Introducción a los informes

Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir datos. Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para mostrar los números de teléfono de todos los contactos o un informe resumido para calcular el total de las ventas de la compañía en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Microsoft Access 2010 y se describen las características de informes nuevas o modificadas. También se explican los procedimientos para crear informes, ordenar, agrupar y resumir datos, así como para obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos si la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos .

En este artí­culo:


Información general

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

Informe de empleados en vista previa de impresión

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.

Informes del cliente frente a informes web

Access 2010 proporciona una nueva característica que permite crear una "base de datos web" mediante la publicación de una base de datos de Access en un servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Al crear una base de datos web, los informes de Access se representan en el explorador mediante SQL Server Reporting Services. Esta conversión presenta algunas limitaciones en las características que se pueden usar en los informes que desea representar en el explorador. Sin embargo, si no le preocupa la representación del informe en el explorador, puede usar el conjunto completo de características proporcionado por el diseñador de informes de Access.

Elementos de un informe

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

  • Encabezado del informe   Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
  • Encabezado de página   Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.
  • Encabezado de grupo   Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.
  • Detalle   Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
  • Pie del grupo   Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
  • Pie de página   Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.
  • Pie del informe   Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

 Nota    En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.

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Novedades

Crear un informe en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de un informe en Access 2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con los informes:

  • Galería de imágenes compartidas   En Access 2010, ahora se puede adjuntar una imagen a una base de datos y, a continuación, usar la imagen en varios objetos. Al actualizar la imagen única, ésta se actualiza en todos los lugares donde se usa en la base de datos completa.
  • Temas de Office   En Access 2010, ahora se pueden usar temas estándar de Microsoft Office para aplicar conjuntos de fuentes y colores con diseños profesionales para todos los informes y formularios de Access a la vez.
  • Formato condicional más eficaz   Access 2010 incluye herramientas más eficaces para resaltar los datos en un informe. Se pueden agregar hasta 50 reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en informes de cliente, se pueden agregar barras de datos para comparar datos en los registros.
  • Diseños más flexibles   En Access 2010, el método de diseño predeterminado para los informes es colocar controles en los diseños. Estas cuadrículas ayudan a alinear y cambiar el tamaño de los controles fácilmente, y se requieren para cualquier informe que se vaya a representar en un explorador. Si bien los diseños mismos no son nuevos en Access 2010, hay algunos cambios en la forma de usarlos para mover, alinear y cambiar el tamaño de los controles. Para obtener más información, vea el vídeo de introducción a los diseños de informes y formularios.

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Crear un nuevo informe

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Para obtener más información sobre cómo crear tablas o consultas, vea los artículos Introducción a las tablas o Introducción a las consultas.

Para obtener más información acerca de la creación y selección de orígenes de registros, vea el artículo sobre cómo establecer el origen de registros para un informe.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la función de cada una de estas herramientas:

Informes compatibles con web

Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access y se representarán en un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto.

Imagen del botón Herramienta Descripción
Imagen del botón

Informe

Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Imagen del botón

Informe en blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de origen de registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al informe.

Para obtener más información sobre la característica Publicar en Servicios de Access, vea el artículo Crear una base de datos de Access para compartir en Web.

Informes de cliente

Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access. La adición de informes de cliente a una base de datos web no impedirá que se publique la base de datos, pero los informes de cliente no estarán disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un informe de cliente cuando se abre la base de datos en Access.

Imagen del botón Herramienta Descripción
Imagen del botón

Informe

Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Imagen del botón

Diseño de informe

Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar solo los campos y controles deseados.
Imagen del botón

Informe en blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos. Al arrastrar campos de la Lista de campos al informe, Access crea una consulta incrustada y la almacena en la propiedad Origen de registros del informe.
Imagen del botón

Asistente para informes

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación, así como opciones de diseño. El asistente crea un informe en función de las selecciones realizadas.
Imagen del botón

Etiquetas

Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiquetas personalizadas o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. El asistente crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas.

Paso 3: Crear el informe

  1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en él y haga clic en Finalizar en la última página.

    Access muestra el informe en vista Presentación.
  2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:
  • Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.
  • Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
  • Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

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Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a un informe es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, a continuación, hacer clic en el comando deseado en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

  1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la ficha Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar.
  2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.
  3. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Para obtener más información detallada sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.

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Resaltar valores mediante formato condicional

Access 2010 incluye herramientas más eficaces para resaltar los datos de un informe. Se pueden agregar hasta 50 reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en informes de cliente, se pueden agregar barras de datos para comparar datos en los registros.

Para agregar formato condicional:

  1. Para abrir el informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en él en el panel de navegación y, a continuación, en Vista Presentación .
  2. Seleccione todos los controles en los que desea aplicar el formato condicional. Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla MAYÚS o CTRL y haga clic en los controles deseados.
  3. En el grupo Controlar formato de la ficha Formato, haga clic en Formato condicional.

    Access abre el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.
  4. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.
  5. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:
  • Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.
  • Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros.

 Nota    La opción Compare con otros registros no está disponible en las bases de datos web.


  1. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que determinará el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que desea cuando se cumplan los criterios de la regla.
  2. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.
  3. Para crear una regla adicional para este control o conjunto de controles, repita este procedimiento desde el paso 4. De lo contrario, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Para obtener más información sobre cómo agregar formato condicional en un informe, vea el vídeo sobre cómo usar formato condicional en informes.

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Obtener un aspecto profesional con temas

Ahora se pueden aplicar los temas de Office 2010 en una base de datos de Access, lo que ayuda a crear un estilo coherente en todos los documentos de Office.

 Importante    Si elige un tema, fuente o color de Office, éstos se aplicarán en todos los formularios e informes de la base de datos (no solo en aquellos en los que está trabajando).

  1. Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en él en el panel de navegación y, a continuación, en Vista Presentación.
  2. En el grupo Temas de la ficha Diseño, seleccione el tema, color o fuente que desee:


  • Use la galería Temas para establecer colores y fuentes de forma simultánea en una combinación prediseñada.
  • Use las galerías Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma independiente.


Para obtener más información acerca del uso de temas de Office, vea el vídeo sobre cómo hacer los formularios e informes de Access más coherentes y atractivos con los temas de Office.

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Agregar imágenes   

Tradicionalmente en Access, las imágenes se han enlazado a controles de imágenes individuales en formularios o informes. Para cambiar una imagen de uso frecuente que se usaba en varios formularios e informes, cada control de imagen tenía que modificarse de forma manual. En Access 2010, sin embargo, ahora se puede adjuntar una imagen a una base de datos una vez y, a continuación, usar la imagen en varios objetos. Al actualizar la imagen única, ésta se actualiza en todos los lugares donde se usa en la base de datos completa. Esto resulta muy útil para algunas cosas como logotipos de empresas o imágenes de fondo que se usan en una base de datos.

Agregar una imagen

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe al que desee agregar la imagen y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
  2. Haga clic en el informe en el que desea agregar la imagen.
  3. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Insertar imagen.
  4. Siga uno de estos procedimientos:
  • Usar una imagen existente   Si la imagen deseada ya está en la galería, haga clic en ella para agregarla al informe.
  • Cargar una nueva imagen   En la parte inferior de la galería, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, navegue hasta la imagen que desea usar y, a continuación, haga clic en Abrir.

Access agrega la imagen seleccionada al informe.

Agregar una imagen de fondo

 Nota    Las imágenes de fondo no se pueden agregar a informes compatibles con web.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe al que desee agregar la imagen de fondo y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
  2. En el grupo Fondo de la ficha Formato, haga clic en Imagen de fondo.
  3. Siga uno de estos procedimientos:
  • Usar una imagen existente   Si la imagen deseada ya está en la galería, haga clic en ella para agregarla al informe.
  • Cargar una nueva imagen   En la parte inferior de la galería, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, navegue hasta la imagen que desea usar y, a continuación, haga clic en Abrir.

Access agrega la imagen seleccionada al informe.

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Obtener una vista previa e imprimir un informe

Obtener una vista previa de un informe

  1. Abra el informe del que desea obtener una vista previa o simplemente selecciónelo en el panel de navegación.
  2. En la ficha Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en Vista previa de impresión.

    Access abre el informe en Vista previa de impresión. Puede usar los comandos en la ficha Vista previa de impresión para realizar cualquiera de las siguientes acciones:
  • Imprimir el informe
  • Ajustar el diseño o tamaño de la página
  • Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez
  • Actualizar los datos del informe
  • Exportar el informe a otro formato de archivo
  1. Para volver al área de trabajo de la base de datos, en el grupo Cerrar vista previa de la ficha Vista previa de impresión, haga clic en Cerrar vista preliminar.

Imprimir un informe

Además de imprimir desde Vista previa de impresión, también se puede imprimir un informe sin presentar la vista previa:

  1. Abra el informe del que desea obtener una vista previa o simplemente selecciónelo en el panel de navegación.
  2. En la ficha Archivo, haga clic en Imprimir.
  • Para enviar el informe directamente a la impresora predeterminada sin establecer opciones de impresora, haga clic en Impresión rápida.
  • Para abrir un cuadro de diálogo donde pueda seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etcétera y, a continuación, haga clic en Imprimir.

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Aplicable a:
Access 2010