Usar Limpieza de conversación para eliminar mensajes redundantes

Puede reducir la cantidad de mensajes en las carpetas de correo con la nueva característica Limpieza de conversación en Microsoft Outlook 2010. Los mensajes redundantes de una conversación se mueven a la carpeta Elementos eliminados.

¿Qué es una Conversación?

Es posible que conozca una Conversación por el término subproceso de correo electrónico. Una Conversación es una cadena completa de mensajes de correo electrónico, desde el primer mensaje hasta todas las respuestas. Los mensajes de una Conversación tienen el mismo asunto.

Por ejemplo, cuando envía un mensaje a alguien y luego esa persona responde, se genera una Conversación. En muchas Conversaciones, es posible que haya muchas respuestas que van y vienen, o incluso varias personas que respondan todas a partes de la Conversación.

¿Qué hace la Limpieza de conversación?

La Limpieza de conversación evalúa el contenido de cada mensaje de la Conversación. Si un mensaje está contenido en una de las respuestas en su totalidad, se elimina el mensaje anterior. Observe el siguiente ejemplo.

Justin envía un mensaje a Melissa y Andrew. Melissa les responde a ambos, Justin y Andrew, y en el cuerpo del mensaje de Outlook, se incluye todo el mensaje original de Justin. Ahora, Andrew ve el mensaje de Melissa y les responde a ambos, Justin y Melissa. La respuesta de Andrew incluye la totalidad de los mensajes anteriores en la conversación. La opción Limpieza de conversación puede eliminar todos los mensajes excepto el último de Andrew porque dentro de ese mensaje hay una copia de todos los mensajes anteriores.

La Limpieza de conversación es de gran utilidad en Conversaciones en la cuales hay muchas respuestas que van y vienen, en especial, con muchos destinatarios.

Quitar mensajes redundantes

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Quitar, haga clic en Limpiar.

Comando Limpiar en la cinta

  1. Haga clic en una de las siguientes opciones:
  • Limpiar conversación    Se revisa la conversación actual y se eliminan los mensajes redundantes.
  • Limpiar carpeta    Se revisan todas las conversaciones en la carpeta seleccionada, y se eliminan los mensajes redundantes.
  • Limpiar carpeta y subcarpetas    Se revisan todas las conversaciones en la carpeta seleccionada y en todas las subcarpetas que ella contiene, y se eliminan los mensajes redundantes.

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Cambiar opciones de Limpiar conversación

Puede especificar qué mensajes están exentos de la limpieza y dónde se envían los mensajes cuando se eliminan.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Opciones.
  3. Haga clic en Correo.
  4. En Limpieza de conversación, realice uno de los siguientes procedimientos:
  • Para cambiar la ubicación a la cual se mueven los elementos, para Los archivos limpiados irán a esta carpeta:, haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione una carpeta de Outlook. De forma predeterminada, los mensajes se mueven a la carpeta Elementos eliminados. Si tiene varias cuentas de correo electrónico en el perfil de Outlook, cada cuenta tiene su propia carpeta Elementos eliminados. Los mensajes se mueven a la carpeta Elementos eliminados que corresponde a la cuenta de correo electrónico.
  • Para replicar la estructura de carpetas de los elementos que Limpiar elimina (cuando se usa el comandoLimpiar carpetas y subcarpetas), seleccione Al limpiar las subcarpetas, volver a crear la jerarquía de carpetas en la carpeta de destino.
  • Para conservar siempre los mensajes que no leyó, active o desactive la casilla de verificación No mover los mensajes no leídos. Es aconsejable no seleccionar esta opción. Los mensajes de Conversación restantes contendrán todos los mensajes que se eliminan, incluso aquellos que podría no haber leído.
  • Para conservar siempre los mensajes ordenados por categoría, active o desactive la casilla de verificación No mover los mensajes ordenados por categoría. Es aconsejable seleccionar esta opción. Las categorías se aplican a mensajes específicos y, si se eliminara un mensaje ordenado por categoría, se perdería dicho mensaje.
  • Para conservar siempre los mensajes marcados, active o desactive la casilla de verificación No mover los mensajes marcados. Es aconsejable seleccionar esta opción. Las marcas se aplican a mensajes específicos y, si se eliminara un mensaje marcado, se perdería dicho mensaje.
  • Para conservar siempre los mensajes que contienen firmas digitales, active o desactive la casilla de verificación No mover los mensajes firmados digitalmente. Es aconsejable seleccionar esta opción.
  • Para conservar siempre el mensaje original en caso de que alguna persona altere el mensaje cuando se incluye en las respuestas, active o desactive la casilla de verificación Cuando una respuesta modifica un mensaje, no mover el original. Es aconsejable seleccionar esta opción. De este modo, se asegura de tener un registro completo de todo el contenido de la Conversación en caso de que alguna persona altere el mensaje contenido en una respuesta.

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