Introducción a las tablas

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo


Información general

Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Tabla de clientes mostrando el diseño de los registros y los campos

Llamada 1 Registro
: contiene datos específicos, como información sobre un empleado o producto en particular.
Llamada 2 Campo
: contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.
Llamada 3 Valor de campo
: cada registro tiene un valor de campo, por ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@example.com.

Propiedades de tabla y campo

Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda.

Relaciones de tabla

Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

  • Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
  • Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.
  • Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

  •    Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para más información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.
  •    Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relación de tabla mostrada en la ventana Relaciones

Relación de tabla en la ventana Relaciones
Llamada 1 Una clave principal se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo
Llamada 2 Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave)

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

  • Coherencia    Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.
  • Eficacia    Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.
  • Comprensibilidad    El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

Volver al principio Volver al principio

Agregar una tabla en una base de datos de escritorio

Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de las tablas existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de datos de Access, como crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una base de datos de escritorio, vea el artículo Agregar un campo a una tabla.

Crear una tabla en una nueva base de datos de escritorio

  1. En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
  2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.
  3. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
  4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie el nombre de la tabla en función del tipo de datos que almacena.

Crear una tabla en una base de datos existente

  1. Haga clic en Archivo > Abrir y haga clic en la base de datos si figura en Reciente. Si no aparece, seleccione una de las opciones de exploración para encontrarla.
  2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla.

Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos.

Volver al principio Volver al principio

Datos externos

Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos externos.

Importar o vincular para crear una tabla

Puede importar o vincular los datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Estos datos pueden estar en una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, etc.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

 Nota    No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel. Para obtener más información sobre cómo establecer vínculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.
  2. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

 Sugerencia    También puede importar o vincular a una lista de SharePoint (encontrará más información en Importar o vincular a una lista de SharePoint).

Volver al principio Volver al principio

Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, puede crear una nueva lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida.

  1. En Crear, haga clic en Listas de SharePoint y siga uno de los procedimientos siguientes:
  1. Haga clic en Contactos, en Tareas, en Problemas o en Eventos.
  2. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista.
  3. Escriba un nombre para la nueva lista y su descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción.
  1. Para abrir la tabla vinculada una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (activada de forma predeterminada).

  1. Haga clic en Personalizado. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint en el que desea crear la lista.
  1. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente.
  2. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

  1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.
  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar.
  3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

  1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.
  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo.
  3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo.

Volver al principio Volver al principio

Usar un servicio web para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web.

 Nota    Las tablas de servicio web son de solo lectura.

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Más y luego en Servicios de datos.
  2. Si la conexión que desea usar ya está instalada, omita el paso 5. De lo contrario, continúe con el paso siguiente.
  3. Haga clic en Instalar una nueva conexión.
  4. Seleccione el archivo de conexión que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. En el cuadro de diálogo Crear vínculo a datos de servicios web, expanda la conexión que desea usar.
  6. Seleccione la tabla con la que quiera establecer el vínculo. Access muestra los campos a la derecha del cuadro de diálogo.
  7. De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vínculo. Access usará este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegación.
  8. Haga clic en Aceptar. Access crea la tabla vinculada.

Volver al principio Volver al principio

Establecer las propiedades de tabla en una base de datos de escritorio

Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

  1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.
  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

Grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño.

  1. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.
  2. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad. Para ver una lista de propiedades de tabla, haga clic en Propiedades de tabla disponibles.
  3. Presione CTRL+G para guardar los cambios.
Utilice esta propiedad de tabla Para
Mostrar vistas en el sitio de SharePoint

Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.

 Nota   Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.

Para obtener más información, vea la sección Vea también.

Hoja secundaria de datos expandida Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.
Alto de hoja secundaria de datos

Realice una de estas acciones:

  • Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".
  • Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la información sobre herramientas para la tabla.
Vista predeterminada Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrir la tabla.
Regla de validación Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.
Texto de validación Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.
Ordenar por Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
Hoja secundaria de datos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
Vincular campos secundarios Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.
Vincular campos principales Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios especificada para la tabla.
Filtrar al cargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos
Ordenar por al cargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

 Sugerencia   Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en Imagen del botón junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

Volver al principio Volver al principio

Agregar un campo a una tabla en una base de datos de escritorio

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección Vea también.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Para crear un campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando se crea un campo de esta forma, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo en función del valor especificado. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo.

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

Hoja de datos con la columna Agregar nuevo campo

Llamada 1 Escriba los datos en la columna vacía Agregar nuevo campo.

Para agregar un campo nuevo:

  1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos.
  2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear. Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.
  3. Escriba los datos en el nuevo campo.

Volver al principio Volver al principio

Establecer las propiedades de un campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

  • Controlar la apariencia de los datos de un campo
  • Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo
  • Especificar valores predeterminados para un campo
  • Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.

  • Para abrir una tabla en la vista Hoja de datos:    En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, en el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.
  • Para cambiar el nombre de un campo:    Cuando se agrega un campo especificando datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genérico al campo automáticamente y del siguiente modo: asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. El nombre de un campo se usa de manera predeterminada como su etiqueta en todas las ubicaciones en las que dicho campo se muestra (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos a fórmulas más descriptivas facilita su uso al ver o modificar registros.
  1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).
  2. En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.
  3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.

El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo.

Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación.

  1. Haga clic en la pestaña Hoja de datos.
  2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que desee.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Cambiar el formato de un campo

Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

  1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos.
  2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee.

 Nota    Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo

  1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.
  2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que desee.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Volver al principio Volver al principio

Establecer las propiedades de campo

Puede abrir la tabla en la vista Diseño para establecer una propiedad de campo.

  • Para abrir una tabla en la vista Diseño   : en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
  • Para cambiar el tipo de datos de un campo   : busque el nombre del campo cuyo tipo de datos quiera establecer, haga clic en el campo Tipo de datos y, después, elija un tipo de datos de la lista.
  • Para establecer otras propiedades de campo   : en la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo cuyas propiedades quiera establecer. En el panel Propiedades del campo, indique la configuración que desee para cada propiedad. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

 Nota    El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer.

Volver al principio Volver al principio

Tablas en aplicaciones de Access

El cliente Access incluye diseñadores con los que se pueden crear y modificar las tablas que se van a almacenar en el servidor SQL Server. La información que Access necesita para crear y mantener una tabla se almacena, junto con propiedades como las máscaras de entrada, la información de búsqueda y el formato, en una tabla del sistema (Access.ColumnProperties) en la base de datos del usuario. Para obtener más información, consulte Crear una aplicación de Access.

Volver al principio Volver al principio

 
 
Aplicable a:
Access 2013