Información general: Agregar y usar recursos

Utilizar recursos

Sin recursos, un proyecto no podría llevarse a cabo. Normalmente, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier cosa que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).

Esta introducción describe cómo agregar y administrar recursos para asegurarse de que un proyecto finalice en término y correctamente.

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Paso 1: Agregar recursos

Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga en cuenta que agregar personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es motivo común de confusión cuando se trabaja con cualquier software de administración de proyectos.

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  • Un proyecto es temporal y único   Es un programa único y no una serie de actividades continuadas. El diseño de una fábrica de automóviles es un proyecto porque se trata de una actividad única. La fabricación de los automóviles, si bien implica numerosos pasos vinculados, es una serie continuada de actividades y, por lo tanto, no es un proyecto.
  • Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final   En el ejemplo anterior, el diseño de una fábrica de automóviles tiene una fecha de finalización, pero la fabricación de los automóviles es continua. Cuando finaliza el diseño de la fábrica, termina el proyecto.
  • Los proyectos consumen recursos   Los recursos, ya sean personas o recursos materiales como herramientas o textiles, deben administrarse cuidadosamente, especialmente si se comparten entre varios proyectos.
  • Un proyecto tiene fondos limitados que se describen en el presupuesto   Normalmente, los jefes de proyecto se ocupan de la rentabilidad general de un proyecto y de si las actividades del proyecto se encuentran dentro de los costos asignados al mismo.

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Agregar personas a un proyecto Primero lo principal: debe agregar personas al proyecto.
Agregar personas al grupo de recursos de empresa Si tiene Project Professional y está conectado a Project Server, puede agregar personas y otros recursos a la colección de recursos de toda la organización (o grupo de recursos de empresa).
Exportar información de recursos a Excel o Visio A veces se necesita más que Project para analizar datos de proyectos. Las capacidades matemáticas y estadísticas sumamente eficaces de Excel pueden ayudarle a analizar en más detalle y generar informes sobre la información de sus recursos.
Quitar o reemplazar una asignación de recurso Si la persona u otro recurso no son los adecuados para el trabajo, cambie (o quite) el recurso.
Especificar o cambiar la información de recursos de empresa Una vez que se ha agregado un recurso de empresa a la colección de recursos de la organización, puede modificar la información del recurso, como tasa de pago, calendario de trabajo o dirección de correo electrónico.

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Paso 2: Administrar recursos

Después de agregar personas y otros recursos al proyecto, es hora de administrarlos.

Organizar trabajo rápidamente con el nuevo Organizador de equipo El Organizador de equipo le permite asignar trabajo a los recursos y redistribuir tareas arrastrándolas y colocándolas en el lugar deseado. Administrar el trabajo de su equipo es ahora mucho más fácil con Project 2010.
Imprimir una vista o un informe de información de recursos Una de las actividades más comunes en la administración de proyectos es la impresión de información del proyecto. Imprimir información del proyecto es ahora mucho más fácil con Project 2010.
Actualizar el trabajo en un proyecto Realizar el seguimiento del trabajo de un proyecto no solo es fundamental para asegurar que termine dentro del plazo, sino que además permite aprender de los errores cometidos proporcionando un historial de riesgos, problemas y logros del proyecto.
Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos) La gente puede exigirse demasiado, especialmente si está trabajando en dos cosas al mismo tiempo. Redistribuir las asignaciones de recursos es una forma de equilibrar la carga.
Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto Todos necesitamos vacaciones. Todos nos ponemos enfermos. Y a todos nos gustan los días festivos. Aprenda a tener en cuenta este tiempo no programado mediante su inclusión en el programa.
Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones Puede mostrar asignaciones para personas y otros recursos como porcentaje o como un valor decimal.

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