Programar una reunión con otras personas

Una reunión es una cita que incluye a otras personas y puede incluir recursos como salas de conferencia. Las respuestas a las convocatorias de reunión aparecen en la Bandeja de entrada.

  1. En Calendario, en la ficha Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nueva reunión.

Método abreviado de teclado  Para crear una nueva convocatoria de reunión desde cualquier carpeta de Outlook, presione Ctrl+Mayús+Q.

  1. En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
  2. En el cuadro Ubicación, escriba una descripción o ubicación. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, haga clic en Salas para elegir entre las salas disponibles.
  3. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, haga clic en las horas de inicio y finalización de la reunión. Si activa la casilla Todo el día, el evento se muestra como un evento de 24 horas, que dura desde la medianoche de un día hasta la medianoche del siguiente día.

 Nota   Si desea programar reuniones basándose en una zona horaria diferente, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias.

  1. En el cuerpo de la convocatoria de reunión, escriba cualquier información que desee compartir con los destinatarios. También puede adjuntar archivos.
  2. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación.

El Asistente para programación le ayuda a encontrar la mejor hora para la reunión.

  1. Haga clic en Agregar otros y, a continuación, haga clic en De la libreta de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de la persona o el recurso que desea invitar o usar en la reunión. Si busca con la opción Más columnas, haga clic en Ir.
  3. Haga clic en el nombre de la lista de resultados y luego en Necesario, Opcional o Recursos, y a continuación, haga clic en Aceptar.

Los asistentes con los valores Necesario y Opcional aparecen en el cuadro Para de la ficha Reunión, mientras que los Recursos aparecen en el cuadro Ubicación.

La cuadrícula de disponibilidad muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.

Cuadrícula de disponibilidad

El panel Sugerencias de reunión muestra la mejor hora para la reunión, es decir la hora en la que la mayoría de los asistentes estarán disponibles. Para seleccionar una hora para la reunión, haga clic en la hora sugerida del panel Sugerencias de reunión o elija la hora en la cuadrícula de disponibilidad.

  1. Para establecer una reunión periódica, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad. Seleccione las opciones para la frecuencia que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cuando agrega un patrón de recurrencia a una solicitud de reunión, la ficha Reunión cambia a Reunión periódica.

 Notas 

  • Para cambiar la antelación del aviso de reunión, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Aviso y en la hora que desee. Si hace clic en Ninguno se desactiva el aviso.
  • El organizador también puede establecer la hora de aviso para los destinatarios cambiando la hora de aviso de la invitación de reunión. Si el organizador no cambia la hora de aviso predeterminada en la invitación, los destinatarios usarán sus propios avisos predeterminados.

Volver al principio Volver al principio

 
 
Aplicable a: