Tareas básicas en Excel 2013

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.

 Sugerencia    Para obtener un curso de aprendizaje que le ayude a crear su primer libro, vea Crear su primer libro en Excel 2013. Para obtener información sobre las nuevas características, vea Novedades de Excel 2013.

Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo.
  2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

Nuevo libro en blanco

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Introducir los datos

  1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

  1. Escriba texto o un número en la celda.
  2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Obtenga más información acerca de las maneras de introducir datos manualmente en celdas de hoja de cálculo.

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Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es mediante Autosuma.

  1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.
  2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

Autosuma en la pestaña Inicio

La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

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Crear una fórmula simple

Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.

  1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.
  2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

  1. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

Obtenga más información acerca de cómo crear una fórmula sencilla.

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Aplicar un formato de número

Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas.

  1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.
  2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

Cuadro Formato de número de la pestaña Inicio

  1. Seleccione un formato de número.

Galería de formatos de número

Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.

Obtenga más información acerca de las maneras de aplicar formato a números.

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Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.

  1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.

  1. Haga clic en el botón Análisis rápidobotón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.

Datos seleccionados con el botón Lente de análisis rápido visible

  1. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.

Galería de tablas de Análisis rápido

  1. Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha flecha desplegable Filtrar del encabezado de tabla de una columna.
  2. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

Cuadro Seleccionar todo de la galería Ordenar y filtrar

  1. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

Comandos de ordenación de la galería Ordenar y filtrar

Obtenga más información sobre el filtrado de datos en una tabla de Excel.

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Mostrar los totales de los números

Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

  1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.
  2. Haga clic en el botón Análisis rápidobotón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
  3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

Galería de totales de Análisis rápido

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Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.

  1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
  2. Haga clic en el botón Análisis rápidoimagen de botón que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
  3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

Galería de formato de Análisis rápido

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

Datos con formato condicional de escala de color

  1. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigráficos.

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Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.

  1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
  2. Haga clic en el botón Análisis rápidoimagen de botón que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
  3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

Galería de gráficos de Análisis rápido

 Nota    Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos.

Obtenga más información sobre otros modos de crear un gráfico.

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Guarde el trabajo

  1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.

Botón Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

  1. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:
    1. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta.
    2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
    3. Para finalizar, haga clic en Guardar.

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Imprimir

  1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
  2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.

Botones Siguiente y Anterior en el panel Vista preliminar

La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora.

Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página.

  1. Haga clic en Imprimir.

Obtenga más información acerca de cómo imprimir una hoja de cálculo o libro.

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Más allá de los aspectos básicos

Vaya más allá de los aspectos básicos con los libros mediante el uso de una función para crear una fórmula, el uso de segmentaciones para filtrar los datos en una tabla de Excel o la adición de una tendencia o una línea promedio a un gráfico.

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Aplicable a:
Excel 2013