Personalizar la cinta de opciones

La cinta de opciones, que es la banda situada en la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos, es un componente de la nueva Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. La Interfaz de usuario de Office Fluent proporciona un inicio único para los comandos de Microsoft Office Access 2007 y es el elemento principal que reemplaza los menús y las barras de herramientas de versiones anteriores de Access.

Cuando empiece a crear aplicaciones más avanzadas con Office Access 2007, puede que desee personalizar la cinta de opciones de Office Fluent para facilitar el uso de las aplicaciones. Por ejemplo, puede ocultar algunas o todas las fichas predeterminadas para que el usuario no pueda utilizar determinados comandos, y puede crear nuevas fichas personalizadas que contengan solo los comandos que desee que estén disponibles.

En todos los programas de 2007 Microsoft Office System que utilizan la Interfaz de usuario de Office Fluent, se usa el Lenguaje de marcado extensible (XML) (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) para personalizar la cinta de opciones. Por lo tanto, conviene tener algunos conocimientos básicos de XML. Este artículo no aborda los conceptos de XML, sino que proporciona un procedimiento básico de personalización de la cinta de opciones y un ejemplo de XML que puede modificar en función de sus necesidades.

Para obtener información más avanzada sobre XML y la personalización de la cinta de opciones, utilice los vínculos que aparecen en la sección Vea también de este artículo.

¿Qué desea hacer?


Aprender técnicas de personalización de la cinta de opciones

En Office Access 2007, puede personalizar la cinta de opciones creando primero código XML de personalización y, después, agregando código o estableciendo propiedades de base de datos que den a Access la instrucción de utilizar dicho código XML cuando cree la cinta de opciones. Puede utilizar el código XML para ocultar fichas existentes y agregar fichas, grupos de comandos y comandos nuevos. Los procedimientos descritos en este artículo muestran cómo agregar comandos que están integrados en Access (como Buscar, Ordenar y Guardar) y cómo agregar comandos que ejecutan macros de Access creadas por usted.

El código XML se puede almacenar en varias ubicaciones, pero uno de los métodos más sencillos es almacenarlo en una tabla del sistema de la base de datos activa. El proceso implica crear una tabla del sistema denominada USysRibbons, agregar a la tabla el código XML de la cinta de opciones y, a continuación, especificar si la cinta de opciones personalizada se ha de mostrar para toda la base de datos o para un formulario o informe específico. Puede definir varias cintas de opciones personalizadas, una para toda la aplicación y las demás para formularios o informes individuales de la base de datos.

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Crear y aplicar una cinta de opciones personalizada

En las secciones siguientes se proporcionan procedimientos detallados para crear y aplicar una cinta de opciones personalizada.

Antes de empezar

Mostrar tablas del sistema en el panel de exploración    De forma predeterminada, las tablas del sistema no se muestran en el panel de exploración, por lo que primero tiene que cambiar un valor de configuración en el cuadro de diálogo Opciones de exploración para poder ver la tabla USysRibbons después de crearla. Siga este procedimiento:

  1. Con la base de datos abierta en Access, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la parte superior del panel de exploración y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, en Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos del sistema y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Aparecerán las tablas del sistema de Access en el panel de exploración.

Habilitar la presentación de los mensajes de error de interfaz de usuario en el complemento    Los mensajes de error son una fuente valiosa de información a la hora de crear XML de personalización de la cinta de opciones y resolver los problemas. Siga este procedimiento para que Access los muestre:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. Haga clic en Avanzadas.
  2. En General, active la casilla de verificación Mostrar errores de interfaz de usuario en el complemento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Crear la tabla del sistema USysRibbons

Siga el procedimiento que se describe a continuación para crear la tabla del sistema USysRibbons. Más adelante, la utilizará para almacenar el código XML de personalización de la cinta de opciones.

  1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
  1. Agregue los campos siguientes a la tabla. Asegúrese de escribir los nombres de los campos exactamente igual a como se muestran.
Nombre del campo Tipo Tamaño del campo
ID Autonumérico Entero largo
RibbonName Texto 255
RibbonXml Memo
  1. Si lo desea, puede agregar más campos a esta tabla, como un campo Comentarios para describir la función del código XML de la cinta de opciones.
  2. Seleccione el campo ID. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
  3. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar, o bien, presione CTRL+G. Asigne a la nueva tabla el nombre USysRibbons.

Agregar XML de personalización de la cinta de opciones a la tabla USysRibbons

A efectos de este ejemplo, suponga que desea evitar que los usuarios de la base de datos utilicen cualquiera de las herramientas de la ficha Create (Crear). Además, desea crear una nueva ficha denominada A Custom Tab (Una ficha personalizada) que solo contenga el comando Paste (Pegar), como se muestra en la ilustración siguiente.

Ficha de la cinta de opciones personalizada

El código XML que figura en el procedimiento siguiente crea esta configuración.

  1. En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla USysRibbons y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
  2. Agregue los datos siguientes a la tabla. Puede copiar el ejemplo de XML de este artículo y pegarlo directamente en la tabla.
ID RibbonName RibbonXML
(Autonumérico) Mi ficha
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
  <ribbon startFromScratch="false">
    <tabs>
      <tab idMso="TabCreate" visible="false" />
      <tab id="dbCustomTab" label="A Custom Tab" visible="true">
        <group id="dbCustomGroup" label="A Custom Group">
          <control idMso="Paste" label="Built-in Paste" enabled="true"/>
        </group>
      </tab>
    </tabs>
  </ribbon>
</customUI>
  1. Este código XML da a Access primero la instrucción de no "partir de cero", es decir, especifica que Access debe mostrar las fichas de la cinta de opciones predeterminada. Después, indica a Access que solo oculte una de las fichas predeterminadas (la ficha Create (Crear)). Por último, crea una nueva cinta de opciones denominada "A Custom Tab" (Una ficha personalizada), agrega un grupo de comandos denominado "A Custom Group" (Un grupo personalizado) a la ficha y agrega el comando Paste (Pegar) al grupo. Para obtener más información sobre este ejemplo y sobre cómo personalizarlo de acuerdo con sus necesidades, vea la sección Comprender el ejemplo de XML.
  2. Cierre la tabla USysRibbons y, a continuación, cierre la base de datos y vuelva a abrirla.

Aplicar la cinta de opciones personalizada

Después de almacenar el código XML de la cinta de opciones personalizada en la tabla, siga uno de los procedimientos que se describen a continuación, dependiendo de si desea aplicar la cinta de opciones a toda la base de datos o a un formulario o informe específico.

  • Aplicar la cinta de opciones personalizada a toda la base de datos    
    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. Haga clic en Base de datos activa y, a continuación, en Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, seleccione la lista Nombre de banda de opciones y, a continuación, haga clic en la cinta de opciones que desee, en este caso, Mi ficha.
  2. Haga clic en Aceptar.
  • Aplicar la cinta de opciones personalizada a un formulario o informe específico    
  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe al que desee aplicar la cinta de opciones personalizada y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
  3. En la parte superior de la hoja de propiedades, en Tipo de selección, asegúrese de que esté seleccionado el tipo de objeto (Formulario o Informe) en la lista.
  4. En la ficha Otras de la hoja de propiedades, haga clic en la lista Nombre de banda de opciones y, a continuación, haga clic en la cinta de opciones que desee que se muestre al abrir el formulario o informe (en este caso, Mi ficha).
  5. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar, o bien, presione CTRL+G.
  6. Cierre el formulario o informe y, a continuación, haga doble clic en el panel de exploración para volver a abrirlo.

Se mostrará la cinta de opciones seleccionada.

Después de comprobar que la cinta de opciones funciona correctamente, puede volver a ocultar las tablas del sistema mediante el procedimiento siguiente:

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de exploración situada en la parte superior del panel de exploración y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, en Opciones de presentación, desactive la casilla de verificación Mostrar objetos del sistema y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Restaurar la cinta de opciones predeterminada

Para dejar de utilizar una cinta de opciones personalizada y restaurar la cinta de opciones predeterminada, siga uno de los procedimientos que se describen a continuación, dependiendo de si la cinta de opciones personalizada está siendo utilizada por toda la aplicación o por un formulario o informe específico.

Restaurar la cinta de opciones predeterminada de la aplicación

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. Haga clic en Base de datos activa y, a continuación, en Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, elimine el contenido del cuadro Nombre de banda de opciones.
  2. Cierre la base de datos y vuelva a abrirla.

Access mostrará las fichas de la cinta de opciones predeterminada. El código XML de la cinta de opciones permanecerá en la tabla USysRibbons hasta que lo elimine; por lo tanto, si desea restituir la cinta de opciones personalizada, puede hacerlo estableciendo la opción Nombre de banda de opciones en el valor que contenía anteriormente.

Restaurar la cinta de opciones predeterminada de un formulario o informe

  1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño.
  2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
  3. En la parte superior de la hoja de propiedades, en Tipo de selección, asegúrese de que esté seleccionado el tipo de objeto (Formulario o Informe) en la lista.
  4. En la ficha Otras de la hoja de propiedades, elimine el contenido del cuadro de propiedad Nombre de banda de opciones.
  5. Guarde el formulario o informe, ciérrelo y, a continuación, vuelva a abrirlo.

El código XML de la cinta de opciones permanecerá en la tabla USysRibbons hasta que lo elimine; por lo tanto, si desea restituir la cinta de opciones personalizada, puede hacerlo estableciendo el valor de la propiedad Nombre de banda de opciones en el valor que contenía anteriormente.

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Comprender el ejemplo de XML

Esta sección incluye el ejemplo de XML que se utilizó anteriormente en este artículo así como una ilustración de la cinta de opciones personalizada creada.

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
  <ribbon startFromScratch="false">
    <tabs>
      <tab idMso="TabCreate" visible="false" />
      <tab id="dbCustomTab" label="A Custom Tab" visible="true">
        <group id="dbCustomGroup" label="A Custom Group">
          <control idMso="Paste" label="Built-in Paste" enabled="true"/>
        </group>
      </tab>
    </tabs>
  </ribbon>
</customUI>

Ficha de la cinta de opciones personalizada

En este ejemplo, la segunda línea de XML establece el atributo startFromScratch en False. Al establecer el valor en False, se garantiza que Access deja intactas todas las fichas existentes y agrega las nuevas fichas a la derecha de las fichas existentes. Si se establece este atributo en True, se quitarán todas las fichas existentes y solo se mostrarán las creadas mediante el código XML. Aunque establezca el atributo startFromScratch en False, podrá ocultar fichas individuales. Esto lo especifica la cuarta línea de XML, que oculta la ficha Create (Crear) integrada. Las líneas restantes crean una ficha personalizada y un grupo personalizado y, a continuación, agregan al grupo el comando Paste (Pegar) integrado mediante la siguiente línea de XML.

<control idMso="Paste" label="Built-in Paste" enabled="true"/>

Agregar controles o grupos adicionales a la cinta de opciones personalizada    Puede agregar más grupos y controles a la cinta de opciones si agrega líneas similares de XML y reemplaza los valores de idMso y label. Por ejemplo, si desea crear un control que exporte a Excel el objeto seleccionado, debe utilizar el código XML siguiente.

<control idMso="ExportExcel" label="Export to Excel" enabled="true"/>

Para agregar el control al mismo grupo que el comando Paste (Pegar), inserte la nueva línea de XML inmediatamente delante o detrás de la línea que crea el comando Paste. Para crear un nuevo grupo, puede copiar, pegar y modificar el código XML que crea el grupo A Custom Group (Un grupo personalizado). En el ejemplo siguiente, se muestra el código XML que agrega los dos controles al grupo personalizado.

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
  <ribbon startFromScratch="false">
    <tabs>
      <tab idMso="TabCreate" visible="false" />
      <tab id="dbCustomTab" label="A Custom Tab" visible="true">
        <group id="dbCustomGroup" label="A Custom Group">
          <control idMso="Paste" label="Built-in Paste" enabled="true"/>
        </group>
        <group id="dbCustomGroup2" label="Another Custom Group">
          <control idMso="ImportExcel" label="Import from Excel" enabled="true"/>
          <control idMso="ExportExcel" label="Export to Excel" enabled="true"/>
        </group>
      </tab>
    </tabs>
  </ribbon>
</customUI>

Este XML agrega otro grupo a A Custom Tab (Una ficha personalizada). Tal como se muestra en la ilustración siguiente, el nuevo grupo contiene dos controles, uno que inicia una operación de importación desde Excel y otro que inicia una operación de exportación a Excel.

Ficha de la cinta de opciones personalizada con dos grupos

 Nota   Cada valor de group id y tab id en una cinta de opciones personalizada debe ser único.

Conocer el valor de idMso de un comando    Para conocer el valor de idMso de un comando integrado, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. Haga clic en Personalizar.
  2. Mueva el puntero sobre el elemento del que desee obtener información. Access mostrará el valor de idMso del control en una información en pantalla, entre paréntesis.

Agregar un comando para ejecutar una macro de Access    Podrá aportar incluso mayor flexibilidad a la cinta de opciones personalizada si agrega comandos que ejecuten macros de Access. Por ejemplo, suponga que ha creado una macro denominada MyMacro. Para agregar a la cinta de opciones un comando que ejecute la macro, agregue la línea siguiente al código XML.

<button id="RunMyMacro" label="Run My Macro" onAction="MyMacro"/>

Para agregar el control al mismo grupo que el comando Paste del ejemplo anterior, inserte la nueva línea de XML inmediatamente delante o detrás de la línea que crea el comando Paste. En el ejemplo siguiente se muestra el código XML que agrega el comando.

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
  <ribbon startFromScratch="false">
    <tabs>
      <tab idMso="TabCreate" visible="false" />
      <tab id="dbCustomTab" label="A Custom Tab" visible="true">
        <group id="dbCustomGroup" label="A Custom Group">
          <control idMso="Paste" label="Built-in Paste" enabled="true"/>
         <button id="RunMyMacro" label="Run My Macro" onAction="MyMacro"/>
        </group>
        <group id="dbCustomGroup2" label="Another Custom Group">
          <control idMso="ImportExcel" label="Import from Excel" enabled="true"/>
          <control idMso="ExportExcel" label="Export to Excel" enabled="true"/>
        </group>
      </tab>
    </tabs>
  </ribbon>
</customUI>

Para obtener más información sobre la creación de macros, utilice los vínculos de la sección Vea también.

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