Introducir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo

Dispone de varias opciones para introducir datos manualmente en Excel. Puede introducir datos en una celda, en varias celdas a la vez, o en más de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) simultáneamente. Los datos que introduzca pueden ser números, texto, fechas u horas. Puede dar formato a estos datos de varias maneras. Además, puede ajustar varias opciones de configuración para que le resulte más fácil introducirlos.

Este tema no explica cómo usar un formulario de datos para introducir datos en una hoja de cálculo. Para más información sobre cómo trabajar con formularios de datos, vea Agregar, modificar, buscar y eliminar filas mediante un formulario de datos.

 Importante   Si no puede introducir o modificar datos en una hoja de cálculo, puede que esté protegida para evitar que los datos se modifiquen de manera accidental. En una hoja de cálculo protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos, pero no puede escribir información en las celdas bloqueadas. En la mayoría de los casos, no debe desproteger la hoja salvo que la persona que la creó le conceda permiso para ello. Para desproteger la hoja de cálculo, haga clic en la opción Desproteger hoja, situada en el grupo Cambios de la pestaña Revisar. Si se estableció una contraseña de protección al aplicar la protección de la hoja, primero debe escribirla para desproteger la hoja.

¿Qué desea hacer?


Introducir texto o un número en una celda

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.
  2. Escriba los números o el texto que desee introducir y, después, presione Entrar o TAB.

 Sugerencia   Para introducir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando Alt+Entrar.

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Introducir un número con una coma decimal fija

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en Avanzadas y, después, en Opciones de edición, active la casilla Insertar automáticamente un punto decimal.
  3. En el cuadro Posiciones decimales, introduzca un número positivo para los dígitos situados a la derecha de la coma decimal o un número negativo, para los situados a la izquierda de la coma.

Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 2834 en la celda, el valor será 2,834. Si escribe –3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 283, el valor será 283000.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda e introduzca el número deseado.

Los datos que haya escrito en las celdas antes de seleccionar la opción Número fijo de decimales no se verán afectados.

 Sugerencia   Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, escriba una coma decimal al introducir el número.

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Introducir una fecha o una hora en una celda

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.
  2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:
    • Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5-Sep-2002.
    • Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

 Sugerencia   Para introducir la hora y fecha actual, presione Ctrl+Mayús+; (punto y coma).


 Notas 

  • Para introducir una fecha o una hora que permanezcan actualizadas cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede usar las funciones HOY y AHORA.
  • Cuando introduce una fecha o una hora en una celda, aparecen en el formato de fecha u hora predeterminado de su PC o en el formato aplicado a la celda antes de que introdujera la fecha u hora. El formato de fecha u hora predeterminado se basa en la configuración de fecha u hora del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma (Panel de control, Reloj, idioma y región). Si se ha modificado esta configuración en su PC, las fechas y horas de sus libros que no se hayan formateado usando el comando Formato de celdas se muestran de acuerdo con esta configuración.
  • Para aplicar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene el valor de fecha u hora y presione Ctrl+Mayús+# o Ctrl+Mayús+@.

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Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

  1. Seleccione las celdas en las que desee introducir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.

MostrarProcedimientos para seleccionar celdas

Para seleccionar Haga esto
Una celda Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.
Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien mantenga presionada la tecla Mayús mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, después, presionar Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para dejar de agregar celdas o rangos, vuelva a presionar Mayús+F8.

Un rango de celdas grande Haga clic en la primera celda del rango y, después, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.
Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Botón Seleccionar todo

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar Ctrl+E.

Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.
Celdas o rangos de celdas no adyacentes

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona el resto de las celdas o los rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, después, presionar Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para dejar de agregar celdas o rangos, vuelva a presionar Mayús+F8.

 Nota   No se puede cancelar la selección de una celda o un rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o columna completa

Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Hoja de cálculo con los encabezados de fila y columna

Llamada 1 Encabezado de fila
Llamada 2 Encabezado de columna

También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna seleccionando la primera celda y, después, presionando Ctrl+Mayús+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas).

Si la fila o columna contiene datos, Ctrl+Mayús+Flecha selecciona la fila o columna hasta la última celda usada. Al presionar Ctrl+Mayús+Flecha por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.
Filas o columnas adyacentes Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna, o bien seleccione la primera fila o columna y, después, mantenga presionada la tecla Mayús mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los encabezados de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.
La primera o la última celda de una fila o columna Seleccione una celda de la fila o columna y, después, presione Ctrl+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas).
La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione Ctrl+Inicio para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione Ctrl+Fin para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo (vértice inferior derecho) Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Fin para extender la selección de celdas hasta la última celda usada en la hoja de cálculo (vértice inferior derecho).
Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Inicio para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
Más o menos celdas que la selección activa Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

 Sugerencia   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

  1. En la celda activa, escriba los datos y presione Ctrl+Entrar.

 Sugerencia   También puede introducir los mismos datos en varias celdas usando el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) Celda seleccionada con el controlador de relleno para rellenar de forma automática los datos en las celdas de las hojas de cálculo.

Para más información, vea el artículo Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo.

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Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo a la vez

Haciendo que haya varias hojas de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) activas a la vez, puede introducir nuevos datos o cambiar datos existentes en una de las hojas de cálculo; los cambios se aplicarán a las mismas celdas de todas las hojas de cálculo seleccionadas.

  1. Haga clic en la pestaña de la primera hoja de cálculo que contiene los datos que desea modificar. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas de las hojas en las que desea sincronizar los datos.

Botones para desplazarse por las hojas

 Nota   Si no ve la pestaña de la hoja de cálculo que desea, haga clic en los botones de desplazamiento por las pestañas para buscar la hoja y, después, haga clic en la pestaña correspondiente. Si sigue sin encontrar las pestañas de la hoja de cálculo que desea, puede que tenga que maximizar la ventana del documento.

  1. En la hoja de cálculo activa (hoja activa: hoja en la que se está trabajando en un libro. El nombre de la pestaña de la hoja activa aparece en negrita.), seleccione la celda o el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) en los que desea modificar datos existentes o introducir nuevos.

MostrarProcedimientos para seleccionar celdas

Para seleccionar Haga esto
Una celda Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.
Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien mantenga presionada la tecla Mayús mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, después, presionar Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para dejar de agregar celdas o rangos, vuelva a presionar Mayús+F8.

Un rango de celdas grande Haga clic en la primera celda del rango y, después, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.
Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Botón Seleccionar todo

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar Ctrl+E.

Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.
Celdas o rangos de celdas no adyacentes

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona el resto de las celdas o los rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, después, presionar Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para dejar de agregar celdas o rangos, vuelva a presionar Mayús+F8.

 Nota   No se puede cancelar la selección de una celda o un rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o columna completa

Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Hoja de cálculo con los encabezados de fila y columna

Llamada 1 Encabezado de fila
Llamada 2 Encabezado de columna

También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna seleccionando la primera celda y, después, presionando Ctrl+Mayús+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas).

Si la fila o columna contiene datos, Ctrl+Mayús+Flecha selecciona la fila o columna hasta la última celda usada. Al presionar Ctrl+Mayús+Flecha por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.
Filas o columnas adyacentes Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna, o bien seleccione la primera fila o columna y, después, mantenga presionada la tecla Mayús mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los encabezados de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.
La primera o la última celda de una fila o columna Seleccione una celda de la fila o columna y, después, presione Ctrl+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas).
La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione Ctrl+Inicio para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione Ctrl+Fin para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo (vértice inferior derecho) Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Fin para extender la selección de celdas hasta la última celda usada en la hoja de cálculo (vértice inferior derecho).
Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Inicio para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
Más o menos celdas que la selección activa Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

 Sugerencia   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

  1. En la celda activa, escriba nuevos datos o modifique los datos existentes y, después, presione Entrar o TAB para mover la selección a la siguiente celda.

Los cambios se aplican a todas las hojas de cálculo seleccionadas.

  1. Repita el paso anterior hasta que finalice de introducir o modificar datos.


 Notas 

  • Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, elija Desagrupar hojas.
  • Cuando introduce o modifica datos, los cambios afectan a todas las hojas de cálculo seleccionadas y puede reemplazar sin querer datos que no tenía la intención de cambiar. Para evitarlo, puede ver todas las hojas de cálculo a la vez para identificar posibles conflictos con los datos.
    1. En el grupo Ventana de la pestaña Ver, haga clic en Nueva ventana.
    2. Cambie a la nueva ventana y, después, haga clic en la hoja de cálculo que desee ver.
    3. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver.
    4. En el grupo Ventana de la pestaña Vista, haga clic en Organizar todo y, después, en la opción que desee.
    5. Para ver hojas de cálculo únicamente en el libro activo, en el cuadro de diálogo Organizar ventanas, active la casilla Ventanas del libro activo.

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Modificar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda

Hay varios parámetros de configuración en Excel que usted puede cambiar para hacer que introducir datos resulte más fácil. Algunos cambios afectan a todos los libros, otros a toda la hoja de cálculo y otros, únicamente a las celdas especificadas.

Cambiar la dirección de la tecla Entrar

Si presiona TAB para introducir los datos en varias celdas de una fila y, después, Entrar al final de dicha fila, la selección se desplaza de manera predeterminada al inicio de la fila siguiente.

Al presionar Entrar, la selección se desplaza una celda hacia abajo, mientras que, al presionar TAB, la selección se desplaza una celda hacia la derecha. No puede cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero sí puede especificar una dirección diferente para la tecla Entrar. Si cambia este parámetro, se verán afectados toda la hoja de cálculo, cualquier otra hoja abierta, cualquier otro libro abierto y todos los libros nuevos.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.
  2. En la categoría Avanzadas, en Opciones de edición, active la casilla Después de presionar Entrar, mover selección y, después, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección.

Cambiar el ancho de una columna

En ocasiones, puede que una celda muestre #####. Esto puede suceder cuando la celda contiene un número o una fecha y el ancho de la columna no puede mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, imagine que una celda con el formato de fecha "dd/mm/aaaa" contiene 31/12/2007. Sin embargo, el ancho de la columna únicamente puede mostrar seis caracteres. La celda mostrará #####. Para ver el contenido íntegro de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

  1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.
  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

Grupo Celdas de la pestaña Inicio

  1. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:
    • Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.
    • Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, después, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.

 Nota   Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de dicha columna o incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08.

Ajustar el texto en una celda

Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas.

  1. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.
  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

Grupo Alineación de la pestaña Inicio

 Nota   Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán (la palabra no se dividirá); en su lugar, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto. Si, una vez realizado el ajuste, no puede ver todo el texto, puede que tenga que ajustar el alto de la fila. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

 Sugerencia    Para más información sobre cómo ajustar el texto, vea el artículo Ajustar el texto en una celda.

Cambiar el formato de un número

En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualización puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, cuando el número introducido está redondeado, solo se redondea el número mostrado. Los cálculos usan el número real almacenado en la celda y no el número formateado que se muestra. Por lo tanto, los cálculos pueden parecer inexactos debido al redondeo en una o más celdas.

Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato en que se visualizan.

  1. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar.
  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en el formato que desee.

Cuadro Formato de número de la pestaña Inicio

 Sugerencia   Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más formatos de número y, después, en el formato que desee usar de la lista Categoría.

Dar formato a un número como texto

A los números que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

  1. Seleccione una celda vacía.
  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en Texto.

Cuadro Formato de número de la pestaña Inicio

  1. Escriba los números que desee en la celda con formato.

 Nota    Los números introducidos antes de aplicar el formato de texto a las celdas deben introducirse de nuevo en las celdas con formato. Para volver a introducir rápidamente los números como texto, seleccione todas las celdas y presione F2 y, después, Entrar.

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Aplicable a:
Excel 2013