Vincular a datos de SQL Server

Puede trabajar con datos almacenados en SQL Server ya sea conectándose a SQL Server o importando los datos a una base de datos de Access. La vinculación es la mejor opción si comparte los datos con otras personas, porque los datos están almacenados en una ubicación centralizada y puede visualizar los datos más actuales, agregar o editar datos, así como ejecutar consultas o informes en Access.

 Nota    Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

Paso 1: Preparación para la vinculación

  1. Busque la base de datos de SQL Server a la que desee vincular. Si es necesario, póngase en contacto con el administrador de la base de datos para obtener información de conexión.
  2. Identifique las tablas y vistas a las que vinculará en la base de datos de SQL. Puede vincular a varios objetos al mismo tiempo.

Revise los datos de origen teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Access admite hasta 255 campos (columnas) en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendrá únicamente los primeros 255 campos del objeto al que vincule.
  • Las columnas que son de solo lectura en una tabla de SQL Server también lo serán en Access.
  1. Para crear la tabla vinculada en una base de datos nueva: haga clic en Archivo > Nuevo > Base de datos del escritorio en blanco. Para crear las tablas vinculadas en una base de datos de Access existente, asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos.

 Nota    Una tabla vinculada creada en una base de datos de Access existente, recibe el mismo nombre que el objeto de origen. Así, si usted ya dispone de otra tabla con el mismo nombre, al nombre de la nueva tabla vinculada se le agrega un “1” , por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya se está utilizando, Access creará Contactos2, y así sucesivamente.)

Paso 2: Vinculación a los datos

Al vincular a una tabla o vista de una base de datos de SQL Server, Access crea una nueva tabla (conocida como tabla vinculada) que refleja la estructura y el contenido de la tabla de origen. Puede cambiar los datos en SQL Server o en la vista Hoja de datos o Formulario de Access y los cambios se reflejarán tanto en SQL como en Access. Todos los cambios estructurales a las tablas vinculadas, como quitar o modificar columnas, se deben hacer desde SQL Server y no desde Access.

  1. Abra la base de datos de destino de Access.
  2. En la pestaña Datos externos, haga clic en Base de datos ODBC.
  3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada > Aceptar y siga los pasos del asistente. Si el archivo .dsn que desea usar ya existe, selecciónelo en la lista del cuadro Seleccionar origen de datos.

MostrarPara crear un nuevo archivo .dsn, haga lo siguiente:

En el cuadro Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo > SQL Server > Siguiente.

  1. Escriba un nombre para el archivo .dsn, o bien haga clic en Examinar.

 Nota    Debe disponer de permisos de escritura en la carpeta para poder guardar el archivo .dsn.

  1. Haga clic en Siguiente para revisar la información de resumen y, después, haga clic en Finalizar.

Siga los pasos en el asistente Crear un nuevo origen de datos para SQL Server.


  1. Haga clic en Aceptar y, en Tablas, haga clic en cada tabla o vista a la que desee vincular y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si le aparece Seleccionar identificador de registro único, significa que Access no ha podido determinar qué campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de los datos de origen. En tal caso, seleccione el campo o la combinación de campos que son exclusivos para cada fila y, si no está seguro, consulte al administrador de la base de datos de SQL Server.

Cuando la operación de vinculación haya terminado, mostrará la nueva tabla o tablas vinculadas en el panel de navegación.

Aplicar la estructura más reciente del objeto de SQL Server

Cuando abra una tabla vinculada o el objeto de origen, verá que contiene los datos más recientes. No obstante, si realiza cambios estructurales en un objeto de SQL Server, tendrá que actualizar las tablas vinculadas para poder ver dichos cambios.

  1. Haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Administrador de tablas vinculadas en el menú contextual.
  2. Active la casilla situada junto a cada tabla vinculada que desea actualizar o bien, haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las tablas vinculadas.
  3. Haga clic en Aceptar > Cerrar.

 Nota    Como los tipos de datos de Access son distintos a los tipos de datos de SQL Server, Access vincula el tipo de datos más adecuados para cada columna. Usted solo puede revisar, pero no cambiar los tipos de datos asignados en Access.

Para obtener más información, consulte formas de compartir una base de datos de escritorio de Access.

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Aplicable a:
Access 2013