Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

 Nota    Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

Necesitará una copia de seguridad de la base de datos para restaurar la base de datos completa (en caso de que se produzca un error del sistema) o para restaurar un objeto cuando el comando Deshacer no sea suficiente para corregir un error.

Si tener una copia de seguridad de la base de datos le parece una pérdida de espacio de almacenamiento, considere el tiempo que ahorraría al evitar perder datos y diseño. Crear copias de seguridad de manera periódica es particularmente importante cuando varios usuarios se encuentran actualizando una base de datos. Sin una copia de seguridad, no podrá restaurar los objetos que falten o que estén dañados, ni los cambios realizados en el diseño de la base de datos.

En este artículo


Planear copias de seguridad periódicas

Algunos cambios o errores no se pueden invertir, de modo que no conviene esperar a perder datos para darse cuenta de que debería haber creado una copia de seguridad de la base de datos. Por ejemplo, si usa una consulta de acciones (consulta de acciones: consulta que copia o cambia datos. Las consultas de acciones incluyen consultas para anexar, eliminar, convertir en tabla y actualizar consultas. Se identifican con un signo de exclamación (!) junto a sus nombres en el panel de navegación.) para eliminar registros o cambiar datos, los valores que se actualizaron a través de dicha consulta no se podrán restaurar con el comando Deshacer.

 Sugerencia    Antes de ejecutar una consulta de acciones, considere la posibilidad de crear una copia de seguridad, especialmente si con la consulta se van a cambiar o eliminar datos.

Si la base de datos tiene varios usuarios, antes de hacer una copia de seguridad asegúrese de que todos los usuarios cierren sus bases de datos para que se guarden todos los cambios realizados en los datos.

Estas son algunas reglas que sirven para decidir con qué frecuencia hay que hacer una copia de seguridad de la base de datos:

  • Si la base de datos es una base de datos de archivo, o solo se usa como referencia y apenas cambia, será suficiente con crear copias de seguridad cuando el diseño o los datos cambien.
  • Si la base de datos está activa y los datos cambian frecuentemente, cree una programación para hacer copias de seguridad de la base de datos de forma periódica.
  • Si la base de datos tiene varios usuarios, haga una copia de seguridad de la base de datos después de un cambio en el diseño.

 Nota    En lo que respecta a los datos de una tabla vinculada (tabla vinculada: tabla almacenada en un archivo fuera de la base de datos abierta desde donde Access puede tener acceso a los registros. Puede agregar, eliminar y editar registros de una tabla vinculada, pero no puede cambiar su estructura.), haga copias de seguridad con las características de copia de seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas vinculadas es una base de datos de Access, use el procedimiento de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos abiertos en la vista Diseño, así como una copia del archivo de base de datos con el nombre y en la ubicación que especifique.

 Nota    Access volverá a abrir los objetos según se especifique en el valor de la propiedad Vista predeterminada de dichos objetos.

Abra la base de datos para la que quiera crear una copia de seguridad y haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Archivo y, después, en Guardar como.
  2. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.
  3. En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y, después, en Guardar como.
  4. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia    Cuando restaure datos u objetos desde una copia de seguridad, conviene saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se creó dicha copia, por lo que es aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado.

  1. Seleccione el tipo de archivo donde desea guardar la base de datos de la copia de seguridad en la lista Guardar como tipo y, después, haga clic en Guardar.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida

Una base de datos dividida consta normalmente de dos archivos de base de datos: una base de datos back-end, que solo contiene datos en tablas, y una base de datos front-end, que contiene vínculos a las tablas de la base de datos back-end, consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base de datos back-end. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se almacenan en la base de datos front-end.

Hacer una copia de seguridad de estas dos bases de datos de manera independiente entre sí (tal y como requiere la copia de seguridad de una base de datos dividida) puede conllevar mucho tiempo. Es más importante hacer copias de seguridad periódicas de la base de datos back-end, dado que es la que contiene los datos.

Haga una copia de seguridad de la base de datos front-end siempre que modifique su diseño. Los usuarios individuales de la base de datos front-end pueden realizar cambios arbitrarios en el diseño, de modo que sopese la posibilidad de pedirles que hagan sus propias copias de seguridad de la base de datos front-end.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos back-end

Notifique a los usuarios antes de empezar a hacer una copia de seguridad, porque este proceso requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos y es posible que los usuarios no puedan usar la base de datos back-end mientras dure el proceso.

  1. Para abrir únicamente la base de datos back-end, inicie Access.
  2. Haga clic en Abrir otros archivos > Equipo > Examinar y, después, seleccione el archivo de la base de datos back-end del que desea hacer una copia de seguridad.
  3. Haga clic en la flecha situada junto a Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo.

Cuadro de diálogo Abrir en el que se muestra expandida la lista desplegable del botón Abrir y el cursor sobre la opción Abrir en modo exclusivo.

  1. Haga clic en Archivo y, después, en Guardar como.
  2. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.
  3. En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y, después, en Guardar como.
  4. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia    Cuando restaure datos u objetos desde una copia de seguridad, conviene saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se creó dicha copia, por lo que es aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado.

  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la base de datos back-end y haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos front-end

Para hacer una copia de seguridad de una base de datos front-end tras realizar un cambio de diseño, deje abierta la base de datos inmediatamente después de cambiar el diseño y siga los pasos de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos, empezando por el paso 2.

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Restaurar una base de datos

 Nota    Solo puede restaurar una base de datos si tiene una copia de seguridad de esta.

Una copia de seguridad se considera una "copia correcta conocida" de un archivo de base de datos (esto es, una copia en cuyo diseño e integridad de datos se confía). Se recomienda usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos de Access para hacer copias de seguridad, pero puede usar cualquier copia correcta conocida para restaurar una base de datos. Por ejemplo, puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo USB externo de copia de seguridad.

Cuando se restaura una base de datos completa, se reemplaza un archivo de base de datos que está dañado, que tiene problemas de datos o que ha desaparecido, con una copia de seguridad de la base de datos.

  1. Abra el Explorador de archivos y vaya a la copia buena conocida de la base de datos.
  2. Copie la copia buena conocida en la ubicación donde haya que cambiar la base de datos que falta o está dañada.

Si se le pregunta si desea reemplazar un archivo existente, hágalo.

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Restaurar objetos en una base de datos

Si tiene que restaurar uno o más objetos en una base de datos, importe los objetos de la copia de seguridad de la base de datos a la base de datos que contiene (o en la que falta) el objeto que desea restaurar.

 Importante    Si otras bases de datos o programas tienen vínculos a objetos de la base de datos que va a restaurar, es imprescindible que restaure la base de datos en la ubicación correcta. De lo contrario, no funcionarán los vínculos a los objetos de la base de datos y será necesario actualizarlos.

  1. Abra la base de datos en la que desea restaurar un objeto.
  2. Para restaurar un objeto que falta, vaya al paso 3. Para reemplazar un objeto que contiene datos incorrectos o que faltan, o si el objeto ha dejado de funcionar correctamente, haga lo siguiente:
    1. Si desea conservar el objeto actual, para compararlo con la versión restaurada después de efectuar la restauración, cámbiele el nombre antes de restaurarlo. Por ejemplo, si desea restaurar un formulario dañado denominado Desprotección, puede cambiar el nombre del formulario dañado a Desprotección_inservible.
    2. Elimine el objeto que desea reemplazar.

 Nota    Tenga siempre cuidado cuando elimine objetos de base de datos, ya que pueden estar vinculados a otros objetos de la misma.

  1. Haga clic en Datos externos y, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Access.
  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en Examinar para ubicar la base de datos de copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Abrir.
  3. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de objeto de base de datos que desea restaurar. Por ejemplo, si desea restaurar una tabla, haga clic en la pestaña Tablas.
  5. Haga clic en el objeto para seleccionarlo.
  6. Si desea restaurar varios objetos, repita los pasos 6 y 7 hasta que seleccione todos los objetos que desea restaurar.
  7. Para revisar las opciones de importación antes de importar los objetos, en el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en el botón Opciones.
  8. Después de seleccionar los objetos y las opciones de configuración de importación, haga clic en Aceptar para restaurar los objetos.

Para automatizar la creación de copias de seguridad, es aconsejable usar un programa que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un software de copia de seguridad de servidor de archivos o un dispositivo USB externo de copia de seguridad.

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Aplicable a:
Access 2013