Novedades de Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 presenta una interfaz nueva y llamativa, pero eso no es todo. Entre las opciones avanzadas, contiene nuevas mejoras en programación, administración de tareas y visualización que le proporcionan un mayor control sobre la forma de administrar y presentar sus proyectos.

Además, si en algún momento se encuentra un poco perdido, puede explorar Project Road Map for 2010. Le enseñará principios de administración de proyectos a medida que use Microsoft Project.

La nueva versión de Project Web Access también presenta un nuevo aspecto, además de multitud de características nuevas para ayudarle a colaborar con su equipo.

Novedades de Project 2010


Interfaz mejorada

Project 2010 introduce varias características que mejoran notablemente su forma de ver el proyecto y de trabajar en él.

Presentación de la cinta

Al utilizar por primera vez Project 2010, puede que le sorprenda lo que ve. Los menús y las barras de herramientas se han reemplazado por la cinta, que facilita la búsqueda de los comandos que necesite para llevar a cabo una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos agrupados en pestañas.

Cinta de Project

En Project 2010, todas las pestañas y los grupos de la cinta pueden personalizarse completamente. Si su organización cuenta con características exclusivas para su actividad empresarial, puede agruparlas en su propia pestaña de la cinta.

Bienvenido a Backstage

Haga clic en la pestaña Archivo para dirigirse a Backstage, un destino gráfico para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyectos. Los usuarios de Project Professional 2010 también pueden utilizar Backstage para administrar sus conexiones de Project Server, además de comprobar y publicar proyectos.

Backstage de Project

El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha desplazado a Backstage. Este comando abre el cuadro de diálogo de Opciones de Project, desde donde puede tener acceso, revisar y modificar las preferencias que controlan el funcionamiento y la apariencia de Microsoft Project.

Encontrar comandos rápidamente

Los comandos más usados ahora pueden encontrarse con un solo clic : basta un clic con el botón secundario del mouse para verlos. Al hacer clic con el botón secundario en cualquier elemento en una vista, como una barra, una celda de tabla o un gráfico, aparece una minibarra de herramientas que contiene una lista con los comandos más usados. Si no dispone de mucho tiempo, esta forma de usar el proyecto le ayudará a ahorrar mucho tiempo.

Gráfico de minibarra de herramientas

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Nuevas opciones de visualización

Se han agregado nuevas características de visualización para ayudarle a supervisar con mayor claridad el rendimiento de su equipo y detectar si existe una asignación excesiva en algún punto. Project también puede ayudar a otros miembros de su organización a tener una visión general (para observar los problemas potenciales de recursos más importantes) gracias a la vista Escala de tiempo.

Organizador de equipo

Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el organizador de equipo, una vista de programación de recursos que permite interactuar con la programación de una forma que no era posible en versiones anteriores de Project. Con la vista de Organizador de equipo, puede controlar de un vistazo en qué están trabajando los miembros de su equipo, además de cambiar la asignación de tareas entre ellos. También permite visualizar y asignar trabajo pendiente de asignación, controlar la existencia de sobreasignaciones y ver los nombres de tareas y recursos,  todo desde una única vista eficiente. Administrar las tareas y los recursos nunca había resultado tan fácil. Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, solo es necesario que arrastre una tarea de un recurso a otro para que desaparezca la sobreasignación.

Gráfico de Organizador de equipo

Fig. 1  Una tarea se retrasa. Esta tarea puede arrastrarse hasta Tom o Cheryl, que ahora mismo no tienen trabajo.
Fig. 2  Una tarea dentro de la programación prevista.
Fig. 3  Tareas actualmente sin asignar. Puede arrastrarlas a Tom o Cheryl, que ahora mismo no tienen trabajo.

Escala de tiempo

Project 2010 incluye una vista de escala de tiempo que aparece automáticamente sobre otras vistas y muestra una visión general concisa de la totalidad del programa. Puede añadir tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para obtener un atractivo informe resumen de todo el proyecto. Si lo prefiere, también puede pegarlo a un correo electrónico para enviar un informe instantáneo sin ningún problema.

Gráfico de escala de tiempo

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Personalización más sencilla de las vistas

Manipular vistas en Project ha resultado, a menudo, complicado. Ya no es así. Observe las nuevas formas de orquestar la presentación y el control de los proyectos.

Agregar nuevas columnas rápidamente

Ahora es mucho más sencillo agregar nuevas columnas a Project. Solo es necesario hacer clic en el encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la parte de hoja de una vista y escribir o seleccionar el nombre de una columna. También puede cambiar el nombre de una columna existente de forma rápida haciendo clic en su título y escribiendo un nombre de columna nuevo. Personalizar una columna nunca había sido tan fácil.

Agregar gráfico de columnas

Control deslizante del zoom

Project 2010 permite acercarse rápidamente a la parte de fase temporal de una vista mediante un control deslizante del zoom en la barra de estado. Solo es necesario mover el control deslizante hacia la derecha para acercar la vista (muestra intervalos de tiempo más cortos, como días u horas) en la programación y hacia la izquierda para alejar la vista (muestra intervalos más largos, como semanas o meses). El control deslizante del zoom puede utilizarse en las vistas de gráfico de Gantt, diagrama de red y calendario, además de en todas las vistas de gráficos.

Control deslizante del zoom

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Programación controlada por el usuario

Project 2010 ofrece varias mejoras de programación para mejorar su control sobre el programa. También puede crear listas de tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin que sea necesario volver a aplicarles formato.

Programación manual

Project 2010 presenta un cambio importante en la forma de programar los proyectos. El cambio de factores como dependencias de tareas (dependencias entre tareas: relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].) y el calendario (calendario: mecanismo de programación que determina el período laborable para recursos y tareas. Project utiliza cuatro tipos de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y calendario de tareas.) del proyecto ya no ajustan automáticamente las fechas de las tareas al programar manualmente una tarea.

Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier ubicación del programa y Project no la moverá.

Los administradores de proyectos que estén acostumbrados a la programación automática de las versiones anteriores de Project pueden desactivar la característica de programación manual en tareas específicas o en la totalidad del proyecto. Algunos proyectos, especialmente los más complicados, pueden necesitar que el eficaz motor de programación de Project se ocupe de la programación.

Tareas inactivas

Con Microsoft Project Professional 2010 puede convertir tareas en inactivas y conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas a menudo contienen información muy importante (como pueden ser datos reales e información de costes) que pueden resultar útiles para finalidades de archivo.

Tareas de resumen vertical

Los administradores de proyectos ya no deben limitarse a crear subtareas y agruparlas en tareas de resumen. En Project 2010 es posible crear tareas de resumen en primer lugar, con fechas que no coincidan exactamente con las fechas verticales de las subtareas.

Al inicio de la fase de planificación, puede que los administradores de proyectos solo tengan información de alto nivel sobre entregas (resultado: elemento o producto medible y tangible que debe producirse para completar un proyecto o parte de un proyecto. Normalmente, el grupo de proyecto y los participantes acuerdan los resultados del proyecto antes de que éste comience.) clave e hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) importantes de sus proyectos. Con Project, es posible dividir los proyectos en fases (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) de alto nivel según la escala de tiempo global y el presupuesto (presupuesto: costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan de línea base.). Esto significa que las fechas de los elementos de trabajo individuales no tienen que coincidir exactamente con las fechas de las fases de alto nivel.

Comparación de versiones de Project

La característica de comparación de versiones de Project 2010 ahora incluye barras de Gantt e imágenes gráficas para que pueda observar más claramente en qué se diferencia una versión de un proyecto de otra.

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Colaboración más fácil

No es conveniente aislar los proyectos de otros miembros de su organización. Project cuenta con formas mejoradas de compartir la información sobre un proyecto.

Mejoras en la colaboración mediante sincronización de listas de SharePoint

Los usuarios de Project Professional 2010 pueden exportar archivos de proyectos a una lista de SharePoint, que para los administradores de proyectos es una forma rápida y fácil de compartir estados o crear informes para que todos los miembros de la organización puedan verlos. No es necesario sincronizar Project Web App con una lista de SharePoint.

Copiar y pegar mejorado

Es difícil imaginar que la colaboración podría incrementarse con algo tan simple y antiguo como copiar y pegar información de un proyecto. Con esta nueva funcionalidad, ahora puede copiar y pegar contenido entre programas de Office y Project 2010 manteniendo su formato, niveles de contorno y encabezados de columnas.

Con dos clics del mouse puede generar un informe instantáneo y copiarlo a la mayoría de los programas de Office.

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Compatibilidad con versiones anteriores

Project 2010 es compatible con versiones anteriores de Microsoft Project.

Puede crear archivos en Project 2007 o en una versión anterior y, a continuación, abrirlos y editarlos con Project 2010 en un modo de funcionalidad reducida. Además, puede crear archivos en Project 2010 y luego convertirlos a formatos de archivo de Project 2007 o de Project 2000-2003. En cualquier caso, no es necesario un convertidor.

 Nota   Las características exclusivas de Project 2010, como las tareas programadas manualmente o las tareas de resumen vertical, pueden no mostrarse según lo esperado al visualizarlas con versiones anteriores de Project.

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