Introducción a los informes en Access

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

 Nota    Los procedimientos de este artículo se refieren únicamente a las bases de datos de escritorio de Access.

En este artí­culo:


Información general

¿Qué se puede hacer con un informe?

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

  • Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
  • Archivar instantáneas de los datos.
  • Aportar detalles sobre un registro concreto.
  • Crear etiquetas.

Elementos de un informe

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección Cómo se muestra la sección al imprimirse Dónde se puede usar la sección
Encabezado del informe Al inicio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
Encabezado de página Al principio de cada página. El encabezado de página se usa para repetir el título del informe en todas las páginas.
Encabezado de grupo Al inicio de cada grupo de registros nuevo. El encabezado de grupo se usa para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.
Detalle Aparece una vez por cada fila del origen de registros. Aquí se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
Pie del grupo Al final de cada grupo de registros. El pie de grupo se usa para imprimir información de resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado.
Pie de página Al final de cada página. El pie de página se usa para imprimir números de página o información sobre cada página.
Pie del informe

Al final del informe.

 Nota    En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.

El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos .

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Crear un informe

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

  • Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.
  • Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:
    • Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco

O bien

  • Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción

Informe

Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.

Diseño de informe

Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los campos y controles necesarios.

Informe en blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al informe.

Asistente para informes

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.

Etiquetas

Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe

  1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.
    Access muestra el informe en la vista Presentación.
  2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:
  • Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.
  • Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
  • Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

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Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

  1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar.
  2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.
  3. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Para obtener más información detallada sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.

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Resaltar valores con formato condicional

Access incluye herramientas para resaltar los datos de un informe. Se pueden agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente, también se pueden agregar barras de datos para comparar datos.

Para agregar formato condicional a los controles:

  1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación .
  2. Seleccione los registros que desee y, en el grupo Controlar formato de la pestaña Formato, haga clic en Formato condicional.

 Sugerencia    Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los que desee.

  1. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.
  2. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:
  • Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.
  • Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros.
  1. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que rige el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que se va a aplicar, y haga clic en Aceptar.
  2. Para crear una regla más para el mismo control o conjunto de controles, repita el proceso desde el paso 4.

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Personalizar el color y las fuentes

Pruebe con una de las opciones de Tema de aplicación para personalizar el color y las fuentes.

  1. Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en él en el panel de navegación y, a continuación, en Vista Presentación.
  2. En las opciones de Herramientas de presentación de informe, en la pestaña Diseño, haga clic en Temas y coloque el cursor sobre algunos temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, tras ello, guarde el informe.
  3. Use las galerías Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma independiente.


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Agregar un logotipo o una imagen de fondo   

Puede agregar un logotipo o una imagen de fondo a un informe y, si dicha imagen se actualiza, el cambio se reflejará automáticamente en todas las partes de la base de datos donde la imagen se use.

Para agregar o quitar una imagen:

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.
  2. En el informe, haga clic en la posición donde quiera agregar la imagen y, en el grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño, haga clic en Logotipo.
  3. Desplácese a la imagen y haga clic en Abrir. Access la agregará al informe.
  4. Para quitar la imagen, haga clic con el botón secundario en ella y haga clic en Eliminar en el menú contextual.

Para agregar una imagen de fondo:

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.
  2. En el grupo Fondo de la pestaña Formato, haga clic en Imagen de fondo.
  3. Seleccione una imagen de la Galería de imágenes o haga clic en Examinar, seleccione una imagen y haga clic en Aceptar.

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Obtener una vista previa e imprimir un informe

Obtener una vista previa de un informe

  1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaña Vista preliminar sirven para hacer lo siguiente:
  • Imprimir el informe
  • Ajustar el diseño o tamaño de la página
  • Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez
  • Actualizar los datos del informe
  • Exportar el informe a otro formato de archivo
  1. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa:

  • Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada.

 Nota    Si selecciona el informe en el panel de navegación y selecciona Imprimir en la pestaña Archivo, podrá escoger entre más opciones de impresión, como el número de páginas y de copias o la posibilidad de especificar una impresora.

  • Para abrir un cuadro de diálogo donde pueda seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etcétera y, a continuación, haga clic en Imprimir.

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Aplicable a:
Access 2013