qué son los costos?     En primer lugar, debe saber qué son y qué no son costos. Los costos más críticos de cualquier proyecto son el costo del trabajo del personal en los proyectos, los honorarios de consultores y los costos de proveedores de las personas o las organizaciones que se han contratado.
    También hay costos asociados a materiales, como el cemento, la madera, los andamios, la maquinaria pesada y los equipos informáticos. Y si planea hacer viajes de trabajo en relación con el proyecto, tendrá que pensar en los vuelos, el alquiler de vehículos y el alojamiento como costos que también se deben añadir al proyecto.
  • Introducir costos     Y ahora que ya lo sabe todo sobre los costos, ¿dónde los introduce en Microsoft Project? Los vínculos que aparecen al final de este artículo le ayudarán. En general, la mayor parte de la información sobre los costos se introduce en la hoja de recursos. Ahí es donde se indica si un costo se debe a trabajadores por horas, asalariados, costos contractuales de consultores, costos fijos o puntuales de materiales para el proyecto, etc.
  • Ver la información de los costos Después de introducir los costos de los recursos, las tareas, o ambos, puede examinarlos y ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos. En algún momento, las partes interesadas verán esta información.
  • Comunicar la información sobre los costos    Una forma rápida de crear una presentación impresionante de la información de los costos es exportar la información a Excel y, entonces, crear minigráficos. A continuación encontrará un ejemplo de la información de los costos copiada desde la tabla de costos de Project y pegada en Excel 2010 con un minigráfico creado para mostrar los gastos relativos de los tipos.
    Una forma sencilla de controlar los costos

A continuación se exponen tres pasos para ayudarle a aumentar su manejo de los costos

  1. Comience por lo sencillo    Para aprender los fundamentos básicos de la administración de costos en Project no necesita introducir todos los costos. Comience por los costos básicos, como, por ejemplo, el salario de una persona, usando la hoja de recursos. A continuación, asigne estos recursos a algunas tareas para aprender la relación del trabajo con la duración y el costo. Ahora, abra el cuadro de diálogo Información del proyecto (Haga clic en la ficha Proyectos, haga clic en Información del proyecto y, por último, en Opciones avanzadas). Examine los valores totales de la duración, el trabajo y los costos del proyecto. Alterne entre la hoja de recursos y el cuadro de diálogo Información del proyecto, realice cambios en el salario en la hoja de recursos y vea cómo cambia el total en el cuadro de diálogo Información del proyecto.

    Cuadro de diálogo Información del proyecto
  2. Profundice sus conocimientos    En la medida en la que se vaya familiarizando con los costos, comience a agregar los costos de vuelos, alojamiento en hoteles, costos fijos de reservas y, quizás, incluso los costos de proveedores, como el catering, montaje de carpas, etc. No tiene que controlar los costos ni crear una línea de base para ellos (a menos que desee utilizar las características de presupuestos más avanzadas de Project).
  3. Aprenda de los expertos    Lea la siguiente sección para aprender cómo manejan los expertos los costos (Sugerencia: esto tampoco está fuera de su alcance)

Ejemplo 2: Usted es un avezado director de proyectos   : Hace ya mucho tiempo que es director de proyectos y ha utilizado programas informáticos para la dirección de proyectos complicados. Incluso conoce la diferencia entre el BAC y el EAC y puede calcular el valor presente neto de un proyecto como nadie.

Ahora quiere aprender a hacer los mismo en Project 2010. Verá que Project ofrece características sólidas para controlar el presupuesto mediante la administración de los cambios realizados en los costos y las líneas de base de los costos.

No obstante, debe recordar que cuanto más grande y compleja sea su organización, de más cosas se tendrá que preocupar a la hora de introducir, analizar y controlar costos.

  • Revisar los datos históricos     Examinar el historial de los costos de proyectos similares ayuda a estimar mejor los costos del proyecto actual. Si su organización cuenta con una oficina de dirección de proyectos, consúltele sobre los costos y las necesidades presupuestarias. Un aspecto de una organización con una buena experiencia en dirección de proyectos es un historial en constante evolución de los proyectos pasados, mantenido con el fin de que no se repitan los errores y los fracasos se sigan sucediendo.
  • Introducir costos     La mayor parte de la información se introduce en la hoja de recursos. Ahí es donde se indica si los costos son por empleados por horas y costos fijos o puntuales de materiales del proyecto. No olvide el resto de costos que se tienen en la dirección de proyectos: los costos de contratos, los costos de reservas y contingencias para tareas muy peligrosas, costos de seguros y fianzas.
    Para el control y la administración de costos, especialmente cuando se analiza el valor acumulado, es necesario introducir la información de los costos para los recursos que haya asignado a las tareas. También es necesario definir las líneas de base.

     Advertencia    Es probable que su organización tenga normas estrictas sobre los costos en los que se incurra por obligaciones contractuales. Asegúrese de que entiende bien las normas corporativas sobre si debe o no formalizar un contrato con, por ejemplo, un distribuidor, y qué tipo de contrato puede realizar.

  • Crear una línea de base   A menos que cree una línea de base después de introducir los costos, no podrá ni analizarlos ni controlarlos. Una línea de base es el plan aprobado por todas las partes interesadas. En Project, se define en la ficha Proyecto. Recuerde que cuando se crea una línea de base en Project, se define la línea de base no solo para los costos, sino también para la estimación de la duración de las tareas y el trabajo.
  • Revise siempre los costos    Después de introducir los costos de los recursos, las tareas, o ambos, puede examinarlos y ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos. En algún momento, las partes interesadas verán esta información.
  • Pida a un experto que revise los requisitos de los costos    Recurra a un miembro del equipo con experiencia y conocimientos para que revise las estimaciones de los costos de las tareas y los recursos. Las organizaciones grandes utilizan una oficina de dirección de proyectos o contratan a un experto en estimaciones.
  • ¿Qué es el valor acumulado?   . El valor acumulado es un estándar del sector empleado para analizar las varianzas de los costos a lo largo de todo el proyecto. No le gustará descubrir cuando se aproxime al final del proyecto que está por encima del presupuesto y fuera de plazo.
  • Exporte información de costos a otros programas    Seguramente quiera exportar la información de costos a otro programa para profundizar en el análisis. Una herramienta rápida que puede utilizar son los minigráficos de Excel 2010. En este ejemplo se muestran minigráficos con la información del valor acumulado copiada de Project a Excel.

    EVA en Excel usando minigráficos

    También puede utilizar los Informes visuales para crear un gráfico dinámico más sofisticado sobre el valor acumulado (conocido comúnmente como curva S).
    Tabla del valor acumulado en Excel
  • Y aún hay más: puede tomar los datos de Project y crear un análisis avanzado usando ANOTA o Monte Charlo. No hay límites para el análisis de la información de Project.

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En este artículo


Paso 1: Introducir y ver los costos del proyecto

Introducir los costos de los recursos Lo primero es lo primero. Debe introducir los costos de toda la gente, la maquinaria y otros recursos empleados en el proyecto.
Ver costos Después de introducir los costos de los recursos, las tareas, o ambos, puede examinarlos y ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos.
Definición de la acumulación de costos Especificar cuándo se cargarán los costos reales del proyecto (si será al comienzo, a la finalización o a lo largo del proyecto) le ayudará a establecer una plan de flujo de efectivo
Imprimir una vista o un informe En algún momento, querrá comunicar los costos del proyecto a otras personas de su organización.
Crear un informe visual Puede exportar la información de los costos del proyecto a Visio o Excel para crear un informe o seguir analizando los datos.
Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional Cuando la estimación de los costos se ajusta a los objetivos de costos, se pueden establecer como un plan de línea de base. De este modo, se puede comparar el costo real (costo real: costo contraído realmente de una tarea, un recurso o una asignación hasta la fecha. Por ejemplo, si el único recurso asignado a una tarea cobra 20 € por hora y ha trabajado dos horas, el costo real de dicha tarea hasta la fecha será de 40 €.) con el plan original a lo largo del curso del proyecto.
Comparar dos versiones de un proyecto Se comparan los costos de un proyecto con otro anterior usando la característica de comparación de versiones de Project.
Revisar el progreso de la programación Revisar cómo se van dando las tareas de la programación revela información sobre la dirección de los costos.

Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)

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Las tareas en la ruta crítica pueden tener el máximo impacto en los costos del proyecto global. Aprenda a identificarlas.

Ocultar una columna en una vista

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Ocultar columnas es una forma efectiva de impedir temporalmente que otras personas vean la información. No se preocupe, cuando se ocultan columnas, no se eliminan los datos de los costos.

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Paso 2: Administrar costos

Revisar los costos del proyecto Después de introducir los costos de los recursos, las tareas, o ambos, puede examinarlos y ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos.
Definición de la acumulación de costos Especificar cuándo se cargarán los costos reales del proyecto (si será al comienzo, a la finalización o a lo largo del proyecto) le ayudará a establecer una plan de flujo de efectivo
Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional Cuando la estimación de los costos se ajusta a los objetivos de costos, se pueden establecer como un plan de línea de base. De este modo, se puede comparar el costo real (costo real: costo contraído realmente de una tarea, un recurso o una asignación hasta la fecha. Por ejemplo, si el único recurso asignado a una tarea cobra 20 € por hora y ha trabajado dos horas, el costo real de dicha tarea hasta la fecha será de 40 €.) con el plan original a lo largo del curso del proyecto.
Revisar el progreso de la programación Revisar cómo se van dando las tareas de la programación revela información sobre la dirección de los costos.
Analizar el rendimiento del proyecto mediante el análisis del valor acumulado Un análisis de valor acumulado indica qué parte del presupuesto debería haberse gastado, en relación con la cantidad de trabajo realizada hasta la fecha, y el costo de línea de base de las tareas, las asignaciones o los recursos.
Obtener información avanzada sobre el análisis del valor acumulado (blog) Aprender a exportar la programación a un formato que cumpla con las normas de UN/CEFACT (Centro de las Naciones Unidas de Facilitación del Comercio y las Transacciones Electrónicas).

Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)

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Las tareas en la ruta crítica pueden tener el máximo impacto en los costos del proyecto global. Aprenda a identificarlas.

Ocultar una columna en una vista

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No querrá que todo el personal de la organización pueda ver información sobre los costos, en especial, los costos derivados de los salarios de los empleados, los costos de contratos con proveedores externos o los presupuestos de la empresa. Ocultar columnas es una forma efectiva de impedir temporalmente que otras personas vean la información. No se preocupe: cuando se oculta alguna columna, no se eliminan los datos de los costos. Los datos solamente se pueden eliminar de Project, si se resaltan las filas o las celdas de datos manualmente, no funciona con columnas enteras de datos.
Crear un informe visual de los datos de Project en Excel o Visio Puede exportar los datos de un proyecto a Excel. Por ejemplo, si está realizando un análisis del valor acumulado, puede exportar esta información para ver una curva S estándar de la información del valor acumulado y profundizar en el análisis.

Usar los minigráficos de Excel 2010 para controlar los costos

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No querrá que todo el personal de la organización pueda ver información sobre los costos, en especial, los costos derivados de los salarios de los empleados, los costos de contratos con proveedores externos o los presupuestos de la empresa. Ocultar columnas es una forma efectiva de impedir temporalmente que otras personas vean la información. No se preocupe: cuando se oculta alguna columna, no se eliminan los datos de los costos. Los datos solamente se pueden eliminar de Project, si se resaltan las filas o las celdas de datos manualmente, no funciona con columnas enteras de datos.

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