Guía básica para la administración de proyectos

La administración de proyectos rara vez es sencilla. Pero esta guía le ayudará a comprender la administración de proyectos mientras usa Microsoft Project 2013. Cada uno de los vínculos siguientes le llevará a la página donde se estudia ese aspecto concreto de la administración de proyectos, con artículos y tutoriales breves.

Guía básica de Project

Iniciar un plan de proyecto

Cuanto más complicado es un proyecto, más necesario es planificarse antes de comenzar a usar Microsoft Project. Durante la fase de iniciación de un proyecto, usar aplicaciones como Word, Excel y SharePoint puede ayudarle con el planteamiento.

Objetivo del proyecto DESCRIPCIÓN
Iniciar un plan de proyecto

Con frecuencia, los proyectos carecen de un planteamiento previo suficiente durante la fase inicial. En este punto, debe pensar en quiénes serán los participantes y los patrocinadores, además de elaborar los estatutos, las especificaciones previas y quizás un presupuesto.

En el caso de proyectos pequeños, buena parte de este trabajo se puede realizar en Microsoft Project. Por el contrario, para proyectos más grandes, necesitará usar Word, Excel, SharePoint o, incluso, su teléfono para anotar ideas.

Comunicar los planes a los participantes Mantener los canales de comunicación con los participantes no siempre es fácil y, sin embargo, es fundamental para el éxito de un proyecto.
Crear y compartir informes del proyecto Para ayudar con la parte de la comunicación, que tanto tiempo exige, Project posee numerosos informes a solo un clic de distancia. Capture los planes iniciales, hitos importantes del proyecto, requisitos de presupuesto, necesidades del personal, etc.
Novedades en Project 2013 Descubra cómo puede ayudarle Project 2013 a planear su proyecto. Aprenda las nuevas capacidades de creación de informes, la integración con SharePoint (sin Project Server), la integración de Lync y mucho más.

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Crear la programación del proyecto

Crear la programación de un proyecto puede llevar tiempo. Le resultará más sencillo si clasifica los pasos necesarios en cuatro categorías:

  1. Agregar tareas
  2. Organizarlas
  3. Agregar personas
  4. Comunicarse con el equipo
Objetivo del proyecto DESCRIPCIÓN
Crear la programación de un proyecto nuevo Cuando haya concluido la fase inicial del planteamiento, será el momento de iniciar Project y crear una nueva programación. Puede comenzar con un proyecto en blanco o utilizar plantillas que han creado otros gestores de proyectos; algunas plantillas son de expertos en la administración de proyectos o en negocios similares al suyo.
Agregar tareas Las tareas son las actividades que se realizan en un proyecto. Aprenda a agregar tareas, cambiarles las propiedades y calcular los plazos.
Organizarlas Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el orden adecuado para administrarlas. Aprenda a organizarlas utilizando tareas y subtareas de resumen y vinculándolas.
Agregar personas y asignarlas a tareas Una vez agregadas las tareas al proyecto, piense en qué personas desea que trabajen en ellas. Recuerde que agregar personas y asignarlas a las tareas son actividades diferentes en Project.
Comunicarse con el equipo Nunca es demasiado pronto para comunicarse con su equipo. Si no comunica la información sobre las tareas con frecuencia o lo suficientemente pronto, el éxito del proyecto se podría resentir.
Elegir la vista adecuada de la programación Después de agregar las tareas, organizarlas y asignar personas, el proyecto puede parecer confuso. Aprenda a utilizar las vistas de Project para ver la programación con claridad.
Crear y compartir informes del proyecto A medida que el proyecto vaya avanzando, informe de las actividades y del estado a su equipo, a los participantes y a los directivos. Con los informes de Project podrá crear presentaciones atractivas y profesionales en solo unos minutos.
Compartir recursos mediante un fondo de recursos y proyectos maestros Para que le resulte más fácil administrar a las personas repartidas en diferentes proyectos, coloque a todas las personas de sus proyectos en un mismo archivo de proyecto. Este archivo servirá como un fondo de recursos. Desde el archivo de fondo de recursos, puede compartir recursos entre distintos proyectos (sin Project Server).
Establecer los costes para un proyecto Manejar los costes de un proyecto puede resultar intimidante para cualquier jefe de proyectos. Con Project descubrirá que este trabajo no es tan difícil. Conozca consejos que le ayudarán a ajustarse al presupuesto.

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Administrar el proyecto

Su trabajo no termina con la creación de un programa. Administrar el proyecto requiere más tiempo que crearlo. Por ejemplo, las tareas cambian, se suman personas, hay que posponer la fecha de finalización, etc. Con Project, tiene todas las herramientas necesarias para supervisar el progreso y realizar cambios para garantizar el éxito.

OBJETIVO DESCRIPCIÓN
Elegir la vista adecuada de la programación Para reducir la complejidad de la programación, encuentre la vista adecuada. El diagrama de Gantt le proporciona una vista de hacia dónde va el proyecto. También puede utilizar una vista de calendario, un diagrama de red o una escala de tiempo para ver diferentes niveles de detalle.
Realizar un seguimiento del progreso de la programación Una vez iniciado el proyecto, es el momento de empezar a ver cómo van las cosas. ¿El trabajo se efectúa según lo planeado? ¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá el presupuesto? ¿Se cumplirá la fecha de finalización?
Acercar la fecha de finalización del proyecto La peor pesadilla de un jefe de proyectos es el retraso en las fechas de finalización después de realizar cambios en la programación. Aprenda estrategias para tomar el control sobre la fecha de finalización de un proyecto.
Informar sobre el estado del proyecto Con frecuencia, la comunicación es difícil, especialmente, cuando se tienen que comunicar malas noticias. Para ayudarle a comunicarse con los participantes y los directivos, Project tiene informes atractivos y profesionales que puede crear y enviar con solo unos cuantos pasos sencillos.
Administrar costos de proyecto ¿Se está saliendo del presupuesto? ¿Necesita ajustar costes? Descubra cómo resolver los problemas de los costes en su programación.
Visualizar informes de análisis de valor añadido El valor acumulado es un método avanzado de seguimiento. Pero no es solo para expertos. Puede usarlo, también, como ayuda para supervisar el proyecto.
Administrar el riesgo El proyecto está plagado de riesgos. Identifique las áreas problemáticas a tiempo y reaccione antes de que se conviertan en grandes problemas.

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Aplicable a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013